Tiempo Productivo Una selección de cuatro años de artículos en El Canasto - Jeroen Sangers
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Jeroen Sangers Tiempo Productivo Una selección de cuatro años de artículos en El Canasto
Tiempo Productivo
© Jeroen Sangers 2010 — Todos los derechos reservados
Todos los artículos de El Canasto y de este libro están publicados bajo una licencia Creative
Commons de Atribución 3.0. Eres libre de copiar, distribuir, ejecutar y comunicar públicamen-
te la obra y hacer obras derivadas, mientras reconoces los créditos de la obra de la manera es-
pecificada por el autor (pero no de una manera que sugiera que tiene su apoyo o que apoyan
el uso que hace de su obra). Más información:
http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/deed.es
Getting Things Done y GTD son marcas registradas de David Allen Company.
iEl que avanza con demasiada prisa retrocede pronto
— Confucio
iiIntroducción
En verano del año 2006 tenía una idea: hace mucho tiempo, otros lo han descubier-
crear un blog sobre la productividad perso- to recientemente.
nal.
Para celebrar el cuarto aniversario de El Ca-
Estaba siguiendo varios blogs sobre este te- nasto he hecho una selección de artículos
ma en inglés y holandés, pero todavía no ha- ‘clave’ que he publicado en estos años. Son
bía encontrado ningún blog de productivi- artículos que tratan una gran variedad de as-
dad en castellano. Además, justo en ese mo- pectos de la productividad personal. Los artí-
mento estaba buscando un proyecto para culos no siguen ningún orden pedagógico,
mejorar mi nivel de castellano. Estos dos he- así que puedes leerlos en cualquier orden y
chos me llevaron a la creación del primero en cualquier momento.
blog de productividad personal en castella-
no: El Canasto.
Acerca del autor
Jeroen Sangers es consultor de productivi-
A los finales de noviembre de 2006 tenía to- dad personal y autor del blog El Canasto.
do preparado para lanzar la bitácora: un ges- Desde su página profesional
tor de contenidos, un diseño personalizado, http://canasto.es ofrece servicios de consulto-
un logotipo, un dominio y algunos artículos ría y charlas.
para publicar durante el primer mes. El día 1
de diciembre publiqué mi primer artículo y
para mi sorpresa El Canasto fue un gran éxi-
to desde sus inicios.
Ahora, cuatro años más tarde, El Canasto si-
gue siendo un referente de la productividad
personal y cuenta con miles de lectores. Al-
gunos de estos lectores siguen el blog desde
iii1
El mito de la separación de la vida laboral
y personal
Hasta hace unos 200 años no existía ningu- Vida de oficina
na separación entre la vida laboral y perso- La siguiente revolución en la manera de tra-
nal, solo había vida en general. La gente se bajar, el trabajo de conocimiento en las ofici-
despertaba, desayunaba, daba comida a los nas, también tenía un impacto grande en la
animales, cosechaba la fruta, arreglaba ro- manera de trabajar, pero extrañamente no
pa, preparaba comida, etc., todo en el mis- acabó con los horarios fijos. Gran parte de
mo día sin etiquetar las actividades como tra- las tareas en una oficina no requieren la pre-
bajo o personal. sencia de otras personas y con la tecnología
actual se pudría hacerlas en cualquier sitio
Revolución industrial y/u hora.
La revolución industrial cambió todo eso. Pa-
ra que las fábricas pudieran funcionar, fue Creo que hay dos motivos para mantener el
imprescindible que todos los empleados es- horario fijo en estos casos. Los jefes quieren
tuvieran presentes al mismo tiempo. La intro- controlar lo que sus empleados están hacien-
ducción del horario fijo hizo que los emplea- do en cada momento (igual que en las fabri-
dos de las fábricas tuvieran una clara distin- cas) y aún no han aprendido a gestionar el
ción entre el tiempo que estaban trabajando personal basado en los resultados obtenidos.
en la fábrica y el tiempo que estaban a casa. Por otro lado, a muchos empleados también
Poco a poco la gente dedicaba más de su les interesan los horarios fijos, porque así tie-
tiempo fuera de la fábrica a actividades de nen sus horas de diversión garantizadas.
ocio, como deportes, mirar la televisión y va-
caciones.
Hasta aquí todos contentos, ¿o no?
Poco a poco notamos que nos resulta más
difícil mantener nuestras dos vidas completa-
4mente separadas. Para poder hacer trámites eso) y a veces trabajas hacia tus propias me-
tenemos que pedir tiempo libre durante el tas.
día, y si hay mucho trabajo pasamos más ho-
Este artículo ha sido publicado en El Canasto en abril
ras en la oficina (pero nunca salimos antes si de 2009:
hay poco trabajo). Cada vez hay más gente http://canasto.es/2009/04/separacion-vida-laboral-pe
rsonal/
que lleva trabajo a casa para hacer durante
el fin de semana, y también recibimos más
llamadas y SMS personales en nuestros móvi-
les mientras estamos en la oficina. Además,
como nuestro trabajo no es físico, nuestra
mente tiene problemas de separar las dos vi-
das, así que mientras estás en la cola de la
supermercado piensas en la reunión con el
cliente importante que vas a tener mañana
(siempre llevas un bloc de notas para apun-
tas estas ideas, ¿verdad?) y si estás procesan-
do tu correo electrónico en la oficina estás
pensando en las vacaciones de verano.
Es por esto que el consejo es tener solo un
sistema de productividad para tu vida inte-
gral. Separar la vida laboral de la vida perso-
nal es algo contranatural. Tenemos que vol-
ver a cambiar el significado de la palabra
‘Trabajar’ a su significado original: hacer y
cambiar cosas. Es igual si estás escribiendo
una oferta para un cliente, pintando tu casa,
diseñando la web de la empresa o lavando
la ropa: estás trabajando. La única diferen-
cia es que a veces estás trabajando hacia las
metas de otras personas (que te pagan por
52
Eficacia y eficiencia
Como sabéis, la eficacia es una parte impor- Este artículo ha sido publicado en El Canasto en julio
de 2007:
tante del crecimiento personal. De hecho, http://canasto.es/2007/07/eficacia-eficiencia/
eficacia (“hacer las cosas adecuadas”) es mu-
cho más importante que eficiencia (“hacer
las cosas bien”). No importa si haces las co-
sas bien, si son cosas que no deberías hacer.
Imagínate un corredor de maratón partici-
pando en los Juegos Olímpicos que se equi-
voca de ruta. Este corredor puede correr
más rápido que los demás participantes, pe-
ro no ganará ninguna medalla. Así de impor-
tante es la eficacia.
Solo si somos eficaces podemos apropiada-
mente hablar de eficiencia. Esto, desafortu-
nadamente, no es la norma. La mayoría de
la gente habla sobre la mejor manera de ha-
cer cosas sin pensar si realmente están ha-
ciendo las cosas que debe hacer. Creo que
pasa porque hablar sobre eficiencia es más
fácil que pensar sobre eficacia. Además, no
es muy agradable saber que durante años
has hecho las cosas equivocadas...
