EAPC Wiki: la solución eficaz para el trabajo en equipo en la organización y en la edición de materiales formativos
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Primera edición de los Premios a la Calidad en la Formación para el Empleo de las Administraciones Públicas Resolución de 19 de septiembre de 2011 BOE de 28 de septiembre de 2011 Categoría: Premio a las mejores actuaciones en la gestión de la Formación para el Empleo de las Administraciones EAPC Wiki: la solución eficaz para el trabajo en equipo en la organización y en la edición de materiales formativos Escola d’Administració Pública de Catalunya Girona, 20 08010 Barcelona
Índice 0. La Escola d’Administració Pública de Catalunya: tradición e innovación...............................1 1. Situación de partida: por qué un wiki .......................................................................................1 1.1. Necesidades........................................................................................................................ 1 1.2. La solución......................................................................................................................... 2 1.3. 2009. Las primeras pruebas ............................................................................................... 3 2. El EAPC Wiki a disposción de los autores de materiales y del personal de la EAPC..............3 2.1. 2010 y 2011. La implantación y la extensión del proyecto................................................ 3 2.2. La gestión de la calidad...................................................................................................... 5 2.3. La creación de contenidos formativos. Ventajas del EAPC wiki en el trabajo en equipo . 6 2.4. Una manera sencilla de compartir el conocimiento. Ventajas de la implantación del EAPC Wiki en la organización ................................................................................................. 8 3. Resultados de la implantación del EAPC wiki. Evaluación y ROI ..........................................9 4. Posibilidad de extensión del proyecto.....................................................................................10
Primera edición de los Premios a la Calidad en la Formación para el Empleo de las Administraciones Públicas
0. La Escola d’Administració Pública de Catalunya: tradición e
innovación
La Escola d’Administració Pública de Catalunya (EAPC)1 fue fundada en el año 1912 por Enric Prat de
la Riba, quien la concibió como una institución al servicio de la formación del funcionariado público en
una apuesta clara por la modernización de la res publica. Este espíritu original que vinculaba la Escuela
con la innovación alcanza su máximo sentido en estos momentos, en que los cambios sociales y
tecnológicos, comunicativos y organizacionales, nos conducen más que nunca a la obligación de
innovar el servicio público, de aplicar este espíritu transformador en la formación en la misma mesura
en que se aplique dentro de la organización.
1. Situación de partida: por qué un wiki
1.1. Necesidades
La EAPC dispone, desde 2008, de un entorno flexible de aprendizaje virtual (Moodle), el Aula Virtual
(http://virtual.eapc.cat)2 que ha permitido a la Escola ofrecer sus propios cursos con contenidos también
propios gestionados de acuerdo con los objetivos pedagógicos de la institución. El proceso de edición de
estos materiales se ha basado siempre en el trabajo en equipo de grupos de funcionarios públicos
expertos en las distintas materias que además de crear los contenidos para los cursos han sido
capacitados como formadores para transmitir a otros funcionarios su know-how a través de la docencia.
En el primer momento de la puesta en marcha de este proyecto de formadores internos, se detectaron ya
los primeros problemas relacionados con el proceso de producción y edición de estos materiales creados
entonces a través de procesadores de texto: las confusiones que generaba el intercambio de archivos con
distintas versiones entre los autores, la inversión de tiempo en la organización de los ficheros y de los
1
L’Escola es un organismo autónomo de carácter administrativo adscrito al Departamento de Gobernación y
Administraciones Públicas de la Generalitat de Catalunya, cuyas funciones y organización vienen definidas en la
Ley 4/1987, de 24 de marzo, reguladora de l'Escola (DOGC núm. 826). La misión de l'Escola es "mejorar e
innovar les administraciones públicas catalanas mediante la formación y la investigación en materia de gestión
pública, para promover una cultura i unos valores compartidos de servicio público” que ayuden a les Instituciones
a integrar los nuevos miembros en su entorno de trabajo, a mejorar los resultados de estas persones en el
desempeño de sus responsabilidades i a preparar a les persones de la organización para los cambios futuros.
