Herramienta de videoconferencia para el apoyo de clases, reuniones y eventos presenciales y no presenciales - Vicerrectoría Administrativa ...
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Herramienta de videoconferencia para el apoyo de clases, reuniones y eventos presenciales y no presenciales Vicerrectoría Administrativa Dirección de Tecnologías de Información – DTI 2021©
• ¿Cómo solicitar? • Diferencia entre anfitrión y • Ingresar a una reunión coanfitrión • Funciones básicas • Asegurando la sala de • Opciones de audio reunión • Opciones de micrófono • Opción de chat Contenido • Opciones de video • Creación de grupos • Opciones para compartir • Configuración de grupos pantalla • Grabación de reuniones • Anotaciones al compartir • Transmisión en vivo pantalla • Configuración adicional • Ser anfitrión de la reunión • Opciones de invitar a otros • Definir coanfitriones • Contacto 2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de ZOOM Video Communications Inc.
Para la reserva y asignación de espacios de sala ZOOM® para sesiones de 1 clase, los docentes de la Universidad deben utilizar el Autoservicio de Solicitudes de Reservas para Uso de Espacios de Clases Virtuales en ZOOM®, disponible desde la Intranet de la Universidad, en el Autoservicio gestión académica (SAE), en Gestión Curricular->Programa de Clases-> ¿Cómo solicitar el Reserva Espacios ZOOM. uso de un espacio de reunión en 2 Para reservar espacios de reunión en salas de ZOOM® destinados a actividades administrativas o de gestión académica distintas a clases, debe solicitar una ZOOM®? reserva con la Mesa de Servicios de la Dirección de tecnologías de Información – DTI. • Servir-T https://servir-t.javeriana.edu.co • PBX (57 1) 320 8320 Ext. 5555 Opc. 1 En su solicitud debe incluir la siguiente información: - Titulo o tema del evento - Fecha y hora de inicio y fin de la sesión - Cantidad de asistentes 2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de ZOOM Video Communications Inc.
1 Desde un navegador Web ingrese al enlace de conexión asignado para la sala ZOOM® (p.e. https://javeriana-edu-co.zoom.us/j/0123456789). A continuación, se le solicitará abrir la aplicación ZOOM ¿Cómo Ingresar a una reunión en una sala ZOOM®? Es posible que el sistema le solicite realizar la instalación del complemento ZOOM, esto ocurrirá si nunca ha utilizado antes esta plataforma en su equipo. Si es necesario, realice la instalación del complemento siguiendo las indicaciones del sistema. 2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de ZOOM Video Communications Inc.
2 Al ingresar a la sala, encontrará en la parte inferior de la pantalla una barra de color negro que contiene todas las funcionalidades y posibilidades que le brinda la sala ZOOM®. Funciones básicas de la Sala ZOOM® 2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de ZOOM Video Communications Inc.
La opción Entrar al audio le permitirá activar el audio por el computador, ajustarlo 3 automáticamente y modificar los niveles de los parlantes, audífonos o micrófono para tener una mejor calidad de sonido. Recuerde revisar los controles de su equipo o dispositivo. Opciones de audio 2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de ZOOM Video Communications Inc.
Al ingresar a la sesión, el micrófono se habilitará automáticamente. Podrá ver una 4 barra de color verde que aumenta o disminuye al hablar. Una línea roja sobre el micrófono le indicará que esta apagado o silenciado. Opciones de Desde estas opciones podrá elegir el dispositivo micrófono / de audio de su equipo que desea utilizar en la sesión y realizar pruebas de funcionamiento. audio 2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de ZOOM Video Communications Inc.
5 Al ingresar a la sesión puede habilitar o deshabilitar la cámara de video. La línea roja sobre el icono indicará que el video esta detenido. Desde estas opciones podrá seleccionar el dispositivo de cámara que dese utilizar, Opciones de configurar el video y elegir un fondo virtual. Las características disponibles aquí video dependerán las características de su equipo y de los dispositivos de video disponibles. 2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de ZOOM Video Communications Inc.
6 Compartir pantalla le permitirá compartir con los asistentes a la reunión la vista de su computadora, contenidos específicos, una pizarra digital y realizar presentaciones con los participantes. Opciones para compartir pantalla Para compartir videos o audio desde su computadora debe oprimir Compartir debe marcar la opción Compartir sonido. 2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de ZOOM Video Communications Inc.
