SISTEMAS DE CONTROL INTERNO - Juan Ramón Santillana González Tercera edición
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SANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
SISTEMAS DE CONTROL INTERNO
Juan Ramón Santillana González
Tercera edición
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es posible que usted no esté autorizado para usar, copiar o divulgar todo o parte de la información expuesta.SANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
Resolución estudios de caso contemplados
en los capítulos 6 al 13
© Juan Ramón Santillana González
CONTENIDO
Resolución de estudio de caso del capítulo 6. Sistema de control interno en base al
proceso caja y bancos.
Resolución de estudio de caso del capítulo 7. Sistema de control interno en base al
sistema contable.
Resolución de estudio de caso del capítulo 8. Sistema de control interno en base a la
segregación de funciones incompatibles.
Resolución de estudio de caso del capítulo 9. Sistema de control interno en base a
transacciones del ciclo de ingresos.
Resolución de estudio de caso del capítulo 10. Sistema de control interno en base a
transacciones del ciclo de compras.
Resolución de estudio de caso del capítulo 11. Sistema de control interno en base a
transacciones del ciclo de producción e inventarios.
Resolución de estudio de caso del capítulo 12. Sistema de control interno en base a
transacciones del ciclo de tesorería.
Resolución de estudio de caso del capítulo 13. Sistema de control interno en base a
transacciones del ciclo de nóminas.SANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
RESOLUCIÓN DE ESTUDIO DE CASO DEL CAPÍTULO 6. SISTEMA DE
CONTROL INTERNO EN BASE AL PROCESO CAJA Y BANCOS
____________________________________________________________
Atlixco, Estado de Puebla, XX de XXXXXX de 20XX
LIC. ROBERTO GARCÍA,
Gerente General,
Materiales para la Construcción Atlixco, S.A. de C.V.
P r e s e n t e.
En atención a sus amables instrucciones, he efectuado las conciliaciones pendientes de
elaborar a las cuentas bancarias que maneja Materiales para la Construcción Atlixco, S.A. de
C.V.; trabajo ordenado por usted, derivado de los siguientes
Antecedentes:
Conocimiento que usted tiene de la problemática que prevalece en el manejo de las cuentas
de cheques de la empresa, misma que se menciona a continuación:
Incertidumbre sobre el monto real de los recursos disponibles en las cuentas de
cheques.
Discrepancia entre los saldos en chequera y los reportados por el área de contabilidad.
Lo anterior ha provocado que tenga usted que consultar diariamente con los bancos
para conocer con qué recursos cuenta la empresa a efectos de cubrir sus necesidades
de pago.
Tal situación derivó en la contratación, por parte suya, de los servicios externos del contador
público independiente Raúl Gutiérrez para que investigara lo conducente con miras a la
solución de la problemática que nos ocupa.
El contador Gutiérrez llevó a cabo su trabajo con cuyo resultado ratificó los problemas
detectados por usted, y presentó las dos siguientes recomendaciones estratégicas principales:
1. Reforzar el área de contabilidad de la empresa, contratando para tales efectos a un
contador capacitado y con experiencia que dé solución a los problemas de control y
registro contable que requiere Materiales para la Construcción Atlixco, S.A. de C.V.;
recomendación que derivó en la contratación del suscrito.SANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
2. La primer tarea a avocarse el nuevo contador será la elaboración de las conciliaciones
bancarias pendientes de efectuar; tarea cumplida y cuyos resultados se muestran
enseguida:
Observaciones determinadas: Causas probables: Riesgos:
1. La empresa tiene registrados Algunos depósitos están o Sustracción de
depósitos que no aparecen en registrados en la recursos.
los estados de cuenta contabilidad, pero no fueron o Estados financieros
bancarios. realizado física o erróneos.
electrónicamente en el
banco.
Errores fortuitos o
intencionales de registro.
Desvío de recursos no
depositados en el banco
2. Se han presentado reclamos de Registro incorrecto de o Desvío de recursos.
clientes que supuestamente pagos de clientes o Pérdida de recursos.
han pagado sus adeudos, pero (acreditamiento incorrecto al o Errores en los registros
que la empresa los tiene cliente “B” en vez de al contables y auxiliares.
registrados como pendientes de cliente “A”, por ejemplo). o Estados financieros
cobro. Reclamos improcedentes erróneos.
de clientes.
Disposición indebida de los
pagos de clientes por parte
de algún empleado que
interviene en el proceso.
3. No se tiene claramente Falta de comunicación y o Desvío de recursos.
identificado el origen de algunos seguimiento a las o Pérdida de recursos.
abonos efectuados por el banco operaciones concertadas o Registros contables y
pudiendo ser, por ejemplo, con los bancos. auxiliares incompletos o
intereses o algún otro tipo de extemporáneos.
rendimientos; por supuesto, o Estados financieros
éstos no se han contabilizado. erróneos.
4. Se cuenta con evidencia de que Error del empleado bancario o Pérdida de recursos.
un empleado bancario se al digitar incorrectamente el o Registros contables y
equivocó en la digitación de un número de cuenta de la auxiliares incompletos o
número de cuenta provocando empresa, provocando así extemporáneos.
con ello que un depósito se que el recurso se acreditara o Estados financieros
acreditara a otro a otro cliente del banco. erróneos.
cuentahabiente; y no se ha Falta de seguimiento y
presentado una reclamación reclamo oportuno de los
formal al banco para que corrija errores bancarios.
este error.
5. No se tiene certeza absoluta de Efecto de la falta de o Desvío de recursos.
cuántos cheques de clientes oportunidad en la o Pérdida de recursos.
han sido devueltos por los elaboración de lasSANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
bancos, y las causas de las conciliaciones bancarias, y o Pérdida de beneficios
devoluciones. de seguimiento y aclaración financieros.
de partidas en conciliación. o Falta de recuperación
inmediata de los
importes involucrados.
o Extemporaneidad en el
ejercicio de acciones
legales en contra del
girador.