2
Anexo 1
1Primera edición de los Premios a la Calidad en la Formación para el Empleo de las Administraciones Públicas
correos electrónicos intercambiados, el peligro que suponía que los diferentes autores renombraran
individualmente las distintas ediciones de los borradores o, lo más importante, el hecho de que la Escola
no pudiera ejercer de manera óptima su función de coordinación del equipo (la dificultad para hacer el
seguimiento implicaba muchas veces que las intervenciones llegaran demasiado tarde).
Quedaba probado: el sistema era poco ágil y conllevaba un elevado riesgo (de pérdidas, confusiones…).
Los materiales, además, habían de ser posteriormente editados desde la EAPC en formatos estándares y
bajo unos criterios de calidad antes de incluirlos en el Moodle. Y aquí no acababa todo: los materiales
de formación no son estáticos, sobre todo los sometidos a cambios normativos, y deben ser actualizados
periódicamente, con lo cual el proceso descrito se repite a lo largo de las ediciones de un curso.
La pregunta que nos hicimos fue: ¿hay alguna herramienta actual que permita aprovechar nuestro know-
how –por lo tanto descartamos de entrada externalizar el proceso de creación y edición de materiales a
empresas–, que evite estos problemas, que permita trabajar en grupo sin la inseguridad que provoca el
intercambio de archivos y versiones, que haga posible la actualización de los materiales de forma
rápida y que facilite la edición y la posterior integración de estos contenidos en el entorno Moodle?
1.2. La solución
La respuesta llegó con la decisión de implantar un wiki en la EAPC (http://eapc.continguts.cat)3 como
el instrumento para la creación de contenidos e-learning. Con esta finalidad, se adaptó la aplicación de
software libre Doku Wiki a las necesidades funcionales de la organización. Se escogió Doku Wiki entre
otras aplicaciones wiki porque los datos se almacenan en texto plano, por lo que no requiere el uso de
una base de datos para su funcionamiento, y encargó el desarrollo del modelo a la empresa Scopia
Visual Interface Systems SL.4
Se decidió en ese momento incluir utilidades como un lector de canales de información (RSS) o un
conector que, una vez redactados y corregidos les contenidos, los volcase en XHTML a las hojas de
estilo o plantillas propias de la institución que se debían crear.
Estábamos buscando un instrumento que proporcionara flexibilidad al modelo de diseño
3
Anexo 2
4
http://www.scopia.es [Consulta: 15.11.11]
2Primera edición de los Premios a la Calidad en la Formación para el Empleo de las Administraciones Públicas
tecnopedagógico o formativo en e-learning ADDIE5 y que a la vez reforzara el espíritu constructivista
de aprendizaje que ya se había adoptado la EAPC con el Moodle, y Doku Wiki –un sistema de uso
sencillo y compatible con los estándares existentes, que además permitía disponer de hojas de estilo
respetuosas con la especificación CSS 2.1 recomendada por W3C 6–, cubría ampliamente nuestras
necesidades.
1.3. 2009. Las primeras pruebas
En 2009 se hicieron los primeros ensayos del EAPC Wiki des de el Servicio de Formación
Descentralizada y no Presencial (SFDnP) de la EAPC. Para ello se utilizaron materiales ya elaborados
que el mismo personal del SFDnP pasó al wiki para hacer las pruebas.
De hecho, se buscaba comprobar como respondía el sistema, detectar posibles disfunciones antes de
generalizar su uso, definir el diseño de las plantillas en que se generaba la exportación, verificar la
integración en Moodle, etc. En ese momento, se concretaron una serie de funcionalidades que se debían
incluir en el wiki relacionadas con la edición y se detectó también la necesidad de obtener versiones en
.odt además de en html.
2. El EAPC Wiki a disposición de los autores de materiales y
del personal de la EAPC
2.1. 2010 y 2011. La implantación y la extensión del proyecto
Pero la fecha clave del proyecto llegó el primer semestre del 2010. En ese momento, después de probar
y ajustar el nuevo instrumento de edición, era menester darle la utilidad para la cual se había diseñado.
