Herramienta de videoconferencia para el apoyo de clases, reuniones y eventos presenciales y no presenciales - Vicerrectoría Administrativa ...

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Herramienta de videoconferencia para el apoyo de clases, reuniones y eventos presenciales y no presenciales - Vicerrectoría Administrativa ...
Herramienta de videoconferencia
para el apoyo de clases, reuniones y
          eventos presenciales y no
                        presenciales

                                 Vicerrectoría Administrativa
               Dirección de Tecnologías de Información – DTI
                                                     2021©
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• ¿Cómo solicitar?                                                            • Diferencia entre anfitrión y
                                                                        • Ingresar a una reunión                                                        coanfitrión
                                                                        • Funciones básicas                                                           • Asegurando la sala de
                                                                        • Opciones de audio                                                             reunión
                                                                        • Opciones de micrófono                                                       • Opción de chat
Contenido                                                               • Opciones de video                                                           • Creación de grupos
                                                                        • Opciones para compartir                                                     • Configuración de grupos
                                                                          pantalla                                                                    • Grabación de reuniones
                                                                        • Anotaciones al compartir                                                    • Transmisión en vivo
                                                                          pantalla                                                                    • Configuración adicional
                                                                        • Ser anfitrión de la reunión                                                 • Opciones de invitar a otros
                                                                        • Definir coanfitriones                                                       • Contacto

2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de
ZOOM Video Communications Inc.
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Para la reserva y asignación de espacios de sala ZOOM® para sesiones de
                                                          1                clase, los docentes de la Universidad deben utilizar el Autoservicio de
                                                                           Solicitudes de Reservas para Uso de Espacios de Clases Virtuales en
                                                                           ZOOM®, disponible desde la Intranet de la Universidad, en el Autoservicio
                                                                           gestión académica (SAE), en Gestión Curricular->Programa de Clases->
¿Cómo solicitar el                                                         Reserva Espacios ZOOM.

uso de un espacio
de reunión en                                              2               Para reservar espacios de reunión en salas de ZOOM® destinados a actividades
                                                                           administrativas o de gestión académica distintas a clases, debe solicitar una
ZOOM®?                                                                     reserva con la Mesa de Servicios de la Dirección de tecnologías de Información
                                                                           – DTI.

                                                                           • Servir-T https://servir-t.javeriana.edu.co
                                                                           • PBX (57 1) 320 8320 Ext. 5555 Opc. 1

                                                                           En su solicitud debe incluir la siguiente información:
                                                                           - Titulo o tema del evento
                                                                           - Fecha y hora de inicio y fin de la sesión
                                                                           - Cantidad de asistentes

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1                Desde un navegador Web ingrese al enlace de conexión asignado para la sala
                                                                           ZOOM® (p.e. https://javeriana-edu-co.zoom.us/j/0123456789). A continuación,
                                                                           se le solicitará abrir la aplicación ZOOM

¿Cómo Ingresar
a una reunión
en una sala
ZOOM®?

                                                                           Es posible que el sistema le solicite realizar la instalación del complemento
                                                                           ZOOM, esto ocurrirá si nunca ha utilizado antes esta plataforma en su
                                                                           equipo. Si es necesario, realice la instalación del complemento siguiendo
                                                                           las indicaciones del sistema.
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2           Al ingresar a la sala, encontrará en la parte inferior de la pantalla una barra de
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                                                                      la sala ZOOM®.

Funciones
básicas de la
Sala ZOOM®

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La opción Entrar al audio le permitirá activar el audio por el computador, ajustarlo
                                                          3           automáticamente y modificar los niveles de los parlantes, audífonos o micrófono
                                                                      para tener una mejor calidad de sonido. Recuerde revisar los controles de su equipo
                                                                      o dispositivo.

Opciones de
audio

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Al ingresar a la sesión, el micrófono se habilitará automáticamente. Podrá ver una
                                                          4           barra de color verde que aumenta o disminuye al hablar. Una línea roja sobre el
                                                                      micrófono le indicará que esta apagado o silenciado.

