Microsoft Office 2007 - Nivel Intermedio
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Manual de contenidos:
Microsoft Office 2007
Nivel Intermedio
Revisión : 01
Revisó : Guillermo Díaz
Keys : Microsoft Excel 2007, Microsoft PowerPoint 2007, Microsoft Word 2007
Guillermo A. Díaz Sanhueza
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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN................................................................................................................................. 3
1. OFFICE 2007 .............................................................................................................................. 4
2. MICROSOFT WORD 2007 ...................................................................................................... 10
2.1. INTERFAZ ................................................................................................................... 10
2.2. MENÚ .......................................................................................................................... 11
2.3. BARRA DE TÍTULO Y ESTADO ................................................................................. 15
2.4. VERSIONES DE DOCUMENTOS .............................................................................. 16
2.5. MODO DE PRESENTACIONES ................................................................................. 16
2.6. CARACTERES NO IMPRIMIBLES ............................................................................. 20
2.7. BUSCAR Y REEMPLAZAR ......................................................................................... 21
2.8. ÍNDICE Y TABLA DE CONTENIDOS ......................................................................... 23
2.9. PIE DE PÁGINA .......................................................................................................... 23
2.10. TABLAS ................................................................................................................... 27
2.11. GRÁFICOS .............................................................................................................. 29
2.12. CORRESPONDENCIA ............................................................................................ 29
2.13. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN ........................................................................ 35
3. MICROSOFT EXCEL 2007 ..................................................................................................... 36
3.1. VALIDACIÓN DE DATOS ........................................................................................... 36
3.2. FUNCIONES DE BÚSQUEDA .................................................................................... 38
3.3. CRITERIOS SIMPLES Y COMPLEJOS...................................................................... 41
3.4. AUTOFILTRO Y FILTROS AVANZADOS ................................................................... 43
3.5. SUBTOTALES E INFORMES ..................................................................................... 47
3.6. TABLAS DINÁMICAS .................................................................................................. 50
4. MICROSOFT POWERPOINT 2007 ......................................................................................... 55
4.1. PATRONES Y TABLAS .............................................................................................. 55
4.2. FORMATOS DE TEXTOS Y PARRAFOS .................................................................. 56
4.3. GRÁFICOS Y SMARTART ......................................................................................... 57
4.4. COMO CREAR UNA GALERÍA DE IMÁGENES EN POWERPOINT ........................ 60
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INTRODUCCIÓN
El presente documento desarrolla el contenido integro del curso de Office 2007 Nivel
Intermedio dictado en el segundo semestre del año 2010 por Guillermo Díaz Sanhueza.
El curso ha sido estructurado en unidades temáticas, desarrolladas en clases teóricas y
prácticas, considerando cómo hitos de evaluación: tareas (n) y exámenes (3).
El manual del curso ha sido desarrollado en Microsoft Word 2007, y exportado a formato PDF.
Las presentaciones han sido desarrolladas en Microsoft PowerPoint 2007 y publicadas, al igual
que el contenido adicional del curso, en el sitio web personal del profesor:
www.guillermodiaz.com, con el fin de establecer un medio interactivo de comunicación con los
estudiantes.
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1. OFFICE 2007
Microsoft Office 2007 integra las sólidas funciones de las versiones anteriores a un renovado
diseño de interfaz de mayor usabilidad. Las innovaciones de diseño en Office 2007 pueden ser
un poco inquietantes. En vez de depender de los menús de texto en cascada y delgadas barras
de tareas, la nueva Office distribuye la mayoría de las acciones que se pueden tomar en una
banda gruesa o “cinta”. Colocada donde solían estar las barras de tareas, la cinta muestra
gráficamente características que cambian según usted va pulsando las pestañas o fichas en la
barra de menús.
Es posible que al principio tenga dificultades para encontrar las nuevas ubicaciones de
opciones familiares (Microsoft ofrece bastante ayuda en línea), pero la cinta también puede
enseñarle herramientas y mandos que nunca supo que existían. Además, tiene una nueva y útil
característica llamada vista previa activa: seleccione todo un documento o una porción del
mismo y mueva su ratón sobre una opción de formato (un nuevo tipo de letra o fuente, por
ejemplo) y verá cómo cambia el aspecto del documento real. Si le gusta la apariencia, pulse
para aplicar el cambio. Con esta característica es fácil y divertido experimentar con los cambios
de estilo; y es útil para hacer que sus documentos luzcan lo mejor posible.
