NORMATIVA DE ROTARY EN MATERIA DE VIAJES Y GASTOS
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ES–(817)
NORMATIVA DE ROTARY EN MATERIA
DE VIAJES Y GASTOS
I. Normas generales
II. Viajes
III. Gastos en el desempeño de funciones de Rotary
IV. Recursos
Revisión de la normativa aprobada por la Directiva de RI en su reunión de agosto de 2021, en vigor a
partir del 20 de agosto de 2021.I.NORMAS GENERALES
Esta normativa se aplica a todos los Voluntarios Rotarios (en adelante los “Voluntarios”) que
viajen o incurran en gastos en el desempeño de actividades de Rotary International o La
Fundación Rotaria (en adelante "Rotary").
Los Voluntarios son responsables de cumplir esta normativa y asumir un papel activo en cuanto
a la debida custodia de los recursos de la organización mientras participen en las tareas y
actividades de Rotary que se les encomienden.
Rotary reembolsará a los Voluntarios los gastos razonables y necesarios en que incurran
mientras viajan en cumplimiento de tareas y actividades de Rotary. Solo se sufragarán o
reembolsarán los gastos de viaje preautorizados/financiados mientras presten servicio a Rotary.
Cada viajero es responsable de costear los arreglos de viaje no financiados.
A fin de que les sean reembolsados los gastos, los Voluntarios cuya asistencia a una reunión,
evento u otra actividad sea financiada por Rotary, deberán cumplir los deberes y obligaciones
descritos en los documentos estatutarios de RI, el Código de Normas de Rotary y The Rotary
Foundation Code of Policies, o el programa oficial de la reunión, evento o actividad. A los
Voluntarios por cuenta de RI que no cumplan con tales requisitos no se les reembolsarán los
gastos relacionados con el viaje, debiendo devolver a RI todo desembolso que Rotary
International hubiera efectuado en su nombre o a su favor. Las personas que viajan a cuenta de
Rotary podrían estar sujetas al pago de impuestos sobre la renta por el valor del viaje si el
propósito del mismo no fuera para desempeñar gestiones propias de la organización. Dichos
requisitos se incluirán en toda invitación que se curse cuando el viaje corra por cuenta de
Rotary.
Rotary no asume obligación alguna de reembolsar a los voluntarios los gastos que no se ajusten
a la presente normativa.
Los montos a los que se refiere esta normativa se indican en dólares estadounidenses.
Cuando se presenten circunstancias excepcionales, Rotary podrá modificar esta normativa para
adecuarla a las necesidades de la organización, así como para proteger la seguridad de los
viajeros.
II. VIAJES
Viajes por avión:
Los agentes y agencias autorizadas del Servicio de Viajes de Rotary reservan los pasajes más
económicos posibles, a través de rutas razonables en la clase a la que los viajeros tengan
derecho, teniendo en cuenta los costos de los de viajes en ruta, la duración del viaje (tal como se
define más adelante en la sección «Clase de servicio en vuelos») y los contratos que Rotary haya
negociado con ciertas aerolíneas colaboradoras. Para asegurarse de obtener pasajes al
más bajo costo posible, se deben solicitar los pasajes aéreos con un mínimo de 16
días de antelación en el caso de vuelos nacionales, y 24 días de antelación para
vuelos internacionales. Asimismo:
• Los gastos de viaje en ruta son aquellos directamente relacionados con el itinerario/los
itinerarios específicos considerados para el viaje financiado, como el costo de viajar a un
aeropuerto más grande y alejado del domicilio del viajero para tomar un vuelo o utilizar
los servicios de una aerolínea preferida.
• Se recomienda encarecidamente a los viajeros que, siempre que sea posible, recurran a
las aerolíneas y rutas de preferencia de Rotary, si de tal manera se obtienen pasajes al
menor costo posible y a la vez se toma en consideración el tiempo de los viajeros.• Los viajeros aceptarán vuelos con un máximo de una escala adicional si ello reporta
considerables ahorros a la organización y se toma en consideración el valor del tiempo
del viajero.
• Los vuelos se reservarán como máximo 90 días antes de la fecha de salida.
• Se elegirán los vuelos que lleguen a los aeropuertos de destino más económicos, siempre
que el costo del transporte terrestre no encarezca el costo total del viaje ni aumente
sustancialmente el tiempo de traslado a dichos aeropuertos y desde estos. En la medida
de lo posible, se evitarán los cambios de aeropuerto para los vuelos de conexión.
