Nº: INF-AI-CI-005-2021 - Revisión del Fondo Fijo de Caja Chica del Ministerio de Hacienda
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AI-INF-CI-005-2021
Nº: INF-AI-CI-005-2021
Revisión del Fondo Fijo de
Caja Chica del Ministerio de
Hacienda
Auditoría Interna
2021
INFORME SOBRE REVISIÓN DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL
MINISTERIO DE HACIENDA .
Av. 2da, Calles 1 y 3, diagonal al Teatro Nacional, San José, Costa Rica 1
Tel:(506)2539-6684 - www.hacienda.go.crAI-INF-CI-005-2021
Contenido
1 INTRODUCCIÓN................................................................................................................................ 4
1.1 Origen ............................................................................................................................................. 4
1.2 Objetivo del estudio ................................................................................................................... 4
1.3 Alcance........................................................................................................................................... 4
1.4 Criterios de evaluación ............................................................................................................ 4
1.5 Metodología aplicada................................................................................................................ 5
1.6 Comunicación de resultados ................................................................................................. 5
1.7 Normativa relacionada con el control interno .................................................................. 5
1.8 Generalidades ............................................................................................................................. 5
2 RESULTADOS .................................................................................................................................... 6
2.1 Sobre las partidas de conciliación ....................................................................................... 6
2.2 Respecto a los procedimientos e instructivos ................................................................. 7
3 CONCLUSIONES ............................................................................................................................... 8
4 RECOMENDACIONES .................................................................................................................... 8
A la Directora Administrativa y Financiera: .................................................................................. 8
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RESUMEN EJECUTIVO
¿QUÉ EXAMINAMOS?
El estudio comprende la revisión de los procedimientos establecidos por el Departamento
Financiero-Unidad de Tesorería en relación con los arqueos de Fondo Fijo, el Libro de Bancos
y las conciliaciones bancarias.
El periodo de evaluación comprende del 1 de diciembre 2019 al 31 de diciembre de 2020,
ampliándose cuando se consideró necesario.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE?
El artículo 34 del Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas, establece que el Jerarca de
la Institución deberá solicitar a la Auditoría Interna incluir en el programa de trabajo, como
mínimo la realización de una auditoría anual al Fondo Fijo de Caja Chica.
Complementariamente, mediante oficio TN-DCOF-0519-2019 del 25 de noviembre 2019, la
Tesorería Nacional solicita al Ministro de Hacienda, interponer sus buenos oficios ante la
Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda, para que se incluya en su Programa de Trabajo
para el periodo 2020, al menos un estudio de auditoría al Fondo-Fijo Caja Chica de esa
Institución.
¿QUÉ ENCONTRAMOS?
Producto de la revisión realizada, se determinó la necesidad de efectuar oportunamente los
arqueos mensuales del Fondo Fijo del último trimestre del año 2019 y del mes de noviembre
2020, así como la necesidad de actualizar los procedimientos e instructivos relacionados con
el manejo del mismo.
¿QUÉ SIGUE?
En el informe, se presenta un apartado con acciones de mejora, para colaborar con la
Administración en el fortalecimiento del control interno, la mejora de los controles y la
actualización de los manuales, instructivos relacionados con el fondo fijo de caja chica.
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1 INTRODUCCIÓN
1.1 Origen
El presente estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2021 de la Auditoría
Interna del Ministerio de Hacienda.
1.2 Objetivo del estudio
Verificar si los controles establecidos para el fondo fijo de caja chica efectuados por la Unidad
de Tesorería, cumplen con los atributos de validez, suficiencia y cumplimiento de acuerdo con
el bloque de legalidad.
1.3 Alcance
Comprende la revisión de los procedimientos establecidos por el Departamento Financiero-
Unidad de Tesorería en relación con los arqueos de Fondo Fijo, el Libro de Bancos y las
conciliaciones bancarias.
El periodo de evaluación comprende del 1 de diciembre 2019 al 31 de diciembre de 2020,
ampliándose cuando se consideró necesario.
1.4 Criterios de evaluación
Los criterios de evaluación fueron comunicados el 10 de febrero de 2021, a la Licda. Hellen
Morales Serrano, Directora Administrativa y Financiera y a la Licda. Patricia Navarro Vargas,
Subdirectora Administrativa y Financiera.
• Artículo 61 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos
Públicos1,
• Capítulo IV Reglamento General del Fondo Cajas Chicas2 , y su concordancia Manual
Institucional para el uso de fondos con cargo al Fondo Fijo-Caja Chica. (Puntos 4.-
Adquisición de bienes y servicios 7. Reintegro de fondos y el punto 11. Faltantes y
sobrantes)
• Artículo 4 de la Directriz DAF-01-2008: Rendición de cauciones para los funcionarios
del Ministerio De Hacienda
• Normas 1.4; 4.2 y 5.6 de las Normas de control interno para el sector publico
1
Ley N°8131 Publicada en La Gaceta N°198 el 16 de octubre de 2001
2
Decreto Número 32874-H,Publicado en La Gaceta N°22 del: 31 de enero de 2006
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1.5 Metodología aplicada
La auditoría se realizó de conformidad con las Normas Generales de Auditoría para el Sector
Público y demás normativa aplicable.