En caso de que extrañe tener a mano un juego de mandos usados frecuentemente, la barra de
herramientas de acceso rápido le ofrece un lugar para insertar mandos desde cualquiera de las
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cintas de la aplicación. El diseño no es perfecto: extraño poder agregar texto de plantilla con un
solo pulso del ratón en uno de los botones de la barra de herramientas AutoTexto que creé.
Pero en su modo predeterminado, la barra de herramientas de acceso rápido incluye algunos
mandos muy útiles, entre ellos botones de Deshacer y Guardar.
XML para todo (docX, xlsX, pptX)
Las aplicaciones de Office 2007 usan el nuevo formato de archivo XML predeterminado para
Word, Excel y PowerPoint. Colectivamente llamados Open XML, tienen extensiones de archivo
diferentes (.docx, .xlsx y .pptx) a las de sus predecesores (.doc, .xls y .ppt).
Los formatos de Open XML organizan los diversos componentes de un documento –contenido,
formato, comentarios y demás– en archivos diferentes que el software entonces comprime en
un solo archivo de Open XML. La compresión hace que los archivos sean más pequeños;
separar el contenido de otros atributos le permite alterar esos atributos sin modificar el
contenido. Por ejemplo, un usuario corporativo podría cambiar el aspecto de una serie de
documentos modificando su formato.
Las aplicaciones de productividad rivales en algún momento podrán duplicar y trabajar con los
documentos de Office, que ahora están basados en una especificación abierta.
Los formatos de Open XML no son compatibles de forma nativa con las versiones anteriores a
2007, sin embargo, Microsoft ha liberado parches de compatibilidad con Office 2007
descargables directamente desde www.microsoft.com. Se supone que los parches o
correcciones parciales alerten a los usuarios sobre la existencia del 2007 Office Compatibility
Pack (http://www.pcwla.com/buscar/07021700), que ocupa 27MB y que los usuarios de Office
XP y 2003 pueden bajar gratis e instalar para abrir, editar y guardar archivos en el nuevo
formato de Open XML.
Para los usuarios de versiones más antiguas de Office y de otros conjuntos de productividad, el
paquete de compatibilidad permite la conversión archivos de Open XML a los formatos de
Office 97 a 2003. Para más información vea “Usando los nuevos archivos de Microsoft Office
2007 con los conjuntos de Office más antiguos” que encontrará en find.pcworld.com/55781.
Word 2007
Microsoft Word es una de las aplicaciones que más se usa del conjunto de Office, así que los
cambios importantes de interfaz probablemente afectarán a la mayoría de los usuarios de
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Office. Cómo percibirá usted estos cambios dependerá del tiempo que pase en el inevitable
período de adaptación. Pero, tarde o temprano, la excelente estructura de Ayuda de Word 2007
–junto con su legión de herramientas útiles de formato, colaboración, y utensilios en línea
integrados– hacen de la aplicación una mejora bien recibida.
En Word 2007, la cinta de herramientas mejora la productividad una vez que usted deduce
dónde han sido reubicados los diversos mandos de su predecesor. Por ejemplo, Letra capital
radicaba antes en el menú de Formato de Word 2003, pero ahora aparece en la barra de
herramientas Inserción de 2007. Para ayudar a los veteranos de Word a encontrar los mandos
itinerantes, Microsoft ha publicado la indispensable “Guía interactiva de referencia de mandos
de Word 2003 a Word 2007” (disponible en línea solamente)
(http://www.pcwla.com/buscar/07021800). Existen guías similares para PowerPoint y Excel.
La pestaña de Correo en la cinta mejora el proceso, anteriormente confuso, de combinar
correspondencia guiándole a través del proceso de seleccionar un proyecto, escoger los
destinatarios del mensaje (cuyos datos de dirección puede importar desde Outlook) y escribir e
insertar los campos para combinar la correspondencia.
Las otras mejoras de diseño en Office 2007 trabajan perfectamente en Word. Los temas de
Word –que establecen los colores, las fuentes (incluso opciones para el texto y los títulos) y los
efectos (entre ellos las líneas y rellenos) emplean a plenitud la función de vista previa activa del
conjunto. Si resalta algún texto en su documento, verá una barra de herramientas de sombras
compuesta por las funciones de formato; desafortunadamente, si selecciona una opción de
formato aquí, no podrá ver una vista previa sobre la marcha.
