PLAN ANUAL OPERATIVO 2021 - NOVIEMBRE, 2020 - Colegio de Periodistas de Costa ...
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PLAN ANUAL OPERATIVO 2021
NOVIEMBRE, 20201. Introducción Con el fin de cumplir lo establecido en el plan quinquenal se genera el plan anual operativo 2021, con la inclusión de objetivos, metas e indicadores en los planteamientos de cada una de las áreas que conforman la parte administrativa del Colegio. De la misma manera el detalle del presupuesto que sustenta cada actividad. En los últimos años el Colegio ha perdido capacidad financiera por la disminución en los ingresos por el timbre de ley, que constituían, en el pasado, el principal ingreso, pero que por la disminución de la demanda de servicios publicitarios ha decrecido de manera significativa. Lo anterior establece entonces, la necesidad de conseguir ingresos frescos que permitan mantener la operatividad administrativa. La metodología sobre la que se sustenta el seguimiento y control del plan 2021 será la de cuadro de mando integral, (Balanced Score Card), con estrategias bajo cuatro perspectivas centrales: ✓ Financiera, usualmente la más vinculada a la estructura formal. ✓ Del cliente, integrada tanto a la calidad del servicio requerida por el cliente interno, como por el cliente externo. ✓ De los procesos de la organización: Administración, finanzas, ventas, servicio al cliente, logística, proveeduría, informática, recursos humanos. ✓ De Recursos Humanos, por medio del aprendizaje y crecimiento, que puedan realizar efectivamente los procesos que la organización requiere, para brindar la calidad del servicio que le permita alcanzar las metas financieras. Lo anterior con la idea central que se genere entre perspectiva y áreas una relación causal para el cumplimiento de los objetivos establecidos para el año 2021. El planteamiento general estará sustentado en dos objetivos o ejes transversales: Incremento de ingresos y contención del gasto.
2. Áreas operativas
2.1 Contabilidad
Area Objetivo Estratégico Acciones para alcanzar los Responsable Indicador Meta (MCI)
estratégica (resultado deseado) resultados
Financiero Gestionar la correcta Plan de cobranza constante y Contabilidad Seguimiento Contactarlos al
recaudación del timbre continuo mediante correos entes 100% cada mes
electrónicos y llamadas recaudadores (11)
telefonicas. habituales al
Identificacion de nuevos entes mes 6 nuevos
recaudadores Búsqueda recaudadores al
nuevos entes año.
recaudadores
al año.
Tener un procedimiento Plan de cobranza constante y Cobros Procedimiento Contactar el
de cobranza eficiente continuo mediante un abanico de cobro 100% de los
de medios de cobro correcto donde colegiados que
incorporando aparte de los se contacte al al menos
canales tradicionales nueva colegiado muestren una
tecnologia, como las desde que cuota vencida.
transferencias sinpe móvil, tenga una
whatapp, mensajes cuota vencida
Proyección
Lograr conectividad en Establecer convenios de Contabilidad Convenios Al menos dos
línea en primera conectividad en linea en firmados con canales de
instancia con entidades primera instancia con entidades entidades conectividad en
tal como, el Banco de tal como, el Banco de Costa bancarias línea
Costa Rica y el Banco Rica y el Banco Nacional
Nacional
Disminuir la Morosidad Plan de cobranza constante y Cobros Generar Bajar la
continuo que permita un mayor nuevos morosidad al
acercamiento Colper - incentivos de menos un 5 %
colegiado dandole soluciones arreglos de
reales mediante arreglos de pago
pago
Elaborar estados Automatización de procesos Contabilidad Optimización y Contar con el
Financieros al día que permitan menos TI readecuación 100% de las
dependencia de movimientos del sistema adecuaciones
manuales, y a la vez la contable en el solicitadas en el
incorporación de las normas Sibu sistema Sibu
internacionales de información
financiera
Tener un módulo de Generar el requerimiento con Contabilidad y Módulo Primer
presupuesto los cambios que se consideren TI presupuestario semestre año
necesarios para incorporarlos que se 2021.
en el sistema. convierta en
un verdadero
control interno
a priori de las
transacciones
que desarrolla
el Colper.