6. No se conocen en su totalidad Aplica la misma causa o Pérdida de recursos.
las comisiones cobradas por los probable del punto que o Registros contables y
bancos, ni se han solicitado a antecede auxiliares incompletos o
los bancos los comprobantes extemporáneos.
correspondientes; no se han o Estados financieros
investigado ni contabilizado erróneos.
estas comisiones.
7. No se registran contablemente Omisiones o errores de o Registros contables y
los traspasos entre bancos. registro. auxiliares incompletos o
extemporáneos.
o Estados financieros
erróneos.
o Desconocimiento de los
saldos reales en las
cuentas de cheques.
Recomendaciones de acciones de control:
1. La elaboración oportuna de conciliaciones bancarias (a más tardar dentro de los diez
primeros días de cada mes) representa una de las acciones de control más relevantes en
el proceso de caja y bancos, que por ningún motivo debe ser soslayada.
2. Las partidas en conciliación deben ser investigadas y atendidas de inmediato por personal
independiente al manejo y custodia de fondos y chequeras.
3. Establecer políticas para cancelar en un tiempo determinado los cheques expedidos en
tránsito que no han sido cobrados.
4. Preparar un reporte diario de saldos en cuentas de cheques. Confrontar estos saldos
contra los registros contables.
Quedo a sus apreciables órdenes en lo que tenga usted a bien disponer.
At e n t a m e n t e
C.P. ALFONSO HUERTASANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
RESOLUCIÓN DE ESTUDIO DE CASO DEL CAPÍTULO 7. SISTEMA DE
CONTROL INTERNO EN BASE AL SISTEMA CONTABLE
____________________________________________________________
México, D.F., XX de XXXXXX de 20XX
LIC. ARTURO SÁNCHEZ,
Gerente,
Comercial Papelera, S.A.,
P r e s e n t e.
El consejo de administración de Comercial Papelera, S.A., ha manifestado su satisfacción por
la gestión que ha usted aplicado en la empresa, merced a su capacidad, experiencia y
conocimientos del giro de negocio en que opera, lo que la ha llevado a un constante y sólido
crecimiento; sin embargo, también ha advertido áreas de oportunidades de mejora en
aspectos administrativos y en la rendición de cuentas, en especial en materia contable y
financiera, de manera correcta y oportuna, cuya atención y solución indudablemente
redundará en el posicionamiento, desarrollo y crecimiento de la empresa.
Ante tal panorama, tuvo usted a bien valerse de los servicios externos del suscrito, confianza
que le agradezco, para que revisara el proceso contable de la referida, tendiendo a reforzar su
control interno y la eliminación, mitigación y administración de los riesgos a que está expuesta
la empresa en esta materia; complementando con la propuesta de acciones de control a
adoptar para su debida atención y, dentro de lo posible, su solución.
Sobre el particular, me permito informarle que he concluido con el trabajo para el que fui
contratado, cuyos resultados se exponen a continuación:
Áreas de oportunidad: Riesgos: Acciones de control:
1. El área de contabilidad de Proceso contable deficiente o Evaluar conveniencia de
Comercial Papelera, S. A., y falto de homogeneidad. sustituir al contador de la
registra en base a un Disparidad de criterios en empresa.
catálogo de cuentas los registros a efectuar. o Desarrollar e instaurar, de
obsoleto, parchado y La contabilidad no cumple inmediato, un catálogo de
desarticulado. con su objetivo primordial cuentas acorde con las
de generar y proporcionar necesidades de la empresa.
información contable y o Apego irrestricto a lo que se
financiera confiable, estipule en el catálogo de
cuentas a instaurar.SANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
oportuna y de apoyo a la
toma de decisiones.
2. El proceso contable de la Proceso contable deficiente o Desarrollar e instaurar, de
empresa no se apoya en un y falto de homogeneidad. inmediato, un instructivo
instructivo para el manejo Disparidad de criterios en para el manejo de cuentas
de cuentas ni en una guía los registros a efectuar. que informe los conceptos
de contabilización. Sus Estados financieros de cargo y abono de cada
estados financieros sólo se erróneos; carentes de cuenta; así como una guía
constriñen a un balance confiabilidad como soporte de contabilización que
general y a un estado de para la toma de decisiones. estandarice el manejo
resultados, ambos de contable de cada tipo de
dudosa confiabilidad y sin transacción.
anexos informativos de o Elaborar Estado de
soporte. variaciones en el capital
contable, y Estado de flujos
de efectivo y Estado de
cambios en la situación
financiera, de conformidad
con lo establecido en las
Normas de información
financiera (NIF).
o Elaborar los anexos
complementarios a los
estados financieros que
requiera la administración
de la empresa.
3. No se elaboran Desvío de recursos. o La elaboración oportuna de
conciliaciones bancarias de Pérdida de recursos. conciliaciones bancarias (a
manera rutinaria y Registros contables y más tardar dentro de los
consistente. auxiliares incompletos o diez primeros días de cada
extemporáneos. mes) representa una de las
Estados financieros acciones de control más
erróneos. relevantes en el proceso
Desconocimiento de los contable que por ningún
saldos reales en las cuentas motivo debe ser soslayada.
de cheques. o Las partidas en conciliación
deben ser investigadas y
atendidas de inmediato por
personal independiente al
manejo y custodia de
fondos y chequeras.
4. No coinciden los saldos de Desvío de recursos. o Conciliación permanente
cuentas por cobrar y Pérdida de recursos. entre los saldos contables
documentos por cobrar con Registros contables y de cuentas por cobrar y de
los correspondientes del auxiliares incompletos o documentos por cobrar con
libro mayor. Se desconoce extemporáneos. el libro mayor.
la antigüedad de esos Estados financieros o Las partidas en conciliación
saldos. erróneos. deben ser investigadas y
atendidas de inmediato porSANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
Falta de acciones oportunas personal independiente al
sobre saldos antiguos manejo y custodia de las
pendientes de cobro. cuentas y documentos por
cobrar.
o Elaboración mensual de
Reportes de antigüedad de
saldos.