Clase de servicio en vuelos:
Para los efectos de esta normativa, la duración de un vuelo se calcula desde la hora de partida
programada del primer vuelo hasta la hora de llegada del último.
Los viajeros cuyos gastos sean financiados por Rotary utilizarán los servicios de aerolíneas que
ofrezcan descuentos a Rotary/La Fundación Rotaria, siempre que se obtengan las tarifas más
bajas con un nivel de confort razonable y se reconozca el valor del tiempo del viajero.
Los líderes sénior de Rotary podrán elevar la clase de servicio a la que tengan derecho
(upgrades), como abajo se indica, o elegir una clase más económica.
Primera clase si no se dispusiera de asientos-cama en clase ejecutiva:
• Presidente
• Presidente electo
• Presidente del Consejo de Fiduciarios
• Parejas de los referidos dignatarios cuando viajen con ellos por cuenta de Rotary
Clase ejecutiva, o equivalente, en vuelos de más de cuatro horas:
• Directores de Rotary International
• Fiduciarios de La Fundación Rotaria
• Presidente propuesto
• Expresidentes
• Expresidentes del Consejo de Fiduciarios
• Secretario/a general
• Directores electos, a partir del 1 de enero del año en que asuman dicho cargo
• Fiduciarios entrantes en viajes relacionados con su preparación, a partir del 1 de enero
del año precedente
• Edecanes del presidente, presidente electo, presidente del Consejo de Fiduciarios y
presidente electo del Consejo de Fiduciarios
• Oradores en la Convención autorizados por el presidente de RI
• Beneficiarios de premios principales autorizados por el presidente de RI
• Parejas de los referidos dignatarios cuando viajen con ellos por cuenta de Rotary
* Con excepción de los candidatos invitados al Comité de Propuestas para Presidente de RI, a
quienes se les pagarán pasajes en clase turista.
Los exdirectores, exfiduciarios, ex secretarios generales ** y sus parejas cuando viajan por
cuenta de Rotary son elegibles para:
• Clase turista premium o similar, de estar disponible, en vuelos de más de cuatro horas.
Clase ejecutiva, o equivalente, en vuelos de más de ocho horas.
** Ex secretarios generales cuando viajen a pedido del presidente de RI en calidad de
representantes oficiales de Rotary InternationalNota: En caso de emergencia, el secretario general podrá autorizar la compra de pasajes en
la clase de servicio que se considere necesaria para garantizar la evacuación de los
viajeros por cuenta de Rotary.
Llegada y partida:
En general, los viajeros que asistan a reuniones oficiales podrán llegar un día antes de la fecha
de la primera sesión o reunión. Sin embargo, hay varias excepciones:
• Los viajeros que provengan de localidades situadas a 4000 kilómetros o 2500 millas o
más o cuya duración de vuelo sea ocho horas o más, podrán llegar dos días antes de la
fecha de la primera reunión o sesión, si la llegada del vuelo es posterior a las 15:00 horas
del día anterior a la fecha programada para la reunión y esta comienza a más tardar a las
9:00.
• Los viajeros que provengan de localidades situadas a 8000 kilómetros o 5000 millas o
más o cuya duración de vuelo sea 14 horas o más, podrán llegar dos días antes de la fecha
de la primera reunión o sesión.
• Los presidentes de comités podrán llegar dos días antes de la primera reunión o sesión.
• Los expresidentes de RI cuyo viaje supere los 4000 kilómetros o 2500 millas o cuya
duración de vuelo sea ocho horas o más, podrán llegar dos días antes de la fecha fijada
para el inicio de la Convención de RI.
El alojamiento, las comidas y gastos varios de los viajeros que se atengan a dichos límites
correrán por cuenta de Rotary. Los viajeros que lleguen con más antelación que la prescrita o
que permanezcan en la localidad transcurrida más de una noche después de la última reunión
deberán costearse sus propios gastos.*
* Es posible que estas pautas no se apliquen a la Asamblea Internacional, la Convención Internacional o el Consejo de
Legislación, ya que la normativa sobre viajes podría modificarse para cumplir mejor los objetivos de dichas
reuniones.