Contener gastos Generar acciones que tiendan a Contabilidad Revisión de Al menos un 5%
la contención de ciertos gastos partidas para de contención
contención2.2 Proveeduría
Area Objetivo Estratégico Acciones para alcanzar los Responsable Indicador Meta (MCI)
estratégica (resultado deseado) resultados
Financiero Gestionar de forma Revisión constante de registro Proveeduría *Registro de 100% de
efectiva las cotizaciones de proveedores. proveedores proveedores
en servicios, suministros actualizado y actualizados.
e insumos de la al día. Ingreso exitoso
organización. de al menos 24
formularios de
proveedores
anualmente.
Ejecutar exitosamente Conocimiento de las Encuesta de
Investigaciones de necesidades institucionales y necesidades Lista de familias
mercado de precios, de la oferta según proveedores institucionales de suministros
calidad y tiempos de anuales anual.
entrega.
Contener gasto Compras anuales y alianzas Carteles 3 carteles para
con proveedores para anuales compra de
negociaciones. procesos de suministros al
consumo año, no más
según allá de
demanda noviembre.
Diversificar la 40% de nuevos
cartera de proveedores
proveedores contratados.
inscritos con al
menos 10
nuevos
oferentes.
Cliente Atender solicitudes de Revisión de solicitudes y Proveeduría Al menos 12 100% de
insumos del cliente establecimiento de procesos de Procesos de Requisiciones
interno. contratación al día conforme las compra Internas
Cumplir con las solicitudes presentadas. publicados Procesadas.
solicitudes y tiempos anualmente.
requeridos de Promulgación a nivel interno de Tramitación de
cotizaciones o procesos los procesos de proveeduría. al menos 5
formales de Adquisición. requisiciones
internas
mensualmente.
Procesos Mantener al día los Establecimiento de un control Proveeduría Solicitud de 100% de
procesos de semanal de prioridades pagos 1 vez presentación de
presentación de facturas conforme a los objetivos y fines por semana. pagos a
por contratos adquiridos. institucionales. financiero.
Reducción en tiempos Cuadro con Cuadros
de elaboración carteles. solicitudes semanales con
recibidas las solicitudes.Recurso *Establecer de forma Listado de labores Proveeduría *Presentación 24 bitácoras
Humano permanente jornadas teletrabajables de 2 Bitácoras completadas.
laborales con teletrabajo Control de seguimiento de por mes, con
parcial. labores ejecutadas alcances
generales
2.3 Tecnología de la información
Área Objetivo Estratégico Acciones para alcanzar los Responsable Indicador Meta
estratégica (resultado deseado) resultados
Financiero Negociar de forma eficaz Solicitar a las empresas demos TI Comparativa de Al menos
la adquisición de de los servicios o equipo en las cotizaciones contactar y
servicios o equipo en tiempo real, para hacer donde probar 3
precio, calidad y tiempo. valoraciones y comparaciones. compruebe un proveedores al
mejor precio o año.
servicio.
Modernizar al Colper en Revisión y sondeo de Estudios de Tener 2 estudios
tendencias de mercado tendencias de mercado de TI mercado sobre al año, 1 por
de TI. para buscar diferentes entornos de semestre.
proveedores de tecnología en tecnología
el mercado a las que les
podamos comprar a menores
precios.
Crear alianzas con Contactar a diferentes Lista de 2 Alianzas por
empresas, que permita empresas para ofrecer los posibles año, 1 por
intercambiar bienes y servicios y realizar alianzas de empresas semestre
servicios trabajo.
Cliente Mejorar proceso de Crear herramientas apps o TI Procesos 3 procesos
atención a las formularios digitales para digitalizados digitalizados
solicitudes de clientes solicitud y seguimiento de los
internos y colegiados. requerimientos internos y
externos.