Microsoft indudablemente diseñó Office 2007 pensando en Internet y usted tendrá que
conectarse en línea para aprovechar algunas de las características del conjunto. Si selecciona
Nuevo Documento en blanco del menú de botones de Office verá un panel que ofrece un
copioso conjunto de plantillas (facturas, tarjetas de presentación, volantes y demás), la mayoría
de las cuales están ubicadas en Microsoft Office Online. Si destaca una palabra en su
documento mientras oprime la tecla , Word buscará en la Web referencia, definiciones y
más. Si usa uno de los seis principales servicios de blog (como Blogger), podrá recrear,
publicar y actualizar material para publicar en blog directamente desde Word escribiendo su
contraseña y su nombre de cuenta; si usa un método diferente para llegar a su destino, puede
hacer lo mismo después de introducir un poco más de información (como el formato de la
fuente de contenido del blog y el URL). Si oprime Publicar en el menú de botones de Office su
documento será enviado a un blog, a un sitio de la Web, o a un servidor de documentos.
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Microsoft ha colmado a Word 2007 de una amplia selección de funciones, mandos y
herramientas viejas y nuevas, y gracias a su nueva interfaz, usted realmente las podrá
encontrar y utilizar. Sus funciones mejoradas de formato y diseño de página, conjuntamente
con su integración de funciones de la Web, son suficiente razón para actualizarse a Office
2007.
Excel 2007
Excel 2007 incluye cambios internos importantes. Durante una década, los usuarios de Excel
se han quedado estancados en los mismos límites para el tamaño de las hojas de cálculo:
65.536 filas y 256 columnas. Excel 2007 destroza estas barreras al ofrecer 1.048.576 filas y
16.384 columnas, suficiente para permitir a los usuarios procesar datos de una base de datos
relacional gigantesca que un Servidor de SQL podría usar.
Los nuevos límites no son las únicas modificaciones. Excel ahora acomoda valores de texto
más largos en las celdas, permite fórmulas con más niveles y puede dividir los cálculos entre
los núcleos de una CPU de múltiples núcleos (si estuviera disponible) para realizar cálculos
complejos incluso más rápido. Todas estas mejoras mantendrán felices a los usuarios
exigentes, aunque quizás no harán mucho por el usuario en el hogar típico que no necesita
tanta potencia.
Los formatos de gráficos dieron un salto drástico hacia el futuro. Si usted no es amigo del
diseño gráfico, seleccione uno de los estilos predeterminados para conseguir combinaciones
armoniosas de color y efectos como sombras, bordes biselados y formas tridimensionales. Sin
embargo, Excel 2007 no agrega nuevos tipos de gráficos.
Fácilmente la característica más mejorada de Excel es el formateo condicional, que sirve para
agregar formatos a valores que reúnen ciertos criterios. Cuando usted crea una regla de
formateo condicional (como “mostrar todos los precios de más de US$100 con un fondo rojo”),
Excel la aplicará automáticamente a todas las celdas que usted especifique. Aunque el formato
condicional existe en Excel desde hace años, su uso era demasiado complicado para la
mayoría de los usuarios.
En Excel 2007, esta función es más simple de usar; en muchos casos usted puede escoger
una opción predeterminada en la propia cinta. También es más potente, pues le permite
mezclar todas las reglas de formateo que usted quiera (anteriormente había un límite). Pero la
verdadera innovación en el formateo condicional viene de dos características nuevas: las
barras de datos y los grupos de conjuntos. Las barras de datos le permiten agregar una barra
sombreada detrás de cada celda que usted identifica (mientras más grande es el número,
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mayor será la barra). Los grupos de iconos agregan iconos diferentes (cuadros minúsculos)
junto a diversos números. Por ejemplo, si usted crea una hoja de cálculo con calificaciones
académicas, puede decirle a Excel que indique las notas insuficientes con una X roja y las que
aprueban con un marca () verde, así podrá distinguirlas de un vistazo. Las opciones se limitan
a los conjuntos de iconos incluido en Excel, pero por suerte son bastantes buenos.
Excel también incluye un gran número de refinamientos relativamente menores, entre ellos una
mejor función de Autocompletar fórmula, que trabaja con funciones (herramientas de
procesamiento de cifras en Excel que examinan algunos datos que usted provee y luego
realizan un cálculo y proveen el resultado). Autocompletar fórmula siempre ha sido capaz de
informarle de los datos que tiene que suministrar para una función, pero ahora puede ir más
allá y sugerir los nombres posibles de la función y series con nombres en su hoja de trabajo a
medida que usted escribe unas cuantas letras. Esta pequeña mejora ahorrará mucho tiempo a
los que usan Excel todos los días.
