OFICIOS DE REMISIÓN E INFORME - Oficio de Remisión al Ministro - Mopt
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OFICIOS DE REMISIÓN E INFORME Oficio de Remisión al Ministro
Oficio de Remisión al Titular Subordinado
MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES
AUDITORÍA GENERAL
INFORME DE CONTROL INTERNO
Nº DAG-I-02-2019
“EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES APLICADOS POR EL
DEPARTAMENTO DE ACREDITACIÓN DE LICENCIAS DE CONDUCIR EN
LA ADMINISTRACIÓN DE LOS MATERIALES UTILIZADOS PARA LA
EMISIÓN DE LICENCIAS A NIVEL NACIONAL”
FEBRERO, 2019
2523-2639 // 2222-0464
Fax:2222-8310 E-mail ageneral@mopt.go.cr
10176-1000 San José
MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL Nº DAG-I-02-2019
CONTENIDO
Página No.
RESUMEN EJECUTIVO………………………………………………………….2
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................ 4
1.1 Origen del estudio............................................................................. 4
1.2 Antecedentes .................................................................................... 4
1.3 Objetivo general del estudio ............................................................. 5
1.4 Alcance del estudio........................................................................... 6
1.5 Declaración de Cumplimiento de Normas ........................................ 6
1.6 Comunicación de los resultados ....................................................... 6
1.7 Valoración del Riesgo ....................................................................... 6
2. RESULTADOS ......................................................................................... 10
Objetivo Específico N°1. . ......................................................................... 10
Objetivo Específico N°2. ........................................................................... 21
Objetivo Específico N°3 ............................................................................ 23
Objetivo Específico N°4.. .......................................................................... 25
Objetivo Específico N°5. ........................................................................... 30
Objetivo Específico N°6.. .......................................................................... 30
3. CONCLUSIONES ..................................................................................... 32
4. RECOMENDACIONES ............................................................................. 35
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AUDITORÍA GENERAL Nº DAG-I-02-2019
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RESUMEN EJECUTIVO
El presente estudio se realiza en cumplimiento de lo establecido en el artículo N°22
incisos a) y b) de la Ley General de Control Interno y tiene como objetivo general:
“Evaluar la suficiencia de los controles aplicados en la administración de los
materiales utilizados para la emisión de licencias a nivel nacional por el
Departamento de Acreditación de Licencias de Conducir de la Dirección General de
Educación Vial.”
Lo anterior se realiza de conformidad con el punto Nº 72 del Plan Anual de Trabajo
2019 de esta Auditoría, relacionado con el cumplimiento normativo, la eficiencia,
eficacia y economicidad de las actividades que realizan el Departamento de
Acreditación de Conductores y Regionales de Educación Vial en la administración
de los materiales utilizados para la emisión de licencias.
Se identificaron incumplimientos relacionados con actividades que no están
consideradas en los procedimientos actuales, porque carecen de actualización y
denotan holguras en su gestión, no existen controles, supervisión efectiva y
oportuna, no se generan acciones de control y prevención en el curso de las
actividades, existencia de criterios diversos en la custodia y administración de
materiales; delegación de funciones incongruentes, deficiente mantenimiento del
equipo informático; resultando en incumplimientos normativos.
En el presente informe se emiten recomendaciones enfocadas a la corrección y
mejora de las acciones que realiza el Departamento de Acreditación de
Conductores en la administración de los materiales utilizados para la emisión de
licencias a nivel nacional.
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MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES
AUDITORÍA GENERAL
INFORME DE CONTROL INTERNO Nº DAG-I-02-2019
“EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES APLICADOS POR EL DEPARTAMENTO
DE ACREDITACIÓN DE LICENCIAS DE CONDUCIR EN LA ADMINISTRACIÓN
DE LOS MATERIALES UTILIZADOS PARA LA EMISIÓN DE LICENCIAS A
NIVEL NACIONAL”
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Origen del estudio
El estudio forma parte del punto No 72 del Plan de Trabajo 2019, y verifica los
controles aplicados por el Departamento de Acreditación de Licencias de Conducir
de la Dirección General De Educación Vial, en la administración de los materiales
utilizados para la emisión de licencias a nivel nacional.
1.2 Antecedentes
Al Departamento de Acreditación de Licencias de Conducir le corresponde efectuar
trámites de licencias por primera vez, renovación, permisos de conducir y
renovaciones de permisos, duplicados de todos los tipos de licencias,
certificaciones de licencias nacionales e internacionales y homologación de
licencias de conducir extranjeras. Cabe destacar, que cuenta con las siguientes
sedes: Alajuela, San Ramón, Puntarenas, Río Claro, Limón, Guápiles, Pérez
Zeledón, Liberia, Nicoya, San Carlos, Cartago y Heredia.
Se han realizado estudios acerca de las diversas actividades asignadas al
Departamento de Acreditación de Licencias de Conducir, que implícitamente valora
el tema de las licencias físicas, específicamente:
- Informe No. AG-I-64-2014: “EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
APLICADO A LOS PROCEDIMIENTOS DE PRUEBAS TEÓRICAS,
PRUEBAS PRÁCTICAS DE MANEJO Y EMISIÓN DE LICENCIAS DE
CONDUCIR, DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN VIAL, SEDE
SAN JOSÉ”
- Nº AG-I-12-2015 “EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICADO A
LOS PROCEDIMIENTOS DE PRUEBAS TEÓRICAS, PRUEBAS
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PRÁCTICAS DE MANEJO Y EMISIÓN DE LICENCIAS DE CONDUCIR, DE
LA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN VIAL, SEDES ALAJUELA, SAN
RAMÓN, GUÁPILES, PUNTARENAS, SAN CARLOS, LIBERIA, LIMÓN Y
PÉREZ ZELEDÓN”
- DAG-I-34-2016 “EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICADO A
LOS PROCEDIMIENTOS DE MATRÍCULA, PRUEBAS TEÓRICAS,
PRUEBAS PRÁCTICAS DE MANEJO Y EMISIÓN DE LICENCIAS DE
CONDUCIR, DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN VIAL, SEDE
SAN JOSÉ.” específicamente en sus ítems relacionados con el presente
estudio (4.6/4.9).