5. No se registran Desvío de recursos. o Invariablemente, este tipo
adecuadamente los Pérdida de recursos. de créditos deben ser
deudores diversos y por Desconocimiento, parcial o registrados en la
consiguiente se pierde el total, por parte de la contabilidad de la empresa.
control sobre la administración, con la o Elaboración mensual de
recuperación de sus consecuente falta de Reporte de antigüedad de
adeudos, como es el caso recuperación, cuando no se saldos de deudores
de reclamaciones a registran contablemente diversos.
aseguradoras, faltantes de este tipo de créditos en o Designar y responsabilizar a
inventarios, préstamos a favor de la empresa. un empleado de la empresa
empleados, anticipos a Falta de acciones oportunas por el registro,
proveedores, etcétera. sobre saldos antiguos administración y
pendientes de cobro. recuperación de esta
cartera.
6. No coinciden los saldos de Desvío de recursos, robos. o Doble revisión a los
las cuentas de inventarios Pérdida de recursos. resultados de la toma física
con los correspondientes Registros contables y de inventarios por personal
del libro mayor. auxiliares incompletos o independiente al registro,
extemporáneos. manejo y custodia de los
Estados financieros inventarios.
erróneos. o Reforzar las medidas de
seguridad.
7. No se lleva control sobre las Desconocimiento del o El proceso de mercancías
mercancías en tránsito. avance del proceso de las en tránsito debe ser
mercancías en tránsito y de controlado a través de la
los costos y gastos a cuenta contable Mercancías
integrar y acumular en cada en tránsito.
compra.
Registros contables y
auxiliares incompletos o
extemporáneos.
Estados financieros
erróneos.
8. No se practica inventario Desvío de recursos, robos. o Designar y responsabilizar a
físico al mobiliario y equipo Pérdida y/o mala un empleado de la empresa
y, por ende, no se concilian administración o uso de por el registro auxiliar,
los registros contables con estos recursos. administración y control de
las existencias físicas. Registros contables y estos recursos.
auxiliares incompletos o o Conciliación permanente
extemporáneos. entre los saldos contables
de mobiliario y equipo conSANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
Estados financieros los inventarios físicos y el
erróneos. libro mayor.
9. Se manejan indistintamente ¿En cuál de los dos o Concentrar el proceso de
cuentas de proveedores y procesos se puede confiar?; reconocimiento de adeudos
cuentas por pagar, lo que posiblemente en ninguno. a proveedores a través de
genera incertidumbre sobre Se requiere consultar un Sistema de cuentas por
el pasivo real por este ambos procesos para pagar que es el que
concepto a cargo de la identificar los adeudos proporciona mayores
empresa; por supuesto que específicos a un proveedor. elementos de control y para
los saldos de estas cuentas Ocultamiento de desvío de su administración.
no coinciden con los recursos. o Conciliación permanente de
correspondientes del libro Registros contables y los registros de cuentas por
mayor. auxiliares incompletos. pagar con la existencia
Estados financieros física de éstas y el libro
erróneos. mayor.
10. Los anticipos recibidos de Se requiere revisar las o Concentrar única y
clientes se registran cuentas contables Anticipos exclusivamente en la cuenta
indistintamente en la cuenta de clientes y Cuentas por contable Anticipos de
Anticipos de clientes o en la cobrar a clientes para clientes los anticipos
cuenta Cuentas por cobrar aplicar los anticipos recibidos de clientes.
a clientes. recibidos de clientes.
Ocultamiento de desvío de
recursos.
Registros contables y
auxiliares incompletos.
Estados financieros
erróneos.
11. No se generan pasivos por No reconocimiento en el o Registrar, invariablemente,
concepto de gastos ejercicio o periodo contable al cierre del ejercicio o
acumulados. gastos que corresponden al periodo contable, los gastos
ejercicio o periodo en que acumulados, no obstante
se generaron. que sean pagados en el
Alteración de resultados de siguiente ejercicio o
operación del ejercicio o periodo.
periodo que corresponda, lo o Estimar las provisiones
que provoca presentar contables que sean
resultados de operación necesarias sobre
ficticios más favorables. obligaciones de la empresa,
Estados financieros no obstante que se
erróneos y/o alterados. desconozca el monto
exacto de éstas.
12. No se lleva cuenta de las Pérdida de oportunidad por o Abrir las subcuentas
ventas por línea de identificar y conocer la contables de Ventas y de
producto y su rentabilidad de cada Costo de ventas que se
correspondiente costo; producto o línea de requieran para identificar las
ambos conceptos se productos. ventas y costos de cada
producto o línea deSANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
registran y reportan de Pérdida de oportunidad por productos, y la
manera global. identificar y conocer la productividad de cada
productividad de cada vendedor o grupo de
vendedor o grupo de vendedores.
vendedores.
13. Están mezclados los gastos Pérdida de oportunidad por o Instaurar el proceso
generales y de identificar y conocer los contable denominado
administración con los gastos incurridos por la Contabilidad por áreas de
gastos de ventas. No se administración y por la responsabilidad que informe
comparan éstos con lo actividad de ventas; así los gastos de administración
presupuestado. como su comparación con y los de ventas,
los presupuestos comparados con los
autorizados. presupuestos autorizados.
Este proceso a instaurar
deberá incluir las
subcuentas que se
requieran para conocer los
gastos presupuestados e
incurridos por cada área
específica de administración
o de ventas.
Reitero mi agradecimiento por su confianza para realizar este trabajo que tuvo usted a bien
encomendarme. De igual manera, dejo constancia de gratitud hacia el personal de Comercial
Papelera, S.A., que me apoyó con sus valiosos comentarios, suministro de información e
interacción con el suscrito para llevar a buen término la tarea encomendada.
Atentamente
C.P. RUBÉN JORDÁNSANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
RESOLUCIÓN DE ESTUDIO DE CASO DEL CAPÍTULO 8. SISTEMA DE CONTROL
INTERNO EN BASE A LA SEGREGACIÓN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES
_____________________________________________________________________
Toluca, Estado de México, XX de XXXXXX de 20XX
SR. NICANOR TORRES,
Propietario y Administrador General,
Materiales para la Construcción, S.A. de C.V.,
P r e s e n t e.