PowerPoint 2007
PowerPoint 2007 se beneficia enormemente de las características visuales de la interfaz con
cinta y de las nuevas herramientas de diseño de Office 2007. Todavía hay cosas que se
pueden mejorar, pero los nuevos elementos contribuyen a esta mejora, la más sustanciosa de
PowerPoint en muchos años.
Los nuevos temas de PowerPoint 2007 mejoran notablemente las plantillas ordinarias de
PowerPoint 2003. Los temas incluyen combinaciones de color predeterminadas que le impiden
crear presentaciones feas; también puede modificar los colores y el esquema de un Tema y
luego guardarlo para el futuro. Como los temas y las selecciones de colores también están
disponibles en Word y Excel, usted puede aplicar un aspecto uniforme a través de sus
documentos de Office 2007.
Otra adición nueva (y disponible en Word y Excel) es SmartArt, una herramienta de dibujo para
crear gráficos que muestran relaciones (por ejemplo, organigramas, pirámides y ciclos). Usted
puede agregar y diseñar los elementos de SmartArt con sólo unos clicks y tendría que hacer un
esfuerzo extraordinario para producir una ilustración que no luciera mal terminada.
Usted puede aplicar los efectos mejorados de PowerPoint 2007 –que incluyen las sombras
propias o paralelas, perspectiva y biseles– al texto y los gráficos (incluso tablas y SmartArt)
directamente desde la cinta. En casi todos los casos, usted puede obtener una vista preliminar
del cambio propuesto en su presentación.
PowerPoint 2007 también incluye algunas mejoras útiles no relacionadas con el diseño. Las
tablas, que siempre han dado grandes dolores de cabeza, ahora son fáciles de diseñar; y la
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tarea de mover datos entre Excel y PowerPoint, con formatos, por fin tiene la sencillez que
siempre debió tener.
La capacidad para doble monitor también es más avanzada, pues le permite poner en blanco la
pantalla de presentación si necesita hacer algo en su portátil que no quiere proyectar al
auditorio.
La nueva apariencia de PowerPoint eleva tanto el nivel que los pocos puntos débiles en la
interfaz se notan claramente. Uno de ellos involucra el nuevo motor de gráfica, que produce
gráficos mucho más elegantes que las versiones anteriores pero que usa un selector del tipo
de gráfica que oculta sus diapositivas y no ofrece una vista previa activa de los resultados.
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2. MICROSOFT WORD 2007
Para comenzar a trabajar en Microsoft Word 2007 debemos ejecutar la aplicación desde el
menú inicio o desde un ícono de acceso rápido en el escritorio.
Se accede desde el botón situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Al colocar el cursor y hacer click sobre el botón se despliega un menú, al
colocar el cursor sobre el elemento Todos los programas; se desplegará una lista con los
programas que hay instalados en su computador.
Luego debe buscar el elemento Microsoft Office Word 2007 y hacer clickk sobre él para que
se arranque.
Puedes acceder también al icono de Word que suele estar situado en el
escritorio o en la barra de tareas, seleccionar el ícono que se ve a la
izquierda.
2.1. INTERFAZ
Al arrancar Word 2007 aparece una pantalla inicial como ésta:
Ventana de Word 2007
En la parte superior esta, en color celeste, la barra del título, en la que aparece el nombre del
documento sobre el que se está trabajando.
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Cuando abrimos Word 2007 sin seleccionar ningún documento, por defecto nos abre un
documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1. Cuando guardemos el
documento le podemos cambiar el nombre.
A continuación se indican los nombres de la ventana principal de Word 2007:
2.2. MENÚ
La banda de opciones:
Desde las pestañas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de Word 2007. La
banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en
mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando; es decir se
adaptan al uso de cada usuario.
Inicialmente, cuando abrimos Word 2007 aparece un menú de pestañas. Al seleccionar cada
pestaña, aparecen grupos de herramientas que contienen los comandos más utilizados.
Banda de opciones
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2.2.1. INICIO:
La pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar y pegar,
además de las operaciones de Fuente, Párrafo, Estilo y Edición.
En Word2007 la pestaña Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen las
operaciones correspondientes a:
Portapapeles
Fuente (tamaño de letra, tipo de letra, etc.)
Párrafo (alineación de texto, separación entre líneas, sangría, etc.)
Estilo y Edición (buscar texto, reemplazar, etc.),
Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rápido a la tarea que se
desea realizar. Una forma más fácil e intuitiva de utilizar las herramientas.