- Nº DAG-I-51-2018 “EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE ACREDITACIÓN DE
CONDUCTORES”
1.3 Objetivo general del estudio
“Evaluar la suficiencia de los controles aplicados en la administración de los
materiales utilizados para la emisión de licencias a nivel nacional por el
Departamento de Acreditación de Licencias de Conducir de la Dirección General de
Educación Vial”
1.3.1. Objetivos específicos
1.3.1.1. Determinar el marco normativo relativo al proceso o procedimiento
evaluado y verificar su cumplimiento.
1.3.1.2. Verificar el control sobre el proceso evaluado, así como determinar
los riesgos.
1.3.1.3. Determinar los recursos asignados para el cumplimiento del
procedimiento evaluado.
1.3.1.4. Verificar el cumplimiento de metas en el Plan Operativo Institucional
(POI) y la ejecución del presupuesto, para el periodo de estudio.
1.3.1.5. Determinar el cumplimiento de recomendaciones emitidas en
informes anteriores.
1.3.1.6. Verificar la existencia de componente tecnológico y determinar el
cumplimiento de la normativa relativa.
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1.4 Alcance del estudio
El estudio comprende la revisión y verificación de la gestión y administración de
materiales utilizados para la Emisión de Licencias a nivel nacional desde el periodo
2017 a la fecha, en el Ministerio de Obras Públicas y Transportes y regionales en
todo el país.
1.5 Declaración de Cumplimiento de Normas
El punto 1.3.3 de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector
Público, declara que las actividades del presente estudio son realizadas de acuerdo
con las citadas normas, normativa legal y técnica atinente a la materia.
1.6 Comunicación de los resultados
De conformidad con lo que indica el punto No. 205 de las Normas Generales de
Auditoría para el Sector Público, el borrador del informe se remitió en formato digital
mediante el oficio DAG-2019-0266 del 05 de febrero del año en curso para la lectura
previa a la conferencia final programada para el 14 de febrero 2019; la cual no se
realizó debido a que el titular subordinado no se presentó y no se aportaron
observaciones por escrito para su valoración y eventual consideración en este
informe final, tal como se indicó en el citado oficio.
1.7 Valoración del Riesgo
Las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, específicamente la
Norma No 305 establece que el auditor debe determinar los riesgos asociados a los
eventos del proceso que se estudia; se exponen en el siguiente cuadro:
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Cuadro No. 1
Detalle de los Factores de Riesgo sobre las actividades que se realizan el
Departamento de Acreditación de Licencias de Conducir en la custodia,
manejo y distribución de materiales para la emisión de licencias.
Factor de riesgo identificado Nivel de riesgo
Riesgo de mantener y procesar información
imprecisa e incompleta, por cuanto se puede
provocar decisiones equivocadas por no tener
información confiable oportuna y útil.
Riesgo de uso o accesos no autorizados, que
provocan gastos innecesarios de recursos y
pérdida monetarias, en el caso de mantener
materiales sin control -fuera de las bodegas-
tanto de uso cotidiano como los de desecho.
Robo, hurto, extravío o un manejo inadecuado
de parte de los funcionarios de los materiales. Los factores de riesgo
identificados se
Riesgo de deterioro de equipo de computo consideran en un nivel
Riesgo de imagen, al no atender ALTO, debido a las
oportunamente el servicio requerido por los repercusiones
usuarios económicas y de tiempo
que representa para la
Riesgo de incumplimiento normativo, que administración.
puede generar retrasos innecesarios,
demandas, pérdidas económicas, entre otros,
debido a que los procedimientos cuando no
están actualizados y oficializados generan
actividades fuera de estos mismos, en
especial cuando la supervisión no es oportuna
y efectiva.
Fuente: Datos obtenidos en las etapas preliminares del estudio
Adicionalmente, esta Auditoría General implementó una Matriz de Riesgos,
mediante la cual se hace una valoración de factores de riesgo generales, que
podrían afectar las funciones de la Unidad evaluada. La metodología aplicada
señala que el riesgo a nivel de procedimientos se mide por diferentes componentes
que se detallan en la Fig. N°1, así como la valoración de éstos, los cuales indican
un nivel de riesgo ALTO en el proceso auditado, tal y como se establece en la figura
N°2.
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Figura N°1
Evaluación del riesgo relacionado con procesos que realizan los Ejecutores
y Sub-ejecutores Presupuestarios en el MOPT.
Figura No 2
Ponderación del Riesgo
Fuente: Metodología para la evaluación de Riesgos.
Criterios para definir el valor de los factores de riesgo de la matriz
FACTORES DE RIESGO DESCRIPCIÓN
Recursos asignados al proceso objeto Para la evaluación se considera que entre mayor sea el
de auditoría dentro del alcance del recurso asociado (recurso humano, suministros,
estudio. equipos, planta física, presupuesto en general), mayor
es el riesgo asociado al proceso, ya que en caso de
materializarse el riesgo la pérdida sería mayor para la
Institución. Además, se debe considerar el presupuesto
asignado, el ejecutado y el no ejecutado, así como el
cumplimiento de metas del POI.
