Instituto Nacional de Estadística y Geografía
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Instituto Nacional de Estadística y Geografía
Obras complementarias publicadas por el INEGI sobre el tema:
Norma técnica para la generación de estadística básica, Proceso estándar para encuestas por muestreo, Proceso
estándar para el aprovechamiento estadístico de registros administrativos, Diseño conceptual para la generación
de estadística básica, Presentación de datos estadísticos en cuadros y gráficas, Captación en encuestas por mues-
treo, Captación en registros administrativos, Planeación y control administrativo de proyectos estadísticos, Diseño
de la muestra en proyectos de encuesta, Procesamiento de la información.
Catalogación en la fuente INEGI:
310 Instituto Nacional de Estadística y Geografía (México).
Guía técnica para elaborar manuales operativos.-- México: INEGI, c2012.
42 p : il.
Guía técnica para elaborar
manuales operativosObras complementarias publicadas por el INEGI sobre el tema:
Guía técnica para elaborar anteproyectos de encuestas por muestreo.
Catalogación en la fuente INEGI:
300.01 Instituto Nacional de Estadística y Geografía (México).
Guía técnica para elaborar manuales operativos / Instituto Nacional de Estadística
y Geografía.-- México : INEGI, c2013.
48 p.
ISBN 978-607-494-506-5.
1. Ciencias sociales - Metodología.
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Fraccionamiento Jardines del Parque, 20276 Aguascalientes,
Aguascalientes, Aguascalientes, entre la calle INEGI,
Avenida del Lago y Avenida Paseo de las GarzasPresentación
De acuerdo con la Ley del Sistema Nacional de Información
Estadística y Geográfica (LSNIEG), el Instituto Nacional de
Estadística y Geografía (INEGI) “regulará, mediante la expedición
de disposiciones de carácter general, la captación, procesamiento
y publicación de la Información, para el debido funcionamiento del
Sistema o autorizará las que utilicen las Unidades para tales
efectos” (Artículo 58).
Con el fin de dar cumplimiento con el mandato de Ley, el INEGI
impulsa la normatividad para la coordinación del Sistema Nacional
de Información Estadística y Geográfica (SNIEG), el servicio
público de información y la regulación técnica sobre los procesos
de generación, integración, difusión y conservación de la
información estadística y geográfica.
La determinación de la normatividad técnica para el Sistema,
constituye una estrategia esencial para regular la operación de
proyectos, estandarizar los procesos y homologar los conceptos
comunes, lo que permitirá avanzar en el mejoramiento de la
calidad de los datos y la eficiencia del servicio público que da
respuesta a la demanda social de información.
Por ello, con fundamento en el Artículo 30 de la Norma Técnica
para la Generación de Estadística Básica publicada en el Diario
Oficial de la Federación el 12 de noviembre de 2010, el Instituto
pone a disposición de las Unidades del Estado del SNIEG el
documento Guía técnica para elaborar manuales operativos,
como parte de la serie de documentación técnica y metodológica
que proporcionará con el fin de facilitar el cumplimiento de la
Norma.
INEGI. Guía técnica para elaborar manuales operativos. 2013.
Este documento tiene como propósito facilitar la elaboración de
este tipo de manuales con criterios homogéneos y orientados a ser
sencillos y prácticos.
El Instituto agradecerá los comentarios y sugerencias que
contribuyan a su mejoramiento, accesibilidad y aplicación.Índice
Introducción VI
1. Generalidades 1
1.1 Importancia y utilidad de un manual operativo 1
1.2 Características y requisitos de un manual operativo 2
1.3 Tipos de manuales 2
2. Condicionantes para el diseño de manuales operativos 4
2.1 Características generales del proyecto 4
2.2 Características del diseño conceptual 5
2.3 Contexto de aplicación 5
2.4 Modalidad de la capacitación 5
2.5 Perfil del usuario 6
3. Diagrama del proceso general de elaboración
de manuales operativos 7
4. Descripción de las macroactividades para la
elaboración de manuales operativos 8
4.1 Planeación del desarrollo del manual operativo 8
4.2 Determinación de responsables de la elaboración
de los manuales 9
INEGI. Guía técnica para elaborar manuales operativos. 2013.
4.3 Definición de objetivos, alcances y tipo de manual 9
4.4 Análisis de contenidos sustantivos 11
4.5 Definición de la estructura capitular 11
4.6 Desarrollo de contenidos 13
4.7 Edición de aspectos gráficos 14
4.8 Integración de la versión final 15
4.9 Revisión y liberación del manual 15
Anexo 16
A. Ejemplos de recursos didácticos en un manual operativo 117B. Taxonomía de bloom y ejemplo de verbos para redactar
objetivos 28
C. Comparativo de estructura de manuales operativos 30
Glosario 37
Bibliografía 40
INEGI. Guía técnica para elaborar manuales operativos. 2013.Introducción
En el campo de las estadísticas oficiales, un aspecto a
considerar para desarrollar óptimamente las actividades, es la
elaboración de los manuales operativos, que son documentos
didácticos y de apoyo, en donde se especifican los
procedimientos a desarrollar en las fases de la captación y el
procesamiento de la información, con la descripción de
funciones, tareas y responsables de las diferentes figuras
operativas que participan en el proyecto estadístico, incluida la
supervisión.
Este documento, proporciona una guía que facilita la
elaboración de dichos manuales, mediante la identificación de
sus elementos conceptuales y didácticos que deben incluir, para
revisar y mejorar los procesos actuales de su elaboración con
criterios homogéneos y asegurar que sean sencillos y prácticos.
Está dirigido al personal de las Unidades del Estado que
generan estadísticas en el SNIEG.
Inicia con la descripción de algunas generalidades sobre el
tema, continúa con los condicionantes que se deben considerar
para el diseño de los manuales operativos, después se presenta
el diagrama del proceso general para su elaboración, en
seguida se describe cada una de las macroactividades y por
último, se ofrece un glosario de los conceptos más importantes
utilizados a lo largo del documento, así como la bibliografía
consultada, misma que sirve de referencia para ampliar la
información vertida en los distintos apartados.
Se complementa con una sección de Anexos que contiene
ejemplos de estructura y elementos didácticos de manuales
INEGI. Guía técnica para elaborar manuales operativos. 2013.
para diferentes figuras operativas.