Alojamiento en hoteles
• En el caso de los directores y fiduciarios, cuando viajen por asuntos relacionados con
Rotary dentro de sus respectivas zonas/regiones, aunque se les exhorta a recurrir al
Servicio de Viajes de Rotary, podrán reservar sus propios alojamientos en hoteles, y no
necesitarán obtener aprobación previa para hacerlo, siempre y cuando observen
plenamente la obligación general de actuar razonablemente y conservar los fondos de
Rotary.
• En todas las demás circunstancias, las habitaciones de hotel deben ser reservadas o
aprobadas previamente por los agentes/agencias autorizadas por Rotary, excepto
cuando el alojamiento financiado por cuenta de Rotary haya sido programado
previamente por los convocadores.
Habitaciones en horario diurno/Pernoctaciones:
• Si la conexión obligatoria entre vuelos internacionales tuviera una duración de más de
siete horas, el agente o la agencia autorizada por Rotary reservará una habitación para el
viajero, siendo este gasto reembolsable.
• Si los horarios de vuelos internacionales requirieran la pernoctación obligatoria en
determinada localidad, el agente o la agencia autorizada por Rotary reservará una
habitación de hotel a un precio razonable, siendo este gasto reembolsable.
Una pernoctación se considera necesaria si los horarios del vuelo hacen imposible que un
viajero llegue o parta en fecha u hora razonable antes o después de la tarea encomendada.
Asimismo, según los horarios de vuelo, podría ser necesaria una pernoctación obligatoria en
una ciudad que no sea en la que se celebra el evento. Los criterios de alojamiento para viajes
personales anteriores o posteriores a la tarea encomendada no se aplican a las pernoctacionesobligatorias.* Es posible, también, que algunas reuniones establezcan sus propias normas
respecto a las pernoctaciones obligatorias.
*Ejemplo: La tarea encomendada le permite llegar dos días antes debido a la distancia o al tiempo necesario para
recorrerla, pero usted solicita llegar tres días antes. Debido a la prórroga del viaje personal, ya no tiene derecho a
una pernoctación forzosa y solo se le reembolsará una noche antes del inicio de la tarea o evento.
Adquisición de pasajes en el ámbito local:
La adquisición de pasajes en el ámbito local solo podrá aprobarse en raras circunstancias, como
cuando los agentes/agencias autorizados por Rotary no puedan reservar determinadas
compañías o rutas aéreas. Los agentes/agencias autorizados por Rotary pueden ayudar a
reservar ascensos de categoría, extensiones para viajes personales y compañías aéreas
alternativas. Estos servicios podrían correr por cuenta del viajero.
En algunos casos, los viajeros podrían encontrar una tarifa aérea más baja, pero solo se
autorizará la compra en el ámbito local si dicha tarifa es al menos USD 300 más baja que la
tarifa aérea obtenida por la agencia autorizada por Rotary, y se presenta junto con la solicitud
de viaje. La autorización requiere la presentación de un itinerario oficial del viaje en el que se
indiquen los números de los vuelos, la hora de los mismos, la aerolínea y el costo total, enviado
a la dirección de correo electrónico de los agentes/agencias autorizados por Rotary A fin de
determinar el costo total del viaje, asegúrese de incluir también en la solicitud las tarifas de
estacionamiento, kilometraje, peajes, tarifas de transbordador, etc. De aprobarse, el viajero
recibirá el reembolso de la cantidad autorizada sólo después de completar el viaje y presentar
los recibos correspondientes junto con la declaración de gastos de Rotary.*
*Si la tarea encomendada por Rotary se cancela por cualquier motivo, no se reembolsará el importe de los pasajes
adquiridos en el ámbito local.
Programas de viajeros frecuentes:
Los viajeros por cuenta de Rotary que utilicen millas o kilómetros de viajero frecuente para
adquirir pasajes o ascensos de categoría, no recibirán reembolso por tales conceptos, con
excepción de los gastos varios (por ejemplo: impuestos y tasas de servicio). Los vuelos
comprados con millas o kilómetros de viajero frecuente solo pueden ser reservados por el
viajero, pero este seguirá necesitando obtener la aprobación previa del Servicio de Viajes de
Rotary. Las millas o kilómetros de viajero frecuente acumuladas con pasajes adquiridos por
Rotary se podrán acreditar a la(s) cuenta(s) de cada viajero.
Viajes personales:
Los viajeros que combinen desplazamientos por cuenta de Rotary con viajes personales deberán
sufragar el costo de estos últimos, incluidos los cargos por servicio.
