GUÍA DE USO DE ZOOM - SERVICIOS AUDIOVISUALES GATE UPM
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GUÍA DE USO DE ZOOM
SERVICIOS AUDIOVISUALES
GATE UPM
2020
1.1.1.1.1.1 Pr
Tabla de contenido
1. Licencias ZOOM ......................................................... 2
1.1. Licencia BASIC ..................................................................... 2
1.2. Licencia Business .................................................................. 2
2. Registro .................................................................. 2
3. Descarga e instalación de la aplicación de Zoom ................. 3
4. Crear una reunión ...................................................... 4
5. Acceso a una reunión .................................................. 7
6. Interfaz de la reunión ................................................. 9
7. Barra de herramientas ............................................... 10
7.1. Micrófono.......................................................................... 10
7.2. Vídeo ............................................................................... 10
7.3. Seguridad.......................................................................... 11
7.4. Participantes ..................................................................... 12
7.5. Compartir ......................................................................... 13
7.6. Chat ................................................................................ 16
7.7. Votaciones ........................................................................ 16
7.8. Grupos ............................................................................. 17
7.9. Grabar ............................................................................. 18
7.10. Finalizar o salir ................................................................ 18
8. Configuración ......................................................... 19
9. Guía de Seguridad CCN-CERT ....................................... 24
10. Enlaces de interés .................................................... 24
1
1.1.1.1.1.1 Pr
USO DE LA APLICACIÓN PARA REUNIONES ZOOM
1. Licencias ZOOM
1.1. Licencia BASIC
Permite de forma gratuita crear una cuenta para programar reuniones ilimitadas cada
una de las cuales tendrán una limitación de 40 minutos, y hasta 100 participantes. Si
únicamente hay 2 participantes no hay limitación de tiempo.
1.2. Licencia Business
Dispone de reuniones sin limitación de tiempo, para 300 usuarios, url de reunión
personalizada, y más opciones de configuración de la cuenta.
2. Registro
Cada Centro de la UPM dispondrá de una licencia Business y de una cuenta para que el
responsable designado pueda generar aquellas sesiones por videoconferencia que
requieran las sesiones de sus órganos colegiados de Gobierno.
En otro caso, si desea crear una reunión en Zoom, es necesario disponer de una cuenta.
Si se carece de cuenta debe hacerse un registro gratuito; para ello, desde la página de
Zoom: https://zoom.us , seleccionamos el botón de registro en azul.
Introducimos nuestra cuenta UPM y pulsamos en “Registrarse”.
A continuación, tendremos que comprobar en nuestra bandeja de correo, la recepción
de un correo de activación de la cuenta. En la pantalla correspondiente, deberá
introducir sus datos y pulsar el botón de “Activar” nuevamente. La clave es la que
desee indicar, que, en ningún caso, debe ser igual a la del correo upm.
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3. Descarga e instalación de la aplicación de Zoom
Para descargar la aplicación de Zoom debe entrar en: https://zoom.us/download y
descargarse la primera opción “Cliente Zoom para reuniones” aunque se podría
descargar automáticamente al ingresar por primera vez a una reunión mediante un
enlace compartido correspondiente a dicha reunión. En el caso de que se desee
descargar antes de cualquier otra reunión, se recomienda enfáticamente, que se haga
únicamente desde la url indicada. En esta página también se pueden descargar
versiones para Mac, iPad o móvil, además de distintos complementos.
Si no desea instalar ZOOM, existe versión Zoom de navegador, aunque el programa
siempre intentará instalarse. En la parte inferior de la pantalla, en pequeño, se dispone
de la opción de acceder con navegador.
Después se abrirá una ventana para guardar el archivo ejecutable y deberá ejecutarlo
desde su carpeta de descargas para completar la instalación.
No se recomienda la instalación de Zoom desde páginas de terceros, ni de enlaces que
pudieran ser sospechosos, pueden contener malware adherido. Se recomienda tener una
versión superior a 4.6.9 y siempre tener Zoom actualizado a la última versión, están
corrigiendo vulnerabilidades y actualizando el software constantemente.
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4. Crear una reunión
Para crear una reunión en Zoom es necesario disponer de una cuenta (por ejemplo, el
responsable designado por cada Centro) y acceder con nuestro usuario y contraseña
seleccionado Ingresar, bien en la aplicación, bien en la versión de escritorio.
Podremos crear una Nueva reunión instantáneamente, o programar una seleccionando
Agendar.
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Si seleccionamos Nueva reunión, accederemos automáticamente a una reunión, con los
ajustes que tuviera nuestra cuenta de forma automática.