63
Definir tus metas
¿Ya has definido tus metas a corto y largo ¡Enhorabuena! El hecho de haber apuntado
plazo? Según Steve Pavlina “Si no tomas el tu meta incrementa bastante las posibilida-
tiempo para definir que quieres hacer en tu des de realmente hacerlo. No obstante, po-
vida, pasarás el resto de tu vida realizando demos mejorar la definición de este objetivo
las metas de los demás.” En el modelo de para motivarte, realmente, a perder peso.
David Allen, las metas está en los niveles de
30.000 pies (1-2 años) y 40.000 pies (3-5 El primer error en esta meta es que está escri-
años). to en futuro, que no motiva para tomar ac-
ción: (algún día) voy a perder peso. Para te-
En este artículo explico como puedes definir ner una meta desafiante es mejor imaginarte
tus metas de una manera que realmente fun- que ya has llegado a la meta; eso da el men-
cione; metas inteligentes que son específi- saje adecuado a tu subconsciencia. Enton-
cas, mensurables, realizables (pero desafia- ces en lugar de “Voy a perder peso” pone-
dores) y con fechas de finalización. mos:
Empiezo con un ejemplo: un amigo te dice
que estás más gordo que antes. Porque sois
Pierdo peso
buenos amigos no te enfadas, pero en cam- ¿Es específico?
bio tomas un papel en blanco para apuntar No mucho. ¿En qué manera vas a perder pe-
un nuevo objetivo: so? No es necesario especificar cada acción
individual (para eso tenemos los planes de
Voy a perder peso proyecto), pero debes hablar del “qué” sin
mencionar el “cómo”. Adaptamos nuestra
meta:
7junto con una cantidad, te permite saber
Pierdo peso haciendo ejercicios y
dónde estás y cuanto te falta. Necesitas una
comiendo sano
fecha final:
¿Es mensurable?
¿Como sabes que has llegado a la meta? Ca- Pierdo diez kilos haciendo ejercicios y
da meta debe tener un valor asociado: un comiendo sano antes del marzo del año
número de kilos para perder, un importe en que viene.
euros para ganar, tantos clientes por conse-
Ahora tenemos una meta específica, mensu-
guir,... Solo si tus metas son mensurables
rable, realizable y desafiadora con fecha fi-
puedes hacer un seguimiento y usarlas para
nal. Para los emprendedores entre los lecto-
motivarte. En nuestro ejemplo queremos per-
res: este método también puedes aplicar pa-
der 10 kilos:
ra establecer los objetivos de la empresa.
Pierdo diez kilos haciendo ejercicios y Este artículo ha sido publicado en El Canasto en sep-
tiembre de 2007:
comiendo sano
http://canasto.es/2007/09/definir-tus-metas/
¿Es realizable y desafiador?
Depende de tu situación, perder diez kilos
puede ser mucho o poco. No es lo mismo
perder 10 kilos si pesas 50 kilo o si pesas
150 kilo. En el primer caso, es probable que
realmente no confíes en tus posibilidades de
llegar a la meta, y por eso no estarás motiva-
do. Y si tan solo pones la meta a 1 kilo no te
sientas desafiado para empezar a trabajar.
¿Para cuando?
Una meta sin fecha final es solo un sueño.
¿Cuántas veces has encontrado una amiga
que no has vista desde hace años para decir-
la que la llamarás algún día? ¿Y cuantas ve-
ces realmente has llamado? Una fecha final,
84
Cómo decidir qué hacer
Es viernes; son las once de la mañana y aca- @jefe y @compañero.
bas de salir de una reunión. Sacas las hojas
con tus notas de la reunión del bloc de no- Luego aplicas un filtro mental a esta lis-
tas y las dejas en tu bandeja de entrada. ta y ignoras todas las tareas que requie-
¿Qué vas a hacer ahora? ren más tiempo que el tiempo disponi-
ble hasta el próximo compromiso en el
El Calendario calendario.
El primero que debes hacer es consultar tu
calendario para saber si tienes algún com-
Otro filtro que aplicas al revisar las ac-
promiso. Si hay alguna cita, ya sabes qué de-
ciones es el nivel de energía disponible.
bes hacer ahora.
Debes intentar hacer tareas complicadas
en momentos con mucha energía y guar-
La Lista de Acciones
Si tu calendario muestra un espacio vacío, dar tareas más fáciles para momentos
tienes tres opciones: con poca energía.
1. Puedes consultar tu lista de acciones pa- Finalmente evalúas a las prioridades de
ra elegir la próxima tarea para hacer. Co- las tareas. ¿Cuál de estas tareas te avan-
mo tienes la lista de acciones dividida za más hacía tus objetivos? ¿Qué tarea
por contexto, es posible consultar sólo tiene más efecto en tu vida?
las acciones que físicamente puedes ha-
cer en tu situación actual. Si por ejem- 2. En lugar de trabajar en tareas predefini-
plo estás en la oficina, solo miras en las das puedes procesar la bandeja de entra-
listas @oficina, @ordenador, @teléfono, da. Habitualmente solo hay que hacerlo
9una o dos veces al día. Tú mismo notas Este artículo ha sido publicado en El Canasto en no-
viembre de 2010:
cuándo debes hacerlo: si consultas la lis- http://canasto.es/2010/11/como-decidir-que-hacer/
ta de acciones y sientes que puede ha-
ber algo más para hacer que no está en
esta lista, probablemente es hora de pro-
cesar el inbox para completar la lista.
3. Otra posibilidad es dar tu atención a
una interrupción. Puede ser que un com-
pañero te pregunta algo o que recibes
una llamada. Sabiendo todas las cosas
que tienes que hacer (porque están en la
lista de acciones), puedes evaluar si vale
la pena dar atención a la interrupción o
no.
Otra cosa que puede pasar es que al proce-
sar la bandeja de entrada encuentras algo
que es tan importante que sería mejor dejar
de procesar y primero terminar esta tarea.
No hay problema trabajar en cosas al mo-
mento que aparezcan mientras tienes claro
que en este momento no estás haciendo las
cosas de tu lista.
Recuerda: al momento que elijas hacer una
tarea, también elijas no hacer todas las de-
más tareas.
¿Qué vas a hacer ahora?
105
¿Qué es GTD?