Resultados del SEVRI y ASCI Establecer si se consideró cada proceso dentro de los
Institucional dentro del alcance del sistemas de valoración de riesgo del Ministerio (SEVRI
estudio de auditoría. y ASCI Institucional), así como las acciones de la
Administración como parte del Plan de Mejoras, ya que
la ausencia de información en dichos sistemas
representa un riesgo alto.
Porcentaje de recomendaciones En relación con las recomendaciones emitidas en los
cumplidas en relación con las emitidas informes de Auditoría, se considera que a mayor
en los últimos tres años. porcentaje de cumplimiento menor es el riesgo asociado
al proceso.
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FACTORES DE RIESGO DESCRIPCIÓN
Denuncias recibidas en los últimos tres La valoración del riesgo considera la cantidad de
años y resultados de su atención. denuncias recibidas en un proceso específico y la
resolución de las mismas, de tal forma que si se han
recibido denuncias con fundamento el riesgo es alto.
Componente tecnológico dentro del Se valora el componente tecnológico en cada uno de los
alcance del estudio de auditoría. procesos: -Determinando la existencia de Sistemas
de Información. -Cumplimiento de políticas
de Seguridad de la Información (Manual). -
Cumplimiento de Normas Técnicas.
- Uso de recursos informáticos.
Ausencia de normativa dentro del La ausencia de normativa genera un riesgo alto.
alcance del estudio de auditoría
Riesgos reales identificados por la La identificación de riesgos reales durante el estudio,
Auditoría dentro del alcance genera un riesgo alto.
¿Proceso vinculado con objetivos Si el proceso en estudio se encuentra vinculado con los
institucionales? objetivos institucionales y se determinan deficiencias
importantes representa un riesgo alto ya que su
materialización afectaría directamente a la Institución.
Proceso controlado adecuadamente por La ausencia de controles por parte de la Administración
la Administración. representa un riesgo alto. Se debe considerar que el
riesgo aumenta si no tienen plazos definidos y riesgos
identificados con su impacto y frecuencia.
El proceso aporta valor a la Si el proceso aporta valor a la administración y se
Administración (sirve para la toma de determinan deficiencias importantes se considera de
decisiones gerenciales, o es una carga riesgo alto, debido a que afectaría la toma de decisiones.
administrativa)
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2. RESULTADOS
2.1. Objetivo Específico N°1. Determinar el marco normativo relativo al
proceso o procedimiento evaluado y verificar su cumplimiento.
CONDICIÓN
Se aplicó la herramienta diseñada por la Auditoría General para determinar el
cumplimiento de la normativa relacionada con las actividades a realizar en el
proceso auditado
DEFICIENCIA 2.2.1
Incumplimiento normativo por parte del Departamento de
Acreditación de Licencias
En el siguiente cuadro, se presenta la evaluación del nivel de cumplimiento de lo
normado, tomando en cuenta la condición encontrada:
Cuadro No. 2
Normativa relacionada con las actividades que efectúan el
Departamento de Acreditación de Licencias de Conducir en la custodia,
control y distribución de materiales.
Nº NORMATIVA CONDICIÓN EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO
Actividad:
1 Recibir, custodiar y entregar los El Departamento de La condición encontrada no cumple
materiales utilizados en el Acreditación de Licencias de con lo normado.
procedimiento acreditación de Conducir y las regionales, tiene
licencia de conducir, mediante a cargo la custodia sobre los Este ítem se desarrolla a través de los
controles efectivos, asimismo, materiales para la emisión de siguientes.
custodiar y controlar el licencias, y aplica controles
desecho de los sobrantes de los diversos en la administración
materiales. de esos insumos.
En el Departamento de
Acreditación de Licencias de
Conducir, está a cargo de un
encargado de la bodega, pero
en las regionales es la Jefatura
quien administra dichos
materiales.
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Nº NORMATIVA CONDICIÓN EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO
2 Rendir informes periódicos a Las regionales emiten La condición encontrada cumple con lo
la Dirección de los trabajos mensualmente el detalle de los normado.
realizados. plásticos recibidos, utilizados y
los que están destinados para Revisión aleatoria de los informes
el desecho. mensuales en las diferentes regionales
y el Departamento de Acreditación de
Licencias de Conducir (setiembre
2017, noviembre 2017, diciembre
2017, enero 2018, Octubre 2018)
Nº NORMATIVA CONDICIÓN EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO
Actividad: Solicitud, entrega, recibo y custodia de los materiales utilizados en la emisión de licencias de
conducir.
1 Encargado de Bodega, recibe El Departamento de La condición encontrada no cumple
solicitud de materiales por parte Acreditación de Licencias de con lo normado, en cuanto al material
del Funcionario Terminalista, Conducir es el único que de desecho, el cual se acumula en
enfrentando dos situaciones. cuenta con Encargado de lugares que no están debidamente
a) Solicitud de rollos de Bodega. En las regionales, asignados para su custodia (bodegas)
sobrelaminado y/o rollos dicha función la realiza las Ver anexo No. 1
de cintas de color. Jefaturas.
b) Solicitud de tarjetas El control de entregas se evidencia con
plásticas. El material de desecho lo los comprobantes de entrega de
custodia los terminalistas, y en materiales, ejemplos: Nos. 22184-
En la situación a) recibe los determinado periodo realiza la 22570- 21451- 21813-24226-24378-
rollos usados, verifica y los devolución a la jefatura, para 22184- 24343-24344-24349-24354-
mantiene bajo su custodia que a fin de mes generalmente, 22677-22635-22262-22294-22184-
para desecho. se haga entrega al 22105-22570-21451-21813-22660.