El propósito de los viajes financiados por Rotary es apoyar únicamente los propósitos legítimos
de la organización. Los viajes no deben utilizarse para ofrecer a los viajeros una oportunidad
para realizar viajes personales. El secretario general establecerá normas específicas para
garantizar el cumplimiento del Código Fiscal de EE.UU.
Otros medios de transporte:
• Cuando se disponga de vuelos comerciales, el transporte por otros medios deberá ser
debidamente autorizado. Si el costo del transporte en tales medios, incluidos los vuelos
chárter no comerciales, supera la tarifa aérea de ida y regreso que calcula el Servicio de
Viajes de Rotary, es posible que Rotary no lo autorice. No se reembolsarán plenamente
los viajes no autorizados.• Si no se dispone de transporte aéreo, los viajeros deben optar por el medio alternativo
más económico (por ejemplo: vehículo personal, tren, autobús, transbordador, etc.).
o Si se calcula que el viaje de ida y regreso excede de USD 350, se requerirá autorización
del Servicio de Viajes de Rotary. A fin de determinar el costo preaprobado del viaje,
asegúrese de incluir también en la solicitud las tarifas de estacionamiento,
kilometraje, peajes, tarifas de transbordador, etc.
• Los viajeros deben seleccionar el medio de transporte más económico para trasladarse
hacia y desde los aeropuertos. Si se calcula que el transporte de ida y regreso al
aeropuerto excederá de USD 150, se requerirá la autorización previa del Servicio de
Viajes de Rotary.
• Se reembolsarán los gastos de viajes en automóvil particular autorizados a razón de una
cuantía determinada (establecida por Rotary International para cada país) por milla o
kilómetro recorrido. Dado que el reembolso por kilometraje incluye los gastos de
combustible, estos no podrán incluirse adicionalmente en la declaración de gastos. En el
caso de los costos por kilometraje en un viaje de ida y regreso que superen los USD 350,
se requerirá autorización del Servicio de Viajes de Rotary. Si no hubiera transporte aéreo
o en tren disponible y el viajero se desplaza en automóvil sin autorización del Servicio de
Viajes de Rotary, el reembolso por el viaje de ida y regreso se limitará a un máximo de
USD 350.
Nota: Las tarifas de kilometraje están sujetas a cambios. El Servicio de Viajes
de Rotary utiliza las tarifas más recientes para determinar el reembolso.
• A los viajeros que se desplacen en avión se les reembolsarán los gastos de alquiler de
automóvil al llegar a destino si el traslado por este medio es menos costoso que en taxi,
servicios de limusinas o autobuses del aeropuerto. Para ser reembolsadas, las reservas de
alquiler de automóviles deberán efectuarse por medio de un agente o agencia
autorizados por Rotary.
Nota: Para más información acerca del uso de automóviles de alquiler y vehículos personales
durante los viajes por cuenta de la organización, sírvase consultar la hoja
"Información sobre vehículos de alquiler y particulares" disponible en la página Viajes
y gastos de Mi Rotary.
III.GASTOS EN EL DESEMPEÑO DE FUNCIONES DE ROTARY
Rotary reembolsará a los Voluntarios los gastos razonables y necesarios en que incurran en el
cumplimiento de tareas y actividades autorizadas por Rotary. No se reembolsarán los gastos
hasta que no hayan concluido las tareas encomendadas al viajero.
Para obtener el reembolso de los gastos, los voluntarios deberán presentar una declaración de
gastos a través del sistema de gastos en línea de Rotary, dentro de los 60 días siguientes a la
finalización de la tarea encomendada por Rotary y/o la fecha en que se hubiera incurrido en
tales gastos. En la declaración de gastos se deberá indicar el propósito de cada gasto en relación
con la organización, adjuntando la documentación requerida.
Gastos admisibles:
Los voluntarios deben asegurarse, a su mejor saber y entender, de que los gastos se reduzcan a
la menor cuantía posible. Como voluntario/a de Rotary, se espera que observe esta normativa y
que comprenda las expectativas de Rotary respecto a los gastos razonables antes de incurrir en
ellos.Más adelante se incluyen algunos ejemplos de gastos admisibles. Esta lista no es exhaustiva. Se
deberá, también, consultar el Código de Normas de Rotary, dado que algunos gastos que en
general se consideran inadmisibles podrán justificarse dependiendo del cargo u otras
circunstancias. En caso de duda respecto a la admisibilidad de un gasto, se ruega consultar con
el enlace con el personal de Rotary o con la oficina de Cuentas por Pagar antes de incurrir en él.