GTD es un sistema muy completo con va-
como GTD un método poderoso para
rios componentes: el flujo de trabajo, la pla-
gestionar compromisos, información y
nificación natural de proyectos y el mapa
comunicación. Este sistema innovador y
vertical. Esto lo hace difícil de explicar lo
probado es el resultado de más de veinte
que Getting Things Done realmente es, y la
años de asesoría, coaching privado y
mayoría de las descripciones de GTD solo
programas organizativos por David para
hablan del flujo de trabajo. David Allen sa-
más de medio millón de personas en todo
be mejor que nadie lo que es GTD, y ha he-
el mundo.
cho la siguiente descripción / definición:
GTD ha ganado su reconocimiento como
“GTD® es la abreviación popular para el estándar de oro en la gestión y la
"Getting Things Done®", un sistema productividad personal para las más
revolucionario para gestionar tu vida y tu importantes e inteligentes personas y
trabajo, y el libro con el mismo nombre empresas.
escrito por David Allen que transforma la
sobrecarga personal en una sistema Sofisticado sin ser limitado, la eficacia
integral de productividad sin estrés. sutil de GTD está en su sentido común
que con un inventario completo y actual
Empezó en 1983 con un seminario de de todos tus compromisos, que se
productividad para miles de ejecutivos en organiza y se revisa sistemáticamente, te
Lockheed, David ha continuado puedes enfocar con claridad, puedes ver
analizando y perfeccionando las técnicas tu mundo desde los ángulos óptimos y
y los principios que ahora conocemos puedes tomar decisiones con confianza
11sobre que hacer (y no hacer) en cada es consiguiendo que se hagan las cosas
momento. GTD encarna un método fácil, con sentido invirtiendo verdaderamente la
paso-por-paso y altamente eficaz para menor cantidad de atención y energía.
alcanzar este estado de productividad Coaching a miles de personas, en su sitio
relajada. Incluye: de trabajo, sobre su trabajo, ha informado
al método GTD con las mejores prácticas
Capturar cualquier cosa que tiene tu de la manera de trabajar (y vivir) en la
atención manera más eficiente y productiva.
Definir cosas accionables por separado en La simplicidad, flexibilidad y inmediatez
resultados y próximas pasos concretos de GTD son su atracción. Su capacidad
de animar, iluminar, y apoderar es su
Organizar recordatorios e información en magia. ¿Qué es GTD? Más de lo que se
la manera más optimizada, en categorías ve a simple vista ...”
apropiadas, basada en cómo y cuando
Este artículo ha sido publicado en El Canasto en mar-
quieres accederlas. zo de 2009: http://canasto.es/2009/03/que-es-gtd/
Mantenerse actualizado con revisiones
apropiadamente frecuentes de los seis
horizontes de tus compromisos
(propósito, visión, metas, áreas de
enfoque, proyectos y acciones)
La aplicación de GTD alivia la sensación
de desborde, infunde confianza, y libera
una gran cantidad de energía creativa. El
sistema atiene rigurosamente a los
principios básicos de la productividad,
mientras al mismo tiempo permite una
libertad tremenda en "cómo" hacerlo. La
única forma "correcta" para hacer GTD
126
Getting GTD Done
El método de Organízate con Eficacia no es 2. ...y lee el libro con frecuencia
fácil. Para trabajar de manera GTD tienes Cada vez que leo el libro descubro cosas
que cambiar tus hábitos y eso es algo muy nuevas, y por eso intento leer el libro al me-
difícil de hacer. Se nota, porque casi cada nos una vez al año. La primera vez que leas
día puedes leer en los foros de David Allen el libro te quedas abrumado por el gran volu-
sobre gente intentando volver a GTD des- men de información, y probablemente esco-
pués de haberlo dejado durante un tiempo. jas un par de temas para empezar a trabajar
(normalmente es la fase de procesar cosas).
En este artículo te doy nueve consejos que,
según mi experiencia personal, ayudan al Más tarde, cuando domines al menos parte
trabajar con GTD. del sistema, probablemente estarás más inte-
resado en temas como la Revisión Semanal,
1. Compra el libro el archivador 'Tickler' o planificar Proyectos.
Puedes encontrar una gran cantidad informa-
Créame, después de varios años trabajando
ción y consejos en Internet, pero realmente
con GTD todavía encuentro cosas nuevas en
necesitas el libro para tener éxito con la im-
el libro.
plementación. No solo para tener toda la in-
formación a mano, pero más que nada por- 3. Saca todo de tu cabeza
que en mi opinión la información en Inter- Esto suena muy simple, y probablemente
net se enfoca más en las herramientas que pienses que ya lo haces, ¿verdad? La mayo-
en el método. Leer el libro es la manera más ría de la gente ya recopila sus cosas de traba-
rápida de tener una idea de lo que es GTD, jo, pero ¿también lo hacéis a casa? ¿Eres
y también explica paso por paso cómo pue- igual de productivo a casa como en la ofici-
des empezar con Getting Things Done. na?
13También he notado que las cosas recopila- durante la semana que no te llevan más cer-
das normalmente están relacionadas con ob- ca a tus metas.
jetos concretos como el papel o e-mail. Pe-
ro, ¿Qué haces con las cosas menos tangi-
6. Olvida de las herramientas
Lo primero que mucha gente hace al empe-
bles como sentimientos, emociones y rela-
zar con GTD es buscar el software perfecto.
ciones? Son cosas que no puedes ver, pero
Esto no solo te cuesta mucho tiempo, sino
con toda certeza ocupan espacio en tu
que también limita tu manera de pensar a
RAM.
solo las funciones ofrecidas por la herra-
4. Empezar desde abajo mienta elegida.
David lo deja muy claro; si estás mirando a
Siempre aconsejo trabajar con listas simples
GTD probablemente es porque estás abru-
en papel durante al menos seis meses. Solo
mado con el trabajo. Si empiezas en la ma-
cuando estás cómodo con el método y cuan-
nera tradicional definiendo tus metas, el úni-
do has desarrollado tus hábitos productivos
co que obtengas es aún más trabajo. Por tan-
sabes cuáles son tus requerimientos para
to, es mejor empezar desde abajo: limpiar y
una herramienta GTD. Además, ser capaz
organizar tus cosas. Solo entonces tienes es-
de trabajar desde papel también es muy útil
pacio y tiempo para mirar a los niveles más
en el momento en que la tecnología falla.
altos.
7. Optimiza
5. ...pero no te quedes ahí
Identifica tareas repetitivas y buscar la forma
Muchas veces he hablado con gente que tie-
para automatizarlas. Si pasas muchas horas
ne un sistema perfecto para procesar y ges-
delante del ordenador, incrementa tu veloci-
tionar tareas, pero que todavía tienen proble-
dad de mecanografía y aprende los atajos
mas de productividad porqué simplemente
del teclado de las aplicaciones más usadas.
tienen demasiado trabajo. Lo que pasa es
Optimiza tu espacio físico para poder archi-
que han ignorado los niveles altos. Todo lo
var ficheros más rápido, procesar la bandeja
que haces durante la semana debe estar vin-
de entrada con eficacia, etc.
culado a tus responsabilidades y metas a cor-
to y largo plazo. La Revisión Semanal es el
momento para reducir tu lista de proyectos
y eliminar todos los proyectos recopilados
148. Trabaja en tus listas
Probablemente has configurado tus listas de
tareas y proyectos y posiblemente tienes has-
ta una lista de metas. Ve más allá y haz listas
para todo lo que debes recordar: una lista
de música para comprar/descargar, una lista
para preparar viajes, una lista de libros para
leer, listas con los pasos de cada tarea com-
plicada que haces frecuentemente, listas de
atajos de teclado, una lista con ideas para tu
blog, tallas de ropa de los miembros de la
familia,... Las listas son tus amigas.
