Banco Central de la República Dominicana - PROYECTO PEOPLESOFT: RECURSOS HUMANOS Y NOMINA DE PAGO EXPERIENCIA DE IMPLEMENTACION

Banco Central de la República Dominicana.

        PROYECTO PEOPLESOFT:

        RECURSOS HUMANOS Y
          NOMINA DE PAGO

    EXPERIENCIA DE IMPLEMENTACION

Banco Central de la República Dominicana.

Historia

El Banco Central de la República Dominicana fue creado el 9 de
octubre de 1947, de conformidad con la Ley Orgánica No.1529, e
inició sus operaciones el 23 de octubre del mismo año, instituyéndose
como una entidad descentralizada y autónoma. En la actualidad se
rige por la Ley Monetaria y Financiera.

El órgano superior del Banco Central de la República Dominicana es
la Junta Monetaria.

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Misión.

Garantizar la estabilidad de precios, la regulación eficiente del
sistema financiero y el adecuado funcionamiento de los sistemas
de pago, actuando como ente emisor y ejecutor de las políticas
monetaria, cambiaria y financiera, para coadyuvar al desarrollo
económico nacional

Visión.
Ser reconocido por su credibilidad y efectivo liderazgo, apoyado
en el incremento de la productividad de su capital humano y
tecnológico, su gobernabilidad institucional y la plena autonomía
en el ejercicio de sus funciones.

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                Departamento de Recursos Humanos.

Misión.
Asegurar la captación y permanencia del personal idóneo en la
Institución, mediante la correcta aplicación de las políticas y normas
contempladas en el Reglamento de Administración de Recursos
Humanos y asesorar a las autoridades en el manejo de dicho personal,
apoyados en sistemas innovadores que garanticen la eficiencia
institucional y satisfacción laboral.

Visión.
Se habrá convertido en un área de staff altamente profesionalizada y
automatizada, orientada a la sustentación de políticas de personal y
desarrollo de sistemas que permitan asesorar a todas las dependencias
del Banco en la gestión de los recursos humanos. Así se procurará el
mejoramiento continuo de la calidad del personal y el desarrollo de
acciones tendentes a optimizar el desempeño a todos los niveles de la
Institución.

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Antecedentes del Proyecto Peoplesoft: Recursos Humanos y Nómina
de Pago.

En el Plan Estratégico del Banco Central de la República Dominicana se
estableció una visión de futuro para el período 2001-2005, de ser una
Institución con una estructura orgánica y funcional eficiente, con
normativas actualizadas, dotada de tecnología moderna, así como de una
estrategia que asegurase su credibilidad pública, a fin de brindar
informaciones oportunas y confiables al alcance de todos.

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Antecedentes (Continuación).

Por otro lado y dentro de los objetivos a cumplir por el Departamento de
Recursos Humanos se encontraban:

    • Ejecutar el plan de sistematización total de los procesos de la
    Dependencia.

    • Contar con herramientas que permitan el           análisis   y   las
    comparaciones relativas a los datos del personal.

    • Poseer una plataforma tecnológica que nos permitiese brindar a
    nuestros clientes internos y externos el mejor servicio posible.

    • Insertar al Departamento de Recursos Humanos dentro de las
    mejores prácticas existentes en el esta área.

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Antecedentes (Continuación).

Con el objetivo de dar fiel cumplimiento a estas disposiciones, el
Departamento de Recursos Humanos inició un proceso de evaluación de las
diferentes aplicaciones informáticas existentes en el mercado, las cuales
cumpliesen con los requisitos establecidos previamente.

Luego de agotado el citado proceso de evaluación, se determinó como más
adecuada a nuestra realidad y requerimientos la propuesta de PeopleSoft en
sus módulos de Recursos Humanos y Nómina de Pago.

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Adquisición del Software y Firma de Contratos.

En fecha 27 diciembre de 2002 se suscribe el contrato para la
adquisición de la licencia del software y sus correspondientes
servicios.

En fecha 28 de mayo de 2004 se firmó el contrato que ampara los
servicios de consultoría, a ser implementada en un período de veinte
(20) semanas.

En el mes de octubre de 2004 se finalizó la instalación del software
en los servidores del Banco, como requisito del proceso de
implementación que inició el 17 de enero de 2005.

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Misión del Proyecto.
Proveer un sistema que permitiese llevar el registro y control de los procesos
fundamentales para la Administración de los Recursos Humanos y Nómina del
Banco Central de la República Dominicana.

Objetivos del Proyecto.
Los objetivos iniciales perseguidos con la implementación de PeopleSoft
Recursos Humanos y Nómina de Pago fueron los siguientes:

     • Llevar un registro del personal de la estructura organizativa.

     • Administrar Puestos y Posiciones.