Opciones de                                                                                                                       Desde estas opciones podrá elegir el dispositivo
micrófono /                                                                                                                       de audio de su equipo que desea utilizar en la
                                                                                                                                  sesión y realizar pruebas de funcionamiento.
audio

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5           Al ingresar a la sesión puede habilitar o deshabilitar la cámara de video. La línea
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                                                                                                                                      Desde estas opciones podrá seleccionar el
                                                                                                                                      dispositivo de cámara que dese utilizar,
Opciones de                                                                                                                           configurar el video y elegir un fondo virtual.
                                                                                                                                      Las características disponibles aquí
video                                                                                                                                 dependerán las características de su equipo y
                                                                                                                                      de los dispositivos de video disponibles.

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6           Compartir pantalla le permitirá compartir con los asistentes a la reunión la vista
                                                                      de su computadora, contenidos específicos, una pizarra digital y realizar
                                                                      presentaciones con los participantes.

Opciones para
compartir
pantalla

                                                                      Para compartir videos o audio desde su computadora debe oprimir Compartir
                                                                      debe marcar la opción Compartir sonido.

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7           Cuando se comparte pantalla o ventana del equipo aparece en la parte
                                                                      superior, arrastrando el cursor del mouse, la opción Anotar. Esta opción le
                                                                      permite escribir o hacer anotaciones directamente en la pantalla para resaltar o
                                                                      explicar alguna idea. Al utilizar esta opción se habilitará una barra de
                                                                      herramientas.

Anotaciones al
compartir                                                             En esta barra de herramientas se muestran varias opciones que le permitirán
                                                                      modificar y editar la anotación que desea realizar (formato, borrado, guardado,
pantalla                                                              etc.) Para salir del modo de anotaciones haga clic en la X al final de la barra.

                                                                      Puede cambiar los permisos de esta función para
                                                                      asegurar que solo usted como presentador pueda
                                                                      realizar anotaciones, o si lo desea, para que todos los
                                                                      asistentes a la reunión puedan hacerlo. Para eventos
                                                                      se recomienda inhabilitar esta opción.

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1           En la sala virtual de ZOOM el profesor u organizador de la reunión debe reclamar el
                                                                      rol como anfitrión de la sesión para realizar la moderación de la reunión. Como
                                                                      anfitrión podrá configurar la sala y su seguridad y adicionalmente delegar a
                                                                      coanfitriones para tener colaboradores en la administración de la sala o para dar
                                                                      privilegios sin restricciones dentro de la sala a panelistas u otros presentadores.

Ser anfitrión de
la reunión en
ZOOM®                                                     2          Desde la barra principal de opciones haga clic sobre Participantes, luego en el
                                                                     menú … (tres puntos) y finalmente en Reclamar el rol de anfitrión.

                                                                                                                       Si está utilizando un espacio
                                                                                                                       asignado manualmente por
                                                                                                                       la Universidad, ingrese la
                                                                                                                       clave suministrada por la
                                                                                                                       Mesa de Servicios en la
                                                                                                                       respuesta a su solicitud.

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Al iniciar su reunión o durante el desarrollo de la misma puede definir los
                                                          3           participantes que tendrán el rol de coanfitrión (pueden ser varios), esto con el fin
                                                                      de asignarles permisos adicionales, lo cual da la libertad de compartir pantalla, el
                                                                      manejo del micrófono y adicionalmente también podrán configurar la seguridad
                                                                      de la sala para los demás asistentes.
Definir
coanfitriones en
la reunión de
                                                                      Haga clic en Participantes,
ZOOM®                                                                 sobre el nombre de un
                                                                      asistente oprima Más > y
                                                                      luego haga clic en Hacer
                                                                      coanfitrión.

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Tenga en cuenta que existen cuatro funciones directas que solo puede
                                                          4           ejecutar el anfitrión u hospedador de una reunión virtual en ZOOM®:

                                                                      • Asignar a otros coanfitriones, o delegar a otro usuario el rol de
Diferencia entre                                                        hospedador o anfitrión principal (esta opción no se puede deshacer).
                                                                      • Puede crear y dividir a los asistentes subgrupos totalmente
Anfitrión y                                                             independientes.
coanfitrión de                                                        • Desde la opción “Más” encontrará la herramienta donde puede realizar
                                                                        la retransmisión en Facebook o YouTube.
una reunión en                                                        • Finalizar la reunión para todos.
ZOOM®