VI1. Generalidades
El objetivo de este apartado es proporcionar el con- En algunos proyectos estadísticos de gran magnitud
texto general de la presente guía técnica para la ela- como los censos nacionales, se requieren diversos
boración de los manuales operativos que serán utili- tipos de manuales, algunos orientados a la descrip-
zados en los proyectos de estadística básica oficial. ción de funciones de las diferentes figuras operativas
que participan en el proyecto, como por ejemplo el
En este tipo de proyectos se identifican diversas fa- relacionado con el entrevistador para la correcta
ses, unas que tienen que ver con el diseño (concep- aplicación del instrumento de captación, el manual del
tual, de la muestra, de la captación y del procesa- supervisor, el manual del validador, etcétera.
miento) y otras con su ejecución.
Otro tipo de manuales describen los materiales de
La elaboración de los manuales operativos se reali- apoyo como por ejemplo la cartografía, y otros que
za precisamente en las fases de diseño para apoyar detallan el funcionamiento y resguardo de los equipos
la realización de los operativos, los cuales suelen informáticos o determinados programas, como por
involucrar una gran cantidad de recursos y exigen ejemplo del sistema de avance y cobertura, la con-
una cuidadosa coordinación de actividades y de flujos formación de bases de datos y otras herramientas
de materiales. para generar los cuadros, gráficas o cartogramas.
Este aspecto requiere que los involucrados conoz- La decisión de cuántos tipos de manuales depen-
can perfectamente qué actividades tienen que des- derá de algunos aspectos, que en este contexto se
arrollar, cómo tienen que ejecutarlas, cuándo tienen denominan “condicionantes”, mismos que se describen
que realzarlo y con quién tienen que coordinarse. en el siguiente capítulo.
Una herramienta valiosa para lograrlo, es precisa-
mente el manual operativo, el cual se define como 1.1 Importancia y utilidad de un manual
aquel “Documento con fines didácticos, y de apoyo operativo
durante la ejecución de las actividades, en donde se
especifican entre otros aspectos, las funciones y res-
ponsabilidades de las diferentes figuras operativas que Este tipo de documentos constituyen una herramienta
participarán en el proyecto, cómo interactúan entre sí y eficaz para la capacitación del personal operativo, con-
se describe con el suficiente detalle los procedimientos tribuyendo de manera sustantiva a que la transmisión
que han de seguirse” .
1 del conocimiento sea homogénea.
Entre estos, se encuentran los que se realizan para Los procedimientos, con sus actividades, tareas y
la captación de la información, considerando la moda- responsabilidades por puesto, asentadas en el manual,
deben proporcionarle al personal operativo todo el so-
INEGI. Guía técnica para elaborar manuales operativos. 2013.
lidad del tipo de entrevista, como puede ser la entre-
vista presencial (cara a cara), las entrevistas en línea porte necesario, considerando que dicho personal no
(por medio de internet) o por teléfono. contará con el respaldo de un supervisor o asesor du-
rante todo el tiempo en que realice sus actividades.
Así mismo, los manuales operativos apoyan los
procedimientos de verificación de los datos y los que El manual debe garantizar el cumplimiento de los
tienen que ver con el procesamiento de la informa- procedimientos tal como se determinó en la fase de
ción, como captura, codificación y validación. diseño de la captación y del procesamiento; además de
proporcionar una guía sobre lo que hay que hacer en
caso de que se presenten contingencias.
Los manuales como herramienta para la capacita-
________
ción, deberán:
1
INEGI. Captación en encuestas por muestreo. diciembre 2006.
Aguascalientes, México. En:
http://www.inegi.org.mx/est/contenidos/espanol/metodologias/encue
Proporcionar los antecedentes y objetivos del proyec-
stas/hogares/cap_mues.pdf to estadístico.
1 Auxiliar en la inducción del puesto y en la capacita- nados en el diseño conceptual, diseño de la capta-
ción, asegurando que el proceso de enseñanza sea ción y del procesamiento.
homogéneo.
Debe permitir la evaluación de los objetivos de
Permitir que las figuras operativas del proyecto es- aprendizaje.
tadístico conozcan las funciones, tareas y responsa-
bilidades del cargo que desempeñan, su ubicación
dentro de la estructura operativa y su relación con 1.3 Tipos de manuales
otros puestos.
Describir los mecanismos de control para identificar En toda empresa o institución, pública o privada, los
cualquier alteración arbitraria de los procedimientos y manuales constituyen una de las principales herra-
la forma de evaluar al personal responsable de llevar- mientas para lograr que el personal desempeñe ade-
los a cabo. cuadamente las actividades y responsabilidades que
les son encomendadas.
Incrementar la eficiencia de los colaboradores y la
coordinación de las actividades. Existe una diversidad de manuales en función de la
Constituir una base para el análisis y la mejora de los temática abordada, por ejemplo:
procesos y procedimientos técnicos y administrativos
del proyecto estadístico. Sobre la organización: Manual de organización y fun-
ciones; de procedimientos (para toda la institución u
Tener una estructura similar, y manejar un mismo organismo o para cada una de sus diferentes áreas);
estilo editorial e ilustraciones, como logotipos del pro- de estructura programática; de políticas y normas de
yecto, tipo de imágenes o caricaturas, entre otros comercialización; de normas para el control y uso
elementos. de vehículos oficiales; para la administración y con-
trol de los bienes muebles y manejo de almacenes e
inventarios, etcétera.
1.2 Características y requisitos de un ma-
Sobre el personal: Manual para el reclutamiento y
nual operativo contratación del personal; Manual de perfiles de
puestos; Manual para la formación de instructores,
Un manual de esta naturaleza está conformado por entre otros.
tres tipos de elementos:
Sobre procesos, estructuras, funcionamiento y meto-
Los contenidos sustantivos. dologías: Manuales de procedimientos para el archivo
de trámite; Guía técnica para la elaboración de docu-
Ejemplos de aquellas situaciones que se pueden mentos normativo- administrativos y formatos anexos;
presentar. Instructivo de llenado para el formato “x”, Guía para el
desarrollo y documentación de software, etcétera.
Ejercicios de los procedimientos a seguir.