Departamento de Acreditación
Saca de la Bodega según el de Licencias de Conducir para
caso, el rollo de sobrelaminado su proceso de eliminación. Se
y/o rollo de cinta de color, emite el formulario de entrega
ingresa al Sistema de de materiales a usuarios con la
Acreditación de información descrita.
Conductores, al Módulo
Bodega, opción Entrega de
Materiales a Usuarios,
procede a llenar el formulario
“Comprobante de Entrega de
Materiales a Usuarios”,
selecciona el nombre del
funcionario, el tipo de material
(rollos de sobrelaminado y/o
rollos de cintas de color)y la
cantidad, una vez incluida la
información da opción incluir,
salvar, y el sistema genera el
respectivo consecutivo de
entrega de materiales.
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Nº NORMATIVA CONDICIÓN EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO
Procede a imprimir el formulario
“Comprobante de Entrega de
Materiales a Usuarios” una vez
impreso lo revisa, si todo está
correcto lo traslada mediante
Registro Interno a la Jefatura
del Departamento de
Acreditación de Licencias de
Conducir.
En caso de ausencia de la
Jefatura del Departamento de
Acreditación de Licencias de
conducir y para no entorpecer el
servicio público, en el momento
que la jefatura se encuentre,
traslada el formulario
“Comprobante de Entrega de
materiales a Usuarios” para que
estampe el V.B. y lo firme.
2 La jefatura del Departamento Es para el Departamento de La condición encontrada no cumple
de Acreditación de Licencias de Acreditación de Licencias de con lo normado.
Conducir, recibe mediante Conducir; en regionales no
existe encargado de bodega y Lo que se evidencia en los
Registro Interno el formulario
es quien entrega y firma los comprobantes de entrega de
“Comprobante de Entrega de comprobantes de dicha materiales del Departamento de
Materiales a Usuarios” lo revisa entrega, en las Regionales Acreditación de Conductores Nos.
y si todo esta correcto estampa dichas funciones las realiza 23651 / 23628 / 23590 / 23466 / 23243
el V.B, lo firma y lo devuelve cada jefatura. / 23106 / 23346 / 21849 / 19577. Sede
mediante registro interno al San Ramón No. 24290 y Sede
Aunque se emite el formulario Puntarenas No. 24226.
Encargado de la Bodega.
de entrega de materiales a
usuarios con la información
descrita, el proceso de
consignar la firma en los
formularios no se está llevando
a cabo.
3 El Encargado de bodega recibe El encargado de bodega recibe La condición encontrada no cumple
mediante registro interno el los materiales y procede a con lo normado.
formulario “Comprobante de llenar la bitácora (autorizada
Entrega de Materiales a por la Auditoría General) con la Aunque el documento “Comprobante
Usuarios”, lo revisa y si todo información solicitada por el de Entrega de Materiales a Usuarios”
está correcto, firma el presente ítem, tanto para los incluye la información sobre el código
formulario en el apartado Terminalista del Departamento de remesa del rollo, la fecha de
correspondiente y además de Acreditación de Licencias entrega, nombre y firma del encargado
anota en el Libro de Control de Conducir como para las de la bodega o la jefatura
de Entrega de Materiales jefaturas de las diferentes correspondiente -en caso de las
Plásticos y Cintas regionales, según sea regionales- así como el nombre, la
debidamente autorizado por la requerido. Ingresa en el cédula y firma del funcionario que
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Nº NORMATIVA CONDICIÓN EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO
Auditoría del MOPT, el código sistema la información y emite recibe, en la bitácora autorizada por
de remesa del rollo, la fecha el Comprobante de entrega de esta Auditoría General, en algunos
de entrega, su nombre y materiales a usuarios. casos no se firma por la jefatura.
firma, así como el nombre del
funcionario que recibe la En las regionales quién realiza Del incumplimiento, se tiene la
cédula y firma. esta función es la jefatura (no siguiente documentación: -
Entrega mediante registro está consignado así en el
interno el formulario procedimiento) - Comprobante de entrega de
“Comprobante de Entrega de materiales No. 24290
Materiales a Usuarios”, el Libro Regional de San Ramón y;
de Control de Entrega de - Bitácoras de las diferentes
Materiales Plásticos y Cintas y regionales -sin firma- Folios 96
el material (rollos de de los días 6,8 y 11 de
sobrelaminado y/o rollos de noviembre 2018 Regional de
cintas de color) al funcionario Heredia)
Terminalista.
El funcionario Terminalista El Terminalista recibe los La condición encontrada no cumple
4 recibe mediante registro interno insumos entregados y procede con lo normado.
el formulario “Comprobante con su custodia; no obstante,
de Entrega de Materiales a en algunos de los casos, no Ejemplo de lo anterior en la bitácora
Usuarios”, el Libro de Control consigna su firma, sobre la Regional de San Ramón, folios No. 43
de Entrega de Materiales cédula en ninguna regional se y Comprobante de Entrega de
Plásticos y Cintas y el material estampa el número cedular, en Materiales No. 24378 de Puntarenas.
(rollos de sobrelaminado y/o la bitácora establecida para la
rollos de cintas de color), entrega de los materiales.
verifica si todo está correcto,
anota el nombre, la cédula y Se acumula material de
la firma, en el formulario y en desecho en lugares que no
libro y los devuelve mediante están debidamente asignados
Registro Interno al Encargado para su custodia (bodegas) Ver
de la bodega. anexo No. 1
Procede a utilizar, custodiar y
conservar los rollos de acuerdo
con las normas establecidas.