Hasta el momento, su uso había estado restringido a las personas de la empresa y el SfDnP,
administradoras del wiki, pero el entorno de pruebas controlado en que había nacido debía ser dejado
atrás. Así, la implementación del wiki se programó en distintas fases para el 2010 y su consolidación
5
ADDIE divide el proceso de elaboración de una acción formativa en cinco pasos elementales: Análisis, Diseño,
Desarrollo, Implementación y Evaluación. Se trata de un proceso cíclico que empieza de nuevo tras la evaluación.
6
El Consorcio World Wide Web (W3C) es una comunidad internacional en la cual organizaciones miembro,
personal del Consorcio y público en general trabajan conjuntamente para desarrollar estándares web. El w3C
desarrolla especificaciones técnicas y directrices a través de un proceso diseñado para maximizar el consenso.
CSS 2.1 es un lenguaje de hojas de estilo que permite a los desarrolladores y a los usuarios añadir elementos de
estilo a documentos estructurados (como documentos HTML o aplicaciones XML).
3Primera edición de los Premios a la Calidad en la Formación para el Empleo de las Administraciones Públicas
definitiva para el 2011.
Los primeros en trabajar en grupo en el EAPC wiki fueron los equipos de formadores internos de
distintas materias. Se priorizaron los cursos de la función jurídica, dado que eran los materiales que
estaban sometidos a actualizaciones más constantemente.
La EAPC elaboró un manual de uso para que los autores se familiarizaran con la sintaxis wiki7, cuando
fue preciso dedicó una breve sesión para la presentación del producto y, evidentemente, el SFDnP
ofreció asesoramiento a lo largo del proceso de confección de contenidos. Se trató en todo momento que
el escaso conocimiento del wiki pudiera generar desconfianza a unos usuarios con baja predisposición a
experimentar con el producto y con cierta reticencia al uso de tecnologías de la información y la
comunicación desconocidas.
Durante todo el 2010 y el 2011, en que los distintos equipos de autores se han ido integrando por fases
en los nuevos procesos8, se ha intentado que su preocupación no se focalice erróneamente en la
herramienta, sino en los procedimientos de trabajo que la misma ofrece (tecnología transparente).
De la misma manera, se decidió abrir el perfil de los usuarios e integrar también el EAPC wiki en las
rutinas de trabajo de la Escola. Disponíamos de una potente herramienta para el trabajo en colaboración
que estaba ofreciendo excelentes resultados en la confección de materiales didácticos y que hacía el
proyecto igualmente válido para la creación de contenidos del personal de la Escuela. En ese momento,
se decidió implantar también este instrumento de comunicación y edición en la institución de manera
que no sólo diera coherencia a la documentación obtenida, sino que solucionara también aspectos como
la dispersión territorial y la obligación de desplazarse o encontrarse físicamente para trabajar en
proyectos grupales. A partir del segundo semestre de 2010, y también de una forma pautada, todos los
servicios y delegaciones territoriales de la Escuela cuentan en el wiki con un espacio de trabajo propio y
tienen acceso además a espacios transversales para el trabajo colectivo9.
El EAPC wiki se desveló, también en este aspecto, como un instrumento ideal en la organización para
organizar flujos de trabajo por escrito, elaborar productos por capas, llevar a cabo proyectos en equipo
7
Anexo 3
8
Anexo 4
9
Anexo 5
4Primera edición de los Premios a la Calidad en la Formación para el Empleo de las Administraciones Públicas
en que cada agente había de aportar sus conocimientos específicos en una labor colectiva y, sobre todo,
se mostró como una herramienta sumamente potente dentro de la institución para promover la
transparencia de la información.
