Guía básica Videoconferencias con Microsoft Teams
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Guía básica Videoconferencias con Microsoft Teams
VICERRECTORADO DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
Plaza de Caldereros, 1
10003 Cáceres
Teléfono: 927-257006
¿Qué es Microsoft Teams?
Es la nueva plataforma de comunicación y colaboración que forma parte del paquete de
Microsoft Office 365. Esta herramienta, que facilita el trabajo colaborativo con diferentes
grupos, destaca por la variedad de funcionalidades que ofrece, permitiendo a sus usuarios
realizar videoconferencias, enviar notas, trabajar de forma simultánea en la nube o interactuar
a través del chat.
¿Cómo accedo a Microsoft Office 365?
La Universidad de Extremadura (UEx), dentro del acuerdo firmado entre Microsoft y la CRUE,
Conferencia de Rectores de las Universidades Españolas, ha adquirido una Licencia Campus /
ESS de Microsoft. Esta licencia permite que cualquier miembro de la comunidad universitaria,
ya sean estudiantes matriculados, personal del PAS o PDI, pueda utilizar los productos
ofrecidos por Microsoft Office 365 en sus ordenadores personales.
Desde el siguiente enlace se ofrece la información necesaria para poder suscribirse y empezar
a utilizar Microsoft Office 365.
¿Cómo se accede a Microsoft Teams?
Para poder acceder y utilizar Microsoft Teams se necesita:
Una cuenta de correo electrónico de la UEx suscrita al servicio Microsoft Office 365,
que deberás utilizar para hacer “Login”. Utiliza el siguiente link para loguearte en
Microsoft Teams con tu usuario y contraseña.
Un ordenador o dispositivo móvil (Smartphone o Tablet) con cámara y micrófono. La
cámara y micrófono serán necesarios si quieres realizar una videoconferencia.
Y conexión a Internet.
Pantalla principal Microsoft Teams
Desde la pantalla principal de Microsoft Teams se puede acceder a diferentes botones y
menús:
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Zona 1. Desde este menú lateral se establece el acceso directo a las
Menú lateral diferentes funcionalidades que ofrece Microsoft Teams
(Actividad, Chat, Equipos, Tareas, Calendario, etc.)
Zona 2. Pulsando sobre este botón se podrá volver a la pantalla de inicio
Acceso a Microsoft de Microsoft Office 365 o abrir otra de sus aplicaciones.
Office 365
Zona 3. Pulsando sobre las iniciales de nuestro usuario podremos
Perfil usuario configurar nuestra cuenta, establecer nuestro estado en la
aplicación (Disponible, Ocupado, No molestar,…), acceder a
ayuda, entre otros.
Zona 4. La parte principal de la interfaz será nuestra zona de trabajo.
Área de trabajo
Tabla 1. Botones y menús de la pantalla principal.
Imagen 1. Pantalla principal Microsoft Teams.
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¿Cómo se crea un “Equipo”?
Paso 1.
El primer paso para poder comenzar a interactuar y trabajar con un grupo de alumnos o de
trabajo será crear un “Equipo”. Para ello, hay que clicar sobre el botón “Equipos” que aparece
en el menú lateral izquierdo y seleccionar la opción “Crear un Equipo”.
Imagen 2. Crear “Equipo”. Paso 1
Paso 2.
A continuación se debe seleccionar el tipo de “Equipo” que queremos crear. Para ello haz clic
sobre una de las siguientes opciones: Clase, Comunidad de aprendizaje profesional, Docentes u
Otros.
Imagen 3. Seleccionar tipo de “Equipo”. Paso 2
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Paso 3.
A continuación se debe dar un nombre al “Equipo”, añadir una breve descripción y pulsar
sobre “Siguiente”.
Imagen 4. Configura los datos principales de tu “Equipo”. Paso 3
Paso 4.