6 El Encargado de la Bodega, en El bodeguero o el Jefe de la La condición encontrada no cumple
la situación b) Solicitud de Regional saca de la bodega la con lo normado.
Tarjetas Plásticas ingresa a la cantidad respectiva de tarjetas
Bodega y de acuerdo con el por entregar (no siempre son De los incumplimientos se tiene la
orden numérico establecido 500, en algunos casos asigna siguiente documentación:
saca de la caja que las 500 pero las deja en
corresponde un paquete que custodia en la bodega y le Comprobantes de entrega de
contiene 500 tarjetas entrega menor cantidad al materiales
plásticas, numeradas con terminalista, en otros casos - Nos. 23651-24343-24344-24349-
rangos de principio y fin, una solo asigna una menor 24354 San José
vez con el paquete procede a cantidad) incluye la - Nos. 22677-22635-22262 Liberia;
ingresar al Sistema información en el sistema y - Nos. 22294-22184-22105-22570-
Acreditación de Conductores, al 21813-21451- Puntarenas
Módulo Bodega, opción - No. 22660 Cartago
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Nº NORMATIVA CONDICIÓN EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO
Entrega de Materiales a procede a imprimir el
Usuarios, llena el formulario comprobante respectivo Bitácora Control de Entrega de
“Comprobante de Entrega de Materiales:
Materiales a Usuarios”, - Folios 230-231-278-279 San Carlos;
selecciona el nombre del - Folios 136-137 Cartago;
Funcionario, el tipo de - Folios 65-89 Guápiles;
material, ingresa el número - Folios 14-15 San Ramón.
de caja, los rangos de inicio y
de fin del paquete de tarjetas,
una vez incluida la información
da opción incluir , salvar y el
sistema genera el respectivo
consecutivo de entrega de
materiales.
Procede a imprimir el formulario
“Comprobante de Entrega de
Materiales a Usuarios”, una vez
impreso lo revisa, si todo esta
correcto lo traslada mediante
Registro Interno a la Jefatura
del Departamento de
Acreditación de Licencias de
Conducir.
En caso de ausencia de la
Jefatura del Departamento de
Acreditación de Licencias de
conducir y para no entorpecer el
servicio público, en el momento
que la jefatura se encuentre,
traslada el formulario
“Comprobante de Entrega de
materiales a Usuarios” para
que estampe el V.B. y lo
firme.
7 La Jefatura de Departamento, No se está consignando la La condición encontrada no cumple
recibe mediante Registro firma del funcionario a cargo en con lo normado
Interno el formulario el comprobante respectivo.
Sobre las inobservancias se presenta
“Comprobante de Entrega de Este ítem aplica para el la siguiente documentación:
Materiales a Usuarios”, lo revisa Departamento de Acreditación
y si todo está correcto da V.B, de Conductores, para las Comprobantes de entrega de
lo firma y lo devuelve mediante regionales se deberá modificar materiales Nos. 21451 22184 22294
registro interno al Encargado de por cuanto es la Jefatura quien 22570 24226 Puntarenas
la Bodega. lleva el control y custodia de las
tarjetas. Comprobantes de entrega de
materiales Nos. 24290 San Ramón.
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Nº NORMATIVA CONDICIÓN EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO
8 El Encargado de la Bodega, Ídem anterior Ídem anterior
recibe mediante Registro
Interno el formulario
“Comprobante de Entrega de
Materiales a Usuarios”, lo revisa
y si todo está correcto firma el
formulario en el apartado
correspondiente y además,
anota en el Libro de Control de
Entrega de Materiales Plásticos
y Cintas, debidamente
autorizado por la Auditoría del
MOPT, la fecha de entrega,
los rangos de las tarjetas, su
nombre y firma, así como el
nombre del Funcionario que
Recibe, la cédula y firma.
Entrega mediante Registro
Interno formulario
“Comprobante de Entrega de
Materiales a Usuarios” el Libro
de Control de Entrega de
Materiales Plásticos y Cintas, y
el paquete con 500 tarjetas
plásticas al funcionario
Terminalista.
9 El funcionario Terminalista, El bodeguero o el Jefe de la La condición encontrada no cumple
recibe mediante Registro Regional saca de la bodega la con lo normado, según se evidencia en
Interno el formulario cantidad respectiva de tarjetas la siguiente documentación:
“Comprobante de Entrega de por entregar (no siempre son
Materiales a Usuarios”, el Libro 500, en algunos casos asigna Comprobantes de entrega de
de Control de Entrega de las 500 pero las deja en materiales
Materiales Plásticos y Cintas, y custodia en la bodega y le - Nos. 23651-24343-24344-24349-
el paquete con 500 tarjetas entrega menor cantidad al 24354 San José
plásticas, verifica si todo está terminalista, en otros casos - Nos. 22677-22635-22262 Liberia;
correcto anota el nombre la solo asigna una menor - Nos. 22294-22184-22105-22570-
cédula y la firma en el cantidad y quedan en 21813-21451- Puntarenas
formulario y en el libro y los custodia de los - No. 22660 Cartago
devuelve mediante Registro terminalistas) incluye la
Interno al Encargado de información en el sistema y Bitácora Control de Entrega de
Bodega, quien recibe y archiva. procede a imprimir el Materiales:
Procede a utilizar, custodiar y comprobante respectivo
conservar las tarjetas plásticas - Folios 230-231-278-279 San Carlos;
Las tarjetas que no son
de acuerdo con las normas - Folios 136-137 Cartago;
utilizadas, no se están
establecidas, una vez finalizada - Folios 65-89 Guápiles;
archivando al final del día en la
la jornada laboral, procede a bodega correspondiente, - Folios 14-15 San Ramón.