Crear alianzas para Coordinación con Micitt y otros Listado de Al menos 3
cursos virtuales por proveedores para cursos cursos a ofrecer cursos al año
medio del CECI, para gratuitos
clientes internos y
Colegiados.
Procesos Mejorar procesos y Identificación de equipos TI Inventario de Cambio de al
servicios obsoletos, con más de 4 años equipos menos 6
de antigüedad y proceder a la obsoletos computadores y
sustitución. 25 teléfonos
Digitalizar a la institución tanto Documentación
interna como externamente, digitalizada
centralizando toda la
información en files digitales
que permita el acceso al total
de la misma cuando se
requiera.Iniciar un proceso para ser una Reducción de
institución libre del uso de consumibles
papel.
Renovar las licencias Negociación
adquiridas y potenciar las con
herramientas de trabajo. proveedores
Adobe Creative para
Office 365 Bussines disminución de
McAfee Enterprice con precios en al
administrator menos un 20%
Proteger la información
del Colegio Contar con políticas de Cyber Creación de
seguridad, lograr poner un políticas de
muro informático que permita la Cyber 100% de la red
seguridad de datos valiosos de seguridad protegida.
la institución
Recurso Capacitar al personal en Realizar una lista de TI Capacitaciones Al menos 2
Humano aspectos de TI necesidades impartidas cursos al año
con evaluación
de los mismos.
2.4 Proyección Institucional
Área Objetivo Estratégico Acciones para alcanzar los
estratégica (resultado deseado) resultados Responsable Indicador Meta (MCI)
Creación de alianzas con Cantidad de alianzas
4 nuevas alianzas creadas con
comercios de diferentes creadas con comercios,
Brindar beneficios a comercios en el 2021, con el fin
industrias, con el fin de Proyección con el fin de ofrecer
los colegiados de ofrecer promociones
ofrecer promociones Institucional promociones especiales
actuales. especiales y nuevos beneficios
especiales y nuevos y nuevos beneficios a
a los asociados.
beneficios a los asociados. los asociados.
Cantidad de campañas
4 campañas ejecutadas en
ejecutadas en redes
redes sociales en el 2021
sociales en el 2021
10.000 personas alcanzadas en
Ejecución de campañas en Alcance de las campañas para instar a los
redes sociales (orgánicas y campañas ejecutadas profesionales de la
con pauta) que insten a los en redes sociales en el comunicación a unirse al
Proyección
profesionales de la 2021 Colper, ejecutadas en redes
Institucional
comunicación a unirse al sociales en el 2021.
Colper (Facebook,
Aumentar los ingresos Instagram, Twitter, Linkedin).
por concepto de 10% de aumento de
nuevas colegiaturas. Cantidad de
profesionales de la
profesionales de la
Financiero comunicación colegiados en el
comunicación
2021, respecto a los colegiados
colegiados en el 2021.
en el 2020.
Participación en ferias y Cantidad de ferias y
12 ferias y actividades
actividades universitarias, actividades
universitarias en las cuales
con el fin de dar a conocer la universitarias en las que
participe el Colper en el 2021.
misión del Colper y sus Proyección el Colper participe.
beneficios, a estudiantes que Institucional 5% de aumento de estudiantes
están próximos a graduarse Cantidad de estudiantes
recién graduados colegiados en
(de carreras de recién graduados
el 2021, en relación con el
Comunicación). colegiados en el 2021.
2020.
Creación de un plan de
patrocinios (económico,
material y humano) por
actividad y a modo "paquete"
(incluye capacitaciones y 10% de aumento de dinero
Aumentar los ingresos
actividades anuales). Proyección Dinero recibido por recibido por concepto de
por concepto de
Institucional concepto de patrocinios. patrocinios con relación al año
patrocinios. Presentación del plan a
2020.
empresas aliadas y
prospectos de aliados del
Colper (reuniones virtuales y
presenciales).Creación de un plan de pauta
para espacios físicos y
medios de comunicación del
Aumentar los ingresos Colper. 10% de aumento de dinero
Proyección Dinero recibido por
por concepto de Presentación del plan a recibido por concepto de pauta,
Institucional concepto de pauta.
pauta. empresas aliadas y con relación al año 2020.
prospectos de aliados del
Colper (reuniones virtuales y
presenciales).