Las Normas Internacionales de Auditoría que guían y orientan el ejercicio de la auditoría de
estados financieros, emitidas por la Federación Internacional de Contadores, y aceptadas y
difundidas en México por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, el cual forma parte de
esa Federación, requieren dentro de sus lineamientos el examen y evaluación del control
interno instaurado en la empresa a auditar como insumo, entre otros muchos más, para
determinar la naturaleza, oportunidad, procedimientos de auditoría a aplicar, y el alcance de
nuestra intervención.
En ese entendido, durante el examen y evaluación del control interno que se sigue en
Materiales para la Construcción, S.A. de C.V., me percaté que la empresa requiere de una
visión más amplia para administrarla, lo que ha provocado, entre otros aspectos, que algunos
empleados realicen funciones incompatibles.
Por funciones incompatibles se entenderá aquellas actividades que lleva a cabo un empleado
que, al combinarse o conjuntarse con otras desarrolladas por el mismo empleado, provocan
debilitamiento en los controles y riesgos de conductas indebidas o malos manejos. Tales
incompatibilidades detectadas en la empresa, los riesgos asociados y las funciones a
segregar se resumen como sigue:
Funciones desempeñadas: Riesgos por incompatibilidad: Segregación de funciones:
1. La persona que maneja Quedarse con parte del o La persona que maneja
ingresos antes de su ingreso y facturar solo por el ingresos antes de su
registro inicial prepara y monto ingresado, registro inicial, por ningún
maneja documentos base disminuyendo para ello el motivo deberá participar
para facturar, maneja en las siguientesSANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
registros iniciales de ventas, precio de las mercancías o actividades: preparación y
autoriza notas de crédito y servicios vendidos. manejo de documentos
maneja la documentación Quedarse con parte del base para facturar,
soporte, y aprueba y maneja ingreso y registrar manejo de registros
las rebajas y devoluciones contablemente sólo el iniciales de ventas,
sobre ventas y su remanente. autorización de notas de
documentación soporte. Quedarse con el ingreso y crédito y manejo de la
elaborar una nota de crédito documentación soporte, y
para dar por pagada o aprobación y manejo de
cancelada una factura. las rebajas y devoluciones
Quedarse total o sobre ventas y su
parcialmente documentación soporte.
con el ingreso y autorizar una
rebaja o devolución para
cubrir el monto dispuesto.
2. La persona que maneja Quedarse con parte del o La persona que maneja
ingresos después de su ingreso y facturar solo por el ingresos después de su
registro inicial prepara y monto ingresado, registro inicial, por ningún
maneja documentos base disminuyendo para ello el motivo deberá participar
para facturar, autoriza notas precio de las mercancías o en las siguientes
de crédito y maneja la servicios vendidos. actividades: preparación y
documentación soporte, Quedarse con parte del manejo de documentos
aprueba y maneja las ingreso y registrar base para facturar,
rebajas y devoluciones sobre contablemente solo el autorización de notas de
ventas y su documentación remanente. crédito y manejo de la
soporte, y prepara y maneja Quedarse con el ingreso y documentación soporte,
documentos base para elaborar una nota de crédito aprobación y manejo de
soportar un egreso. para dar por pagada o rebajas y devoluciones
cancelada una factura. sobre ventas y su
Quedarse total o documentación soporte, y
parcialmente con el ingreso y preparación y manejo de
autorizar su registro como documentos base para
una rebaja o devolución para soportar un egreso.
cubrir el monto dispuesto.
Disponer de recursos
entrantes para efectuar
compras, alterando así la
correcta contabilización tanto
de ingresos como de
egresos.
3. La persona que firma Aumentar (inflar) los pagos o La persona que firma los
cheques lo hace por adquisiciones. cheques individualmente
individualmente, y además Aumentar (inflar) los costos o o maneja cheques ya
aprueba los registros gastos implicados en el firmados en forma
iniciales de compras y egreso. mancomunada, por
egresos y maneja la Alterar los registros ningún motivo deberá
documentación soporte, y contables con fines de participar en las siguientes
participa en el proceso de ocultamiento de actividades:
autorización y registro en los irregularidades. aprobación de los
libros contables. registros iniciales deSANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
compras y egresos y
manejar la documentación
soporte, y participar en el
proceso de autorización y
registro en los libros
contables.
4. La persona que maneja la Se está dando la función o La persona que maneja la
nómina lleva los registros de incompatible por excelencia, nómina, por ningún motivo
personal, recaba la ya que se puede alterar el deberá participar en las
información base para proceso en cualquiera de sus siguientes actividades:
elaborar la nómina, la etapas inventando a llevar los registros de
elabora, solicita el cheque empleados o trabajadores personal, recabar la
por el importe de la nómina, apócrifos y quedarse el información base para
lo cambia en el banco y probable defraudador con los elaborar la nómina,
paga en efectivo a los importes implicados. Regla: elaborarla, solicitar el
trabajadores; además el que la hace (la nómina) no cheque por el importe de
elabora la póliza de diario la paga. la nómina, cambiarlo en el
contable para el registro de Tendrá toda la oportunidad banco y pagar en efectivo
la nómina. de alterar los registros a los trabajadores;
contables con fines de además elaborar la póliza
ocultamiento de de diario contable para el
irregularidades. registro de la nómina.
5. La persona responsable del Disponer de inventarios o La persona responsable
control físico de inventarios físicos y ocultar tal del control físico de los
prepara y maneja disposición alterando los inventarios, por ningún
documentos base para el registros correspondientes. motivo deberá participar
registro de inventarios, en las siguientes
aprueba y maneja los actividades: preparación y
registros de compras, y manejo de documentos
participa en el proceso de base para el registro de
autorización y registro de los inventarios, aprobación y
libros contables. manejo de los registros de
compras, y participar en el
proceso de autorización y
registro de los libros
contables.
Quedo a sus apreciables órdenes para cualquier duda o aclaración, o para comentar el asunto
motivo del presente.