Si seleccionamos Agendar, podremos configurar: los ajustes de nuestra sesión, como la
fecha y la hora, un ID aleatorio o el de nuestra cuenta personal, una contraseña de
acceso o habilitar una sala de espera donde tendremos que aceptar a cada uno de los
participantes que quiera acceder.
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Una vez programada la reunión aparecerá en la pestaña “Reuniones”, desde donde
podremos iniciarla, editarla de nuevo o eliminarla, y ver todas las reuniones que haya
agendadas.
Una vez dentro de la app de Zoom, disponemos de más opciones como unirse a una
reunión o compartir la pantalla del ordenador, para ser grabada, por ejemplo.
En la pestaña “Grabado” podemos ver las grabaciones que se vayan realizando,
pudiendo abrir la ubicación de las mismas, reproducirlas o eliminarlas.
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La pestaña de “chat” sirve para hacer lo mismo que hacemos desde una reunión, pero
sin haberla iniciado todavía.
Y en la pestaña “contactos” puede buscar sus contactos de Zoom o incluso crear canales
para organizarlos en grupos.
5. Acceso a una reunión
Los participantes en una reunión deberán recibir un enlace o código de la reunión,
previamente a su celebración. Estos asistentes no necesitan tener cuenta, ni realizar
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registro, simplemente deberán pinchar en el enlace, o bien copiarlo y pegarlo en un
navegador. Seguidamente, si tiene zoom instalado, se abrirá la aplicación; en caso
contrario, el usuario podrá escoger entre ejecutar la aplicación de Zoom o seleccionar
unirse mediante su navegador, esta es la opción más segura de acceso.
Si únicamente tenemos el código de la reunión, podemos seleccionar entrar a una
reunión, tanto en cualquier versión, navegador, instalación, o app, e indicar el código o
nombre de la sesión.
Seguidamente, el sistema nos pedirá el nombre con el que queremos acceder, que
posteriormente podremos modificar. Y la contraseña de acceso si nos la hubieran
proporcionado.
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6. Interfaz de la reunión
Al unirse a la reunión se abrirá una ventana donde se puede comprobar el correcto
funcionamiento del audio del ordenador. Zoom reconoce los dispositivos del sistema
operativo y su funcionamiento. Ahora bien, en caso de que haya alguna incidencia
relacionada con el audio, en Zoom no hay que configurar nada, sino en nuestro sistema.
Esta es la interfaz de ZOOM, cuyas opciones se verán de forma detallada. Podemos
intercambiar la vista del hablante, en la que veremos en grande a la persona que habla,
por una vista en cuadrícula de hasta 49 personas por pantalla, pudiendo desplazarnos
entre ella; además, podemos fijar como vista del hablante la que deseemos,
seleccionándola sobre los puntitos del usuario seleccionado, si somos anfitriones,
podemos seleccionar video spotlight y todos los usuarios verán a ese participante. Si
estamos en un dispositivo móvil, únicamente veremos 4 imágenes por pantalla,
pudiendo ver todas las demás, pasando página.
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7. Barra de herramientas
Podemos mostrar/quitar la barra de herramientas con la tecla “Alt” del teclado.
7.1. Micrófono
A la izquierda encontramos el dispositivo del micrófono, el cual podemos
activar/desactivar con la barra espaciadora y usarlo como si fuera un walkie talkie. Si
nos indica reiniciar audio, hay que seleccionarlo para activar nuestro audio en la
reunión. Si pulsamos la flecha a su derecha nos aparece un desplegable con los
micrófonos y altavoces que dispone nuestro sistema operativo y que Zoom puede usar.
También puede usar el audio de un teléfono si nos dispusiera de micrófono. Además,
podemos realizar una prueba de nuestro micrófono y altavoz para comprobar el correcto
funcionamiento.
7.2. Vídeo
De igual forma podemos activar/desactivar una cámara web en el siguiente botón,
donde también podemos desplegar la flecha para ver la cámara y las opciones que
tenemos, así como la configuración de vídeo y la posibilidad de poner un fondo virtual
detrás de nuestra figura dentro de la propia configuración (para que funcione sin un
fondo chroma es necesario disponer de un equipo potente).
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7.3. Seguridad
Para un mayor control de la seguridad, se recomienda habilitar la sala de espera, de
esta forma, cada usuario que desee entrar tendrá que ser aprobado por el hospedador.