Gastos relacionados con el transporte:
• Pasajes aéreos: Los pasajes de los Voluntarios deben reservarse a través de
los agentes/agencias designados por el Servicio de Viajes de Rotary. Para
más detalles respecto a pasajes aéreos consulte la sección anterior sobre Viajes.
• Hoteles/Alojamiento: El costo de las habitaciones de hotel estándar, de precio
moderado, se reembolsará a un nivel adecuado a la zona. Como se mencionó
anteriormente, los directores y fiduciarios (cuando viajen en sus zonas o regiones)
podrán reservar sus propias habitaciones de hotel, pero en todos los demás casos, las
reservas deberán realizarse a través de los agentes o agencias designadas por Rotary. Es
necesario presentar facturas de hotel detalladas para documentar el gasto. Consulte la
normativa anterior para obtener información sobre Pernoctaciones/Habitaciones en
horario diurno.
• Cargos por facturación de equipaje: Se reembolsarán cargos por un máximo de dos
maletas de peso estándar previa presentación de los recibos pertinentes. Nota: No se
reembolsarán los gastos de maletas con sobrepeso o por exceso de equipaje.
• Honorarios para la emisión de visas (si se requieren para el viaje encomendado):
Los gastos relacionados con los viajes (es decir, los pasajes de avión, hotel, etc.) para
obtener las visas necesarias para cumplir la tarea encomendada financiada por Rotary
seguirán las mismas pautas que los viajes financiados por la organización. Las tasas de
los servicios de asistencia para la obtención de visas proporcionados por terceros no
podrán ser reembolsadas a menos que sean requeridas y aprobadas previamente por el
Servicio de Viajes.
• Suministros para la prevención, análisis o tratamiento de enfermedades:
Sólo de ser necesarios para emprender los viajes para llevar a cabo la tarea encomendada
(por ejemplo, la medicación contra el paludismo) pueden ser reembolsados si se cuenta
con la justificación y la aprobación previa del Servicio de Viajes. Todos los demás
medicamentos, tratamientos o productos sanitarios de venta libre de uso general, como
los destinados al alivio de la indigestión, la protección solar o los medicamentos para el
resfriado, se consideran no reembolsables.
• Transporte desde y hacia aeropuertos (u otros terminales): Se reembolsarán
los gastos del medio de transporte más económico posible (automóvil personal, tren,
autobús, taxi, etc.). En general, no se incluyen los servicios de limusinas, automóviles
con chofer o similares entre los más económicos. Cuando la opción más económica para
desplazarse al aeropuerto/estación de tren/terminal de autobuses sea el uso del
automóvil personal, puede solicitarse el reembolso de gastos de kilometraje, peajes y
gastos de estacionamiento de larga duración.
• Taxis, servicios de transporte compartido, autobuses de aeropuertos y
hoteles, estacionamiento y peajes: para la opción más económica.
• Alquiler de automóviles: cuando sea menos costoso que otros medios de transporte
(por ejemplo: taxis, automóviles compartidos, servicios de limusinas y autobuses del
aeropuerto) y se reservan a través de agencias/agentes autorizados por Rotary. Para más
información sobre vehículos de alquiler, consulte el documento "Información sobre
vehículos de alquiler y particulares" disponible en la página Viajes y gastos en Mi
Rotary. Cuando se alquilen vehículos en EE.UU., sus territorios y posesiones y en
Canadá, y Rotary financie el viaje, se contará con cobertura bajo el seguro para viajes en
automóvil que proporciona la organización. Rotary no reembolsará el costo de la
exención de daños por colisión (Collision Damage Waiver) o del seguro de accidentespersonales (Personal Accident Insurance) en los vehículos de alquiler, cuando la
cobertura sea proporcionada por Rotary.
• Kilometraje: Se reembolsarán los gastos de viajes en automóvil particular autorizados
a razón de una cuantía determinada (establecida por Rotary International para cada
país) por milla o kilómetro recorrido. Dado que el reembolso por kilometraje incluye los
gastos de combustible, estos no podrán incluirse adicionalmente en la declaración de
gastos. En el caso de los costos por kilometraje en un viaje de ida y regreso que superen
los USD 350, se requerirá autorización del Servicio de Viajes de Rotary. Si no hubiera
transporte aéreo o en tren disponible y el viajero se desplaza en automóvil sin
autorización del Servicio de Viajes de Rotary, el reembolso por el viaje de ida y regreso se
limitará a un máximo de USD 350.