Ejecución de campañas en
Aumentar los ingresos redes sociales (orgánicas y
por concepto de con pauta) y Programmatic, Proyección
alquileres (Centro de para dar a conocer los Institucional
Recreo, Rancho espacios de alquiler del 10% de aumento de dinero
Grande, Centro de Colper. Dinero recibido por recibido por concepto de
Formación Invitación a universidades concepto de alquileres. alquileres, con relación al año
Profesional, estudio (docentes y estudiantes) a 2020.
de grabación, utilizar las instalaciones del Proyección
auditorío, salón y Colper y a realizar Institucional
oficentro). exposiciones (literatura, arte,
música) en el Colper.
Cliente
Cantidad de campañas
12 campañas ejecutadas en
ejecutadas en redes
redes sociales en el 2021, para
sociales en el 2021,
dar a conocer los beneficios del
Ejecución de campañas en para dar a conocer los
Colper.
redes sociales (orgánicas y beneficios del Colper.
con pauta) para dar a Proyección
conocer los beneficios del Institucional
Alcance de las
Colper (Facebook, 10.000 personas alcanzadas en
campañas ejecutadas
Instagram, Twitter, Linkedin). cada campaña para dar a
en redes sociales en el
conocer los beneficios del
2021, para dar a
Informar a los Colper, ejecutadas en redes
conocer los beneficios
colegiados acerca de sociales en el 2021.
del Colper.
los beneficios que
ofrece el Colper.
Ejecución de campañas de Cantidad de correos 52 correos masivos enviados
e-mail marketing con masivos enviados con con promociones especiales
promociones especiales para promociones especiales para los colegiados en el año
los colegiados. para los colegiados. 2021 (uno por semana).
Proyección
Ejecución de campañas de Institucional Cantidad de correos 12 correos masivos enviados
e-mail marketing para dar a masivos enviados para para dar a conocer los nuevos
conocer los nuevos dar a conocer los beneficios del Colper a sus
beneficios del Colper a sus nuevos beneficios del asociados, en el 2021 (uno por
asociados. Colper a sus asociados. mes).
Aplicación de encuestas on-
line para conocer los
Cantidad de encuestas 3 encuestas anuales (1 cada
intereses de los stakeholders
aplicadas. trimestre del año).
del Colper, en materia de
capacitación.
Proyección Cantidad de 12 capacitaciones presenciales
Ejecución de capacitaciones Institucional capacitaciones y/o virtuales ejecutadas, con
presenciales y/o virtuales presenciales y/o temáticas de interés de los
(Zoom, Facebook Live) con virtuales brindadas a los colegiados, en el 2021 (cada
Apoyar a los reconocidos expertos colegiados (de acuerdo capacitación será de mínimo 2
profesionales de la nacionales en temas de a sus intereses) sesiones y de máximo
comunicación en el tendencia mundial ejecutadas en el 2021. sesiones).
ejercicio laboral o (capacitaciones serán
académico, mediante obtenidas por convenios y
la capacitación y patrocinios). Cantidad de 15 colegiados participando en
actualización participantes en las cada capacitación ejecutada en
constante, de manera capacitaciones. el 2021.
presencial, o virtual.
Proyección Cantidad de
Institucional 5 personas (de universidades,
Envío de invitación de participantes de
medios o empresas de
capacitaciones a universidades, medios y
comunicación) participando en
universidades, medios y empresas de
las capacitaciones ejecutadas
empresas de comunicación. comunicación en las
en el 2021.
capacitaciones.
6 grupos capacitados según
Ejecución de programa La Proyección Cantidad de grupos de
filosofía de La Red 4.0
Red 4.0 durante el 2021. Institucional La Red 4.0 en el 2021.
ejecutadas en el 2021.85% de opiniones favorables
Evaluación on-line de las Cantidad de encuestas en las evaluaciones on-line de
capacitaciones. aplicadas y respondidas. las capacitaciones de La Red
Proyección 4.0.