En cuanto a los requisitos que debe cubrir, desta- En los proyectos para generar la estadística bási-
can entre otros, los siguientes: ca oficial, los documentos utilizados para apoyar la
capacitación del personal y la realización de sus acti-
INEGI. Guía técnica para elaborar manuales operativos. 2013.
Debe ser práctico y didáctico. vidades reciben el nombre genérico de “Manuales
Operativos”, de los cuales se tienen los siguientes
Su redacción y estilo debe ser lo más sencillo, claro y ejemplos:
directo posible.
Manual de integración de recursos humanos del ope-
La información debe ser real, actual, congruente y en rativo de campo. Documento donde se describen los
un lenguaje familiar para los usuarios: y con ello se procedimientos para el reclutamiento, selección y
asegura un manejo fácil y comprensible, ya que en contratación de los recursos humanos que se ocu-
ocasiones el manual operativo suele ser la única parán en el operativo para la captación de los datos
herramienta con que cuenta el trabajador para auxi- de interés.
liarse en las tareas encomendadas en el proyecto
estadístico. Manual para la formación de instructores. Documento
de carácter técnico donde se proporcionan técnicas
Debe incluir elementos didácticos para facilitar la de instrucción, recursos didácticos y recomendacio-
comprensión y aplicación de los aspectos técnicos nes generales sobre las actividades operativas del
que conforman los contenidos sustantivos, determi- instructor.
2 Manual de procedimientos. Documento de carácter ha de visitar, para levantar la información estadística
técnico en el que se identifican e integran los proce- objeto de su trabajo en campo.
dimientos de trabajo, tanto sustantivos como adminis-
trativos, con objetivo de coordinar y sistematizar las Cuaderno de ejercicios. Documento práctico com-
.2
funciones en un marco de transparencia y eficiencia plementario al manual, donde se presentan diver-
sas actividades orientadas a reforzar el aprendiza-
Manual según la figura operativa. Documento je del capacitando
3.
orientado a determinada figura que participa en el
operativo de la captación o del procesamiento. Los Instructivo de llenado. Instrumento utilizado para
ejemplos más comunes son: Manual del entrevis- asesorar un adecuado llenado de los cuestionarios
tador, Manual del jefe de entrevistadores; Manual de un evento estadístico, que además ofrece al
de supervisor; Manual del jefe de área; Manual del encuestador una herramienta de consulta para la
crítico- validador; Manual de instructor; Instructivo mejor comprensión de los diversos temas relacio-
de codificación, etcétera. nados con su actividad principal.
Manual cartográfico. Documento con elementos Catálogo de codificación. Documento auxiliar utili-
gráficos que auxilian al entrevistador en la orientación zado para asignar nomenclaturas a las respuestas
física de las unidades de observación que vertidas en las preguntas abiertas del cuestionario.
INEGI. Guía técnica para elaborar manuales operativos. 2013.
________ ________
2 3
INEGI. DGE. Captación en encuestas por muestreo. Serie: Otros ejemplos de manuales operativos pueden consultarse en la
Lineamientos para la generación de estadística básica. Diciembre sección de Aspectos normativos y metodológicos, en la página del
2006. Aguascalientes, México. En: INEGI en Internet:
http://intranet.inegi.gob.mx/C9/Estadistica/Doc_area/OPERATIVO_ http://www.inegi.org.mx/est/contenidos/proyectos/aspectosmetodolo
DE_CAPTACION.PDF gicos/DocumentosMetodologicos/default.aspx
32. Condicionantes para el diseño de manuales operativos
Al momento de iniciar el diseño de un manual operati- Los recursos económicos disponibles.
vo, y dado que es el principal auxiliar para las tareas
que realizarán las figuras operativas, deben tenerse en Las fechas comprometidas para entrega de resulta-
cuenta las características generales del proyecto, las dos definitivo.
características del diseño conceptual, el contexto de Estas características generales del proyecto, deben
aplicación, la modalidad de la capacitación y el perfil considerarse para que el manual operativo apoye ade-
del usuario, aspectos que se muestran en el siguiente cuadamente la consecución de los objetivos y metas
esquema: planteadas.
Condicionantes para el diseño de un Manual Operativo
3. Contexto
de aplicación
Manual
Operativo
4. Modalidades 5. Perfil del
de la usuario
capacitación
INEGI. Guía técnica para elaborar manuales operativos. 2013.
2.1 Características generales del proyecto
Así, considerando el tiempo disponible, la magni-
Se definen en la fase de Planeación del proyecto es- tud y complejidad del proyecto, se tomarán decisiones
tadístico y se refieren a: que impactan en la modalidad de la capacitación, y
La cobertura geográfica: si se va levantar información por lo tanto en las características y nivel de detalle
a nivel nacional, en una región o conjunto de entida- que deben cubrir los manuales operativos. Así, si se
des federativas, en un solo estado, o un nivel más trate de autocapacitación, los manuales deberán tener
pequeño como municipios o ciudades. el mayor detalle posible para minimizar las dudas del
capacitando.
El método que se utilizará para captar los datos es-
tadísticos: censal, encuesta por muestreo o del apro-
vechamiento de registros administrativos.
42.2 Características del diseño conceptual Debe incluir también ejemplos de situaciones ad-
versas o especiales con las que puede enfrentarse la
figura operativa (conflictos religiosos, políticos o pro-
La cantidad y complejidad de los conceptos por cap- blemas de narcotráfico) para proporcionar guías de
tarse en el proyecto estadístico (marco conceptual), actuación y proporcionar las medidas preventivas
impactan directamente en el diseño de los manuales. para no poner en riesgo la integridad física de ninguna
Así, a mayor dificultad para captar los conceptos, de las personas que participa en el operativo.
mayor exigencia en el diseño de los manuales, para
que en éstos se proporcionen las herramientas o re-
cursos que le permitan al capacitando, resolver de la
mejor manera y con criterios homogéneos, las dificul- 2.4 Modalidad de la capacitación
tades o problemas inherentes a su función.
La elaboración de los manuales operativos ha de to-
Las características del instrumento de captación, mar en cuenta la forma como será impartida la capaci-
también impactan en los manuales, en éstos deben tación, pues de esta depende el nivel de detalle y el
reflejarse fielmente sus elementos y los procedimien- tipo de ejercicios que deben y pueden ser abordados
tos para su llenado, verificación, codificación o valida- en este tipo de documentos.
ción, según corresponda.