2.2.2. INSERTAR:
Lo que antes solía llamarse el menú Insertar, ahora es una pestaña que contiene grupos
de herramientas de acceso rápido.
Para la pestaña Insertar, ubicamos los grupos de herramientas correspondientes a:
Páginas
Tabla
Ilustraciones
Vínculos
Encabezado y pie de página
Texto
Símbolos
Las diferentes pestañas y herramientas se pueden activar desde el teclado pulsando Alt y
luego la letra o conjunto de letras que aparece al lado del icono del comando.
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2.2.3. DISEÑO DE PÁGINA:
También se puede acceder a sus opciones presionando Alt + (letra o conjunto de letras).
En la siguiente ventana se muestran las letras que se acompañan para cada opción.
Para la pestaña Diseño de página, ubicamos las herramientas correspondientes a:
Temas
Configurar página
Fondo de página
Párrafo
Organizar
2.2.4. REFERENCIAS:
Nos permitirá incorporar citas y contenidos bibliográficos, así como también, notas y tablas
de contenidos (índices).
2.2.5. CORRESPONDENCIA:
Desde esta sección podremos administrar nuestros documentos de correspondencia, y
automatizar el envío de cartas genéricas.
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2.2.6. REVISAR:
Además de encontrar la administración de traducción y corrección ortográfica, en este lugar
podemos comparar contenido, e inclusive habilitar la utilidad Control de Cambios, que nos
permite revisar documentos entre varios editores/autores.
2.2.7. VISTA:
Esta pestaña nos da las opciones para elegir cómo queremos ver el área de trabajo. Ya
que Word permite guardar el documento como página Web, una de las vistas permite
apreciar cómo quedaría como tal, también permite ver las estructuras de un documento
cuando los títulos y subtítulos son indicados. La cinta para la pestaña de Vista es la
siguiente:
La barra de herramientas de acceso rápido:
Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales,
como: Guardar, Deshacer, Ortografía y Gramática.
En la imagen se aprecia la barra de herramientas de acceso rápido y el Botón Office (el
primero a la izquierda), lo que antes era el menú Archivo.
2.2.8. GUARDAR
Esta opción permite al usuario guardar en la memoria del computador el archivo que hemos
trabajado. En la barra de acceso rápido ubica el icono o también puedes utilizar los
comandos: Guardar y Guardar como... del Botón Office
Guardar como, Word mostrará un cuadro de dialogo para cambiar el nombre del
archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene.
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Guardar no se abrirá ningún cuadro de diálogo, simplemente se guardarán en su
actual ubicación los cambios que hayas efectuado en el documento. Sin embargo, si
utiliza el comando Guardar con un documento nuevo, que no ha sido guardado nunca,
se abrirá el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como
2.3. BARRA DE TÍTULO Y ESTADO
2.3.1. LA BARRA DE TÍTULO
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.
Cuando crea un documento nuevo se le asigna el nombre provisional Documento1, hasta
que sea guardado.
En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar
2.3.2. LA BARRA DE ESTADO:
Nos muestra la página en que nos encontramos. También el idioma y los botones de
visualización del documento, de igual forma una barra de desplazamiento que permite
aplicar Zoom a la página, para verla más cerca o lejos.
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2.3.3. LA BARRA DE DESPLAZAMIENTO:
Permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma rápida y sencilla,
simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer click en los
triángulos.
2.4. VERSIONES DE DOCUMENTOS
Al igual que en las otras aplicaciones de Office, es fundamental identificar todas las versiones
de Word que existe (.doc, .docx, etc.)
2.5. MODO DE PRESENTACIONES
Configurar Página
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de
papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y
márgenes los cuales no podemos sobrepasar.
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Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas
Configurar página, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar
Márgenes, Orientación, Saltos de página, Tamaño, Números de línea, Columnas y
Guiones.
Al hacer click sobre el botón Márgenes, aparecen los márgenes predeterminados que se
pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos márgenes es correcto para el
documento que está realizando, entonces se puede personalizar haciendo click en la opción
Márgenes Personalizados.
También se puede modificar el tamaño de la hoja, en la cual saldrá impreso el documento. Al
hacer click en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Pero, al
igual que en los márgenes, aquí también se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo
click en la opción Más tamaños de papel.
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En el cuadro de diálogo de la pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los cm.
deseados en cada campo.
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Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la página y la primera
línea del documento.