Busca ayuda externa
Cambiar tus hábitos es difícil, y si siempre
has trabajado en una manera específica es
abrumador cambiarla. La presión externa
puede ayudarte. Si es posible, empieza a tra-
bajar en GTD junto con otras personas, para
que podáis discutir los problemas juntos. Si
lo haces solo, explica a tu familia, tus ami-
gos y tus compañeros lo que estás haciendo
y qué quieres lograr. Especialmente tus com-
pañeros de trabajo te seguirán atentamente
cuando les explicas que vas a mejorar tu pro-
ductividad, y eso puede ser el catalizador pa-
ra continuar en momentos difíciles.
Este artículo ha sido publicado en El Canasto en sep-
tiembre de 2007:
http://canasto.es/2007/09/getting-gtd-done/
157
Ideas buenas en el sitio equivocado
Si tienes un trabajo creativo, hay muchas po- para pagar en una tienda estás pensando en
sibilidades que vas a tener buenas ideas, pe- qué temas debes incluir en la agenda de la
ro en el sitio equivocado. ¿Qué haces en próxima reunión.
esas situaciones? Sería fantástico si puedes
usar todas esas ideas sin olvidarlas.
¿Qué haces con este tipo de ideas?
Si simplemente dejas desaparecer esas ideas
Hacer compras en el supermercado, entran- porque no estás en el sitio adecuado, esas
do facturas nuevas o preparar un café son cosas quedan como bucles abiertos. Esos bu-
tareas bien definidas. Sabes cuando empie- cles abiertos llevan estrés y además te hacen
zas y cuando estás lista. inquieto, para que nunca vayas a tener la ca-
beza vacía.
Pero cuando las ideas y problemas tienen
un rol más importante en tu vida, o cuando En Getting Things Done esas ideas se llaman
el proyecto en que trabajas es más grande y 'cosas'. Y todas las cosas debes entrar en tu
más complejo, tu subconsciente va a tener sistema de una manera u otra para procesar-
un papel más importante. Tu subconsciente las (recopilar, decidir, organizar, hacer, revi-
puede ayudarte con ideas y soluciones crea- sar). De este modo no ocupa espacio en tu
tivas. Y tu subconsciencia no sabe de mo- cabeza y te mantengas creativo.
mentos definidos para tareas específicas.
Recopilar ideas
También puede pasar con cosas simples: si Para poder capturar todas las ideas en todos
estás en una reunión y de repente te recuer- los sitios es necesario que siempre lleves un
das que debes comprar un regalo para al- dispositivo de recopilación contigo. Para mí,
guien. O al revés: mientras estás esperando
16salir de casa sin mi bloc de notas y un bolí- tásticas, veras que tu subconsciencia te re-
grafo es lo mismo que salir sin zapatos. compensa. Cada vez que recopilas un pensa-
miento en papel, obtienes más espacio en tu
Un bloc de notas de un euro comprado en
memoria de trabajo que sirve para tener aun
el bazar chino ya sirve para capturar tus
más ideas buenas.
ideas, juntos con un buen lápiz o un bolígra-
fo. En largo plazo notarás que tienes más ideas
buenas que no olvides mientras mantienes
También hay gente que prefiere usar un dis-
la cabeza tranquila.
positivo electrónico como el teléfono móvil.
Lo mejor es trabajar con un aparato con un Este artículo ha sido publicado en El Canasto en no-
viembre de 2008:
teclado completo (QWERTY) que puedes sin- http://canasto.es/2008/11/ideas-buenas-en-el-sitio-eq
cronizar con tu ordenador. De este modo uivocado/
puedes tomar notas en el teléfono y profun-
dizar esas notas desde el ordenador con un
teclado normal.
Otro dispositivo electrónico útil es un graba-
dor de voz, una función que también está
disponible en muchos móviles. Ese te permi-
te tomar notas sin usar tus manos (ojo, ¡usar
el teléfono en el coche está prohibido!). El
problema de grabar voz es que no es tan fá-
cil repasar tus notas. Antes de poder usarlas
debes traspasarlas a papel y el ordenador.
Finalmente, para recopilar en extremo, exis-
ten pizarras para poder tomar notas en la du-
cha o debajo del agua.
Practicar
Si practicas anotar todos los pensamientos
espontáneos, momentos geniales e ideas fan-
178
Introducción a los Mapas Mentales
Desde el primer lápiz primitivo, la gente lo te ayuda mucho para recordar lo que apun-
han usado básicamente para dos cosas: ha- tas. Como he dicho anteriormente, los ma-
cer dibujos y escribir informes. Desgraciada- pas mentales encajan mejor con la manera
mente todavía mantenemos esas dos cosas en que tu celebro guarda información. Pue-
separadas. Dibujar es un acto creativo, artís- des generar asociaciones más fuertes con el
tico y difícil, y por otro lado, tomar notas, uso de varios colores, imágenes y vínculos,
escribir informes o actas es una actividad ló- y como el cerebro trabaja con asociaciones,
gica y poco complicada. estos elementos te ayudan a recordar.
Mapas mentales Lluvia de ideas
Puede ser que la palabra Mapa Mental sue- Yo uso los mapas mentales más que nada pa-
ne extraña, pero simplemente es una nueva ra hacer una lluvia de ideas o profundizar
manera de tomar notas. Si estás haciendo un en un tema. Por ejemplo, para escribir un
mapa mental estás combinando dibujo y es- nuevo artículo, el desarrollo de un nuevo
critura. De alguna manera, los mapas menta- producto o crear una estrategia para entrar
les cuadran mejor con nuestra manera de en un nuevo mercado.
pensar que las hojas llenas de texto. Ade-
más, el uso de palabras en los mapas menta-
¿Cómo construir un mapa mental?
El proceso para hacer un mapa mental es
les hace que estos requieren menos esfuerzo
muy sencillo:
que dibujar o pintar.
1. Escribe el tema central del mapa mental
Recordar mejor
en el medio de una hoja de papel.