Existen tres tipos o modalidades de capacitación
básicas con características muy particulares, una es
Respecto a las características geográficas, los ma- la presencial, a distancia y el auto estudio.
nuales deben dar ejemplos del ambiente físico que
prevalecerá al momento de hacer las tareas asigna-
La capacitación presencial, es el desarrollo del pro-
das, haciendo las advertencias procedentes por las
ceso de enseñanza-aprendizaje con un instructor al
situaciones climatológicas que pudieran existir en la
frente de un grupo, puede tener la modalidad de “cas-
zona de trabajo, como son lugares húmedos, calu-
cada” para los eventos grandes, es decir, se va dando
rosos, fríos o de difícil acceso, como las partes
por niveles, partiendo de una estructura central, hasta
montañosas o pantanosas, además de recomendar
llegar a las personas que se van a encargar de las
la vestimenta más adecuada para realizar las labo-
tareas operativas.
res con la mayor comodidad y protección posible,
en el caso de las figuras operativas que realizan su
Esta modalidad tiene su principal área de oportuni-
trabajo fuera de oficinas.
dad en el hecho de que no siempre llega toda la in-
formación tal y como se planeó de manera central, sin
Los criterios de validación que se determinaron embargo es la más utilizada.
en la fase del Diseño conceptual, deben conside-
rarse en el manual para la verificación en campo y Para la modalidad en cascada, además de los ma-
validación de los datos estadísticos y su prepara- nuales operativos deben contemplarse manuales para
ción para explotar las bases de datos, actividades la formación de Instructores acompañado de su res-
que son contenidos sustantivos en el Manual del pectiva guía didáctica; ello asegura en cierta manera
INEGI. Guía técnica para elaborar manuales operativos. 2013.
validador y el de la figura operativa que manejará que el personal encargado de reproducir la capacita-
los sistemas de captura y explotación. ción en los diferentes niveles, transmitirá fielmente los
contenidos.
Por lo tanto, debe buscarse que los manuales ope-
rativos contemplen los aspectos señalados para que La capacitación a distancia, requiere de mayor in-
las distintas figuras operativas se apoyen en ellos fraestructura y por lo tanto de más recursos económi-
durante el desarrollo de sus labores. cos, siendo esta su principal área de oportunidad. Por
otro lado, es una inversión a largo plazo, ya que el
equipo puede disponerse para otros proyectos es-
2.3 Contexto de aplicación tadísticos.
Para este tipo de capacitación, los ejercicios y ejem-
Los ejemplos y ejercicios que se incluyan en los ma-
plos pueden manejarse de forma independiente, como
nuales, han de reflejar situaciones reales del contexto
módulos complementarios, y utilizar los recursos in-
donde se aplicarán, y estar en un lenguaje apropia-
formáticos para hacerlos dinámicos e interactivos.
do al tipo de figura operativa que se capacitará.
5Finalmente la capacitación por auto estudio deja en remota, a fin de aclarar las dudas que surjan en el pro-
manos del capacitando la mayor responsabilidad de ceso de enseñanza-aprendizaje.
su formación, implica el envío de los materiales, gene-
ralmente por medios electrónicos.
2.5 Perfil del usuario
Independientemente de la modalidad de capacita-
ción, los manuales deben incluir todas las ayudas
posibles y evaluaciones para cada capítulo del ma- Otro aspecto relevante a considerar en la elaboración
nual; deben ser autosuficientes en cuanto a sus recursos de los manuales operativos, es el perfil del lector a
didácticos y esta debe ser mayor en la modalidad de quien está dirigido, es decir, sus características que se
auto estudio, después en la de capacitación a distancia y determinan en el perfil de puestos en la fase de Diseño
en menor grado para la presencial. de la captación y del procesamiento, como parte de los
procedimientos para el reclutamiento del personal.
Además, se deben considerar coordinadores del
curso y planear por lo menos una sesión presencial con Si bien estos perfiles son un modelo ideal al que
los capacitandos. se trataría de aproximar lo más posible en la contrata-
ción del personal operativo, constituyen el insumo prin-
Así mismo, debe preverse personal que maneje cri- cipal para determinar el perfil de los usuarios de los
terios estandarizados para proporcionar asesorías vía manuales que se utilizarán en el proyecto estadístico.
INEGI. Guía técnica para elaborar manuales operativos. 2013.
63. Diagrama del proceso general de elaboración de manuales operativos
Consideradas cada una de las condicionantes para el diseño del manual operativo, se realizan las actividades
descritas en el siguiente diagrama:
INICIO
Planear el desarrollo
Planear el desarrollo
del
delmanual
manual
11
111
Determinar
Determinar
responsable
responsable(s)
(s)de
deelaborar
elaborarelel
manual
manual
22
Definir
Definirobjetivos,
objetivos,
alcances
alcancesyytipo
tipode
demanual
manual
33
Analizar
Analizarcontenidos
contenidossustantivos
sustantivos
44
Definir
Definirlalaestructura
estructuracapitular
capitular
55
Desarrollar
Desarrollarlos
loscontenidos
contenidos
66
INEGI. Guía técnica para elaborar manuales operativos. 2013.
Editar
Editaraspectos
aspectosgráficos
gráficos
77
Integrar
Integrarlalaversión
versiónfinal
final
8
8
Revisar
Revisaryyliberar
liberarelelmanual
manual
99
FIN
74. Descripción de las macroactividades para la elaboración de manuales
operativos
La elaboración de un manual operativo, como todo La iniciativa del Lenguaje Ciudadano o Lenguaje
proceso, requiere de una planeación en donde se de- Claro, considera este modelo en su propuesta sobre
terminan sus objetivos y alcances (qué se hará), quie- el proceso de escribir, resumiéndolo en las tres activi-
nes serán los responsables de desarrollarlo y de inte- dades siguientes: planear, escribir y revisar.
grar la versión final, incluyendo tanto elementos sus-
tantivos como los didácticos, puesto que debe permitir
a las diferentes figuras operativas, no sólo el conoci-
miento, sino su comprensión y aplicación.
En los siguientes renglones se ampliará cada uno
de los aspectos a considerar para la adecuada elabo-
ración de cualquier manual operativo.