Inferior: indicaremos la distancia entre la última línea del documento y el borde inferior
de la página.
Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la página y el
principio de las líneas del documento.
Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la página y el final de las
líneas del documento.
Encuadernación. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las páginas
para encuadernar un libro.
Posición del margen interno. Posición del margen interno, normalmente se refiere al
margen de encuadernación.
Orientación. Aquí indicamos si la página tiene orientación vertical (la más usual) o
horizontal (también llamada apaisada).
Páginas. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias opciones:
Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de
estas opciones la vista previa le mostrará claramente en qué consisten.
En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dará una idea
bastante aproximada de cómo afectan los cambios que hemos introducido al diseño de
la página.
Si pulsamos el botón Predeterminar, los valores actuales serán los que se utilicen en
los nuevos documentos que creemos.
En la pestaña Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta,
etc. y también la bandeja de la que tomará el papel la impresora, en caso de que tenga más de
una.
En la pestaña Diseño fijaremos la posición de Encabezados y pies de página. Hemos dicho
que fuera de los márgenes no se puede escribir, pero hay una excepción, los encabezados y
pies de página se escriben en la zona de los márgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies
de página, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los márgenes.
Los encabezados y pies de página son un texto, generalmente de una o dos líneas, que se
repite en todas las páginas, donde se suele indicar cosas como el título del documento, el
autor, etc. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página deberemos ir a la pestaña Diseño
y en ese cuadro de diálogo rellenaremos los campos correspondientes:
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Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y
la primera línea del encabezado.
Pie de página: diremos los cm. que deben quedar entre la última línea del pie de página y el
borde inferior de la página.
Una vez fijados todos los parámetros
que acabamos de ver para apreciar el
efecto global de los márgenes en
nuestro documento debemos pasar a
vista de Diseño de impresión. Esta
imagen es un ejemplo de vista
Diseño de impresión de una página
con encabezado y pie de página.
Podemos observar como en las
reglas horizontal y vertical hay una
zona más oscura que indica el
tamaño de los márgenes. También
se puede ver como la línea del
encabezado queda dentro de la zona
del margen superior, y la línea del pie
de página queda dentro del margen
inferior.
Desde esta vista también se pueden modificar los márgenes. Para modificar el margen
superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona más oscura que
identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer click y
arrastrar hasta la nueva posición del margen.
Para el resto de los márgenes repetir la operación, pero poner especial cuidado en el margen
izquierdo para no mover los iconos de sangrías que están también en la misma zona.
2.6. CARACTERES NO IMPRIMIBLES
Los caracteres no imprimibles son marcas especiales que se observan en pantalla, pero no se
imprimen. Simbolizan formatos o parámetros como fines de párrafo, tabulaciones, espacios en
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blanco y otros. En la tarea de dar formato a los escritos, resultan importantes las tabulaciones.
Una herencia útil de las viejas máquinas de escribir mecánicas.
Observe que, por defecto, cada vez que se pulsa la tecla de tabulación, Word genera un salto
de 1,27 cm. Tenga claro que las tabulaciones son un formato de párrafo; por lo tanto, cada uno
de ellos puede contar con sus propios saltos, lo que obliga a seleccionarlos cuidadosamente
antes de modificarlos.
2.7. BUSCAR Y REEMPLAZAR
La función buscar permite buscar en todo el documento, hacia delante o hacia atrás. Podemos
hacer que la búsqueda diferencie o no entre mayúsculas y minúsculas o especificar que
busque texto que contenga una palabra en particular o que busque exactamente la palabra
completa.
Para ver qué símbolos se pueden usar como comodín, activar esa casilla y hacer clic en el
botón Especial. Por ejemplo, el comodín ? sustituye a cualquier carácter; el comodín * sustituye
a cualquier conjunto de caracteres, etc.
Si queremos que también intervengan características de formato en la búsqueda utilizaremos el
botón Formato. Por ejemplo, podemos buscar una palabra sólo cuando esté en negrita.
Con el botón Especial, podemos buscar, por ejemplo, marcas de párrafo, de tabulación, etc. es
útil para búsquedas avanzadas
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Interfaz del menú buscar
Reemplazar: De forma similar se comporta la pestaña de Reemplazar. Salvo que hay que
especificar la palabra que va a reemplazar la palabra buscada.