1.6 Comunicación de resultados
La comunicación preliminar de los resultados, conclusiones y recomendaciones producto de la
auditoría, se efectuó el 23 de junio de 2021 a la Lic. Patricia Navarro, Sub Directora de la
Dirección Administrativa Financiera y a la Licda. Sonia Monge Delgado, Jefe del Departamento
Financiero. Las observaciones realizadas por los participantes fueron consignadas en el
informe en lo que resultaron procedentes. (Ver Anexo 1)
Mediante el oficio N°288-2021 del 16 de junio del 2021 se convocó a la Administración Activa
a la exposición verbal de resultados y se remitió el borrador del informe para su conocimiento
y envío de observaciones en caso de considerarlo pertinente.
En la reunión de comunicación preliminar de resultados se acordó que las observaciones de la
Dirección Administrativa y Financiera realizadas al informe, se consignaron en el Acta de
Comunicación de Resultados.
1.7 Normativa relacionada con el control interno
El presente informe debe tramitarse de acuerdo con los alcances establecidos en la Ley
General de Control Interno (Ley N°8292) en sus artículos N°10, N°12, N°36 y N°39.
1.8 Generalidades
El Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas establece en el artículo 22 y 23 la
responsabilidad de las Unidades Financieras de la Administración Central de administrar el
fondo que hubiere autorizado la Tesorería Nacional, de conformidad con las disposiciones que
se establezcan para tal efecto. En este caso, la administración del Fondo Fijo del Ministerio de
Hacienda, corresponde al Departamento Financiero de la Dirección de Administración
Financiera, específicamente a la Unidad de Tesorería.
El Reglamento mencionado, señala entre otros aspectos que, la ejecución del gasto mediante
cajas chicas es un procedimiento de excepción que debe ser limitado a la atención de gastos
menores, indispensables y urgentes, según criterio justificado de la administración; en las
partidas autorizadas reglamentariamente por la Tesorería Nacional. Adicionalmente, establece
que, las proveedurías institucionales deberán organizarse y planificar adecuadamente las
compras de materiales y suministros que la institución necesite, con el fin de utilizar lo menos
posible el fondo de caja chica autorizado.
El monto autorizado para el Fondo Fijo Caja Chica del Ministerio de Hacienda Costa Rica, es
de ¢16.000.000.00 (dieciséis millones de colones 00/100), según oficio FIS-121-2012 del 15 de
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junio de 2012; mientras que la caja auxiliar de efectivo por ¢100.000 (cien mil colones), misma
que fue cerrada en marzo 2020.
Mediante Directriz DIR-TN-01-2020, del 03 de febrero de 2020 la Tesorería Nacional remite los
“Lineamientos generales para la utilización de la Web Banking del Ministerio de Hacienda para
pagos con recursos del Fondo de Caja Chica” y establece que los fondos de cajas chicas
deberán ser trasladados a las cuentas de Tesorería, y en adelante se utilizará la Web Banking
del Ministerio de Hacienda para la operación, pagos y cobros de caja chica. Ese traslado se
concretó en los meses de diciembre 2019 y febrero 2020.
Como parte de la revisión realizada por esta Auditoría Interna, se determinó que el
Departamento Financiero ha establecido controles para los procedimientos relacionados con el
fondo fijo de caja chica, en ese sentido, se efectúan arqueos mensuales, conciliaciones
bancarias, reintegro de los fondos usados, comprobaciones de la composición de las partidas,
y se remiten informes periódicos a la Tesorería Nacional, entre otros.
Además, producto de nuestra revisión se tiene lo siguiente:
a) La existencia de póliza de fidelidad, para la persona responsable del fondo fijo.
b) Comprobación de la razonabilidad de los anexos y su integración al arqueo.
c) Los fondos fijos establecidos.
d) No hay evidencia de sustracciones en perjuicio del fondo de caja chica.
e) Que los comprobantes de los intereses devengados por los saldos en las cuentas
bancarias de los fondos de caja chica, fueron remitidos a la Tesorería Nacional, para su
depósito en el Fondo General del Gobierno.