4.1 Planeación del desarrollo del manual
operativo
Una de las corrientes teóricas con mayor impacto en
la producción de textos es el enfoque cognitivo, que
describe la redacción como un proceso complejo, que La planeación resulta esencial antes de iniciar a
comprende varias etapas para lograr párrafos co- escribir un documento, la cual consiste en delimitar los
herentes y adecuados. objetivos, generar ideas y organizarse para el inicio de
la redacción, y que se traduce en la definición de la
Este enfoque explica la producción escrita como un estructura capitular.
proceso de tres componentes principales, el primero
tiene que ver con el entorno de la tarea de escribir y En la planeación deben responderse las siguientes
resolver qué se quiere, para qué y para quién; el segun- preguntas:
do componente se refiere a la información o conocimien-
to del escritor sobre el tema; el tercero es el componente
operativo, se conforma por la planificación, la traducción
de lo planeado en el texto y la revisión.
¿Por qué se hará? Justificación
¿Qué se quiere
Objetivos de aprendizaje
conseguir?
INEGI. Guía técnica para elaborar manuales operativos. 2013.
¿Quiénes lo harán? Responsables
Diagrama de flujo de
¿Cómo se hará?
actividades
¿Qué se necesita? Recursos
¿Cuándo se hará? Calendario
¿Cuánto costará? Presupuesto
8Por otra parte, es conveniente que se revisen los debe evitar ambigüedades y abuso de términos
antecedentes de los manuales en proyectos estadísti- técnicos.
cos similares e incluirlos como parte de los insumos,
así mismo deberán considerarse como tal los reportes Dar coherencia a las indicaciones, definiciones o
de las pruebas realizadas de los procedimientos, procedimientos contenidos en el manual, y en el
pues constituyen un recurso útil para alertar acerca caso de una serie de manuales, entre los distintos
de situaciones que pueden enfrentar las figuras ope- documentos.
rativas y describir como hay que dar respuesta; de Crear imágenes para reforzar el aprendizaje en la
igual manera hay que hacer énfasis respecto a pro- aplicación de los procedimientos, ya sea que se trate
cedimientos complicados a los que se deben prestar del llenado del cuestionario u otro tipo de instrumento
especial atención. de captación, formatos de control, uso de cartografía,
manejo de equipo (GPS, computadora de mano, lap-
Es necesario acordar con toda claridad las fechas top y tablet entre otros).
en que deben terminarse y entregarse los manuales
(ya sea en forma impresa o digital) y a partir de ello, Elaborar ejemplos específicos para mostrar la aplica-
programar la recepción de los insumos con los que se ción de los procedimientos.
irá conformando el contenido, tales como el marco Suministrar actividades verificadoras para facilitar al
conceptual completo, los procedimientos para la cap- capacitando la recapitulación y confirmar la asimila-
tación y el procesamiento y notas metodológicas del ción del aprendizaje. En algunos proyectos estadísti-
proyecto, entre otras. cos complejos, se presenta un cuaderno de ejerci-
cios, independiente del manual.
En el caso de manuales digitales, generalmente se
llevan menos tiempo para su publicación y ofrecen Diseñar los ejercicios de evaluación para contar con
además la ventaja del ahorro de papel, la de facilitar herramientas que permitan valorar objetivamente la
su actualización o corrección y asegurar que los asimilación de los contenidos.
usuarios siempre puedan visualizar la última versión. Construir la guía didáctica que contiene la planeación
La desventaja es que para su consulta requieren de del curso de capacitación que se impartirá con los
una computadora y si están en línea, de conexión a la temas, objetivos, las técnicas y actividades didácti-
internet. cas a utilizar, tiempos estimados para cada tema y
en total para todo el curso, así como los materiales y
equipo que se emplearán.
4.2 Responsables de la elaboración de los
Diseñar los materiales didácticos que conforme al
manuales contenido de los manuales, se utilizarán en el curso
de capacitación tales como presentaciones, foto-
Los manuales operativos son los instrumentos bási- grafías, videos u otros.
cos para capacitar al personal en el manejo de con-
ceptos y procedimientos requeridos para el desempeño
adecuado de sus actividades, por ello se establecerá
4.3 Definición de objetivos, alcances y tipo
INEGI. Guía técnica para elaborar manuales operativos. 2013.
con sumo cuidado quienes serán los responsables de
su elaboración, mismos que tendrán que contemplar de manual
grupos o mesas de trabajo que coordinen y fomenten
la comunicación entre las áreas técnicas que genera- La primera actividad que lleva a cabo el diseñador de
ron los procedimientos sobre los cuales trata el ma- un manual operativo, es redactar los objetivos del
nual y el personal que incorporará los elementos documento, el general y los específicos, tomando en
didácticos cuenta las características básicas que debe com-
prender cada uno de ellos, como son el dar res-
Este personal deberá contar con habilidades en los puesta, en su redacción a las preguntas ¿qué?,
campos pedagógicos, de diseño gráfico y de redac- ¿cómo?, ¿para quién? o ¿para qué?, iniciando el
ción. Entre sus funciones, se sugiere incluir: texto con un verbo en infinitivo.
Redactar los manuales en forma clara, precisa y ac- Una alternativa para generar ideas para la defini-
cesible al personal al que están dirigidos, por ello se ción de los objetivos, es plantearse preguntas como:
¿Qué se pretende lograr con el manual? ¿A quién va
9dirigido? ¿Qué problemas se pretende resolver con Ejemplo:
él? ¿Qué aspectos específicos se cubren?, entre
otras. El objetivo general debe determinar brevemen- Al finalizar el curso los participantes identificarán el
te el propósito del documento y el efecto final que ha proceso para verificar la información captada en cam-
de tener en los usuarios. po a través del análisis de los criterios de validación
que aplicarán con el fin de ubicar su función en el
Pueden redactarse además objetivos específicos operativo de captación.
para cada uno de los capítulos del manual, descri-
biendo lo que se espera que los lectores sean capa-
ces de hacer al finalizar. ELEMENTO EJEMPLO
Este tipo de objetivos engloban el total de los sub- Presentación
Al finalizar el curso
temas tratados en el documento, y contribuyen al logro (cuándo)
del objetivo general del manual. Los objetivos especí- Población (A quién
ficos pueden redactarse una vez definida la estructura los participantes
va dirigido el curso)
capitular del manual o bien simultáneamente.