Además si en algún momento se ve la integridad de la reunión puesta en duda, esta se
puede bloquear para que no entre nadie mas, y eliminar a uno de los participantes. Y
por último, se puede configurar que pueden o no hacer los participantes en nuestra
reunión.
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7.4. Participantes
Pulsando el botón “Participantes” se despliega a la derecha los distintos miembros a la
reunión, mostrando quién es el anfitrión u hospedador.
El hospedador o anfitrión puede seleccionar al resto de participantes y: hacer
hospedador a otro asistente, perdiendo el control de la reunión; hacerle coanfitrión,
compartiendo los mismos permisos; asignarle el rol de subtitulador para que pueda
transcribir en tiempo real la reunión; y renombrar al usuario o enviarle a la sala de
espera.
Además, el anfitrión puede mutear/desmutear el micrófono o el video de los
participantes de forma individual seleccionando los iconos al lado del nombre o
seleccionando Silenciar a todos, silenciará a todos los usuarios menos a sí mismo.
Si nuestro perfil es el de participante, únicamente podremos seleccionar nuestro
nombre y renombrarle, o añadir una imagen de perfil, o podremos hacernos cargo de
una reunión como anfitrión.
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Una opción de acceso si el anfitrión no puede asistir a la sesión, es habilitar que todos
los participantes puedan acceder a la sala antes que el anfitrión, y proporcionar a la
persona que desee que ejerza de anfitrión, el código de anfitrión que podrá configurar
en su perfil. El participante, una vez dentro, podrá hacerse cargo de la reunión como
anfitrión, y le aparecerán nuevos controles, como el de seguridad, pudiendo habilitar la
sala de espera para realizar un control de acceso de los participantes, o bloquear la
reunión, para que no pueda acceder nadie más a nuestra reunión. Este nuevo anfitrión,
a su vez podrá designar un nuevo anfitrión o coanfitriones entre los participantes
asistentes.
Seleccionando Invitar, tanto para el anfitrión como para el participante, aparecerá una
ventana de la que podrán copiar la url de la reunión, o una invitación completa para
enviar por correo.
Además, todos los usuarios podrán levantar la mano para hablar, contestar SI o NO a una
cuestión -la respuesta aparecerá al lado de nuestro nombre- o colocar un emoticono de
los disponibles por Zoom, y borrarlo. El anfitrión puede borrar todos.
Borrar
7.5. Compartir
En el siguiente botón se puede compartir la pantalla del ordenador si tenemos permiso
del anfitrión, el cual tendrá algunas opciones avanzadas más en la flecha desplegable
relacionadas con quién y cuántos pueden compartir la pantalla. Podemos compartir la
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pantalla completa del ordenador pero también se puede compartir las distintas pestañas
abiertas como un programa o un navegador. Si queremos que los usuarios tambien
tengan el sonido de nuestro ordenador hay que marcar compartir el sonido de la
computadora. La selección se opera haciendo doble-click en la opción que deseemos o
pulsando el botón Compartir.
Una vez compartido, aparecerá una nueva barra de herramientas con los botones para
pausar, hacer anotaciones o permitir el control remoto del ratón con uno o todos los
participantes.
La segunda opción es compartir una pizarra, pulsando doble click en ella se abre el
whiteboard de Zoom donde podemos pintar, escribir, borrar, e incluso guardar la
imagen en .png por defecto. Si pinchamos en Mostrar en carpeta del mensaje verde nos
abrirá la ubicación donde se guarda el archivo automáticamente. Si queremos dejar de
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compartir la pizarra pulsmaos el botón rojo Deja de, tambien podemos pasar el control
de nuestra pizarra a otro usuario para que siga escribiendo en ella.
La tercera opción sirve para compartir un dispositivo electrónico que tengas conectado
al ordenador como un iPhone o iPad; para ello te indicará que debes instalar un plugin.
En la pestaña Avanzado nos deja elegir la parte de pantalla que queremos compartir, o
solamente audio, o la imagen de una cámara conectada al ordenador.
Y por último, en la pestaña Archivos permite compartir archivos de los portales de
almacenamiento en la nube que aparecen a continuación.
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7.6. Chat
El botón de “Chat” sirve para que los participantes se escriban entre sí, sin necesidad
de hablar por el micrófono. Además, se pueden compartir archivos en la nube desde el
propio chat. El anfitrión puede decidir con quien hablan los participantes, si pueden
hablar todos de forma pública, si se permiten chats privados entre participantes, o si no
pueden escribir.
Si seleccionamos grabación, también guarda la conversación en .txt.