Atentamente
C.P. FRANCISCO VELÁZQUEZSANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
RESOLUCIÓN DE ESTUDIO DE CASO DEL CAPÍTULO 9. SISTEMA DE CONTROL
INTERNO EN BASE TRANSACCIONES DEL CICLO DE INGRESOS
_____________________________________________________________________
Monterrey, Nuevo León, XX de XXXXXX de 20XX
SR. ANSELMO GOMEZ,
Propietario y Administrador General,
Comercial Ferretera, S.A.
P r e s e n t e.
Agradezco de antemano su confianza y agradecimiento por haberme aceptado a colaborar
como auditor interno de Comercial Ferretera, S.A., en esta trascendental etapa de la vida de la
empresa en que ha decidido usted retirarse paulatinamente de la administración de la referida,
delegando esta responsabilidad en sus dos hijos Pedro Gómez y Arturo Gómez; solicitando
asimismo al suscrito lleve a cabo un examen y evaluación del control interno de la empresa
con el propósito de tomar las acciones que procedan en la intención de transferir la
administración que nos ocupa de una manera sana y ordenada para que continúe en el
sendero de desarrollo creciente que la ha distinguido.
Derivado de mis apreciaciones iniciales, me permito recomendar, con todo respeto, que la
transferencia de la administración se haga bajo un proceso de desplazamiento paulatino de
autoridad y responsabilidades de usted hacia sus dos hijos; de tal manera que éstos
comiencen a ejercer sus funciones directivas bajo el apoyo y orientación de usted, pero sin
que ello represente menguar la autoridad con que deben ser investidos.
Con respecto al examen y evaluación del control interno que prevalece en Comercial
Ferretera, S.A., me permito informarle que inicié los trabajos relativos enfocándolos, en
primera instancia, al ciclo de transacciones de ingresos, cuyo resultado se muestra a
continuación:
En materia de autorización
Situaciones detectadas: Acciones de control: Riesgos por incumplimiento:
1. No existe una relación Instaurar políticas por o Pueden efectuarse
formal y autorizada de escrito para la selección de embarques a clientes no
clientes a crédito. clientes y aprobación de autorizados, lo que podría
crédito.SANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
Revisar, al menos una vez generar posibles cuentas
al mes, las bases de datos incobrables.
como son: listas de clientes o Pueden efectuarse ventas a
aprobados o archivos personas o empresas con
maestros de clientes, para las que exista conflicto de
probar su confiabilidad. intereses sin el
Elaborar procedimientos conocimiento de la
específicos por escrito para administración.
añadir, cambiar o eliminar
información de las bases de
datos.
2. No existen políticas por Establecer políticas por o Puede otorgarse crédito a
escrito para el otorgamiento escrito que establezcan los clientes no autorizados, lo
de líneas de crédito. criterios a aplicar para el que podría generar posibles
otorgamiento de líneas de cuentas incobrables.
crédito. o Puede otorgarse crédito a
Revisar periódicamente el clientes con los que exista
acatamiento a las políticas conflicto de intereses sin el
establecidas para el conocimiento de la
otorgamiento de líneas de administración.
crédito.
3. El señor Pedro Gómez es el Formalizar por escrito los o Pérdida de imagen y
encargado de asignar líneas criterios base para el seriedad de la empresa
de crédito, acción que otorgamiento de líneas de cuando los clientes perciben
desarrolla con base en crédito. conflictos de autoridad entre
estudios y elementos Complementar la los señores Anselmo y
técnicos; sin embargo, su autorización de líneas de Pedro Gómez.
padre, el señor Anselmo crédito con base en el o Se diluye la imagen y
Gómez, modifica las historial y capacidad de autoridad del señor Pedro
decisiones de su hijo pago de los clientes. Gómez.
apoyándose en su El señor Anselmo Gómez
experiencia. puede orientar y asesorar a
su hijo Pedro, pero no
cambiar sus decisiones;
salvo situaciones
demostrables que lo
justifiquen, previo acuerdo
entre ambos.
4. Las listas de precios están Elaborar archivos maestros, o Pueden aceptarse pedidos
representadas por en base a tecnología de la de clientes a precios no
catálogos, cuya autorización información, de precios de autorizados y condiciones
es lenta y laboriosa merced venta autorizados. Estos inaceptables para la
a su volumen; y no archivos deberán incluir administración.
responde con oportunidad a procedimientos específicos o Pueden efectuarse entregas
los cambios de precios de para añadir, cambiar o de mercancía L.A.B. destino
los proveedores. eliminar información sin haberse considerado los
contenida en ellos. costos de entrega en los
precios de venta.SANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
Revisar periódicamente
esos archivos para probar
su confiabilidad.
5. No existen políticas por Exponer claramente los o Se pueden procesar y
escrito para el otorgamiento criterios y políticas de la aplicar descuentos y
de descuentos y rebajas empresa relativos al rebajas y aceptar
sobre ventas. otorgamiento de descuentos devoluciones de mercancía
y rebajas sobre ventas y que no sean aceptables por
autorización de la administración.
devoluciones de mercancía. o Pueden darse casos de
Desarrollar rutinas descuentos y rebajas y
automatizadas para generar aceptación de devoluciones
bonificaciones por volumen indebidas a los clientes.
y calcular o comprobar
descuentos por pronto pago
tomados por los clientes.
En materia de procesamiento y clasificación de transacciones
Situaciones detectadas: Acciones de control: Riesgos por incumplimiento:
1. El señor Pedro Gómez es Documentar procedimientos o Se pueden autorizar
responsable por la para iniciar, revisar y pedidos a clientes cuyo
autorización de pedidos de aprobar pedidos de clientes. límite de crédito se ha
clientes a crédito; sin Designar a un empleado rebasado, o bien que no son
embargo, como se ausenta con suficiente autoridad y sujetos de crédito.
con frecuencia de la oficina, jerarquía para autorizar
esta tarea la delega en su pedidos en ausencia del
secretaria Griselda Díaz. señor Pedro Gómez.
Relevar a la secretaria
Griselda Díaz de esta
responsabilidad.