2.2. La gestión de la calidad
EAPC wiki ofrece, por una parte, una oportunidad única para que la Escuela tome medidas para innovar
de una manera sencilla y minimizando costes. La situación de partida marcaba una clara necesidad de
cambio en la forma en que docentes y personal de la Escola habían sido capacitados. Inicialmente, con
la docencia presencial, los expertos trabajaban individualmente los contenidos de sus cursos, pero el
impulso con que llegaban la formación virtual o la sociedad en red requerían otras dinámicas de trabajo
nuevas y los docentes tuvieron que adaptarse a nuevas pautas que la sociedad de conocimiento marcaba
con fuerza. Internet forzaba cambios en el modo de trabajar de formadores y personal de la Escola, en la
manera de relacionarse, en las estrategias de comunicación, y docentes y empleados públicos tenían que
demostrar que podían compartir sus conocimientos con sus colegas, que podían construir el
conocimiento en colaboración mejorando de manera notable los resultados obtenidos. La implantación
del wiki, presentaba, por lo tanto, una oportunidad de innovación y de introducción de cambios en las
rutinas de trabajo y permitía que la EAPC tomara medidas para innovar en y desde la organización
fomentando al mismo tiempo el uso de las TIC en la institución y el trabajo en colaboración.
Por otra parte, los resultados avalaban la elección de Doko Wki y:
Por su facilidad de edición en línea10.
Por ser un instrumento que permite una rápida –y gratuita– exportación de contenidos.
Por su fácil adaptación e integración en entornos virtuales (se garantiza el respeto a los
estándares tecnológicos y la interoperabilidad)11.
Por ser un instrumento que simplifica el proceso de edición, que dota de calidad y cohesión en
el formato a la documentación producida y permite mantener estándares de calidad y de
compatibilidad entre sistemas.
Porque permite dejar el instrumento de edición en manos de sus autores y, a la vez, monitorizar
10
Anexo 6
11
Anexo 7
5Primera edición de los Premios a la Calidad en la Formación para el Empleo de las Administraciones Públicas
desde la EAPC el proceso de creación en tiempo real.
Porque los materiales resultantes se pueden intercambiar fácilmente a través de diversos
procedimientos: abriendo el acceso al wiki o a partir de las versiones en –odt.
Porque dada la finalidad de servicio público del organismo que los ha impulsado y en una clara
intención de contribuir a la libre difusión y a la transferencia de conocimientos –como una
acción básica para avanzar en la estrategia de Lisboa y siguiendo lo establecido en la
Recomendación de la Comisión Europea sobre gestión de la propiedad intelectual12– , los
materiales pueden ser reaprovechados y/o reelaborados ya que se difunden bajo una licencia
Creative Commons que se reserva el derecho de reconocimiento de la autoría y de exigir que no
se haga un uso comercial13.
Los buenos resultados obtenidos y la alta calidad del producto final han hecho que durante el 2011 la
EAPC haya ido abriendo los contenidos de los cursos virtuales actualizados o de nueva creación en un
espació llamado Formación abierta al cual se puede acceder desde el entorno de formación virtual de la
EAPC, Aula Virtual: http://virtual.eapc.cat14. Además, desde mediados del 2011, estos materiales tienen
un valor añadido gracias a las posibilidades de exportación del wiki: los contenidos pueden ser ofrecidos
al ciudadano en multiformato (html, pdf, ePUB –fomato para iPhone, iPad, Sony, etc– y MOBI
–formato de Amazon–), facilitando así su visualiación en los cada vez más extendidos dispositivos
móviles y promoviendo la libre circulación de la información.
2.3. La creación de contenidos formativos. Ventajas del EAPC wiki en el trabajo en
equipo
Ya hemos destacado que el wiki permite un trabajo en colaboración fácil, ágil, sin riesgo de confusiones,
que simplifica el proceso de edición y actualización de los materiales y que además permite una
adaptación e integración sin dificultad en entornos virtuales. Pero además, el EAPC Wiki presenta
ventajas que notaron directamente los creadores de contenidos:
12
Commission recommendation on the management of intellectual property in knowledge transfer activities and
Code of Practice for universities and other public research organizations. Bruselas, 10.04.08. Versión electrónica
del documento: http://ec.europa.eu/invest-in-research/pdf/ip_recommendation_en.pdf [Consulta: 15.11.11]
13
Anexo 8
14
Anexo 9
6Primera edición de los Premios a la Calidad en la Formación para el Empleo de las Administraciones Públicas
Se trabaja en un único espacio una única versión, eliminando así los problemas ocasionados por
los soportes físicos. Se pone fin, por tanto, al transporte de archivos (memorias USB, correos
electrónicos, cd...) porque todos los materiales están siempre a disposición en desde cualquier
lugar con conexión a la red.