7.7. Votaciones
Podemos hacer votaciones entre nuestros participantes que serán anónimas. Podemos
preparar una batería de preguntas, y lanzarlas en el momento deseado. Solo pueden
responder los participantes, y solo tienen opción a una respuesta por votación. Podemos
compartir los resultados en forma de porcentajes de respuesta seleccionada o relanzar
el cuestionario cuando deseemos.
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Esta opción solo está disponible si programamos la reunión.
7.8. Grupos
Podemos dividir a los participantes en grupos para que interaccionen entre ellos. En
cada grupo, todos sus miembros tendrán opciones para compartir y habilitar su
micrófono, y el anfitrión puede acceder a cada uno de ellos. El contenido generado en
los grupos no se incluye en la grabación.
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7.9. Grabar
El último botón de Grabar, dependiendo de la configuración, sólo puede usarlo el
anfitrión; para usarlo, los participantes deberán pedirle permiso al anfitrión.
Al iniciar la grabación nos aparece un aviso sonoro informando, y un popup que hay que
aceptar dando el consentimiento a la grabación si queremos seguir en la reunión.
Si nuestra configuración permite a los participantes la grabación, previa autorización
del anfitrión, está se podrá permitir, dentro del menú de Participantes, al usuario en
cuestión, o asignándole el rol de coanfitrión si esa opción no está disponible.
Mientras estamos grabando, podemos pausar o detener la grabación, en cuyo caso se
podrá ver en la carpeta que hayamos elegido una vez terminada la reunión. En la
versión Basic (gratuita) sólo se graba la pantalla compartida, el audio y el vídeo.
Una vez finalizada la reunión, la grabación tiene que procesarse y convertirse a mp4.
7.10. Finalizar o salir
Si somos el anfitrión, podremos finalizar la reunión y está se dará por terminada para
todos los asistentes, o, podemos salir de la reunión y esta quedará activa hasta que
salga el último participante.
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Si somos participantes, únicamente podremos abandonar la sala pulsando salir.
8. Configuración
Desde el icono de la herramienta, tenemos acceso a la configuración de la cuenta.
Al abrirse podemos ver los ajustes por defecto de Zoom y cambiarlos del modo que
creamos conveniente.
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Aquí accedemos a la configuración de las opciones de nuestra cuenta a la hora de
realizar una reunión. Es interesante revisarlas todas, por defecto estará configurado con
los ajustes de UPM si pertenece a la organización, o los ajustes por defecto de Zoom,
pero cada usuario puede decidir modificarlos a su conveniencia y necesidades.
Para garantizar una mayor seguridad, se recomienda desactivar unirse antes que el
anfitrión.
Activar el anfitrión conjunto si vamos a necesitar que algún participante pueda exponer
o ayudar con el control de la reunión.
Seleccionar que solo pueda compartir el anfitrión, de esta forma, los participantes no
podrán interrumpirnos compartiendo ellos.
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Se recomienda habilitar la sala de espera, de esta forma, podremos permitir o no el
acceso de los participantes, y controlar el acceso a nuestra reunión.
211.1.1.1.1.1 Pr
Y en la configuración del perfil, dentro del navegador, podemos crear un nombre de
nuestra sala personalizado si disponemos de licencia (como es el caso de los
responsables de las salas de los Centro para el desarrollo de las sesiones por
videoconferencia de sus órganos colegiados). Además, podemos personalizar la
contraseña de acceso a nuestra sala personal, y la clave de anfitrión, si todos los
asistentes se unieran como participantes, y una vez ahí, el que vaya a ejercer de
anfitrión, puede tomar el control de la sala.
221.1.1.1.1.1 Pr
Si volvemos a los ajustes de configuración, podemos configurar el audio, el video, las
opciones para compartir pantalla, seleccionar un fondo virtual si queremos tapar
nuestro fondo, ver las estadísticas, o acceder a la configuración de nuestro perfil.
En las opciones de grabación, podemos configurar la ruta de almacenamiento local de
nuestro video.
231.1.1.1.1.1 Pr
9. Guía de Seguridad CCN-CERT
El Centro Criptológico Nacional (CCN-CERT) ha publicado un documento sobre “EL uso
de Zoom y sus implicaciones para la seguridad y privacidad. Recomendaciones y buenas
prácticas” que recomendamos encarecidamente su lectura.
Guía de seguridad CCN-CERT sobre Zoom
10. Enlaces de interés
https://zoom.us/
Guía de seguridad CCN-CERT sobre Zoom
Web Trabajar desde CASA UPM
Videotutorial uso básico de Zoom UPM
Tutoriales Web ZOOM
24También puede leer
