Calidad en la Administración Central - Proceso de implementación de un sistema de gestión de calidad acorde a la norma ISO 9001:2000 Unidad ...
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Calidad en la
Administración Central
Proceso de implementación de un sistema de
gestión de calidad acorde a la norma ISO
9001:2000
Unidad Centralizada de Adquisiciones –
Ministerio de Economía y Finanzascontenido 1. presentación de la UCA 2. situación de partida 3. actividades desarrolladas 4. nuestra experiencia 5. actividades a desarrollar en el corto plazo 6. desafío a futuro
1. presentación de la UCA
misión adquirir medicamentos, material médico quirúrgico, otros insumos médicos, alimentos y servicios alimentarios y médicos: • por cuenta y orden de los organismos usuarios • de acuerdo a la cantidad y la calidad requeridas • en condiciones de transparencia y accesibilidad para los oferentes •en forma oportuna • a un precio ajustado a los valores de mercado
visión ser una Unidad de Compras que contribuya al suministro de los bienes y servicios requeridos: •de acuerdo a las especificaciones de calidad exigidas y al mejor precio • consolidando el proceso de compra en condiciones óptimas de compromiso institucional de los Organismos usuarios • con un soporte tecnológico adecuado que permita generar información oportuna para la toma de decisiones
valores El desarrollo de las tareas deberá estar influido por valores tales como: • mejora contínua •compromiso de los funcionarios en los diferentes niveles de actuación • transparencia en todos los procedimientos de compra, salvaguardando de los principios fundamentales de igualdad de los oferentes, publicidad y libre competencia.
valores
•búsqueda de calidad en sus resultados, responsabilidad en
su gestión y en la utilización de los recursos financieros
disponibles
•planificación y control adecuados para garantizar la eficacia y
eficiencia de su labor
•buen ambiente de trabajo, privilegiando el trabajo en equipo
con procesos de capacitación, buscando la motivación
permanente de su personal.
7marco de actuación de la UCA
• gasto UCA/gasto de funcionamiento Adm. Central: 15% promedio
años 2004-2008
(excluye retribuciones personales, pasividades, transferencias, plan
de emergencia)
• número de usuarios: 13 Incisos del Presupuesto Nacional, 150
Unidades Ejecutoras, 1.000 puntos de entrega en todo el país
• compras totales año 2008: U$S 114:
• U$S 35: alimentos
• U$S 79: medicamentos e insumos médicos
• compras UCA/total compras: 57%
• cantidad de ítems adjudicados: 8.000
• comparación precios UCA de alimentos vs. mercado minorista: -35%organización
20 funcionarios:
4 becarios
2 administrativos
3 técnicos
11 profesionales
y
3 profesionales con contrato de ejecución
de obra (Banco Mundial)algunas cifras
1011
12
13
14
15
16
17
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19
20
21
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23
24
2. situación de partida
25situación de partida convenio MEF – LATU marzo 2008. Inicio del proyecto de implantación un sistema de gestión basado en ISO 9001-2000 objetivos del proyecto: fortalecer el enfoque al cliente y su satisfacción trabajar en equipo fortalecer las relaciones con los proveedores visualizar y gestionar por procesos trabajar en pos de la mejora continua toma de decisiones en base a registros objetivos fortalecimiento del liderazgo
situación de partida diagnóstico inicial: Grado de avance respecto a la norma: 20,5 % área de mayor grado de avance: Procesos de prestación del servicio (compra de alimentos e insumos médicos) área de desarrollo más incipiente: procesos de medición análisis y mejora (Acciones correctivas, preventivas, de mejora, y auditorías internas)
situación de partida
Sistema de Gestión Documental
100%
Responsabilidad de la Dirección
90%
Recursos Humanos
80%
Proceso de Realización - Planificación,
70% producción y prestación del Producto/Servicio
Compras
60%
Auditoría Interna
50%
41,7% Seguimiento y medición de
40% proceso/producto/servicio
Acciones correctivas - preventivas - mejora
28,9% 28,0%
30% 25,9%
23,3%
Producto no conforme
20,0% 20,0% 20,0%
20%
Mantenimiento - Control de dispositivos de
10,0%
10% 6,7% 6,7% Seguimiento
Aseguramiento de calidad de los resultados de
0,0%
ensayos
0%
1 Relacionamiento con los laboratorios3. actividades desarrolladas
actividades desarrolladas ajustes a la misión y visión de la Unidad, elaboración de valores y difusión a todos sus integrantes identificación de procesos y su relación mediante un mapa de procesos definición de objetivos de calidad e indicadores para su medición descripción de los procesos principales y de apoyo
Proceso de Dirección
Revisi
Política Objetivos,
Planifica Impleme Medici Análisi ón por Mejora
de indicadores, ción ntación ón s direcci
Calidad Metas
ón
Proceso de Compras
Seguimie
Requerimientos de los
nto de
pedidos y
necesidades de los
Satisfacción de las
Demand Pliego Evaluaci Negocia Adjudic gestión
a del licitator ón de ción de pagos
organis io las económ ación de (para
organismos
organismos
mo ofertas ica la alimentos
compra )
Laboratorios y Comisiones
Proveedores yregistros
Articulación con los
Recursos Humanos
Comunicación con
documentación y
Reclamos, NC, S
Gestión de la
Gestión de la
información
Gestión de
AC, AP ,AM
Gestión de
Gestión de
Auditorías
Técnicas
registros
compras
03/08/2009 UCA 31Matriz de Objetivos 03/08/2009 UCA 32
actividades desarrolladas identificación, registro y tratamiento de los reclamos, no conformidades y sugerencias identificación, registro y tratamiento de las acciones preventivas, correctivas y de mejora. capacitación del personal de la Unidad en gestión por procesos, sistemas de gestión de calidad y auditorías internas. planificación y realización de auditoría interna
4. nuestra experiencia
sistematización de actividades
elaboración de 3 planes de calidad
correspondientes a los siguientes procesos:
compra de alimentos
compra de medicamentos e insumos médicos
publicaciones
redacción de14 procedimientos:
3 sobre procedimientos requeridos por la
norma (Reclamos, Documentación, Auditorías)
11 son específicos de las tareas de la Unidad
redacción de 44 instructivos
generación de 92 formatos de registroslogros obtenidos mejoras en la gestión: mediante la identificación de tareas, responsabilidades y registros capacitación que redujo resistencia al cambio disminución del impacto por rotación del personal contribución a la inducción eficiente de nuevos funcionarios facilitación del proceso de fusión de las 2 Unidades de origen focalización de esfuerzos hacia un objetivo común difusión interna de las actividades de cada sector intercambio de buenas prácticas entre sectores
situación al final del proyecto
Grado de implantación: 87,5%5. actividades a desarrollar
en el corto plazoactividades a desarrollar en el corto plazo seguimiento de las actividades planteadas en la matriz de objetivos realización de la Revisión por la Dirección levantamiento de las no conformidades derivadas de la auditoría interna realización de una nueva auditoría interna aprobación por el MEF del organigrama planteado y elaboración de las descripciones de cargos correspondientes internalización por el personal del sistema de registración certificación ISO 9001: 2008
6. desafío a futuro
En búsqueda de la excelenciaen el mediano plazo Trabajar en pos de la excelencia del servicio que brinda la Unidad. Para ello: incursionar en el conocimiento del Modelo de Mejora Continua realizar un diagnóstico de situación respecto a dicho Modelo elaborar un plan de acción para su implementación
muchas gracias por su atención
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