contar las tarjetas plásticas quedan en custodia de cada
sobrantes y las entrega terminalista, según su
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Nº NORMATIVA CONDICIÓN EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO
mediante Registro Interno de asignación para ser utilizadas
Entrega al Encargado de el día siguiente, algunas sedes
Bodega. ya cuentan con caja fuerte, sin
embargo, algunas de ellas no
se encuentran debidamente
aseguradas o empotradas y su
ubicación no siempre es la más
adecuada en términos de
seguridad. (Ver anexo No. 1)
10 El Encargado de Bodega recibe No se está consignando la La condición encontrada no cumple
mediante Registro de Entrega firma del funcionario a cargo en con lo normado, considerando los
las tarjetas plásticas, verifica el comprobante respectivo. comprobantes de entrega de
si todo está correcto anota la materiales Nos. 21451 22184 22294
fecha, su nombre y su firma. Este ítem aplica para el 22570 24226 Puntarenas y
Procede a anotar en su Departamento de Acreditación comprobante de entrega de materiales
Registro Interno de Recibo, de Conductores, para las Nos. 24290 San Ramón.
las tarjetas plásticas y lo regionales se deberá modificar
entrega al funcionario por cuanto es la Jefatura quien
Terminalista, quién verifica y si lleva el control y custodia de las
todo esta correcto anota fecha, tarjetas.
nombre su nombre y su firma.
Procede a custodiar las tarjetas
plásticas en la bodega y al día
siguiente al iniciar la jornada
laboral entrega de nuevo
mediante Registro Interno las
tarjetas plásticas al Funcionario
Terminalista.
Nº NORMATIVA CONDICIÓN EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO
Actividad: Recibo almacenamiento y custodia de los materiales utilizados en la emisión de licencias de
conducir.
1 El Jefe del Departamento de Los funcionarios que cita el La condición encontrada no cumple
Acreditación de Licencias de ítem se presentan en la bodega con lo normado, según consta en la
Conducir junto al Director de del COSEVI para la recepción siguiente documentación:
Tecnología COSEVI, el de la mercadería, del cual se
Encargado del Almacén Central firma el acta respectiva, en - Acta Preliminar 227-2016
COSEVI y un Representante donde consta la cantidad - Oficio UAM 0649-2018 del 28-08-
del Proveedor, se presentan en unidad descripción el rango de 2018
el Almacén Central de COSEVI numeración de las tarjetas - Boleta salida de materiales
y verifican, según lo contratado, plásticas. Se indica que se (materiales en tránsito) COSEVI No.
lo siguiente: recibe y revisa en presencia de 21968
La cantidad de bultos y de los siguientes funcionarios: - Comprobante de entrada de
cajas recibidas por tipo de materiales a la Unidad de
artículo. Alexis Tourino López, cédula administración de materiales
Las características de los No. 8-0075-0356 (documento 21968)
materiales recibidos. Cecilio Villagra Amador, cédula - Oficio AD-2015-013-BOD del 07-
La numeración consecutiva No. 6-171-358 09-2015.
de las cajas según lo
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Nº NORMATIVA CONDICIÓN EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO
indicado en una tarjeta Bryan Valverde Arias, cédula
adherida a cada caja, en la No. 4-0193-0796
que se especificará el Jason Torres Vargas, cédula
rango de tarjetas plásticas No. 1-1633-0848
que contiene y cualquier Mainor Picado Ruiz, cédula No.
otra característica 1-1373-0500
especificada en el contrato. Wagner Arias Mora, cédula No.
1-1246-0850
Una vez verificado lo anterior, Rodolfo Jiménez Matamoros,
se identifica cada caja y bulto cédula No. 1-0475-0633
para lo cual se anota en cada Edwin Montoya Orozco, cédula
uno: la fecha de ingreso y el No. 4-0146-0931
material que contienen las Vincer Sánchez Gutiérrez,
cajas. La fecha de ingreso de cédula No. 4-0167-0430
los materiales permitirá su uso Walter Torres Calderón, cédula
bajo el sistema Primero en No. 1-0749-0059
Entrar Primero en Salir
(PEPS). Existe una gran cantidad de
Posteriormente, se levanta el plásticos dañados (Más de
Acta de Recibo en cinco tantos, 80.000 tarjetas dañadas)1
en la que se deja constancia custodiados en la bodega del
de la calidad y características Departamento de Acreditación
de los bienes recibidos respecto de Licencias de Conducir y
de lo requerido, ofrecido y otros en proceso de devolución
adjudicado, la cantidad de de las Regionales, situación
bultos y de cajas recibidas por que no se determinó desde la
tipo de material, la numeración recepción de los insumos. (Ver
de las tarjetas plásticas anexo No. 1). De acuerdo con
recibidas según lo anotado en el Departamento de
las cajas y cualquier Acreditación de Conductores
observación que se requiera. El estos materiales ya vienen
acta es firmada por todos los dañados de fábrica, el
presentes y cada uno le proveedor se encargará de la
corresponde un ejemplar. reposición. Así mismo, ese
Inmediatamente después de lo Departamento no tiene claro el
anterior, los materiales se costo de los insumos
trasladan, a la Bodega del deteriorados, por cuanto en
Departamento de Acreditación consulta del 16-01-2019 oficio
de Licencias de Conducir, en un DAG-2019-0087, no remitieron
vehículo que reúna las la información detallada. Cabe
condiciones necesarias para destacar, que se percataron del
transportar este tipo de daño hasta el momento en que
material. Durante su transporte, se iban a utilizar los materiales,
los materiales son debido a que se pegaban en la
custodiados por la Jefatura impresora a la hora de emitir
del Departamento de alguna licencia.2
Acreditación de Licencias de
Conducir, el Funcionario del
Almacén de COSEVI y el
1
Verificado el 15-11-18
2 Oficio DVT-DGEV-ALC-2019-10 del 22-01-2019
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Nº NORMATIVA CONDICIÓN EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO
Subdirector de Educación
Vial, quienes deben
asegurarse de que todos los
materiales lleguen a su
destino en buen estado.