Existen más beneficios en hacer mapas men-
tales: la manera habitual de tomar notas no
182. Después apuntas palabras o conceptos Software
vinculados al tema alrededor de la pala- También hay software (MindManager, Fre-
bra y dibujas unas flechas hacia el tema eMind) y aplicaciones web (MindMeister) pa-
central. ra crear mapas mentales, pero aunque tie-
nen algunos beneficios (como la integración
3. Si más tarde salen conceptos o palabras con las tareas de Outlook en el caso de
que están vinculadas a los temas del MindManager), estas herramientas son muy
punto 2, apúntalos cerca de esa palabra limitadas en sus posibilidades gráficas. Si
y dibuja una flecha hacia esa palabra realmente quieres tener toda la libertad a la
vinculada. hora de hacer tus mapas mentales, no hay
nada mejor que una gran hoja de papel y lá-
El proceso suena más difícil de lo que real-
pices de colores.
mente es, pero si una vez has visto un mapa
mental lo entiendes directamente. En Goo- Este artículo ha sido publicado en El Canasto en abril
gle puedes encontrar varios ejemplos de ma- de 2009: http://canasto.es/2009/04/mapas-mentales/
pas mentales muy visuales:
http://images.google.es/images?q=mapas+m
entales
Consejos para mejorar tus mapas menta-
les:
✓ Usa varios colores
✓ Dibuja imágenes para acompañar las pa-
labras
✓ Escribe en mayúsculas
✓ Conecta partes del mapa mental con fle-
chas y colores
✓ Sé creativo
✓ Disfruta
199
Mejora la concentración dirigiendo tu
atención
Estar concentrado es fantástico. Puedes diri-
“Atención: para que se aplique especial
gir toda tu energía a la solución de un pro-
cuidado a lo que se va a decir o
blema, a escribir un texto o a finalizar una
hacer” (RAE)
lista de tareas. ¿Pero cómo puedes concen-
trarte? La atención es una cosa extraña: puedes divi-
dir y distribuir tu atención. Es posible hacer
¿Qué capta tu atención? varias cosas al mismo momento, aunque
Hace unos meses escribí un artículo sobre
hay un límite en el número de divisiones de
cómo evitar distracciones para poder con-
la atención. Si al mismo momento conduces
centrarte. Pero a veces las interrupciones no
el coche, llamas por teléfono, comes un bo-
vienen de fuera. Aunque estás en un despa-
cadillo e intentas buscar la ruta en el mapa
cho vacío con el ordenador y el teléfono
tendrás resultados espectacularmente malos.
apagado y una hoja en blanco delante, pue-
de ser que no te puedes concentrar para es- La atención realmente concentrada funciona
cribir. como la fuerza atómica. En el momento en
que eliges un objeto para tu atención, verás
¿Qué es la concentración? este objeto con más brillo y claridad. Es co-
Concentrarse es Reunir en un centro o pun-
mo ajustar el objetivo de la cámara de fotos
to lo que estaba separado y Atender o refle-
para enfocar la foto.
xionar profundamente (RAE). En este caso
hablamos de concentrar tu atención. Si toda Si enfocas tu atención en algo, estás dando
tu atención está concentrada en solo una ta- importancia a este objeto o tarea. Automáti-
rea estás trabajando con concentración. camente esta acción disminuirá la importan-
cia relativa de todas las otras cosas.
20ál es el próximo paso? La lista de Próxi-
“Todo el mundo sabe lo que es la
mas Acciones te ayuda a enfocarte.
atención. Es la toma de posesión por la
mente, de un modo claro y vívido, de uno 3. Prestar atención a lo que tiene tu aten-
entre varios objetos o cadenas de ción. Cuanto más pronto seas conscien-
pensamiento simultáneamente posibles”. te de que ya no estás concentrado y es-
— William James tás pensando en otras cosas, más pronto
La parte interesante de la atención es que podrás tomar acción.
puedes utilizarla, durante el día puedes enfo-
4. Vacía tu mente si está llena cuando es-
car tu atención en varias cosas. No todas las
tás preocupado por algo, cuando notas
cosas puedes tener tu atención al mismo mo-
un pequeño desequilibro emocional, o
mento, pero sí es posible enfocarlas una por
si no encuentras la concentración por
una.
cualquier otra razón, lo mejor que pue-
Cinco consejos para concentrarte mejor des hacer es coger una hoja de papel y
Si la atención es tan importante, ¿qué pue- vaciar tu mente y tu corazón escribien-
des hacer para concentrar esta atención? do una larga lista. Muchas veces no hay
que hacer nada más, solo apuntarlo pa-
1. No te distraigas a ti mismo. Aunque es- ra sentirte mejor.
tás trabajando con concentración, a ve-
ces tu subconsciente es capaz de tener 5. Controla tu energía. Concentración de
ideas sobre un tema completamente dis- tu atención requiere energía. Si estás
tinto. La tentación de dar atención a la cansado resulta más difícil concentrarte
idea nueva es muy grande, pero ¡no lo y puede ser mejor tomar una pequeña
hagas! Asegúrate de que siempre tienes pausa para luego continuar.
un bloc de notas y un bolígrafo a mano,
Elecciones
para poder capturar la idea y continuar
Al final el trabajo de conocimiento es cues-
con tu trabajo sin tener que preocuparte
tión de hacer tus elecciones:
por perder la idea.
✓ ¿Qué es lo que realmente deseas hacer
2. Sé a dónde quieres llegar y cómo hacer-
ahora?
lo. ¿Cuál es el resultado deseado? y ¿cu-
21✓ ¿A qué quieres dar tu atención?
✓ ¿Y cuánta energía quieres invertir en la
tarea actual?
Este artículo ha sido publicado en El Canasto en mayo
de 2010:
http://canasto.es/2010/05/concentracion-atencion/
2210
GTD con un Moleskine
El Moleskine es sin duda el cuaderno de no- Hacer apuntes
tas más popular entre los seguidores de Or- El Moleskine está pensado como bloc de no-
ganízate con Eficacia. La mayoría de los pro- tas, y por tanto está perfectamente adaptada
pietarios usan su Moleskine para tomar no- para recopilar tus ideas. Puedes usar el mar-
tas y recopilar ideas, pero también es posi- cador de página del Moleskine para marcar
ble gestionar tareas con este bloc de notas. la página actual.
A continuación presento algunas ideas para Recomiendo guardar un espacio de 1 cm a
adoptar el Moleskine (o cualquier otro bloc la izquierda de las notas para poder marcar-
de notas) para Getting Things Done. Para las más tarde al organizar tus notas y ade-
aplicar estos consejos necesitas un cuaderno más recomiendo separar notas individuales
Moleskine, unos marcadores de Post-It y un con una línea horizontal.
bolígrafo.
Es una buena costumbre anotar la fecha de
Marca la fecha tus notas al principio de cada página.
Un Moleskine tiene 192 páginas, suficiente
para muchas notas, pero algún día tendrás
Procesar tus notas
Tus notas no tienen valor si no las conviertes
que reemplazarlo y archivar tus notas. Para
en acciones y/o proyectos, y por tanto debes
facilitar la búsqueda en los Moleskines archi-
procesarlas frecuentemente. Empieza por la
vados pones la fecha de inicio en el lomo
primera nota y procesa cada nota usando las
del cuaderno al estrenarlo y cuándo el cua-
dos preguntas ¿cuál es el resultado deseado?
derno está lleno apuntas la fecha final. Así
y ¿cuál es el próximo paso? Así, una por
es fácil de reencontrar las notas de una reu-
una, conviertes tus notas en Próximas Accio-
nión que has tenido en enero.