2 RESULTADOS
2.1 Sobre las partidas de conciliación
Sobre el control de las partidas del arqueo del Fondo Fijo, el Decreto Número 32874-H, Capítulo
IV, del Reglamento General del Fondo Cajas Chicas, en su artículo 33, señala:
“Informes de arqueos El responsable del Fondo Fijo-Caja Chica, en consideración
de las particularidades institucionales realizará un programa de revisiones,
conciliaciones bancarias, arqueos internos, para el fondo fijo-caja chica y las
cajas auxiliares autorizadas. Al efecto remitirá a la Tesorería Nacional la siguiente
información: a) Programa de arqueos del año siguiente, el cual deberá ser
entregado a la Tesorería Nacional en el mes de diciembre de cada año. b) Informe
trimestral con arqueos mensuales con los anexos correspondientes, así como los
arqueos realizados tanto a la Caja Central como a las auxiliares, el cual deberá
remitirse a la Tesorería Nacional por medio de oficio, firmado por el Responsable
del fondo y por el superior inmediato. c) La información detallada en los
documentos elaborados por funcionarios de la Unidad Financiera para los
correspondientes arqueos, deberá contar con el nombre, firma y sello de la
dependencia correspondiente /…/ Se deberá mantener en custodia en la
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Dirección o Unidad Financiera, el informe equivalente al enviado a la Tesorería
Nacional, a fin de que pueda ser revisado por otros entes u órganos de
fiscalización y control.”
Si bien, se determinó que se realizan informes de arqueos, éstos presentan las siguientes
situaciones.
a. Los arqueos correspondientes al último trimestre del año 2019 y el mes de noviembre
de 2020 no se realizaron mensualmente, conforme a lo establecido en la normativa, sino
hasta enero del año siguiente.
b. Los arqueos que se adjuntan al informe trimestral para la Tesorería Nacional, no señalan
claramente la participación que tuvieron en su realización los funcionarios que firman,
ni se indica la fecha de su elaboración.
c. Durante el 2020 se utilizó erróneamente la denominación del Anexo: “Documentos
pendientes de liquidación”, siendo lo correcto el Anexo “Documentos Pendientes de
Reintegro”.
d. El anexo “otros ajustes”, no brinda información suficiente de las situaciones
presentadas, tales como fechas, origen de diferencias y hace referencia a varios meses
atrás.
e. Los intereses devengados por los saldos en las cuentas bancarias de los fondos de caja
chica, no fueron depositados al Fondo General del Gobierno, dentro del plazo de ocho
días hábiles, después del vencimiento el respectivo mes. Esto se observa en los meses
de setiembre a diciembre 2019 según el estado bancario.
Lo anterior, se debe a la ausencia de una supervisión sistemática, sobre todos los aspectos
que se deben considerar en los arqueos de caja chica y los informes que se remiten
periódicamente a la Tesorería Nacional.
Lo antes mencionado, genera el riesgo de que no se esté cumpliendo con la normativa que
regula el funcionamiento del fondo fijo de caja chica, consecuentemente, no se garantiza la
toma de decisiones oportunas en caso de corresponder.
2.2 Respecto a los procedimientos e instructivos
La Guía de Manuales Administrativos del Ministerio de Planificación Nacional y Política
Económica Área de Modernización del Estado, emitida en mayo, 2009, señala, entre otros
aspectos, lo siguiente:
“1.4.8 Revisión y Actualización del Manual. Los Manuales son objeto de
revisiones periódicas, por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se
produzcan en la Institución, para ello, se debe mantener un registro de las
modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan
apegados a la realidad institucional”
Si bien, la Unidad de Tesorería del Departamento Financiero para realizar su gestión
relacionada con el Fondo Fijo dispone de un procedimiento que data de abril del 2014, dicho
procedimiento no está actualizado, tan es así, que la Dirección de Administración Financiera
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está efectuando un mapeo de los procesos principales a la fecha de este informe, para lo cual
se están efectuando sesiones de trabajo conjuntas con los funcionarios de ese departamento.
Así mismo, hay procedimientos e instructivos que requieren incorporar las siguientes
actividades:
✓ Gestiones que se efectúan actualmente en línea, vía Internet.
✓ El uso actual de la web banking de la Tesorería Nacional.
✓ Uso de transferencias bancarias de forma electrónica.
✓ Situación actual de intereses y comisiones.
✓ Acceso permanente al estado de cuenta a través del sistema de la Tesorería Nacional.
✓ Manejo de los libros de registro de Reservas
✓ Decisión sobre el reconociendo de gastos por viáticos, parquímetros y parqueo
✓ La eliminación de la caja auxiliar.
Lo anterior, se debe a que actualmente se está en un proceso de revisión y actualización de los
instrumentos administrativos con que cuenta el Departamento Financiero, a saber,
procedimientos e instructivos.
La condición expuesta, genera el riesgo de que no se cuente con material de consulta
actualizado para que se cumpla a cabalidad con la normativa que regula la materia del manejo
del Fondo Fijo de Caja Chica.