Planeación, ejecución y Institucional
Ejecución de las 100% de la ejecución de las
evaluación de actividades actividades de acuerdo actividades corresponde a lo
académicas y de a su planeación. establecido en su planeación.
entretenimiento, ya sean
virtuales o presenciales, de
acuerdo a los intereses y 85% de opiniones favorables
Cantidad de encuestas
preferencias de los en las evaluaciones on-line de
aplicadas y respondidas.
comunicadores. las actividades.
Proyección
Institucional Ejecución de los
Premios de la 100% de la ejecución de la
Planeación y ejecución de Comunicación de actividad de acuerdo a su
los Premios de la acuerdo a su planeación.
Comunicación, con premios planeación.
de acuerdo a los intereses y
preferencias de los 75% de opiniones favorables
Proyección Cantidad de encuestas
comunicadores. en las evaluaciones on-line de
Institucional aplicadas y respondidas.
la actividad.
Cantidad de campañas
1 campaña ejecutadas en
ejecutadas en redes
redes sociales en el 2021, para
sociales en el 2021,
Ejecución de campañas en dar a conocer cada actividad
para dar a conocer los
redes sociales (orgánicas y anual del Colper.
beneficios del Colper.
con pauta) para dar a
Proyección
conocer las actividades
Institucional
anuales del Colper Alcance de las
(Facebook, Instagram, campañas ejecutadas 10.000 personas alcanzadas en
Twitter, Linkedin). en redes sociales en el cada campaña de actividades
Aumentar la 2021, para dar a anuales del Colper, ejecutada
participación de los conocer las actividades en redes sociales en el 2021.
diferentes anuales del Colper.
stakeholders del Cantidad de correos
Colper en actividades
Envío de información de las masivos enviados 15 correos masivos enviados
anuales como la actividades mediante e-mail acerca de las acerca de actividades anuales
Semana de la marketing. actividades anuales del del Colper en el 2021.
Comunicación, el Colper.
Aniversario del Colper
y los Premios de la Proyección
Comunicación. Institucional Cantidad de banners
colocados en la página
Promoción de las actividades 1 banner colocado en el sitio
principal del sitio web
en la página principal del sitio web del Colper en el 2021, para
del Colper en el 2021,
web del Colper. cada actividad anual.
para promocionar las
actividades anuales.
Cantidad de invitaciones
hechas a profesionales 4 capacitaciones impartidas por
para que brinden profesionales en el Colper,
Invitación a profesionales a capacitaciones en el realizadas en el 2021.
brindar capacitaciones y Proyección Colper.
exponer casos de éxito en el Institucional Cantidad de invitaciones
Colper. hechas a profesionales 3 exposiciones de casos de
para que expongan éxito en el Colper, realizadas
casos de éxito en el en el 2021.
Colper.
Invitación a profesionales a Cantidad de artículos de
3 artículos de profesionales
publicar sus artículos en los profesionales
publicados en medios del
medios de comunicación del publicados en medios
Colper por mes en el 2021.
Colper. del Colper.
Publicación en las redes Proyección
sociales del Colper, de casos Institucional Cantidad de casos de
de éxito expuestos en las 12 casos de éxito publicados
éxito publicados en las
redes entes aliados (se en las redes del Colper, de
redes del Colper, de
compartirán las entes aliados durante el 2021.
entes aliados.
publicaciones hechas por las
empresas en sus redes).
Realización de
Cantidad de
Ser un referente en pronunciamientos oficiales,
pronunciamientos 6 pronunciamientos oficiales
materia de de manera rápida y oportuna
Proyección oficiales publicados de publicados en el 2021, de
comunicación y (redes, sitio web y en prensa)
Institucional manera rápida y manera rápida y oportuna
libertad de prensa en acerca de temas nacionales
oportuna (redes, sitio (redes, sitio web y en prensa).