23nes, Proyectos, Citas,... Usa el espacio de la
izquierda de la nota para marcarla como
procesada, usando tu propio símbolo.
Si acabas de procesar tus notas, puedes mar-
car la ultima página que has hecho con un
marcador de Post-It para no tener que bus-
car la próxima vez que procesas tus notas.
Además puedes usar los marcadores (de otro
color) para marcar páginas con material de
referencia para proyectos activos, para que
no sea necesario copiar todo el texto y/o es-
quemas a un otro sitio. Es decir, marcas pági-
nas que ya has procesado pero que contie-
nen material de referencia que todavía nece-
sitas.
Gestionar listas
Algunas personas usan su Moleskine no solo
para notas; es todo su sistema de productivi-
dad que contiene también las listas de accio-
nes y proyectos. Lo más fácil es empezar tus
listas desde la última página y reservar una
página para cada contexto (@casa, @oficina,
@ordenador, Proyectos, En Espera,...). Marca
cada contexto con un marcador de Post-It y
apunta las tareas. Si la página está llena, sim-
plemente traspasa las tareas activas a una pá-
gina vacía para continuar allí.
Este artículo ha sido publicado en El Canasto en no-
viembre de 2007:
http://canasto.es/2007/11/gtd-con-moleskine/
2411
Tareas rutinarias
Sabemos que debemos capturar todo en Preparar la comida
nuestro sistema de productividad personal, Supongo que no tienes la acción “Preparar
pero ¿hasta qué punto? Si pasas cada día un la comida” apuntada en la lista de Próximas
tiempo haciendo la contabilidad de la em- Acciones o en tu calendario. ¿Porque no?
presa, ¿deberías definirlo como un Proyec- Pues, porque es una acción rutinaria. Hay
to? Además, ¿es cada factura una Próxima cosas que son tan obvias y tan pequeñas
Acción? que no es necesario planificarlas al detalle.
Ya sabes a qué hora debes preparar la comi-
En primer lugar, llevar la contabilidad no es da, igual que sabes cuándo debes cepillarte
un proyecto, porque no tiene ningún resulta- los dientes, a qué hora debes ir a la oficina y
do en concreto. Llevar la contabilidad es un cuando debes encender el ordenador.
Área de Responsabilidad. Igual que un pro-
yecto contiene varias tareas, un Área de Res- Limpiar el coche
ponsabilidad puede tener uno o varios pro- También hay acciones del tipo “limpiar el
yectos y/o acciones. coche”, que es algo que debes hacer más o
menos cada dos semanas (por ejemplo), pe-
La planificación en concreto depende de la ro no es claro en qué día debes hacerlo.
situación y del tamaño de el Área de Respon- Otros ejemplos de este tipo de acción son
sabilidad. A continuación explico tres mane- procesar el correo (dos veces al día), regar
ras de planificar 'responsabilidades' basadas las plantas (cada dos días) y hacer copias de
en tres ejemplos: preparar la comida, lim- seguridad del ordenador (cada semana). Son
piar el coche y hacer la revisión semanal. acciones pequeñas que debes hacer en un
25periodo concreto, pero dentro de este perio- var un tiempo cada día para hacerlo, aun-
do tienes libertad. que no es necesario de especificar cada fac-
tura.
También estos ejemplos pueden ser accio-
nes rutinarias que no requieran seguimiento. Seguramente vosotros también tenéis Accio-
Por ejemplo, no tengo apuntado que tengo nes Rutinarias como los tres ejemplos ante-
que procesar mi correo dos veces al día, por- riores. Solo hay que mirar si esas acciones
que ya lo hago automáticamente. Tampoco coinciden con uno de los tres modelos que
apunto cuando tengo que limpiar el coche, he dado. ¿Qué tareas rutinarias tenéis?
porque uso mi coche cada día y lo veo cuan-
Este artículo ha sido publicado en El Canasto en abril
do está sucio. No obstante, para regar las de 2009: http://canasto.es/2009/04/tareas-rutinarias/
plantas necesito un poquito de ayuda para
no olvidarlo. Hay varias posibilidades para
hacer este tipo de seguimiento: puedes crear
una tarea repetitiva en tu sistema de accio-
nes, puedes trabajar con un checklist diario
o semanal con cosas que debes hacer cada
día o puedes usar un software especial para
este tipo de tareas como por ejemplo Joe's
Goals o Sciral Consistency.
Hacer la revisión semanal
Últimamente hay tareas del tipo “Revisión
semanal” que son como las tareas anteriores
(puedes hacerlo cualquier día de la sema-
na), pero como necesitas una o dos horas pa-
ra hacerlo es mejor planificarlo en el calen-
dario para asegurarte que tienes tiempo libre
para realizarlo.
Para volver al ejemplo inicial de la contabili-
dad, puede ser que también deberías reser-
2612
Las listas de control
Una simple lista de control o checklist, es la ¿Por qué hacer listas de control?
herramienta idónea para obtener más resulta- El gran beneficio de usar listas de control es
dos con menos esfuerzo. Hay tres razones que solamente tienes que pensar una vez so-
para usar una lista de control: bre cómo hacer la tarea.
1. Hay tareas que debes hacer siempre de Una de mis tareas en la empresa es organi-
la misma manera. Aunque los pilotos de zar cursos para nuestros distribuidores. Para
aviones cada día hacen lo mismo, usan cada curso tengo que arreglar varias cosas:
listas de control para asegurarse que no tengo que verificar que hay suficiente mate-
se olvidan nada. rial, reservar la sala, enviar información a
los participantes, etc. Hay docenas de deta-
2. Hay cosas que no haces muy a menudo lles que siempre tengo que hacer, y hay que
y entonces es útil disponer de una lista hacerlos bien.
para verificar que lo estás haciendo
bien. Por ejemplo, tengo una lista de via- Para garantizar la buena ejecución uso una
je con todas las cosas que posiblemente lista de control con todas las cosas que debo
debo llevarme si voy de viaje: pasapor- hacer empezando un mes antes de la fecha
te, ropa, libro, neceser, etc. del curso. Después de cada curso actualizo
la lista, así que ahora confío completamente
3. Finalmente, una lista de control puede en la lista, lo que me da tranquilidad. Si he
ayudarte a desarrollar nuevos hábitos. repasado toda la lista estoy seguro de que
Escribe los pasos a tomar en un Post-it y todo está arreglado y que tengo todo el mate-
pégalo a la pantalla hasta que sepas de rial necesario.
memoria cómo hacerlo.
27✓ Una lista de te da una vista general ✓ Libros para leer
✓ Solo tienes que pensar una vez cómo ha- ✓ Una lista de cosas que no quieres hacer
cerlo nunca más
✓ Una buena lista de control te da tranqui- ✓ Metas a largo plazo
lidad: realmente sabes que no has olvi-
El único riesgo que corres es que tus amigos
dado nada
también quieren usar tu lista de restaurantes.