7 Cuando se comparte pantalla o ventana del equipo aparece en la parte superior, arrastrando el cursor del mouse, la opción Anotar. Esta opción le permite escribir o hacer anotaciones directamente en la pantalla para resaltar o explicar alguna idea. Al utilizar esta opción se habilitará una barra de herramientas. Anotaciones al compartir En esta barra de herramientas se muestran varias opciones que le permitirán modificar y editar la anotación que desea realizar (formato, borrado, guardado, pantalla etc.) Para salir del modo de anotaciones haga clic en la X al final de la barra. Puede cambiar los permisos de esta función para asegurar que solo usted como presentador pueda realizar anotaciones, o si lo desea, para que todos los asistentes a la reunión puedan hacerlo. Para eventos se recomienda inhabilitar esta opción. 2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de ZOOM Video Communications Inc.
1 En la sala virtual de ZOOM el profesor u organizador de la reunión debe reclamar el rol como anfitrión de la sesión para realizar la moderación de la reunión. Como anfitrión podrá configurar la sala y su seguridad y adicionalmente delegar a coanfitriones para tener colaboradores en la administración de la sala o para dar privilegios sin restricciones dentro de la sala a panelistas u otros presentadores. Ser anfitrión de la reunión en ZOOM® 2 Desde la barra principal de opciones haga clic sobre Participantes, luego en el menú … (tres puntos) y finalmente en Reclamar el rol de anfitrión. Si está utilizando un espacio asignado manualmente por la Universidad, ingrese la clave suministrada por la Mesa de Servicios en la respuesta a su solicitud. 2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de ZOOM Video Communications Inc.
Al iniciar su reunión o durante el desarrollo de la misma puede definir los 3 participantes que tendrán el rol de coanfitrión (pueden ser varios), esto con el fin de asignarles permisos adicionales, lo cual da la libertad de compartir pantalla, el manejo del micrófono y adicionalmente también podrán configurar la seguridad de la sala para los demás asistentes. Definir coanfitriones en la reunión de Haga clic en Participantes, ZOOM® sobre el nombre de un asistente oprima Más > y luego haga clic en Hacer coanfitrión. 2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de ZOOM Video Communications Inc.
Tenga en cuenta que existen cuatro funciones directas que solo puede 4 ejecutar el anfitrión u hospedador de una reunión virtual en ZOOM®: • Asignar a otros coanfitriones, o delegar a otro usuario el rol de Diferencia entre hospedador o anfitrión principal (esta opción no se puede deshacer). • Puede crear y dividir a los asistentes subgrupos totalmente Anfitrión y independientes. coanfitrión de • Desde la opción “Más” encontrará la herramienta donde puede realizar la retransmisión en Facebook o YouTube. una reunión en • Finalizar la reunión para todos. ZOOM® 2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de ZOOM Video Communications Inc.
1 La opción de Seguridad incluye configuraciones que le permiten asegurar la sala virtual con el fin de evitar infiltraciones o participaciones no deseadas en sus clases o reuniones. Después de activada esta opción, impedirá que mas usuarios se conecten a la reunión. Asegurando la Permisos para los participantes, si habilitamos o no la opción los sala de reunión asistentes podrán: - Compartir pantalla o contenidos. Si se activa esta opción, de ZOOM® cada vez que se conecte - Usar o no el chat. - Permitir cambiar su nombre un nuevo usuario a la para mostrar. reunión, solicitará que el - Una vez desactivado el anfitrión o coanfitriones micrófono, no lo podrán activar acepten o rechacen el a menos que el anfitrión o acceso a la sala. coanfitriones lo activen. - Impedir que los usuarios activen su cámara de video Desde esta opción podremos seleccionar y retirar de la sala a algún participante no deseado. 2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de ZOOM Video Communications Inc.
1 La opción de Chat incluye configuraciones que le permiten configurar conversaciones y mensajes escritos entre los participantes de la reunión o clase. Aquí el anfitrión y los coanfitriones podrán restringir con quien pueden Opciones de hablar los asistentes. Chat Nadie: Se bloquea la opción de chat y no lo podrán usar Solo al anfitrión: No podrán escribir a otros participantes solo al anfitrión y a los coanfitriones. Todos en público: Todos los asistentes pueden hablar en el chat general o entre ellos. Adicional tenemos la opción “Guardar Chat” para exportar el total de los mensajes enviados por este medio. Si el anfitrión configura “Todos en público” desde este botón podríamos seleccionar si queremos hablar en el chat general o si queremos hablar con un usuario en particular. 2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de ZOOM Video Communications Inc.
1 Desde la opción Sección de Grupos se puede dividir el total de los asistentes a una clase o reunión en grupos más pequeños o en salas temporales independientes para la realización de trabajos en grupo o actividades virtuales dentro de la sesión. Para generar grupos dentro de una clase o reunión virtual haga clic sobre Sección de Grupos. Creación y ✓ Seleccione cuántas sesiones configuración de (subgrupos) desea crear. ✓ Si es requerido asigne manualmente grupos en la los integrantes de cada grupo. reunión ✓ Puede dividir el total de integrantes de forma automatizada o permita que los asistentes decidan en el grupo que se unirán. Si se selecciona la opción Asignar manualmente desde la opción Asignar que usuarios irán a cada subgrupo. 2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de ZOOM Video Communications Inc.