Para formar parte de un equipo, Teams ofrece dos opciones:
- Opción A. Agregar individualmente los miembros que conformarán el “Equipo”, ya
sean alumnos o profesores. Para ello, se escribirá el nombre de los usuarios en el
campo habilitado, y a continuación se pulsará sobre “Agregar”.
Imagen 5. Agregar miembros del “Equipo”. Paso 4 - Opción A
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- Opción B. Unirse a un “Equipo” ya creado. Teams permite crear “Equipos” sin agregar
participantes. Esta opción se recomienda si nuestro “Equipo” va a estar formado por
un número elevado de usuarios. Para ello, no agregaríamos ningún miembro al
“Equipo” y haríamos clic sobre el botón “Omitir”. Si se opta por esta opción, se deberá
generar un “Código de acceso al Equipo” que se tendrá que compartir con los
miembros que queramos que lo formen.
Imagen 6. Omitir “Agregar miembros”. Paso 4 - Opción B.
¿Cómo unirse a un “Equipo” ya creado?
Para unirnos a un “Equipo” ya creado únicamente hay que introducir el “Código del Equipo”
en el campo habilitado.
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Imagen 7. Unirse a un “Equipo” mediante código
¿Cómo crear un código de acceso a un “Equipo”?
Paso 1.
Para crear un código de acceso a un “Equipo” se debe entrar en las opciones de Configuración
del “Equipo” y seleccionar del menú desplegable “Administrar Equipo”.
Imagen 8. Abrir Configuración de un “Equipo”. Paso 1
Paso 2.
A continuación se selecciona en el área de trabajo la pestaña “Configuración” y se despliega la
opción “Código de Equipo”. Después pulsamos sobre “Generar”.
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Imagen 9. Acceso a opciones de Configuración – Código de “Equipo”. Paso 2
Paso 3.
Para finalizar, la aplicación creará un “Código de equipo” que deberemos compartir con
aquellas personas que queramos formen parte de él.
Imagen 10. Código de “Equipo” creado. Paso 3
Gestionar un “Equipo”
Una vez creado nuestro “Equipo” se abrirá la interfaz desde la que se podrá interactuar y
gestionar el grupo que se ha creado. Por defecto, aparecerá un “Canal General”, pero se
pueden añadir más “Canales”. Los “Canales” están pensados para organizar el trabajo por
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secciones o proyectos. Si se crea un nuevo “Canal” se debe configurar qué miembros del
“Equipo” queremos que tengan acceso al mismo, podrán ser todos o un grupo específico de
usuarios de ese “Equipo”.
Al seleccionar el “Canal General” de nuestro “Equipo”, en la parte superior del área de
trabajo, se habilitarán varias pestañas:
- Publicaciones: desde donde podremos conversar con los miembros de ese “Canal”,
cargar materiales, etc.
- Archivos: desde donde podemos cargar y compartir documentos y archivos.
- Bloc de notas de clase: desde esta pestaña se proporciona a los alumnos un espacio
privado para las notas y un lienzo para que colaboren en él.
- Tareas: desde donde se pueden crear tareas y cuestionarios.
- Notas: desde donde se podrán calificar las tareas.
- + : Este botón permite agregar pestañas que facilitarán el acceso directo a las
aplicaciones que se consideren necesarias para trabajar con nuestro grupo.
Imagen 11. Opciones del “Canal”
En la parte inferior del área de trabajo de cada “Canal” se habilitará un espacio con una barra
de herramientas desde donde se podrá: escribir al grupo de usuarios de ese “Canal”, adjuntar
documentos en la conversación, iniciar videoconferencias, etc.
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Imagen 12. Barra de herramientas inferior del “Canal”
Configurar opciones de “Equipo” y “Canal”
Una vez creado nuestro “Equipo” también podremos configurarlo. Para ello solo hay que
pulsar sobre el botón que aparece a la derecha del nombre del “Equipo” y se desplegará un
menú con diferentes opciones, desde donde se podrá: Administrar el Equipo, Agregar Canales,
Agregar miembros, Abandonar el Equipo, etc.