¿Cómo crear una lista de control? Entonces pagan ellos, ¿no?
Una lista de control funciona mejor si es sim-
Este artículo ha sido publicado en El Canasto en agos-
ple; habitualmente no es necesario crear to de 2009: http://canasto.es/2009/08/listas-control/
sub-listas. Puedes crear las listas en un bloc
de notas (poniendo un guión delante de ca-
da opción en la lista) o de forma electrónico
en un fichero de texto, una hoja de Excel o
una lista de tareas en Outlook. Tú decides
qué funciona para ti.
La primera lista
Si estás pensando en hacer la primera lista
de control, ¿por qué no empiezas con una
lista con posibles listas de control para ha-
cer? Unos ejemplos:
✓ La Revisión Semanal
✓ Tareas (contabilidad)
✓ Listas de viaje (vacaciones, negocios, fin
de semana, excursión a la montaña)
✓ Restaurantes (para visitar y para evitar)
2813
Descuento en el tiempo
Existe un fenómeno psicológico conocido muy probable que recuperas la hora inverti-
como el descuento en el tiempo o el des- da dentro de algunos meses. No obstante,
cuento hiperbólico implicando que un resul- organizar el archivador tiene un coste ahora
tado en el futuro se percibe como menos va- y, debido al descuento en el tiempo, subesti-
lioso que un resultado en el presente. Por mas los beneficios de la limpieza a largo pla-
ejemplo, si alguien puede elegir entre co- zo.
brar un importe en un año o cobrar un im-
Si tienes otra tarea en la lista de tareas que
porte menor ahora, seguramente elige reci-
te da un 32% menos de beneficios que la
bir el importe menor ahora mismo.
limpieza del archivador pero con resultados
Estudios científicos han mostrado que para inmediatos, seguramente esta tarea parezca
la persona típica un pago de 100€ en un más atractiva.
año es igual de atractivo que un pago de
El descuento en el tiempo explica parcial-
68€ ahora. Así que el valor percibido des-
mente porque procrastinamos. Una tarea im-
pués de un año es en promedio un 32% me-
portante que debes acabar en un mes tiene
nos que su valor actual.
un menor beneficio percibido que hacer al-
Este fenómeno también se aplica a otras go menos importante ahora.
áreas, como por ejemplo la gestión y organi-
Si eres consciente de la existencia de este fe-
zación de nuestro tiempo. Por ejemplo, si
nómeno y sabes que subestimas el valor de
ahora te dedicas una hora a organizar tus ar-
beneficios futuros, puedes adaptar tu planifi-
chivos, seguramente obtendrás beneficios en
cación y dar más prioridad a tareas con re-
el futuro, porque necesitarás menos tiempo
sultados en el futuro. Para los seguidores de
para archivar y recuperar documentos. Es
29Getting Things Done, las listas con tus pro-
yectos, responsabilidades y metas a corto y
largo plazo sirven precisamente para evitar
el descuento en el tiempo. Si revisas estas
listas frecuentemente, siempre tendrás pre-
sente a dónde quieres llegar y automática-
mente incrementas el valor futuro de tareas
vinculadas a tus metas.
Este artículo ha sido publicado en El Canasto en mayo
de 2010:
http://canasto.es/2010/05/descuento-hiperbolico-tie
mpo/
3014
La revisión semanal
Cada sistema necesita mantenimiento para ¿Qué haces durante la Revisión Semanal?
un funcionamiento correcto y Getting Things 1. Recopilar todas las cosas y asuntos;
Done no es ninguna excepción a esta regla.
2. Repasar todas las bandejas de entrada y
Haciendo una Revisión Semanal garantiza
procesar su contenido;
que estás al día. David Allen aconseja plani-
ficar la Revisión Semanal en una hora fija, 3. Limpiar y actualizar tus listas;
preferiblemente el viernes al principio de la
tarde. Así, te queda un poco de tiempo para 4. Ordenar, limpiar, aclarar, actualizar y
acabar las tareas olvidadas antes del fin de completar tu vida laboral.
semana. Es como ir de vacaciones y dejarlo
Lista de comprobación para la Revisión
todo arreglado.
Semanal
A primera vista la Revisión Semanal parece ✓ Pon tus notas, correo, tarjetas, recibos y
un castigo, pero en realidad es un momento otros papeles sueltos en la bandeja de
encantador en la semana. Es un momento entrada para procesarlos;
de reflexión en medio de todas tus activida-
✓ Procesa todas tus notas. Decide cuáles
des y estrés. Si repasas todos tus proyectos
son los temas de acción y proyectos y
actuales obtendrás una vista clara de tu situa-
guárdalas en el sitio adecuado: Próxi-
ción actual.
mas Acciones, En Espera, Proyectos, Al-
Finalmente, si la semana ha sido tan estre- gún Día/Quizás, etc.;
sante que no has podido vaciar la cabeza y
✓ Repasa la información del calendario pa-
relajarte, este es el momento para llegar a
sado. Identifica temas de acción pen-
este estado.
31dientes, datos de referencia, etcétera, pa- ✓ Repasa los listados de Algún Día/Quizás
ra transferirlos al sistema activo; y conviértelos en Proyectos o Próximas
Acciones. Borra los temas que ya no te
✓ Mira en tu agenda los eventos próximos,
interesan;
en corto y en largo plazo;
✓ Se creativo y valiente. ¿Tienes alguna
✓ Vacía tu cabeza – minddump. Lleva al
idea nueva, maravillosa, distinta, provo-
papel (por categorías) cualquier nuevo
cadora, arriesgada para añadir a tu siste-
proyecto, tema de acción, pendientes,
ma?
ideas y otras, todavía no capturadas;
Este artículo ha sido publicado en El Canasto en mar-
✓ Repasa las listas de Próximas Acciones. zo de 2007:
http://canasto.es/2007/03/repaso-semanal/
Elimina las acciones completadas. Identi-
fica recordatorios para pasos de accio-
nes futuras;
✓ Revisa la lista de En Espera. Crea accio-
nes nuevas para cualquier seguimiento
que sea necesario, y borra las que has
recibido;
✓ Repasa listas de Proyectos – y resultados
mayores. Evalúa el estado de los proyec-
tos, metas y resultados, uno a uno y ase-
gúrate de que haya por lo menos una
Próxima Acción por proyecto. Identifica
nuevas acciones, acciones finalizadas,
pendientes, etc.;
✓ Repasa cada checklist relevante. Utilíza-
lo como disparador de nuevas Próximas
Acciones.
3215
¿Qué es esto?