2 En la configuración de Sección de Grupos se pueden renombrar, eliminar o añadir nuevos grupos. Una vez configurados los grupos desde Iniciar todas podrá activarlos o hacer Creación y que todos los participantes vuelvan a Opciones de la sala principal deteniendo las configuración de Chat y sesiones de los grupos. grupos en la Administración reunión 2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de ZOOM Video Communications Inc.
1 Para realizar la grabación de una clase o reunión virtual en ZOOM® oprima Grabar. Grabación de Para acceder posteriormente a la grabación de la reunión virtual puede reuniones en seleccionar alguna de las siguientes opciones: ZOOM® ✓ Grabar en esta computadora: al finalizar la reunión se generará un archivo local que se descargará en la computadora o dispositivo. Este proceso de puede demorar un tiempo considerable. Si la generación de la grabación se interrumpe, el archivo no podrá ser recuperado posteriormente. ✓ Grabación en la nube: al finalizar la reunión la grabación se guarda en la nube de ZOOM®. Para solicitar la descarga de estas grabaciones debe comunicarse o registrar un caso en la Mesa de Servicios de la DTI: • Servir-T https://servir-t.javeriana.edu.co/usdkv8/ • PBX 3208320 Ext. 5555 Opc. 1 El anfitrión o los coanfitriones de la reunión son lo únicos asistentes que pueden iniciar o detener una grabación. 2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de ZOOM Video Communications Inc.
1 Las reuniones virtuales por ZOOM® pueden ser retransmitidas por redes sociales como YouTube® o Facebook® utilizando sus servicios de streaming en vivo. Solo el anfitrión de la reunión de ZOOM® puede activar una transmisión en vivo. Para poder retransmitir su sesión tenga presente que debe tener configurada adicionalmente una cuenta en Facebook® o YouTube®. Transmisión en vivo desde ZOOM® 2 Valide cuál es su navegador Web predeterminado en su equipo de cómputo. 3 Desde su navegador Web predeterminado ingrese a https://javeriana-edu- co.zoom.us y seleccione Ingresar. Utilice el nombre (sin @javeriana.edu.co) y su contraseña institucional. 2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de ZOOM Video Communications Inc.
4 En caso de que sea la primera vez que realiza este procedimiento le llegará un correo electrónico de activación, el cual debe abrir y confirmar. Si ya ha realizado este proceso, el sistema le permitirá ingresar a una licencia básica de ZOOM® Transmisión en vivo desde ZOOM® Sin cerrar la pestaña del navegador abierta anteriormente, vuelva su reunión en 5 ZOOM® y desde la opción … Más seleccione la plataforma o red social de retransmisión que desea utilizar. Siga las instrucciones de conexión que le indique su plataforma de redes sociales. 2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de ZOOM Video Communications Inc.
6 Tenga en cuenta que para la retransmisión por YouTube® debemos disponer de una cuenta o canal activo y la función de transmisión en vivo activa en esta plataforma. En el siguiente video https://youtu.be/okJQwUfwptw se explica el proceso de activación de la función que permite realizar retransmisiones en vivo desde YouTube® necesaria para ZOOM® y otros sistemas de videoconferencia. Transmisión en vivo desde ZOOM® IMPORTANTE: el proceso de validación de la función de retransmisión de YouTube® debe realizarse con anticipación a la reunión o evento debido a que puede tomar hasta 24 horas. 2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de ZOOM Video Communications Inc.
1 Desde las opciones de configuración e información de la reunión podrá modificar la configuración general de la aplicación ZOOM® en su equipo de cómputo o dispositivo y conocer los datos generales de una reunión virtual en curso. Configuración adicional 2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de ZOOM Video Communications Inc.
1 Esta opción le permite enviar por correo electrónico la invitación a otras personas para unirse a la reunión virtual con la URL de acceso a la sala virtual. Utilice el botón Copiar enlace de Invitación para copiar el enlace de conexión y luego pegarlo en cualquier documento o medio digital de difusión. Opciones de invitar a otros 2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de ZOOM Video Communications Inc.
Opciones de invitar a Cualquier duda, inquietud o solicitud referente a este servicio, otros puede comunicarse con la Mesa de Servicios de la Dirección de Tecnologías de Información – DTI , por medio de los canales habilitados: • Servir-T https://servir-t.javeriana.edu.co/usdkv8/ • PBX (57 1) 320 8320 Ext. 5555 Opción 1 2021©, prohibida la reproducción total o parcial de esta guía a través de cualquier medio impreso o digital sin la previa autorización expresa de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá DC. ZOOM® es una marca registrada de ZOOM Video Communications Inc.
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