Imagen 13. Opciones de Configuración de “Equipo”
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También será posible acceder a las opciones de Configuración de un “Canal”. Para ello hay que
seleccionar el “Canal” y pulsar el botón que aparece a su derecha. Desde aquí se podrán
configurar las opciones de notificación del “Canal” y administrarlo.
Imagen 14. Opciones de Configuración de “Canal”
¿Cómo se realiza una videoconferencia desde la aplicación?
Para realizar una videoconferencia con un “Equipo” se debe seleccionar el “Canal” donde se
encuentren los miembros con los que quiere mantener la reunión y pulsar sobre el botón
“Cámara” que aparece en la parte inferior del área de trabajo.
Imagen 15. Iniciar “Videoconferencia”
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A continuación se abrirá una ventana con diferentes opciones para configurar la
videoconferencia o reunión, desde esta ventana se puede:
- Agregar un nombre o asunto a la videoconferencia.
- Iniciar una videoconferencia en ese momento pulsando sobre “Reunirse ahora”.
- Activar/Desactivar la webcam.
- Programar una reunión para otro día u hora. Si una reunión es programada, aparecerá
en las “Publicaciones” del “Canal” y en el “Calendario”.
Imagen 16. Pantalla de inicio “Videoconferencia”
¿Cómo programa una videoconferencia?
Al pulsar sobre el botón “Programar una reunión” de la pantalla anterior, se abrirá una nueva
ventana desde la que se podrá configurar:
- Zona horaria en la que nos encontramos.
- Nombre de la videoconferencia o reunión.
- Agregar a los asistentes requeridos y opcionales.
- Configurar día, hora de inicio y duración de la sesión.
- Si la reunión se repetirá periódicamente o no.
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- Seleccionar el “Equipo” y el “Canal” al que se dirige.
- Añadir una ubicación.
- Cualquier información adicional que queramos añadir.
Una vez se confirme que esta información es correcta, se pulsará sobre “Enviar”.
Imagen 17. Programar videoconferencia
También es posible programar reuniones (videoconferencias) directamente desde el
“Calendario” de Teams, pulsando sobre el botón “Nueva reunión” que se habilita en la esquina
superior derecha del área de trabajo.
Imagen 18. Programar videoconferencia desde el Calendario
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¿Cómo se accede una videoconferencia o reunión?
Existen diversas formas de unirse a una reunión, algunas de las más habituales son:
- A través del enlace a la videoconferencia o reunión.
- Desde el Calendario.
- Desde el Canal.
Si, por ejemplo, hemos programado una videoconferencia para el “Canal General” de nuestro
“Equipo”, la información aparecerá en la pestaña “Publicaciones” de este “Canal”.
Imagen 19. Información de videoconferencia programada desde Publicaciones
Al hacer clic sobre la información de la videoconferencia que aparece en la pestaña
“Publicaciones”, se mostrarán los detalles de la sesión. Para acceder a la videoconferencia hay
que pulsar sobre el botón “Unirse”.
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Imagen 20. Unirse a una videoconferencia
A continuación se abrirá una ventana desde la que podremos:
- Activar/Desactivar la webcam.
- Activar/Desactivar el micrófono.
- Configurar nuestros dispositivos de audio (micrófono y altavoces) y vídeo. En el caso
de tener varios dispositivos conectados a nuestro ordenador, se pueden seleccionar
aquellos que se consideren más adecuados.
- Unirnos a la reunión.
Imagen 21. Unirse a una videoconferencia pantalla previa
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Una vez dentro de la videoconferencia tendremos acceso directo al:
- Menú lateral de la aplicación. Pulsando sobre cualquiera de sus botones será posible
acceder a otras funcionalidades de Teams (Actividad, Chat, Equipos, Calendario, etc.).
De forma simultánea se podrá visualizar la videoconferencia en una pantalla reducida.
- Barra de herramientas de la videoconferencia. Esta barra se habilitará en la parte
intermedia de la pantalla al pasar el cursor del ratón por esa zona.