Resultado de identificarán el proceso para
verificar la información
En la redacción de objetivos generalmente se em- aprendizaje
plea la taxonomía de Bloom (la cual se puede consul- esperado (qué) captada en campo
tar en el anexo), que presenta distintos niveles en que Condición de a través del análisis de los
se puede asimilar una nueva información. Estos nive- operación criterios de validación que
les van desde lo más básico, que es el conocer, hasta aplicarán
(cómo)
los niveles más altos que son la síntesis y evaluación.
Justificación con el fin de ubicar su función
Para el caso de los manuales se sugiere considerar (para qué) en el operativo de captación.
los verbos que tienen que ver con la aplicación, es
decir la utilización del conocimiento para desarrollar
una acción. Como por ejemplo: aplicar, emplear, pre- Además de definir a quién va dirigido, trátese de una
parar, practicar, solucionar, utilizar, programar, etcétera. figura operativa en específico o a varias, es convenien-
te delimitar sus alcances; si resulta válido para ese
Una fórmula sencilla para construir el objetivo proyecto estadístico o queda rebasado; si se refieren
4
didáctico según la Teoría de la instrucción es: a la institución, o a un sistema de información en el
cual se inserta el proyecto en cuestión; es decir, dejar
Presentación (cuándo): periodo durante el cual se explícito para el usuario qué se encuentra y qué no.
cubrirá el objetivo de aprendizaje.
Población (quiénes): sujetos que modificarán su Con los objetivos y alcances establecidos, se identi-
conducta como resultado de las experiencias de fica el tipo de manual a diseñar, apoyándose para ello
aprendizaje. en la planeación de actividades y tiempos disponibles.
Resultado de aprendizaje esperado (qué): conducta En proyectos estadísticos grandes, donde es nece-
o acción observable del sujeto, expresada con un sario contar con un manual operativo, para cada figu-
INEGI. Guía técnica para elaborar manuales operativos. 2013.
verbo que denote la conducta, debe ser claro y ope- ra operativa, hay que evitar el “traslape” de activida-
rativo para definir la ejecución principal, así como el des o funciones entre un manual y otro, con la conse-
objeto de conocimientos. cuente duplicidad de tareas.
Condición de operación (cómo): a través de cuales
actividades se adquirirán los conocimientos que fue- Esta situación se puede salvar al tener bien defini-
ron planteados. dos los alcances de cada manual. Lo importante es
que el manual o serie de manuales, cumplan con lo
Justificación (para qué): beneficios del programa de que se espera y contribuyan al logro de los objetivos
capacitación, fin o propósito de la unidad didáctica. planeados.
________
4
INEGI (2005). Teoría de la instrucción. En:
http://intranet.wapp.inegi.gob.mx/materialapoyo/manuales/m_FTP4
0.pdf
104.4 Análisis de contenidos sustantivos Descripción narrativa de cada una de las actividades
involucradas en el diagrama de flujo, con la identifi-
cación de sus insumos y sus entregables o produc-
4.4.1 Puestos y funciones tos intermedios que darán como resultado.
Es necesario contar con la descripción detallada del Determinación de las figuras operativas o responsa-
puesto y funciones de las figuras operativas respon- bles de seguir el procedimiento.
sables de cada actividad dentro de la estructura orgá- Ejemplo de los formatos que deberán llenarse como
nica del proyecto. A quién deben reportar, con quiénes parte de su control.
tienen que ponerse de acuerdo; si fuera el caso, a
quiénes tienen que supervisar, o quienes dependen de
ellos. Además de estos elementos básicos, podrán incor-
porarse otros dependiendo de los objetivos del manual.
El entrevistador, validador, analista, cartógrafo o in-
formático, son ejemplos de figuras operativas que Así, tratándose de un manual para llenar cuestiona-
participan activamente en los trabajos de un proyecto rios, se le puede denominar “Instructivo de llenado de
estadístico y todas sus responsabilidades y funciones cuestionarios”, “Manual del entrevistador” o “Guía para
deben estar descritas con el mayor detalle posible en obtener la información”.
el manual operativo que corresponda.
El material que debe proporcionarse para estructu-
Dependiendo del tamaño del proyecto y de los de- rarlos es precisamente lo relativo al instrumento de
talles técnicos, estas funciones pueden exponerse captación, esto es cómo se presentan cada una de las
conjuntamente o considerando un manual por figura preguntas en el cuestionario, cuál es su finalidad, como
operativa, en cuyo caso es necesario cuidar la conti- se exponen las opciones de respuesta, cómo se indi-
nuidad y congruencia de las ideas plasmadas entre can las instrucciones para el llenado, así como también
los manuales. las dudas más frecuentes que se pueden presentar al
momento de solicitar los datos estadísticos.
Para desarrollar este apartado, el insumo básico es
el Perfil de puestos definido en las estrategias para la No se debe perder de vista que las actividades in-
integración de recursos humanos, además de la des- volucradas en la elaboración del manual, requieren de
cripción de funciones, puestos y organigrama de la un tiempo estipulado, por esa razón los contenidos
estructura operativa y plantilla de personal, la cuales sustantivos deben tenerse con oportunidad para reali-
son macro actividades de la fase del Diseño de la zar la planeación, redacción y revisión de los capítu-
5.
captación y el procesamiento los del manual respectivo.
4.4.2 Procedimientos Un retraso en su elaboración, afectaría a otras acti-
vidades subsecuentes, como pueden ser la capacita-
La descripción detallada de los procedimientos con- ción, el levantamiento y procesamiento de datos, hasta
templados en la estrategia operativa para la captación la presentación de resultados.
INEGI. Guía técnica para elaborar manuales operativos. 2013.
y el procesamiento, es el insumo primario para con-
formar el manual que auxilie las tareas operativas de La relación que deben guardar los responsables
cualquier evento estadístico. Por ello es recomenda- del marco conceptual y los del manual operativo, de-
ble que los procedimientos se presenten mediante: be ser muy estrecha, ya que las propuestas de ade-
cuaciones o modificaciones a los insumos, hechas por
Diagrama de flujo, que describa gráficamente la se- los diseñadores del manual operativo, deben ser con-
cuencia de actividades que se realizarán. sensuadas con las personas que proporcionan los
contenidos sustantivos.