3 La Jefatura o en su ausencia, la En el Departamento de La condición encontrada no cumple
subjefatura recibe los Acreditación de Conductores, con lo normado, de acuerdo con la
materiales, con su clave no existe sub jefatura. verificación de campo realizada, la cual
ingresa al sistema y anota los se detalla en el anexo No.1 del
siguientes datos, con lo cual El encargado de la bodega presente informe.
actualiza el sistema: incluye en el sistema la
Cantidad de bultos y cajas información del material
recibidas por tipo de recibido y procede a almacenar
artículo. los materiales en los anaqueles
Características de los -los cuales no están rotulados-
materiales recibidos. ver anexo No. 1
Rango de la numeración
consecutiva de las tarjetas El ítem establece que las
plásticas. tarjetas plásticas se estiban en
Fecha de ingreso de los la estantería en un máximo de
materiales. 5 cajas una sobre otra; no
Número del acta de recibo. obstante, los encargados del
Procede a almacenar los proceso no tienen claro de
materiales en los anaqueles cuales cajas se refiere -si la de
debidamente rotulados e 5000 o la que contiene varias
identificados con el material que cajas de estas-
se deposita en ellos. Además,
las tarjetas plásticas se Los inventarios aleatorios no se
estiban en la estantería en un están realizando.
máximo de cinco cajas una
sobre otra, los rollos de En la bodega se encontraron
sobrelaminado se depositan diversos artículos diferentes de
individualmente en los los insumos para la emisión de
anaqueles y estos y las cintas licencias (limpieza, oficina,
de color deben almacenarse a etc.) (Ver Anexo No. 1)
una temperatura promedio de
17 grados centígrados. Los rollos no están archivados
Aleatoriamente realiza individualmente y sobre la
inventarios físicos del temperatura ambiental, se dan
material en bodega que discrepancias y/o
confronta con lo entregado y desconocimiento, incluso en
reportado por los funcionarios algunos lugares se encontró
de las Regionales y de la Sede apagado el aire acondicionado.
Central. (Refiérase al anexo No. 2
“Detalle de la temperatura
Nota: La bodega es exclusiva del aire acondicionado en el
para almacenar y custodiar Departamento de
este material, únicamente la Acreditación de Licencias de
Jefatura de Acreditación de Conducir y Regionales de
Licencias de Conducir y, en su Educación Vial)”, por ejemplo,
ausencia la Subjefatura la recomendación que se
presenta en el ítem es de 17°
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Nº NORMATIVA CONDICIÓN EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO
custodian la llave, C, pero la caja de los rollos de
tienen
acceso a la Bodega. color recomienda una
temperatura de
almacenamiento entre 20° y
25° Centígrados.
Actividad: Desecho de las Tarjetas Plásticas Anuladas de los Sobrantes de los Rollos de Sobrelaminado
y de las Cintas de Color Utilizados en la Emisión de Licencias de Conducir.
La jefatura o Subjefatura del La Jefatura acumula material La condición encontrada no cumple
Departamento de Acreditación de desecho y según convenga, con lo normado, de conformidad con
de Licencias de Conducir, coordina con las diferentes los documentos presentados:
proceden a sacar las tarjetas instancias para realizar las
plásticas y sobrantes de los destrucciones de los Oficio destrucción de materiales del
rollos de sobrelaminado y de materiales. 13-06-2018
rollos de cinta de color para Oficios del BCR
desecho, en los primeros Entre los meses de febrero y SD-001-2018 del 23-02-2018
cinco días de cada mes. marzo, se solicitó nos SD-012-2018 del 26-04-2018
Para el desecho del material, comunicaran la fecha de la SD-221217-2018 del 22-12-2017
que se realiza mediante su próxima destrucción de SD-300-2018 del 30-01-2018
quemado u otra forma que se materiales para participar del
considere confiable y amigable proceso; sin embargo, a la
con el ambiente, existe una fecha no se ha convocado.
comisión integrada por la
Jefatura o en su ausencia, la
Subjefatura del La destrucción de los
Departamento de materiales no se realiza
Acreditación de Licencias de mensualmente.
Conducir, el encargado del
Almacén de COSEVI y un
abogado de la Asesoría Legal
Del Banco de Costa Rica, se
del COSEVI, quien coordina la
recibe el material de desecho
Comisión. Para el Desecho, el
en un sobre sellado, y la lista
coordinador de la Comisión
con el consecutivo de los
levanta el Acta de Desecho del
materiales por destruir. Sin
Material en cuatro tantos, en la
embargo, de parte del
que anota el material que se
Departamento de Acreditación
desecha, los números de las
de Licencias de Conducir no
tarjetas plásticas que se
consta la verificación o
desechan, el motivo por el
conciliación del encargado de
cual se anularon las tarjetas y
la bodega sobre la serie de los
el resto del material,
plásticos versus el consecutivo
asimismo, anota la fecha y
emitido por el banco para
los nombres de los miembros
proceder con la destrucción de
de la Comisión, quienes
los plásticos
firman los cuatro tantos del
acta y proceden a la
destrucción del material. A
cada uno de los integrantes le
corresponde un ejemplar del
Acta y el restante se le remite al
Director de Educación Vial.