3 CONCLUSIONES
El Departamento Financiero ha establecido controles relacionados con la existencia de la póliza
de fidelidad para la persona responsable del fondo fijo de caja chica y sobre la comprobación
de la razonabilidad de los anexos que se incluyen en los arqueos y en los informes remitidos a
la Tesorería Nacional; entre otros. Sin embargo, se detectaron algunas acciones de mejora
relacionados con la validez, suficiencia y cumplimiento del bloque de legalidad, referente a la
oportunidad de realización de los arqueos del último trimestre 2019 y de noviembre 2020, así
como el mejoramiento de los procedimientos e instructivos relacionados con los procesos de
caja. Ver punto 2 de este informe.
4 RECOMENDACIONES
A la Directora Administrativa y Financiera:
4.1 Establecer una supervisión sistemática, sobre todos los aspectos que se deben considerar
en los arqueos de caja chica y los informes que se remiten periódicamente a la Tesorería
Nacional. Incluyendo a los responsables de su ejecución, considerando la revisión y
modificación, según corresponda, de los formularios del informe citado.
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A más tardar al 31 de julio 2021, se debe remitir a la Auditoria Interna la documentación
necesaria para evidenciar el cumplimiento de esta recomendación.
4.2 Concluir la actualización del procedimiento y los instructivos para el uso del Fondo Fijo
de caja chica del Ministerio de Hacienda, considerando los cambios presentados y la normativa
vigente, para lo cual deben presentar los manuales correspondientes, debidamente aprobados
y comunicados al personal respectivo.
Para acreditar el cumplimiento de esta recomendación deberá aportar a la Auditoria Interna una
certificación del avance al 30 de setiembre del 2021 y en febrero 2022 la oficialización de los
manuales administrativos relacionados con el proceso de caja chica.
Con base en lo anterior, se le solicita a esa Dirección, proceder conforme lo dispone el artículo
36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno y la aplicación del Manual para la atención
de informes de la Contraloría General de la República y de la Auditoría Interna, comunicando
a esta Dirección las decisiones que se tomen respecto al presente informe, dentro del plazo
de 10 días hábiles establecido en el citado artículo, así como presentar en un plazo razonable
el plan de acción que se defina para la implementación efectiva de lo recomendado.
OLDEMAR RODOLFO Firmado digitalmente por OLDEMAR
RODOLFO MURILLO ARCE (FIRMA)
MURILLO ARCE (FIRMA) Fecha: 2021.06.30 15:51:31 -06'00'
Oldemar Murillo Arce
Subdirector Auditoría Interna
Ministerio de Hacienda
ROSIBEL
Firmado digitalmente XINIA REBECA Firmado digitalmente por
XINIA REBECA LOPEZ
por ROSIBEL GARRO
GARRO FALLAS FALLAS (FIRMA) LOPEZ CORELLA CORELLA (FIRMA)
Fecha: 2021.06.30 Fecha: 2021.06.30 15:34:48
(FIRMA) 15:11:03 -06'00' (FIRMA) -06'00'
Rosibel Garro Fallas Xinia López Corella
Profesional de Auditoría Interna 3 Coordinadora Auditoría Servicios
Corporativos
Estudio N°030-2020
Criterio N°80: Fondo Fijo
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ANEXO N°1
COMENTARIOS RECIBIDOS DURANTE LA COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Comentarios Valoración
1) Sobre la recomendación 4.1 la señora Con respecto al comentario se le aclara que,
Sonia Monge Delgado, indica que los durante el año revisado, se observa una
arqueos se realizan mensualmente, sin revisión mensual oportuna tomando como
embargo, se firman y se acumulan para evidencia la firma digital, pero que, en los
presentarlos trimestralmente a la meses indicados, ultimo trimestre 2019, y
Dirección. noviembre 2020, las firmas se dieron al final
del trimestre.
Efectivamente el formulario no indica fecha
de realización, ni de revisión del arqueo, la
evidencia que se tiene es la fecha que
establece la firma digital, de ahí que se
recomiende la modificación del formulario.
Se mantiene la recomendación y se acoge
parcialmente la observación.
2) En lo que respecta a la recomendación Con respecto al comentario, que se
4.2 la señora Sonia Monge Delgado mantiene la fecha de setiembre 2021 para
indica sobre el plazo de cumplimiento que se informe a la Auditoría Interna sobre
establecido para setiembre 2021, que el avance de actualización de los
considera que para esa fecha no es procedimientos, y para febrero de 2021 la
factible, se podría presentar a la presentación de la evidencia de la
Auditoría Interna un avance y su actualización y formalización total de los
cumplimiento total está previsto para procedimientos relacionados con el fondo
febrero 2022. de caja chica.
Fuente: Acta de comunicación de resultados del estudio No. 2020-030 del 23 de junio de 2021.
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