Objetivo de cada procedimiento.
4.5 Definición de la estructura capitular
________
5
INEGI (2006). Captación en encuestas por muestreo. En:
Antes de iniciar la redacción del manual, conviene
http://www.inegi.org.mx/est/contenidos/espanol/metodologias/enc acordar el guión o estructura capitular que se preten-
uestas/hogares/cap_mues.pdf
11de cubrir. Esta estructura capitular puede estandari- tales como confidencialidad, discreción, profesio-
zarse con base en un modelo, que sea flexible según nalismo, honestidad, etcétera.
las características específicas o técnicas que se de-
ben cubrir, según los procedimientos descritos y las Procedimientos técnicos a aplicarse. Deben incluir:
figuras a las que va dirigido. Diagrama de flujo, objetivo del procedimiento, polí-
ticas de operación relacionadas con las áreas de
aplicación y/o alcance, criterios o requisitos para su
Los contenidos deben corresponde con el tipo de
aplicación, insumos y entregables, formatos que
manual que se elaborará y el orden en que se presen-
deben llenarse, principales problemas o situacio-
ten debe facilitar su comprensión y estudio.
nes que pueden presentarse.
Cuando se trate de una serie de manuales, deberá
cuidarse tanto los elementos gráficos que identifi- Estos procedimientos se presentan de acuerdo al
can la institución, el proyecto y la serie, así como la momento en que deben aplicarse; generalmente
congruencia entre sus contenidos. se distinguen: Actividades previas, durante y pos-
teriores al operativo.
Por ejemplo, si el manual del entrevistador finaliza
diciendo que esta figura operativa formará paquetes Según la figura operativa a la que vaya dirigido el
de cuestionarios y que deberá dejarlos listos para su manual, pueden considerarse como opcionales,
validación correspondiente; en consecuencia el ma- los apartados relacionados con la Seguridad del
nual del validador comenzaría su redacción con la personal operativo, cuya finalidad es la de presen-
descripción de la forma cómo se reciben los paquetes tar recomendaciones para reducir riesgos.
y concluiría con la descripción del procedimiento de
integración de lotes de instrumentos de captación Así, los temas a incluir pueden ir desde la forma
debidamente validados y preparados para su captura; más adecuada de manipular los materiales del le-
a su vez, esto se retomaría en el inicio del manual del vantamiento, el “arte de la entrevista”, hasta el
capturista, y concluiría con la entrega de paquetes contacto con los animales domésticos en los sitios
para el siguiente tratamiento. visitados, etcétera.
Con base en estos aspectos, se propone el si- Cronograma. Se presenta con los periodos co-
guiente modelo de estructura capitular para un ma- rrespondientes a la realización de las actividades
nual operativo: operativas por figura y cómo se vinculan consi-
derando las fechas de inicio y término de sus
Portada. Contiene los datos de identificación de la acciones.
institución, del proyecto estadístico, del manual y la
Glosario. Relación de todos los conceptos que se
fecha de elaboración (mes y año) u otro tipo de dato
encuentran en el manual y su definición.
que sirva de control.
Anexos. Es información no relevante o voluminosa
Presentación. Describe la importancia y utilidad tanto
para el desarrollo de un tema, pero que se desea
del proyecto, como de la serie de manuales; si este
que conste. Por ejemplo, grandes tablas de datos
fuera el caso.
que dificultarían la lectura del manual, listados de
Índice. Es lista ordenada de los capítulos, artículos, gran tamaño, formatos y catálogos entre otros.
INEGI. Guía técnica para elaborar manuales operativos. 2013.
materias, voces, etc., en él contenidos, con indica-
Formatos, ejemplos y catálogos entre otros.
ción del lugar donde aparecen.
Introducción. Presenta el contexto del manual, su Para lo relativo a los aspectos del puesto, es con-
objetivo, importancia, alcance y ámbito de aplicación, veniente describir las características y habilidades de
figuras operativas a las que se dirige y capítulos o la figura en cuestión y lo que se espera realice en el
apartados que lo conforman. operativo. Recuérdese que el insumo principal, es lo
definido en la estrategia para la integración de recur-
Capítulos sustantivos: sos humanos respecto al perfil de puestos.
Aspectos generales del puesto. Antecedentes,
funciones, responsabilidades, cómo interactúan Para los procedimientos técnicos por aplicarse, los
los diferentes puestos, organigrama operativo. Se insumos son las estrategias operativas determinadas en
pueden describir también en este apartado, habili- la fase de Diseño de la captación y el procesamiento. La
dades o actitudes que se esperan del personal, presentación de la descripción de estos procedimien-
12tos debe seguir la misma secuencia lógica en que se Hay que cuidar la congruencia de las ideas expues-
ejecutan. tas al interior de cada párrafo y entre párrafos distin-
tos de un mismo apartado capitular, así como entre
En primer lugar, se describe todo lo que debe pre- capítulos distintos, de tal manera que exista con-
parar la figura operativa antes de iniciar con sus tareas gruencia y complementariedad entre los planteamien-
sustantivas, como lo sería en el caso de la fase de tos. Todo ello conforme a la estructura prevista, los
captación, la ubicación cartográfica de los lugares a objetivos, alcances y contenidos esenciales de cada
visitar; y la instalación de sistemas para la captura de apartado.
los datos y otros procesos por los que debe pasar la
información en el caso del procesamiento. Para lograr una adecuada redacción se recomien-
da lo siguiente:
En segundo lugar, se describen las actividades a
desarrollar por parte de la figura operativa como por Cada párrafo se debe referir a un asunto específico
ejemplo realizar la entrevista para obtener informa- sin sobrecargarlo de ideas. Evitar párrafos con refe-
ción estadística, aplicar los criterios de validación, rencias y palabras innecesarias que dificultan la lec-
obtener indicadores analíticos sobre los datos levan- tura y la comprensión de las ideas esenciales.
tados, actualizar la cartografía o generar reportes de Evitar afirmaciones sobre lo obvio, lo irrelevante o de
lo realizado, entre otras funciones. pretensiones superlativas como: “Es de todos cono-
cido…”; “Uno de los aspectos más importantes de…;
En último lugar, se presentan los procedimientos “Como bien se sabe…”; “Uno de los temas de mayor
para el cierre del operativo, ya sea la entrega de in- interés…”
formes acerca de lo realizado, y para la entrega de
los materiales sobrantes una vez concluidas sus labo- Moderar el uso de la palabra “importante” y superlati-
res dentro del proyecto estadístico. vos similares.