Costa Rica. e internacionales (que por su
web y en prensa).
naturaleza, lo ameriten).Desarrollo de foros y
Cantidad de foros y 12 foros y conversatorios de
conversatorios, acerca de
conversatorios temas de actualidad,
temas de actualidad, interés
realizados. desarrollados en el 2021.
nacional e internacional.
Realización de gestión de
Procesos prensa (envío de Cantidad de acciones
4 acciones de gestión de
comunicados junto con de gestión de prensa
prensa realizadas en el 2021.
material audiovisual y gira de realizadas.
medios).
Cantidad de alianzas
Proyección entre el Colper y
Creación de alianzas entre el 6 alianzas generadas en el año
Institucional empresas u
Colper y empresas u 2021 entre el Colper y
organizaciones de la
organizaciones de la empresas u organizaciones de
industria de la
industria de la comunicación, la industria de la comunicación,
comunicación,
universidades públicas y universidades públicas y entes
universidades públicas y
entes públicos o privados. públicos o privados.
entes públicos o
privados.
Cantidad de actividades
Participación del Colper en de comunicación 6 actividades de comunicación
actividades de comunicación públicas y privadas públicas y privadas
públicas y privadas relacionadas con la relacionadas con la
relacionadas con la comunicación en las comunicación, en las cuales
comunicación. cuales participa el participe el Colper en el 2021.
Proyección
Colper.
Institucional
Cantidad de reuniones
con medios de 12 reuniones con medios de
comunicación, con el comunicación, con el objetivo
Realización de reuniones con objetivo de incluirlos en de incluirlos en el programa
medios de comunicación, el programa Sello de Sello de Garantía en el 2021.
con el objetivo de incluirlos Garantía.
en el programa Sello de
Cantidad de medios de
Garantía. 6 medios de comunicación
comunicación inscritos
inscritos en el programa Sello
en el programa Sello de
de Garantía en el 2021.
Garantía.
Reestructuración del medio
Primera Plana, con el fin de Proyección
crear un semanario cuyos Institucional Reestructuración de 100% de objetivos cumplidos
contenidos sean noticias
Primera Plana, de de acuerdo al plan de
acerca de las diferentes
acuerdo al plan establecido para Primera Plana
ramas de la comunicación y
establecido. en el 2021.
artículos de opinión acerca
de la realidad nacional e
internacional.
Reestructuración del blog,
con el fin de que su Reestructuración del 100% de objetivos cumplidos
contenido sea más variado y blog acorde a las de acuerdo al plan de
extenso, así como más tendencias actuales. reestructuración del blog.
atractivo visualmente.
Cantidad de notas 52 notas publicadas de acuerdo
publicadas de acuerdo a a temáticas aprobadas, en el
Ejecución de campañas en
temáticas aprobadas. 2021.
redes sociales (orgánicas y
con pauta), Google Ads y
Proyección Cantidad de
mediante Programmatic, 10% de aumento de
Institucional visualizaciones y visitas
para dar a conocer los visualizaciones y visitas a los
medios de comunicación del a los medios de
medios de comunicación del
Colper. comunicación del Colper
Colper en el 2021 con respecto
como resultado de las
al 2020.
campañas digitales.
Informar a los colaboradores
acerca de aspectos Cantidad de aspectos
relevantes y de actualidad relevantes del Colper
del Colper (logros, retos, comunicados a sus
Aumentar el nivel de
cambios, nuevos servicios, colaboradores a través 12 aspectos relevantes del
Recurso engagement de los
convenios, patrocinios) de un grupo de Colper comunicados a sus
Humano colaboradores con el
mediante una comunicación WhatsApp de colaboradores en el 2021.
COLPER.
interna fluida a través de un colaboradores, un
grupo de WhatsApp de boletín interno, y una
colaboradores, un boletín pizarra.
interno, y una pizarra.
Cada una de las actividades planteadas posee una partida en el presupuesto 2021 aprobado.También puede leer