2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de
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                                                                      La opción de Seguridad incluye configuraciones que le permiten asegurar la sala
                                                                      virtual con el fin de evitar infiltraciones o participaciones no deseadas en sus
                                                                      clases o reuniones.
                                                                                                               Después de activada esta opción,
                                                                                                               impedirá que mas usuarios se
                                                                                                               conecten a la reunión.
Asegurando la                                                                                                                                                          Permisos para los participantes, si
                                                                                                                                                                       habilitamos o no la opción los
sala de reunión                                                                                                                                                        asistentes podrán:
                                                                                                                                                                       - Compartir pantalla o contenidos.
                                                                 Si se activa esta opción,
de ZOOM®                                                         cada vez que se conecte
                                                                                                                                                                       - Usar o no el chat.
                                                                                                                                                                       - Permitir cambiar su nombre
                                                                 un nuevo usuario a la                                                                                     para mostrar.
                                                                 reunión, solicitará que el                                                                            - Una       vez     desactivado  el
                                                                 anfitrión o coanfitriones                                                                                 micrófono, no lo podrán activar
                                                                 acepten o rechacen el                                                                                     a menos que el anfitrión o
                                                                 acceso a la sala.                                                                                         coanfitriones lo activen.
                                                                                                                                                                       - Impedir que los usuarios activen
                                                                                                                                                                           su cámara de video

                                                                                                                Desde esta opción podremos
                                                                                                                seleccionar y retirar de la sala a
                                                                                                                algún participante no deseado.

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                                                                      La opción de Chat incluye configuraciones que le permiten configurar
                                                                      conversaciones y mensajes escritos entre los participantes de la reunión o clase.

                                                                                                                                                            Aquí el anfitrión y los coanfitriones
                                                                                                                                                            podrán restringir con quien pueden
Opciones de                                                                                                                                                 hablar los asistentes.

Chat                                                                                                                                                        Nadie: Se bloquea la opción de chat y no
                                                                                                                                                            lo podrán usar
                                                                                                                                                            Solo al anfitrión: No podrán escribir a
                                                                                                                                                            otros participantes solo al anfitrión y a los
                                                                                                                                                            coanfitriones.
                                                                                                                                                            Todos en público: Todos los asistentes
                                                                                                                                                            pueden hablar en el chat general o entre
                                                                                                                                                            ellos.

                                                                                                                                                            Adicional tenemos la opción “Guardar
                                                                                                                                                            Chat” para exportar el total de los
                                                                                                                                                            mensajes enviados por este medio.

                                                   Si el anfitrión configura “Todos en público” desde este
                                                   botón podríamos seleccionar si queremos hablar en el chat
                                                   general o si queremos hablar con un usuario en particular.

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1           Desde la opción Sección de Grupos se puede dividir el total de los asistentes a una
                                                                      clase o reunión en grupos más pequeños o en salas temporales independientes
                                                                      para la realización de trabajos en grupo o actividades virtuales dentro de la sesión.
                                                                      Para generar grupos dentro de una clase o reunión virtual haga clic sobre Sección
                                                                      de Grupos.
Creación y                                                                                                                                        ✓ Seleccione       cuántas     sesiones
configuración de                                                                                                                                    (subgrupos) desea crear.
                                                                                                                                                  ✓ Si es requerido asigne manualmente
grupos en la                                                                                                                                        los integrantes de cada grupo.
reunión                                                                                                                                           ✓ Puede dividir el total de integrantes
                                                                                                                                                    de forma automatizada o permita
                                                                                                                                                    que los asistentes decidan en el
                                                                                                                                                    grupo que se unirán.

                                                                      Si se selecciona la opción Asignar
                                                                      manualmente desde la opción Asignar que
                                                                      usuarios irán a cada subgrupo.

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2           En la configuración de Sección de Grupos se pueden renombrar, eliminar o
                                                                      añadir nuevos grupos.

                                                                                                                                                     Una vez configurados los grupos desde
                                                                                                                                                     Iniciar todas podrá activarlos o hacer
Creación y                                                                                                                                           que todos los participantes vuelvan a
Opciones de                                                                                                                                          la sala principal deteniendo las
configuración de
Chat y                                                                                                                                               sesiones de los grupos.
grupos en la
Administración
reunión

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1
                                                                      Para realizar la grabación de una clase o reunión virtual en ZOOM® oprima
                                                                      Grabar.