La jefatura involucrada da
seguimiento, periódicamente, al
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Nº NORMATIVA CONDICIÓN EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO
trámite realizado en el
desarrollo de la actividad,
evalúa y toma las medidas
correctivas que correspondan.
CRITERIO
Se identificó el incumplimiento de las siguientes normas:
LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO, LEY NO. 8292, artículos No. 8.-
Concepto de sistema de control interno; No. 12.- Deberes del jerarca y de los
titulares subordinados en el sistema de control interno; No. 13.- Ambiente de control;
No. 14.- Valoración del riesgo; No. 15.- Actividades de control; No. 17.- Seguimiento
del sistema de control interno
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO, N-2-2009-CO-DFOE,
como el jerarca y los titulares subordinados, deben emprender las medidas
pertinentes para contar con un SCI, conformado por una serie de acciones
diseñadas y ejecutadas por la administración activa para proporcionar una
seguridad razonable en la consecución de los objetivos organizacionales, y se
transgrede las siguientes normas de dicho cuerpo normativo: 4.4.2 Formularios
uniformes; 1.2 Objetivos del SCI; 1.4 Responsabilidad del jerarca y los titulares
subordinados sobre el SCI; 1.5 Responsabilidad de los funcionarios sobre el SCI;
2.4 Idoneidad del personal; 4.1 Actividades de control; 4.3 Protección y
conservación del patrimonio
CAUSA
Se realizan actividades que no están consideradas dentro de los procedimientos o
no se siguen adecuadamente, además, se encuentran desactualizados; también a
la carencia de una supervisión constante sobre las actividades que se desarrollan;
existe diferencias de criterios entre los responsables de los procesos. Negligencia
o descuido en la revisión de los insumos al recibirlos.
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2.2. Objetivo Específico N°2. Verificar el control sobre el proceso evaluado,
así como determinar los riesgos
DEFICIENCIA No 2.2.1
“Debilidades en el Sistema de Control Interno.”
CONDICION
Detalle de la valoración de aspectos generales y básicos de cada uno de los
componentes de Control Interno aplicados en el procedimiento
De los 5 componentes del Sistema de Control Interno se tiene lo siguiente:
I. AMBIENTE DE CONTROL
- No se deja constancia de la supervisión requerida para el proceso
investigado, y no está delimitado a quien le corresponde.
- Aunque existe un procedimiento para el cumplimiento de las labores del
Departamento de Acreditación de Conductores, no se encuentra acorde con
varias de las actividades que actualmente desarrollan los encargados, se
requiere de una actualización.
- Idoneidad del personal3 en contraposición con los manuales de cargos de la
Dirección General del Servicio Civil -Misceláneo de Servicio Civil 1 vs
encargado de bodega- .
- Delegación de funciones deficiente; por cuanto el encargado de bodega del
Departamento de Acreditación de Conductores, es quien recibe materiales,
incluye en sistema, administra y distribuye el material nuevo y se encarga de
la destrucción masiva del mismo; aunado a otras funciones generales que le
han sido asignadas como brindar información, certificaciones, entre otros.
II. VALORACIÓN DE RIESGO
- Deficiencias en la valoración del riesgo, según las deficiencias encontradas
en el presente informe.4
3
El personal debe reunir las competencias y valores requeridos, de conformidad con los manuales de puestos institucionales, para el
desempeño de los puestos y la operación de las actividades e control respectivas. NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL
SECTOR PÚBLICO, N-2-2009-CO-DFOE
4
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben definir, implantar, verificar y perfeccionar un proceso
permanente y participativo de valoración del riesgo institucional, como componente funcional del SCI. Las autoridades indicadas deben
constituirse en parte activa del proceso que al efecto se instaure.
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III. ACTIVIDADES DE CONTROL
- Desactualización de procedimientos.
- Supervisión deficiente.
- Insuficiente protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los
materiales para la emisión de licencias.
- Manejo deficiente en el tratamiento de los materiales de licencias obsoletos,
en desuso y/o defectuosos.
- Inexistencia de un criterio uniforme en cuanto la temperatura ambiental para
la conservación de los materiales.
- Contrato de mantenimiento de los equipos de cómputo vencido o inexistente.
IV. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
- La desactualización de los procedimientos, no garantizan la confiabilidad,
oportunidad y seguridad de la información, así como el debido
establecimiento de los canales de comunicación, al no reflejar la realidad de
las actividades que se efectúan para el debido desarrollo del procedimiento.
SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
- Deficiencias en el seguimiento del sistema de control interno, que ha
permitido las desviaciones establecidas en los ítems anteriores.
CRITERIO:
Incumplimientos según lo establecido en las siguientes normas:
Ley General de Control Interno No. 8292
Artículo No.10: Responsabilidad por el Sistema de Control Interno, Artículo No. 13:
Ambiente de Control, Artículo No. 15. Actividades de control, Articulo No. 14:
Valoración del riesgo, Artículo No. 16: Sistemas de información, Artículo No. 17:
Seguimiento del sistema de control interno.
Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE)
Norma 1.5: Responsabilidad de los funcionarios sobre el Sistema de Control
Interno, Norma 2.2: Compromiso superior, Norma 3.1: Valoración de Riesgo, Norma
4.1 Actividades de Control, Norma 4.5. Garantía de eficiencia y eficacia de las
Operaciones, Norma 4.5.1. Supervisión Constante, Norma 4.6 Cumplimiento del
ordenamiento jurídico y técnico, Norma 5.1 Sistemas de Información, 5.4 Gestión
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P á g i n a 22 | 45También puede leer