Nota: Las tarifas de kilometraje están sujetas a cambios.
Otros gastos:
• Comidas/Aperitivos/Bebidas:1 Se reembolsarán los gastos de comida razonables en
función del lugar en que tenga lugar la actividad o evento. El costo de las comidas puede
variar mucho en función de las circunstancias, por lo que se recomienda que los
Voluntarios utilicen su mejor criterio para asegurarse de que estos sean razonables.
o Para determinar el máximo diario, los voluntarios deben utilizar como base las
tarifas diarias de M&IE (Comidas y gastos imprevistos) que se encuentran aquí
https://aoprals.state.gov/web920/per_diem.asp.
o La cuantía máxima diaria del reembolso por concepto de comidas por persona
incluye toda combinación de comidas, aperitivos, bebidas, impuestos y propinas.
o En todos los casos: Se requiere la presentación de recibos detallados para
cualquier comida/aperitivo por un monto superior a USD 75. Los comprobantes
de las tarjetas de crédito no son suficientes para el reembolso de los gastos por
comidas.
o Si se incluyen las comidas de otras personas, todas ellas deberán indicarse en la
declaración de gastos.
• Nota: Si es obligatoria la asistencia a una función oficial con
servicio de comidas, Rotary International no reembolsará gasto
alguno por concepto de consumo de alimentos o bebidas
adicionales.
• Lavandería/tintorería: Se reembolsarán los gastos razonables de lavandería y
limpieza en seco. Para más información, se recomienda consultar las referencias a
lavandería/tintorería en la lista de gastos no admisibles.
• Cuotas de inscripción: para eventos específicos de Rotary, según se requiera para el
desempeño del cargo/tarea.
• Suministros: Incluidos los artículos de papelería, insignias, placas, premios,
materiales, copias, artículos impresos, si son necesarios para llevar a cabo la tarea
asignada.
1 Es posible que estas pautas no se apliquen a las comidas de la Asamblea Internacional, la Convención Internacional
o el Consejo de Legislación, ya que la normativa podría modificarse para cumplir mejor los objetivos de dichas
reuniones.• Propinas: Se permite dar propinas al personal de hoteles/aeropuertos, camareros de
restaurantes y choferes cuando sea habitual y adecuado. Por lo general se reembolsan
propinas de un máximo de 15 a 20 por ciento de la factura, sin incluir el impuesto al
valor agregado.
• Teléfono/Internet: cuando sean necesarios para llevar a cabo la tarea asignada. Se
requiere la presentación del recibo o documentación detallada de los cargos,
independientemente del importe en dólares.
Gastos no admisibles:
A continuación, se enumeran varios ejemplos de gastos no reembolsables. (Tenga en cuenta que
esta lista no es exhaustiva):
• Membresía en clubes o programas de aerolíneas
• Adquisición de pasajes aéreos en el ámbito local: sin la aprobación previa del
Servicio de Viajes de Rotary.
• Otros medios de transporte: Montos superiores a USD 350 sin la aprobación previa
del Servicio de Viajes de Rotary.
• Compra de pasajes o ascensos de categoría (upgrades) mediante canje de
kilómetros o millas de viajero frecuente: Los viajeros por cuenta de Rotary que
utilicen millas o kilómetros de viajero frecuente para adquirir pasajes o ascensos de
categoría, no recibirán reembolso por tales conceptos, con excepción de los gastos varios
(por ejemplo: impuestos y tasas de servicio).
• Alojamientos compartidos: No se reembolsarán las pernoctaciones en alojamientos
como Airbnb, VRBO, etc. A excepción de las circunstancias permitidas para los
directores y fiduciarios, el alojamiento en hoteles debe reservarse a través de los
agentes/agencias autorizados por Rotary.
• Automóviles compartidos/Clubes de automóviles: No se reembolsarán los
alquileres de vehículos como Zip Car, etc. Consulte el documento "Información sobre
vehículos de alquiler y particulares" en la página Viajes y gastos de Mi Rotary.