     • Administrar la Valoración y perfiles de puestos.

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Objetivos del Proyecto (Continuación).

    • Procesar los pagos de empleados a través de un sistema de Nómina
    que facilitase el control y sea tan flexible que permita a los funcionales
    de Nómina disminuir notablemente la dependencia técnica en la
    operación del sistema, cada vez que se tengan que incluir nuevos
    conceptos de pagos.

    • Mantener y administrar los planes salariales con sus respectivos
    grados salariales.

    • Llevar el Registro y Control de los Beneficios.

    • Emitir reportes que sirvan de instrumentos de toma de decisiones.

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Equipo de Trabajo.

Para el desenvolvimiento de las actividades del Proyecto, se conformó un
equipo interdepartamental para cubrir la etapa de implementación,
compuesto por veinticinco (25) funcionarios y empleados.

Este equipo fue dividido en dos (02) por sus funciones: Un equipo funcional
y otro técnico. Colectivamente, el grupo se integró en un 100% a las
actividades del Proyecto, contando con el soporte de todas las áreas
funcionales de los Departamentos de Recursos Humanos, Sistemas y
Tecnología, Contraloría y Auditoría Interna.

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Implementación del Proyecto.

El Banco Central de la República Dominicana contrató una modalidad de
implementación acelerada del software para desarrollarse en seis (06) fases,
por espacio de veinte (20) semanas iniciadas el 17 de Enero de 2005. Estas
fases fueron las siguientes:

    • I.- Estrategia: Comprendió una revisión de las condiciones actuales y los
    cambios requeridos.

    • II.- Planeación: En esta fase se generó el Perfil del Proyecto, el mismo
    describía: plan de alto nivel, misión, riesgos, alcance y objetivos del
    proyecto.

    • III.- Estructura: Se prepararon los flujos de procesos; análisis de brechas
    (fit/gap) que identificaron que áreas requerían re-ingeniería o
    modificaciones a los procesos y se diseñó el plan de entrenamiento de los
    usuarios.

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Implementación del Proyecto (Continuación).

• IV.-Construcción: Se elaboraron los diseños y modificaciones requeridas en
el sistema. Esta fase incluyó los flujos de procesos y resultados esperados
(reportes, consultas, etc.); se hizo la carga de datos al sistema y se probaron
los programas.

• V.-Transición: El equipo operativo se preparó para la salida en producción
del nuevo sistema. Esta etapa estuvo compuesta por dos (02) acciones:

     a) Pruebas, incluyendo integración, ejecución y aceptación del
     usuario.

     b) Diseño de los entrenamientos a usuarios finales.

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Implementación del Proyecto (Continuación).

    •VI.- Despliegue: Se guió a los usuarios en el sistema durante el primer
    mes de operación del mismo. Durante este tiempo los consultores de
    PeopleSoft estuvieron disponibles para:

        a) Manejo de problemas.
        b) Dirigir en la optimización del sistema.

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Tiempo real de Implementación del Proyecto.

Es conveniente destacar que estas veinte (20) semanas no se desarrollaron
con la presencia física y continua de los consultores de PeopleSoft.

En un proceso de negociación entre las Gerencias de Proyecto tanto de
PeopleSoft, como del Banco Central de la República Dominicana, el tiempo
fue maximizado dinámicamente entre las fases. Los trabajos del Proyecto
concluyeron oficialmente el 31 de diciembre de 2005, con una duración real
de exactamente un (01) año y con la entrada en producción del sistema.

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 Alcances del Proyecto.

  Administración de Personal.
      - Manejo del historial del empleado, movimientos del personal,
  puestos, posiciones.
      - Administración de la Estructura Organizativa.
      - Valoración de Puestos.
      - Manejo de personal Reingresante.

Beneficios Extrasalariales.
   - Mantenimiento de dependientes y/o beneficiarios.
   - Subsidio Escolar y Universitario.
   - Seguros.

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Alcances del Proyecto (Continuación).

      Manejo de Posiciones.
       - Manejo de posiciones activas y vacantes y perfiles de Posiciones.

Planes Salariales.
        - Administración de los planes salariales con sus
        respectivos grados salariales.

 Reclutamiento y Selección.
       - Anuncio de puestos disponibles.
       - Seguimiento de solicitantes.
       - Seguimiento de entrevistas.
       - Mantenimiento de datos de la entrevista .

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Alcances del Proyecto (Continuación).

      Pago de Nómina.

        - Manejo de las distintas nóminas que se manejan actualmente.
        - Parametrización de los cálculos de las asignaciones y las
          deducciones.
        - Manejo del proceso de pago de sueldos, beneficios y liquidación de
          prestaciones de servicio.

                              Fin de la Presentación