Grabación de                                                          Para acceder posteriormente a la grabación de la reunión virtual puede
reuniones en                                                          seleccionar alguna de las siguientes opciones:

ZOOM®                                                                 ✓ Grabar en esta computadora: al finalizar la reunión se generará un archivo
                                                                        local que se descargará en la computadora o dispositivo. Este proceso de
                                                                        puede demorar un tiempo considerable. Si la generación de la grabación se
                                                                        interrumpe, el archivo no podrá ser recuperado posteriormente.
                                                                      ✓ Grabación en la nube: al finalizar la reunión la grabación se guarda en la
                                                                        nube de ZOOM®. Para solicitar la descarga de estas grabaciones debe
                                                                        comunicarse o registrar un caso en la Mesa de Servicios de la DTI:

                                                                                        • Servir-T https://servir-t.javeriana.edu.co/usdkv8/
                                                                                        • PBX 3208320 Ext. 5555 Opc. 1
                                                                      El anfitrión o los coanfitriones de la reunión son lo únicos asistentes que
                                                                      pueden iniciar o detener una grabación.

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1           Las reuniones virtuales por ZOOM® pueden ser retransmitidas
                                                                      por redes sociales como YouTube® o Facebook® utilizando sus
                                                                      servicios de streaming en vivo. Solo el anfitrión de la reunión
                                                                      de ZOOM® puede activar una transmisión en vivo.
                                                                      Para poder retransmitir su sesión tenga presente que debe tener configurada
                                                                      adicionalmente una cuenta en Facebook® o YouTube®.
Transmisión en
vivo desde
ZOOM®                                                     2           Valide cuál es su navegador Web predeterminado en su equipo de cómputo.

                                                          3
                                                                       Desde su navegador Web predeterminado ingrese a https://javeriana-edu-
                                                                       co.zoom.us y seleccione Ingresar. Utilice el nombre (sin @javeriana.edu.co) y su
                                                                       contraseña institucional.

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4           En caso de que sea la primera vez que realiza este procedimiento le llegará un
                                                                      correo electrónico de activación, el cual debe abrir y confirmar. Si ya ha
                                                                      realizado este proceso, el sistema le permitirá ingresar a una licencia básica de
                                                                      ZOOM®

Transmisión en
vivo desde
ZOOM®

                                                                      Sin cerrar la pestaña del navegador abierta anteriormente, vuelva su reunión en
                                                          5           ZOOM® y desde la opción … Más seleccione la plataforma o red social de
                                                                      retransmisión que desea utilizar. Siga las instrucciones de conexión que le indique
                                                                      su plataforma de redes sociales.

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6           Tenga en cuenta que para la retransmisión por YouTube® debemos disponer de
                                                                      una cuenta o canal activo y la función de transmisión en vivo activa en esta
                                                                      plataforma.
                                                                      En el siguiente video https://youtu.be/okJQwUfwptw se explica el proceso de
                                                                      activación de la función que permite realizar retransmisiones en vivo desde
                                                                      YouTube® necesaria para ZOOM® y otros sistemas de videoconferencia.
Transmisión en
vivo desde
ZOOM®

                                                                      IMPORTANTE: el proceso de validación de la
                                                                      función de retransmisión de YouTube® debe
                                                                      realizarse con anticipación a la reunión o
                                                                      evento debido a que puede tomar hasta 24
                                                                      horas.
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1            Desde las opciones de configuración e información de la reunión podrá
                                                                       modificar la configuración general de la aplicación ZOOM® en su equipo de
                                                                       cómputo o dispositivo y conocer los datos generales de una reunión virtual en
                                                                       curso.

Configuración
adicional

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1           Esta opción le permite enviar por correo electrónico la invitación a otras personas
                                                                      para unirse a la reunión virtual con la URL de acceso a la sala virtual. Utilice el
                                                                      botón Copiar enlace de Invitación para copiar el enlace de conexión y luego
                                                                      pegarlo en cualquier documento o medio digital de difusión.

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2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de
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                  invitar a                                                                Cualquier duda, inquietud o solicitud referente a este servicio,
                    otros                                                                  puede comunicarse con la Mesa de Servicios de la Dirección de
                                                                                           Tecnologías de Información – DTI , por medio de los canales
                                                                                           habilitados:

                                                                                           • Servir-T https://servir-t.javeriana.edu.co/usdkv8/
                                                                                           • PBX (57 1) 320 8320 Ext. 5555 Opción 1

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