• Seguro médico de viaje y de accidentes: Rotary proporciona seguro médico de
viaje y de accidentes a los voluntarios que viajan por cuenta de la organización. El costo
de cualquier seguro de viaje adicional es responsabilidad del viajero y no será
reembolsado por Rotary.
o Los voluntarios que no viajen por cuenta de Rotary deberán contratar un seguro
de viaje por su cuenta. Recomendamos consultar con un asesor de seguros sobre
sus necesidades a este respecto. El costo de cualquier seguro adicional es
responsabilidad del viajero y no será reembolsado por Rotary.
• Pérdida de equipaje: Rotary no se hace responsable de la pérdida de equipaje. Se
deberá presentar una reclamación directamente a la compañía aérea para obtener el
reembolso.
• Cargos por maletas con sobrepeso y exceso de equipaje
• Lavandería/tintorería:
o Antes o después del viaje por cuenta de Rotary
o Durante una tarea o evento de menos de cinco días
o En el último día de una tarea o evento
• Cuotas anuales o multas por atraso en el pago de tarjetas de crédito.
• Reparación de automóviles.
• Guardería, cuidado de niños.
• Prendas de vestir.
• Entretenimiento y materiales de lectura recreativa.
• Servicios de peluquería.
• Cuotas de gimnasios o clubes deportivos.• Alquiler de películas en la habitación o durante los viajes en avión.
• Compra de maletas.
• Multas de tráfico o estacionamiento indebido.
• Artículos de uso personal como artículos de tocador, medicamentos, productos de
higiene personal, paraguas.
• Pérdida o robo de objetos personales, incluido el dinero en efectivo robado.
• Cuidado de animales.
• Saunas, masajes u otros servicios de spa.
• Recuerdos o regalos personales.
• Contribuciones o donaciones a campañas políticas u otros grupos que aboguen por una
causa.
Los gastos declarados después del plazo de 60 días desde la fecha en que se incurrió en
ellos solo se reembolsarán previa presentación y aprobación de una solicitud pertinente,
incluida una explicación que justifique la tardanza.
• No se reembolsarán los gastos declarados tras más de un año desde la fecha en la que se
incurrió en ellos.
Nota: Se consideran reembolsables los gastos que no sean fastuosos o
extravagantes en relación con las circunstancias, en cumplimiento de las
normas mencionadas en este documento. Rotary se reserva el derecho de
denegar o reducir la cuantía del reembolso de las partidas incompatibles con la
presente normativa. En caso de duda respecto a un gasto, se recomienda
consultar con el personal de Cuentas por Pagar y/o el enlace con el personal de
Rotary que corresponda.
Gastos de las parejas:
Rotary reembolsará únicamente los gastos de viaje en que incurran las parejas de los rotarios
(tal como estas se definen en el Código de Normas de Rotary) cuando desempeñen funciones
propias de Rotary (previa aprobación del enlace con el personal de Rotary). El propósito del
viaje y el importe solicitado en concepto de gastos de la pareja deberán justificarse mediante la
presentación del Formulario de notificación de las actividades reembolsables de la pareja. El
enlace con el personal de Rotary deberá autorizar tales gastos antes de que se incurra en ellos.
En cuanto a las parejas que acompañen a los rotarios en varios tramos del viaje, sus gastos
podrán ser reembolsados si incurriesen en ellos durante el desempeño de funciones de Rotary,
en tareas o eventos aprobados y financiados por la organización. Todo gasto adicional respecto a
las parejas que acompañen a los rotarios durante viajes de varios tramos que supere el importe
cubierto por Rotary, correrá por cuenta del rotario.
Documentación
Los Voluntarios deberán conservar la documentación adecuada. Los documentos de los gastos
deben ser legibles y deben mostrar el importe, la fecha, el lugar y el carácter general de cada
gasto, e incluir el comprobante de pago.
Para obtener información sobre los recibos/documentación, consulte las pautas sobre
documentación disponibles en la página Viajes y gastos de Mi Rotary.
Nota: Las excepciones a esta normativa solamente pueden ser aprobadas por el
secretario general. Envíe las solicitudes pertinentes por escrito al gerente
del Servicio de Viajes de Rotary (si se relacionan con viajes) o al gerente de
Cuentas por Pagar (si se relacionan con gastos), quienes se encargarán de
solicitar su aprobación.IV. RECURSOS Su primer contacto es su enlace con el personal, quien responderá a sus preguntas respecto al viaje asignado o el reembolso de gastos Numerosos recursos relacionados con los viajes y declaraciones de gastos están disponibles en Rotary.org en la sección Mi Rotary > Gestión > Viajes y gastos.
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