2. No se lleva un registro Diseñar e implantar, con o Pérdida de imagen y
detallado de pedidos apoyo en tecnología de la seriedad de la empresa al
pendientes de surtir a información, un sistema que no contar con elementos
clientes por falta de informe, entre otros confiables para informar a
mercancía; ni se les informa aspectos: fecha, clave y sus clientes sobre el estado
a éstos con razonable nombre del cliente, número que guardan sus pedidos
confiabilidad la fecha en de pedido pendiente de pendientes de surtir.
que les será surtida. surtir, mercancía por surtir, o Pérdida de clientes al
causas de retraso, fecha recurrir éstos a otros
estimada de surtimiento, proveedores que los traten
acciones de seguimiento con mayor seriedad y
con el cliente, etcétera. formalidad.
3. No se elaboran reportes de Aplica la misma acción de o Pérdida de control y
pedidos pendientes de control del punto que atención a los clientes por
surtir. antecede.SANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
los pedidos pendientes de
cumplir.
o Pérdida de control y
seguimiento de compras a
proveedores de la empresa.
4. Los pedidos de clientes, Una actividad es la o Pérdida de control, tanto de
una vez aprobados, hacen aprobación de pedidos y los pedidos aprobados
las veces de orden de otra la orden de embarque. como de las órdenes de
embarque. Segregar ambas embarque, al fusionar
actividades y establecer ambas actividades.
controles independientes a
cada una.
Adjuntar a la orden de
embarque una copia del
pedido aprobado.
5. No existen políticas y Establecer políticas y o Se pueden embarcar
procedimientos que definan procedimientos por escrito mercancías o prestar
qué documentos se que definan qué servicios a quien no
requieren para despachar documentos se requieren corresponde, o bien surtirse
embarques. para despachar embarques. volúmenes erróneos.
o Pueden embarcarse
mercancías o prestar
servicios a clientes que se
han excedido en sus límites
de crédito.
6. Sólo participa una persona Supervisar de manera o Contubernio entre el
en el proceso de embarcar cerrada al personal que responsable de los
mercancía. ejecuta los servicios de embarques y el transportista
embarque. para embarcar mercancía
Doble conteo de los no documentada, y que por
embarques. consecuencia no se pueda
Verificación independiente, cobrar.
por el transportista, de la
mercancía embarcada.
7. No se turnan con Una vez que se cuente con o Retraso en la facturación.
oportunidad los pedidos los datos de embarque o o Falta de recuperación
surtidos para su entrega de la mercancía, inmediata de los importes
correspondiente facturación. proporcionar de inmediato involucrados.
esa información y/o datos al o Pérdida de beneficios
área de facturación y al financieros.
área que registra las salidas
del inventario de
mercancías.
8. Sólo se hace inventario Inventarios físicos o Retraso en la detección
físico de mercancía una vez periódicos de mercancía, oportuna de faltantes de
al año, para efectos de adicionales al inventario inventarios.
físico anual.SANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
auditoría de estados o Tentaciones de los
financieros. almacenistas por incurrir en
prácticas indebidas cuando
perciben que no se detecta
con oportunidad cualquier
eventual sustracción de
mercancía.
9. Ninguna otra persona o Verificación y validación de o El señor Antonio
funcionario revisa las los datos contenidos en las Bustamante cuenta con
facturas hechas por el señor facturas por personal ajeno todas las oportunidades de
Antonio Bustamante, quien, a la actividad de corregir eventuales errores,
a su vez, revisa y aclara las facturación. de omisión o comisión, en
reclamaciones de los Segregación de funciones las facturas por él
clientes por errores en para que el señor elaboradas.
facturación. Bustamante no revise ni
aclare las reclamaciones de
los clientes por errores en la
facturación, asignando esta
tarea a otro empleado.
10. Semanalmente se concilian Conciliar diariamente los o Extravío o malversación de
los ingresos a caja con los totales que arroja la cinta o fondos.
depósitos bancarios. el medio automatizado de o Podría darse el caso de no
las cajas registradoras informarse ventas o
contra las fichas de servicios al contado e
depósito bancarias. ingresos misceláneos.
11. El servicio externo de El servicio externo de o Asaltos o robos por montos
recolección de dinero se recolección de dinero debe importantes de recursos
efectúa dos veces por ser diario. disponibles.
semana. o Desvío de recursos.
o Pérdida de recursos.
o Pérdida de beneficios
financieros.
12. No se efectúan arqueos Efectuar, periódicamente y o Desvío de recursos.
sorpresivos a las cajeras. por sorpresa, arqueos a la o Pérdidas de recursos.
cajeras. o Ocultamiento de desvío de
recursos.
o Autopréstamos.
13. El señor Jorge Ordoñez El registro de los pagos o Desvío de pagos recibidos
maneja las cuentas por recibidos vía transferencia vía transferencia bancaria.
cobrar y registra los pagos bancaria debe ser realizado o Pérdida de recursos.
recibidos vía transferencia por otro empleado ajeno a o Alteración de los registros
bancaria. las actividades que realiza de cuentas por cobrar a
el señor Jorge Ordoñez. clientes.
o Eventuales situaciones de
conflicto con los clientes.SANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
14. No coincide el total de los Conciliar en forma regular y o Extravío o malversación de
registros auxiliares de periódica los saldos de fondos.
cuentas por cobrar a auxiliares de clientes con o Los asientos en las cuentas
clientes con la los saldos del libro mayor u del libro mayor pueden ser
correspondiente cuenta de otros totales de control. incompletos o inexactos, lo
control del libro mayor. Envío periódico de estados cual ocasionaría diferencias
de cuenta a los clientes entre éstos y los auxiliares
para confirmar movimientos respectivos.
y saldos. o Pueden tomarse acciones
Establecer controles en los indebidas o erróneas con
programas de cómputo para base en información
prevenir o detectar incompleta o inexacta que
duplicidad en el pase de se encuentre en un auxiliar
transacciones, así como la o registro de un cliente.
omisión de transacciones
aceptadas.
15. No se elabora reporte de Elaboración mensual de o Desconocimiento de la
antigüedad de saldos de Reportes de antigüedad de antigüedad de las cuentas
cuentas por cobrar. saldos. por cobrar a clientes.