Una pregunta sencilla puede tener un signifi- El problema es la falta de claridad, no la
cado grande. En el flujo de Getting Things falta de tiempo
Done hay una pregunta central y poco en- Las pilas grandes son el resultado de una fal-
tendida: ¿Qué es esto? ta de definición. Si ayudo a alguien con la
implementación de GTD, una de las prime-
¿Porqué esta pregunta es tan importante? ras cosas que hacemos es procesar estas pi-
Pilas de papeles en la mesa y una bandeja las para eliminar a veces varios meses de ma-
de entrada llena terial en muy poco tiempo. La manera de ha-
cerlo es simplemente identificar el objeto
Si entramos en un despacho típico, segura-
usando la pregunta ¿Qué es esto? y luego de-
mente podemos ver una o varias pilas de pa-
cidir qué hacer usando el flujo de trabajo.
peles encima de la mesa de trabajo, además
de los papeles sueltas guardadas en las estan- 1. Toma el primer objeto de la pila;
terías. También podemos observar pilas digi-
tales: el escritorio del ordenador está lleno 2. Haz la pregunta (si es posible en voz al-
de ficheros diversos y hay más que 100 men- ta): “¿Qué es esto?”;
sajes en la bandeja de entrada del correo
3. Sigue el resto del flujo de trabajo GTD;
electrónico.
4. Empieza otra vez con punto 1.
¿De dónde han salido todas estas pilas?
Así tomas unas decisiones pequeñas que al
final te darán más espacio en tu despacho,
en tu bandeja de entrada y en tu cabeza. Al
identificar el objeto verás que casi automáti-
33camente sabes qué hacer y dónde guardar- tivo porque ahora tienes espacio para ideas
lo. y planes nuevas. Tu también puedes tenerlo
todo organizado si empiezas con esta pre-
¿Que respuestas puedes dar? gunta: ¿Qué es esto?
Al contestar la pregunta ¿Qué es esto? solo
se trata del formato: Este artículo ha sido publicado en El Canasto en abril
de 2010: http://canasto.es/2010/04/que-es-esto/
✓ Esto es un folleto
✓ Esto es una carta de un amigo
✓ Esto es un correo comercial
✓ Esto es una idea
✓ Esto es un proyecto nuevo
✓ Esto es un deseo de un cliente
✓ Esto es una factura
✓ Esto es una invitación para una reunión
✓ Esto es un compromiso que he hecho
conmigo mismo
✓ Esto es algo que he prometido a otra per-
sona
✓ Esto es un …
Imagínate por un momento que todas estas
pilas no existen. La mesa de trabajo está lim-
pia y la bandeja de entrada vacía. ¿Cómo te
sientes? Es muy probable que te sientas crea-
3416
Concentración y flujo para trabajar sin
interrupciones
En la última semana he hablado con varias Unos consejos
personas que me comentaban que reciben ✓ ¡Sal de la sala de trabajo compartida! Pi-
muchísimas interrupciones en su trabajo y de un despacho solo para ti o comparti-
que no pueden concentrarse. da con solo un compañero. Una sala de
trabajo distrae mucho con tanto ruido y
Concentración requiere tiempo movimiento de tanta gente. No entiendo
El psicólogo Mihály Csíkszentmihályi dice
cómo es posible que los arquitectos to-
que tu cerebro necesita tiempo para poder
davía diseñen oficinas con este tipo de
concentrase. Para poder entrar en un estado
espacios tan poco productivos. Como
de Flujo o Flow, en que realmente trabajas
último recurso puedes trabajar con gafas
con toda tu concentración, necesitas unos
de sol y auriculares, aunque solo sea pa-
20 minutos. Si recibes muchas interrupcio-
ra que la gerencia sepa que no estás de
nes nunca podrás entrar en el Flow.
acuerdo.
La mayoría de los trabajadores de conoci-
✓ Finaliza micro-tareas. Si un compañero
miento no tienen muchas posibilidades para
necesita algo de ti o cuando recibes una
trabajar sin interrupciones. Solo si a veces
llamada, primero acaba la micro-tarea
visitas la oficina durante el fin de semana, si
en que estás trabajando. Si estás escri-
tus compañeros están todos enfermos o si la
biendo, acaba primero la frase; si estás
centralita telefónica falla tienes la posibili-
leyendo, lee toda la sección antes de
dad de concentrarte completamente en la
dar al compañero toda tu atención. Si
tarea actual.
dejas una microtarea a medias pierdes
mucho tiempo.
35✓ Desactiva la notificación de correo nue- Este artículo ha sido publicado en El Canasto en febre-
ro de 2010:
vo. Creo que el correo es el origen de la http://canasto.es/2010/02/concentracion/
mayoría de las interrupciones en la ofici-
na. Estás trabajando en un documento
importante y blip recibes un correo nue-
vo. Obviamente debes mirar directamen-
te de qué va el correo, porque podría
ser importante... Es mejor apagar las no-
tificaciones o cerrar la aplicación de co-
rreo completamente, y solo procesar el
correo durante algunos momentos al
día.
✓ No empieces el día leyendo tu correo.
Así puedes empezar el día de manera
productiva, y posiblemente mantienes
esta productividad durante el resto del
día.
✓ Reserva algunas horas para tareas que
requieren tu concentración. Trabaja des-
de casa, reserva una sala de reuniones
durante dos horas, haz la Revisión Sema-
nal en un bar dónde nadie te conozca,
etc. Busca la tranquilidad.
¿Y tú?
¿Cuáles son las fuentes de las interrupciones
en tu trabajo? ¿Y cómo puedes desactivarlas
o al menos disminuirlas?
3617
¿Por qué caminar si también puedes
volar?
Aunque has recopilado todas tus Próximas ✓ Pista de despegue: Próximas Acciones
Acciones en una lista y has organizado tus
Los diferentes niveles tienen mucha influen-
Proyectos, todavía quedan otras cosas que
cia entre ellos; no solo de arriba hacia aba-
no son una acción o un proyecto y que re-
jo, sino también al revés.
quieren tu atención. ¿Qué haces por ejem-
plo con tus ideales, tu visión, tus planes y
La pista de despegue y 10.000 pies
metas de largo plazo? Trabajar con las Próximas Acciones es fácil:
las pones en tu lista de Próximas Acciones y
Varios niveles para la vida y el trabajo
al finalizar la tarea marcas esta tarea como
Utilizando la aviación como metáfora, Da-
completada. Este es el nivel más básico – la
vid Allen describe los siguientes niveles en
pista de despegue. “Where the rubber meets
su libro Getting Things Done:
the road.”
✓ 50.000 Pies: Tu vida – valores
Todos los Proyectos en que actualmente tra-
✓ 40.000 Pies: Los próximos 3-5 años – vi- bajas están en la lista de proyectos. Si es un
sión y estrategia proyecto complejo, incluye material de so-
porte como notas, acciones para el futuro y
✓ 30.000 Pies: Los próximos 1-2 años –
planes. Para cada Proyecto activo hay al me-
metas / dirección
nos una Próxima Acción en la lista de accio-
nes.
✓ 20.000 Pies: Áreas de responsabilidad y
enfoque
✓ 10.000 Pies: Proyectos actuales
37También puede leer