Interfaz pestaña reemplazar
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2.8. ÍNDICE Y TABLA DE CONTENIDOS
Un índice es una lista de palabras y el número de página donde se encuentra dicha palabra. El
índice está ordenado alfabéticamente. Word llama a índice lo que normalmente se le conoce
como índice alfabético. El índice se suele colocar al final de un libro para encontrar términos
importantes de manera rápida y sencilla. Ejemplo:
Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los títulos
de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos puede contener o
no el número de página y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la
tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos
cuando queremos saber de qué temas trata el libro.
Al igual que ocurría con los índices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos
pasos:
Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los títulos que deseamos que
aparezcan en la tabla de contenidos.
Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).
Existen diversos métodos para crear una tabla de contenidos, la más habitual es asociar con el
formato correspondiente a cada título o subtítulo, de esta forma al crear la TDC Word
identificará automáticamente la estructura.
2.9. PIE DE PÁGINA
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Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página.
Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se está escribiendo,
el autor, la fecha, etc.
El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele
contener los números de página.
Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos click en alguno de los dos botones
(Pie de página o Encabezado) y seleccionamos la opción Editar.
Se mostrará una nueva pestaña:
Observe como ha aparecido una línea punteada con el rótulo Encabezado, el cursor se ha
situado dentro, y también se ha abierto la pestaña Herramientas para encabezado y pie de
página, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles
Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos
conveniente, insertar números de página, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de
herramientas, como vamos a ver a continuación. Una vez hayamos acabado de editar el
encabezado o pie de página finalizaremos haciendo click en el botón Cerrar encabezado y pie
de página, a la derecha de la ventana.
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Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.
Otras opciones del menú son:
Insertar Propiedades. Al hacer click en Elementos rápidos y luego en Propiedad, se
abre una lista despegable con los autotextos disponibles. Elegir uno de ellos haciendo
click sobre él. En ocasiones esta opción ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo,
insertar con un sólo click el autor, la página y la fecha.
Insertar una imagen guardada en el disco (foto).
Insertar imágenes prediseñadas.
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Inserta la fecha y/o la hora en el formato que se seleccione.
En la pestaña Diseño también encontraremos el siguiente grupo de opciones:
Primera página diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie
diferente para la primera página. Esta opción está pensada por ejemplo, para cuando la
primera página es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado
o pie con el número de la página.
Páginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un
encabezado y pie diferente para las páginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el
número de página se imprime a la izquierda en las páginas impares y en las páginas pares
imprimirlo a la derecha.
Número de página:
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las páginas para poder
referenciarlas, ese número es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero
este número de página no aparece en el documento
Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando lo
imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaña Insertar, desplegando la opción Número
de página y eligiendo dónde queremos que aparezca el número.
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Al seleccionar una ubicación se despliega una lista de formatos prediseñados para que
elijamos el que más nos guste.
También podemos insertar el número de página editando el encabezado o pie (según dónde
queremos colocar el número de página) y seleccionar la opción Número de página de la
pestaña Diseño:
Y seguir los mismos pasos que antes, para seleccionar la ubicación y formato del número de
página.
2.10. TABLAS
Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden
realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor
medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan
la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea
sobre todo en la construcción de páginas Web para Internet.
Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla
se puede insertar texto, números o gráficos.
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Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas están en la pestaña Insertar,
seleccionar dentro de una cuadrícula las filas o columnas, definirla usando números para
especificar cuantas filas y columnas se necesitan o dibujándola con el ratón, según el tipo de
tabla será más útil un método u otro.
Para insertar una tabla debemos hacer click en la
pestaña Insertar y seleccionar el botón Tabla, allí se
muestra una ventana con las tres opciones.
Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que
simula una tabla, cada cuadrado sería una celda de la
misma.
La segunda opción es haciendo click en Insertar Tabla,
este vínculo abre una ventana que permite determinar la
cantidad de filas y columnas para la tabla.
La tercer opción es usar el vínculo Dibujar Tabla, aquí se
dimensiona la tabla dibujándola con el Mouse.
Cuando se crea una tabla, Word 2007 permite aplicarle directamente un estilo con un sólo click
para ello debe seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la pestaña Diseño, allí podrá
seleccionar uno entre un amplio listado en la sección Estilos de tabla.
Mediante esta opción podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como, por
ejemplo, Tabla con cuadrícula que es el que está marcado con un cuadro naranja en la imagen.
Word aplicará las características del formato elegido a nuestra tabla.
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El programa también te permite dibujar, y por lo tanto añadir, nuevos bordes a la tabla. De esta
forma podrá tomar un aspecto mucho más parecido a lo que tengamos en mente.