Iniciar cada párrafo subsiguiente de manera que sea
Los anexos son elementos que complementan lo clara su relación con el anterior o indique si se trata
expuesto a lo largo del manual y que “redondean” las de una nueva idea.
funciones y responsabilidades del trabajador estadís-
tico a quien va dirigido, como pueden ser calendarios Cuidar que los textos mantengan una clara y lógica
de actividades, formatos de control y respuestas a secuencia de ideas.
ejercicios, entre otros. La secuencia de párrafos debe seguir un claro orden
de exposición.
4.6 Desarrollo de contenidos Evitar redundancia de ideas y repetición o reiteracio-
nes entre distintos párrafos.
Como se señaló previamente, un manual operativo se Procurar la proporcionalidad de los párrafos, evitan-
caracteriza por incluir tres tipos de elementos: conteni- do los muy cortos (de dos o tres líneas) y dema-
dos sustantivos, ejemplos y ejercicios. A continuación siado largos.
INEGI. Guía técnica para elaborar manuales operativos. 2013.
se describirá con mayor detalle cada uno de ellos.
Verificar la correcta construcción de oraciones (evitar
confusión sobre el sujeto de la oración, así como la
4.6.1 Redacción de contenidos sustantivos concordancia del verbo).
Cuidar el uso adecuado y consistente de los tiempos
La redacción del texto debe facilitar la comprensión
verbales.
de los procedimientos operativos planteados, utilizando
un lenguaje claro y sencillo, evitando vicios de escritura Utilizar adjetivos sólo cuando sea necesario.
y respetando las reglas ortográficas.
Evitar en lo posible, la repetición de preposiciones.
Los párrafos deben ser breves y guardar una se- Utilizar verbos específicos y evitar auxiliares innece-
cuencia lógica entre las distintas ideas y planteamien- sarios (en lugar de decir “hacer la verificación” debe
tos, considerando el rango de importancia en lo que se decirse “verificar”).
desea destacar.
13Es necesario conocer los principios del Manual de lientes del capítulo y relaciona en forma agradable,
Lenguaje Claro y las recomendaciones sobre estilo y interesante, estimulante o atractiva, los contenidos
redacción de documentos especializados, además con las actividades a realizar.
tener a la mano diccionarios adecuados.
Auto evaluación. Permite conocer los avances logra-
dos a través de reactivos de mediana dificultad (fal-
Finalmente, los contenidos del manual deben ser
so-verdadero, opción múltiple, relaciones, etc.). Debe
plasmados con fidelidad respecto a los proporciona-
responder a las exigencias del objetivo planteado del
dos por el área generadora (Diseño conceptual, Dise-
capítulo.
ño de la captación y el procesamiento); incluso se
podrían mejorar algunas palabras o frases, pero res- Respuestas a las actividades de consolidación y auto
petando las ideas sustantivas originales. evaluación. Consisten en presentar las respuestas a
los cuestionamientos hechos a fin de reducir las in-
terpretaciones y errores.
4.6.2 Elementos didácticos
Explicación integradora. Es la síntesis del contenido
La naturaleza didáctica del manual, implica que en él del capítulo.
se presenten ejemplos y ejercicios, ya que son esen-
ciales para la comprensión y aplicación de los proce-
dimientos descritos. 4.7 Edición de aspectos gráficos
La cantidad de ejemplos y ejercicios dependerá de:
“Una imagen dice más que mil palabras”, frase que
La dificultad del tema bien se podría aplicar a un instrumento como lo es un
manual operativo, debido a que su condición de apo-
El perfil de la figura operativa yo didáctico debe permitir que lo expresado en él, sea
claro, directo y útil para el buen desempeño de las
El periodo de capacitación
actividades de la figura operativa a la que se dirige.
La modalidad de capacitación
Los recursos con los que se puede contar al res-
Los recursos económicos disponibles pecto son muy variados, pues existen los dibujos,
imágenes, ilustraciones, esquemas, fotografías, cua-
Se sugiere que contenga un mínimo razonable pa- dros, mapas, etcétera.
ra cumplir con los objetivos establecidos en cada
capítulo. Una edición atractiva puede contribuir a facilitar la
lectura, para lo cual son de utilidad los diagramas,
Se recomienda incluir en cada capítulo, los siguien- listados con viñeta, subtítulos de temas relevantes,
tes elementos didácticos: sangrías, subrayado, tamaños y tipos de letra, res-
petándose la normatividad existente en este aspecto.
Título del capítulo. Es el nombre del tema que se va
a abordar. También debe contribuir a transmitir nítidamente
Propósito del capítulo. Es el objetivo de aprendizaje las ideas a todos los participantes, desde las que
deseado (ver objetivos específicos). realizan actividades sencillas hasta los que llegan a
INEGI. Guía técnica para elaborar manuales operativos. 2013.
tomar decisiones para retomar las líneas a seguir
Descripción del contenido del capítulo. Presenta una cuando se presentan contingencias en el desarrollo
síntesis de los contenidos que se van a trasmitir al de las tareas operativas.
capacitando.
Hay que considerar los criterios editoriales de la
Recapitulación. Es una vista panorámica gráfica del
Institución en donde se lleva a cabo el proyecto es-
contenido que ubica al lector dentro de la estructura
tadístico. Por ejemplo, el área de Edición y reproduc-
del capítulo, enfatiza lo más importante, organiza, in-
ción electrónica del INEGI establece criterios institu-
tegra y consolida la información adquirida y facilita el
cionales de edición para las publicaciones, con el fin
aprendizaje por efecto de repetición y familiarización
de homogeneizar y reducir el tiempo de producción,
con los contenidos.
como son:
Actividades de consolidación. Tienen el propósito de
utilizar, expresar o aplicar los contenidos del texto en Márgenes
actividades que apoyen, complementen o refuercen
el aprendizaje. Emplea los contenidos más sobresa- Paginación
14También puede leer