Estricto seguimiento a las o Pérdida de oportunidad en
cuentas que acusan acciones de cobro a clientes
adeudos vencidos. con rezago en pagos.
o Otorgamiento de crédito a
clientes con saldos
vencidos.
o Cobros recibidos pueden
ser acreditados a cuentas
por cobrar recientes en
lugar de a las de mayor
antigüedad.
16. No se limita el acceso de Definir por escrito al Accesos indebidos con
personas a los registros de personal autorizado para riesgos de alteración de los
cuentas por cobrar a accesar a los registros de registros computarizados de
clientes que se manejan por cuentas por cobrar a cuentas por cobrar a
medio de tecnología de la clientes. clientes.
información. Asignar clave de acceso al Sabotaje.
empleado autorizado para Pérdida de registros.
efectuar registros en las
cuentas por cobrar a
clientes.
17. Los estados financieros se Elaborar un calendario de o Desconocimiento oportuno
preparan con dos o tres elaboración de pólizas de la situación financiera y
meses de retraso, dando contables mensuales. operativa de la empresa.
como consecuencia, entre Contar con un calendario de o Estados financieros
otras, que las declaraciones obligaciones fiscales. extemporáneos que poco
de impuestos se preparen Estricto seguimiento de la ayudan para la toma de
con información extra-libros. entrega completa y decisiones oportunas y
oportuna de información adecuadas.
base para el procesoSANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
contable por parte de o Usar datos erróneos en los
personal responsable de cálculos de impuestos.
suministrarla al área de o Pagar impuestos en exceso.
contabilidad. o Pagar multas, recargos y
Si el contador de la actualizaciones.
empresa no es capaz de
entregar estados financieros
dentro de los primeros diez
días posteriores al cierre de
cada mes, evaluar
conveniencia de sustituirlo.
En materia de verificación y evaluación
Situaciones detectadas: Acciones de control: Riesgos por incumplimiento:
1. No se verifican ni evalúan Establecer manuales de o Los informes preparados
en forma periódica los procedimientos y políticas, para la administración
saldos de cuentas por gráficas de organización y pueden presentar
cobrar, otras cuentas del otra documentación que información errónea.
ciclo de ingresos ni las presenten las cuentas o Las decisiones cruciales
transacciones relativas. contables, informes de que podría tomar la
actividades, y políticas y administración pueden estar
procedimientos que se basadas en información
deben verificar y evaluar. errónea.
Definir cuándo van a ser
verificados y evaluados los
manuales referidos, y por
quién será supervisada esta
actividad.
Describir cómo debe
ejecutarse la verificación y
evaluación, así como la
forma en que deben
documentarse los
resultados de la revisión y a
quién debe comunicársele.
2. No se confirman Confirmar, cuando menos o Desvío de recursos.
periódicamente los saldos trimestralmente, los saldos o Pérdida de recursos.
de cuentas por cobrar a de cuentas por cobrar a
clientes clientes y a deudores
diversos.
En materia de salvaguarda física
Situaciones detectadas: Acciones de control: Riesgos por incumplimiento:
1. El efectivo y cheques Recolección diaria y o El efectivo y los cheques
recibidos pendientes de concentración del efectivo y pueden sustraerse definitiva
depósito se guardan cheques en dispositivos queSANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
indistintamente en los ofrezcan seguridad, como o temporalmente, o bien
escritorios de cualquiera de por ejemplo, caja fuerte, perderse o destruirse.
los tres señores Gómez. bóveda y receptores
temporales blindados.
2. No se tienen contratadas o Contratar fianzas de o En caso de darse un acto
fianzas de fidelidad del fidelidad que incluyan, indebido, la empresa debe
personal que maneja además de recursos absorber su costo y los
inventarios, dinero en monetarios, la cobertura de gastos que se ocasionen
efectivo y cuentas por pérdida de registros, por las investigaciones que
cobrar. documentos y archivos. se requieran llevar a cabo.
3. Se permite el cambio de o Por ningún motivo debe o Desvío de recursos.
cheques personales con permitirse esta práctica o Pérdida de recursos.
dinero de la cobranza. indebida, incluyendo a los o Autopréstamos.
señores Gómez. o Pérdida de beneficios
financieros.
4. No se tiene control ni o Custodia controlada y o Pérdida de formatos con los
resguardo de los formatos prenumerada de los consecuentes riesgos
que se utilizan en el ciclo de formatos importantes: administrativos y fiscales
transacciones de ingresos. órdenes de embarque, por un mal uso de ellos.
facturas de venta, formas de o Pérdida de control de las
control para cambios al transacciones que requieren
archivo maestro, etcétera. el uso de esos formatos.
5. No hay restricciones para el Restricciones para el o Desvío de recursos.
acceso de personas al área acceso, por ejemplo o Pérdida de recursos.
de cuentas por cobrar y a dispositivos operados o Uso indebido de
los almacenes. magnéticamente, gafetes de información.
identificación, registro de
firmas, etcétera.
Identificación clara de las
personas autorizadas para
poder accesar a
determinadas instalaciones.
6. Son inadecuadas las Instaurar un Comité de o La empresa no se
medidas de seguridad administración de riesgos encuentra cubierta contra
contra incendios y están que se responsabilice, entre riesgos que se puedan
limitadas las coberturas de otras actividades, por el presentar, con el
riesgos con la aseguradora. estudio, análisis y propuesta consecuente impacto en su
de los seguros a contratar estabilidad y supervivencia.
que requiera la empresa.
La normatividad aplicable al ejercicio de la función de auditoría interna establece que esta
función, además de sus servicios de aseguramiento, revisión, evaluación y reporte, participe
con la administración de la empresa en la solución de las situaciones detectadas. En ese
orden, agradeceré a usted de la manera más atenta y respetuosa, tenga a bien disponer laSANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015. conformación de un grupo de trabajo en el que participen los colaboradores responsables de las áreas que se requieran para que, conjuntamente con esta función de auditoría interna a mi cargo, a través de una asignación de consultoría, nos avoquemos a la solución de las situaciones reportadas en el cuerpo del presente. Atentamente C.P. LADISLAO VALENCIA.
SANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
RESOLUCIÓN DE ESTUDIO DE CASO DEL CAPÍTULO 10. SISTEMA DE CONTROL
INTERNO EN BASE TRANSACCIONES DEL CICLO DE COMPRAS
_____________________________________________________________________
Querétaro, Estado de Querétaro, XX de XXXXXX de 20XX
ING. ADRIÁN MORALES,
Gerente General,
Arneses y Ensambles, S.A.
P r e s e n t e.
De conformidad con su amable petición, he realizado un examen y evaluación del control
interno del ciclo de transacciones de compras de Arneses y Ensambles, S.A. Este trabajo es
adicional a la auditoría de estados financieros que estamos practicando a los estados
financieros de la empresa al 31 de diciembre de 20XX.
Como resultado del trabajo realizado, a continuación le informo las observaciones que he
determinado, las acciones de control recomendadas para atender y atemperar esas
observaciones, y los riesgos en que se está incurriendo, o se puede incurrir, de no darse
cumplimiento a las recomendaciones que nos ocupan:
En materia de autorización
Observaciones Acciones de control: Riesgos por incumplimiento:
determinadas:
1. No existen políticas por Emitir políticas por escrito o Pueden efectuarse compras
escrito para la selección y para la selección de a proveedores no
designación de proveedores. autorizados y, asimismo
proveedores. Con apoyo en tecnología de (intencionalmente o no),
la información, elaborar puede pagarse a un
bases de datos, como listas proveedor que no suministró
de proveedores aprobados mercancías o servicios.
o archivos maestros de o Pueden generarse
proveedores. problemas en producción
Establecer procedimientos debido a embarques
específicos para añadir, surtidos con demora o baja
cambiar o eliminar calidad de las mercancías o
información de las bases de servicios adquiridos.
datos. o Sin el conocimiento de la
Revisar periódicamente la administración, pueden
confiabilidad de las bases efectuarse compras a
de datos. personas o empresas conSANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
Limitar el acceso a la las que existan conflicto de
información contenida en intereses.
las bases de datos. o Pueden realizarse compras
a proveedores cuyas
prácticas de
comercialización no sean
éticas.
2. No se cuenta con un Aplican las mismas o Aplican los mismos riesgos
catálogo actualizado de acciones de control del por incumplimiento del
proveedores, además la punto que antecede. punto que antecede.
base de datos de
proveedores no es muy
confiable.
3. No se cuenta con políticas Centralizar las compras en o Pueden ordenarse
por escrito donde se un departamento ex mercancías o servicios que
expongan claramente los profeso. no se necesiten o con
criterios de compras. Emitir políticas por escrito demasiada anticipación o
donde se expongan muy tarde.
claramente los criterios para o Pueden efectuarse compras
comprar; por ejemplo: no a personas o empresas con
ocasionar inventarios las que existan conflictos de
excesivos; y en base a intereses sobre precios o
cotizaciones, requisiciones condiciones inaceptables
justificables, a puntos de por la administración.
reorden, a especificaciones o Compras de emergencia.
de calidad e ingeniería,
etcétera.
4. Se realizan frecuentemente Elaborar informes relativos o Puede comprarse
compras de emergencia. a excesos o falta de mercancías o servicios a
existencias en almacenes. precios más altos de los
Identificar las causas de autorizados.
compras de emergencia, o Eludir la intervención del
estudiarlas y analizarlas departamento de compras.
para evitar el incurrir en
esta práctica, salvo casos
de verdadera emergencia.
5. Son pobres las Exigir a los proveedores o Puede comprarse
especificaciones de información sobre mercancías que no reúnan
ingeniería y de control de especificaciones de especificaciones o los
calidad. ingeniería y de control de estándares de calidad que
calidad de sus productos. requiere la empresa.
Verificar y, dentro de lo
posible, efectuar pruebas
del cumplimiento de esas
especificaciones.SANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.
6. No se comparan Elaborar informes sobre o Pueden pagarse
periódicamente, por variaciones en los precios mercancías o servicios a
personal ajeno a la función de compra. precios no autorizados.
de compras, las órdenes de
compra con las listas de
precios autorizados.
7. No se comparan Elaborar estudios o Desconocimiento de las
periódicamente los precios comparativos de condiciones de mercado
pagados a un proveedor cotizaciones presentadas para adquirir buenos
con los precios de mercado por diferentes proveedores. productos, a proveedores
o con los precios de otros Además del aspecto precio, confiables, y a precios
proveedores de materiales, cuidar que los diferentes justos y razonables.
insumos o servicios proveedores sean
semejantes. clasificados dentro de
rangos homogéneos de tipo
y calidad de sus productos,
plazos de entrega, seriedad
y formalidad, imagen en el
mercado, etcétera.
8. No se manejan las Abrir registros auxiliares por o Pérdida de control de las
mercancías en tránsito a cada orden de compra en erogaciones efectuadas por
través de una cuenta tránsito. adquisiciones pendientes de
específica. Toda erogación por compra arribo a los almacenes de la
de mercancía que esté empresa.
pendiente de surtirse o que o Desconocimiento del costo
ha sido embarcada en integral de una orden de
proceso de arribo a los compra, con el consecuente
almacenes de la empresa, efecto erróneo en los costos
debe cargarse a la cuenta de los registros de
Mercancías en tránsito. inventarios, y en los costos
Asegurarse que los costos y y gastos de fabricación.
gastos se relacionen o Desvío de recursos.
perfectamente con la orden
de compra que les dio
origen.
Vigilar la oportunidad de la
transferencia contable de
las mercancías en tránsito
una vez que se tenga
conocimiento que el
embarque llegó a los
almacenes de la empresa.
9. No se cuenta con políticas Exposiciones claras de los o Desvío de autoridad.
definidas que precisen los criterios y políticas de la o Desvío de recursos.
niveles de autoridad para el empresa para el manejo de o Pérdida de beneficios
manejo de asuntos tales estos asuntos. financieros.
como anticipos a o Probable contubernio entre
proveedores, devoluciones el empleado que prepara y
de compras, descuentos porTambién puede leer