- Perfil personal. Se podrá configurar nuestro perfil en la sesión pulsando sobre el botón
con nuestras iniciales que aparece en la esquina superior derecha de la pantalla.
Imagen 22. Pantalla principal videoconferencia
Barra de herramientas de la videoconferencia
Pasando el cursor por la parte intermedia de la pantalla se podrá acceder a la barra de
herramientas de las videoconferencias de Teams.
Imagen 23. Barra de herramientas de la videoconferencia
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A continuación se describen sus botones principales:
Icono Breve descripción
Tiempo de conexión.
Activar/Desactivar webcam.
Activar/Desactivar micrófono.
Compartir: Escritorio, Archivos Power Point o Pizarra.
Más acciones, desde podremos grabar la videoconferencia, mostrar nuestra
configuración, mostrar notas, entre otros.
Abrir el chat de la reunión.
Ver los asistentes conectados y copiar el listado de asistentes.
Finalizar la videoconferencia o reunión.
Tabla 2. Barra de herramientas de videoconferencias
¿Qué elementos podemos compartir en la videoconferencia?
Pulsando sobre el botón “Compartir” se habilitará la posibilidad de:
1. Compartir Pantalla: pudiendo compartir nuestro escritorio o alguna ventana concreta
que tengamos abierta en el ordenador.
2. Compartir un archivo Power Point que se visualizará en la videoconferencia.
3. Compartir la Pizarra de Microsoft.
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Imagen 24. Elementos a compartir
Si queremos dejar de compartir un elemento solo hay que pulsar sobre el botón “Dejar de
compartir” o “Dejar de presentar”.
Compartir Pantalla
Al seleccionar esta opción se podrán compartir diferentes elementos. Si se selecciona:
- Toda la pantalla: se compartirá todo lo que vemos en nuestro escritorio.
- Ventana de la aplicación: se mostrará solo la ventana de una aplicación o elemento
concreto que esté abierto en nuestro “Equipo”.
- Pestaña de Chrome: se mostrará la pestaña del navegador que seleccionemos y
tengamos abierta en nuestro “Equipo”.
Para compartir cualquiera de estos elementos de la pantalla, solo hay que seleccionarlo y
pulsar sobre “Compartir”.
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Imagen 25. Elementos a compartir
Compartir Power Point
Para compartir un archivo de Power Point en la videoconferencia, hay que seleccionar y cargar
este archivo. Pulsando el botón “Examinar” se abrirán varias opciones:
- Examinar equipos y canales.
- OneDrive.
- Cargar Archivos desde mi equipo.
Imagen 26. Compartir Power Point
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Una vez cargado el archivo Power Point se habilitará una barra en la parte izquierda de la
pantalla que permitirá:
- Avanzar o retroceder en la presentación pulsado sobre las flechas.
- Permitir o impedir que los participantes en la videoconferencia puedan desplazarse
por la presentación por su cuenta. Para ello hay que activar/desactivar el “ojo”.
- Dejar de compartir la presentación pulsando sobre “Dejar de presentar”.
Imagen 27. Compartiendo Power Point
Compartir Pizarra
Teams permite compartir en la videoconferencia una pizarra en blanco sobre la que se puede
escribir. Una vez seleccionada esta opción se abrirán a la derecha de la pizarra varios lápices de
colores que podemos seleccionar y una goma para borrar.
Imag
en 28. Pizarra de Microsoft
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Grabar la videoconferencia
Teams permite grabar las videoconferencias o reuniones pulsando sobre el botón “Más
acciones”. Una vez abierto el desplegable al que se accede desde ese botón, se selecciona
“Iniciar grabación”. Recuerde informar a los asistentes de la grabación de la sesión y detenerla
una vez haya finalizado el contenido a grabar.
Imagen 29. Menú “Más acciones”
La grabación podrá visualizarse desde la pestaña “Publicaciones” del “Equipo - Canal” en el que
hayamos creado la videoconferencia.
Imagen 30. Visualizar videoconferencia
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