Para ello hacer un click en la pestaña Diseño selecciona el icono del lápiz que está
a la izquierda, el cursor tomará la forma de un lápiz. Hacer click y arrastrar el cursor
para dibujar el rectángulo con el tamaño total de la tabla. A continuación dibujar las
filas y columnas, como si lo hiciéramos con un lápiz
Este método es más flexible a la hora de diseñar tablas irregulares, como la que se muestra en
la imagen.
2.11. GRÁFICOS
Word 2007 incorpora los siguientes tipos de dibujos y gráficos:
Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc.
WordArt. Rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diversas
opciones.
SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas.
Gráficos. Representación de datos en forma gráfica.
Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover,
copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestañas
que vamos a ir viendo a continuación, fundamentalmente la pestaña Formato para las
imágenes y las pestañas Diseño y Presentación para los gráficos.
2.12. CORRESPONDENCIA
Mediante la opción Combinar correspondencia Word2007 nos permite incluir en un documento,
datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo
documento pero con los datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el
texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los
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que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar
automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están
almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la
generación de etiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, etc.
Conceptos previos:
Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el
documento principal y el origen de datos.
Documento principal: Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos
variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos: Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el
documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla
de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de
Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por
campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por
ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a
un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada
uno de los datos de ese cliente.
Ejemplo:
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya
contenga el texto fijo. Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación
de correspondencia, allí haz clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar
correspondencia.
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Se abrirá la sección Combinar correspondencia con
el primer paso del asistente. Este asistente es muy
sencillo, nos va preguntando y nosotros le
contestamos haciendo clic en la opción deseada.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de
documento que queremos generar (cartas, mensajes
de correo electrónico, sobres, etc.)
Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el
segundo paso del asistente.
En el paso 2 definimos el documento inicial,
es el documento que contiene la parte fija a
partir de la cual crearemos el documento
combinado. Debajo de las tres opciones
tenemos una explicación de la opción
seleccionada en este momento.
Dejar seleccionada la primera opción y hacer
clic en Siguiente para continuar con el
asistente.
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En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una
lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.),
podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.
Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic
en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar...
aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.
Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opción
Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.
Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar...
Al hacer clic en la opción Examinar... se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de dónde cogerá los datos
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En el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de
datos, se admiten tipos muy variados, pero lo más común será utilizar el tipo Bases de datos
Access (*.mdbx;..) si tenemos los datos en una tabla de base de datos Access, el tipo Archivos
de Excel (*.xlsx) si tenemos los datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.docx)
si tenemos los datos en una tabla de Word.
En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la carpeta donde se
encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecerán todos los archivos del tipo
seleccionado que se encuentren en la carpeta, sólo nos quedará hacer doble clic sobre el
archivo que contiene nuestro origen de datos o seleccionarlo para que aparezca su nombre en
el campo Nombre de archivo: y hacer clic en el botón Abrir.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar
correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y podemos añadir opciones que
veremos más adelante.
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Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente...
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba
escrito ya) y añadimos los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en
la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos
clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.
Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Línea de saludo...entre más elementos....
En la opción Más elementos... aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y
podremos elegir de la lista el campo a insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para pasar al paso 5 del
asistente. En este paso examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos
del origen de datos.
Podemos utilizar los botones > para pasar al destinatario anterior y siguiente
respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que
nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado.
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Para terminar hacer clic en Siguiente.
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opción Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto
fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar
cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro
actual o un grupo de registros. El documento creado será un documento normal sin
combinación. Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de
tareas
2.13. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN
Dado el auge que ha experimentando Internet es comprensible que Word incorpore un editor
de páginas Web. Por supuesto no se puede comparar con FrontPage, la herramienta
específica de Microsoft en este campo, o con otros programas como Dreamweaver de Adobe,
pero es muy útil para empezar a realizar nuestras primeras páginas Web. Sobre todo dada la
posibilidad de convertir directamente nuestro documento Word en una página Web.
En cuanto a las características de Word respecto de la edición de páginas Web cabe resaltar
que el lenguaje de construcción de las páginas web, el HTML, ha sido integrado
completamente dentro de Word2007. Para nosotros, trabajar en una página Web desde Word
será completamente transparente, y lo haremos como con cualquier documento, sin
preocuparnos por el HTML.
Si queremos crear una nueva página, lo haremos como un documento normal, y ya nos
preocuparemos a la hora de guardarlo de hacerlo como una página Web, como podemos ver
en la imagen.
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