A través del cuadro de edición, al que se ha dotado de un aspecto muy similar a los editores de
texto más utilizados, crear contenidos es muy fácil utilizando los iconos que aparecen en la
barra de herramientas. No hacen falta, por lo tanto, destrezas tecnológicas –transparencia de la
tecnología– y los autores pueden concentrarse en los contenidos15.
La versión que aparece es siempre la última, pero el wiki almacena las ediciones anteriores, que
pueden ser consultadas y, si es el caso, recuperadas en cualquier momento. Ya no es necesario
renombrar y guardar ediciones sucesivas y no existe el riesgo de padecer confusiones16.
No hay peligro de pérdida de documentos.
No hay interferencias, ya que el sistema bloquea automáticamente ediciones paralelas sobre una
misma página y no permite que escriba quien haya llegado en último lugar.
Se eliminan barreras de software (por ejemplo, la dificultad para abrir ficheros de Word con
extensión .docx –Office 2007– a través de Office 2003).
Hace posible la edición de materiales en plantillas prefijadas creadas ad hoc que pueden ser
incluidas directamente en los cursos virtuales o en la red17.
El sistema permite introducir foros en los cuales los autores pueden comunicarse, plantear
cuestiones, debatir y, en definitiva, comunicarse18.
Los materiales resultantes se pueden intercambiar fácilmente abriendo el acceso al wiki o bien a
partir de la generación y exportación de los mismos en diferentes formatos (.odt, html, .pdf,
15
Anexo 10
16
Anexo 11
17
Anexos 12, 13, 14, 15 y 16
18
Anexo 17
7Primera edición de los Premios a la Calidad en la Formación para el Empleo de las Administraciones Públicas
ePUB, MOBI)19. Este hecho hace posible que se les puede sacar el máximo rendimiento ya que
al estar bajo una licencia Creative Commons pueden ser reaprovechados o reelaborados (se
contribuye así a la libre circulación del conocimiento).
Permite una fácil integración de imágenes, vídeos o animaciones.
2.4. Una manera sencilla de compartir el conocimiento. Ventajas de la
implantación del EAPC Wiki en la organización
La introducción de formas más eficientes de trabajar y de hacerlo en sintonía con los avances actuales
en la sociedad y en la red, fue la premisa que la EAPC tomó como base para la aplicación del wiki en la
organización. Los objetivos que se marcaron con esta acción eran claros:
Fomentar los entornos colaborativos en la organización, promover las TIC y potenciar a través
de ellas no sólo la formación virtual, sino también la comunicación, el espíritu crítico, la
creatividad, el aprendizaje informal y la compartición del conocimiento para que la información
y los conocimientos fluyan (inteligencia colectiva).
Conseguir la identificación de las personas con la organización, para lo cual es necesaria la
fidelización no sólo de los usuarios, sino también del personal (motivación, implicación,
impedir la “fuga de talento”). Esto se consigue gestionando la comunicación, el conocimiento y
la innovación y el wiki ofrece una fantástica oportunidad en este sentido.
Apostar claramente por poner a la práctica la filosofía open data, por la transparencia de la
información, por un gobierno abierto, por garantizar la igualdad de oportunidades para todos.
Los materiales creados con presupuesto público para la docencia han de ser también públicos,
de libre acceso para todo el mundo sin limitaciones técnicas o legales.
Ir un paso más allá de lo que marcan las tendencias tecnológicas en formación, ya que el wiki
permite que los materiales estén disponibles en abierto inmediatamente después de haber
finalizado el proceso de creación y que además el resultado final se ofrezca en multiformato,
19
Anexo 18
8Primera edición de los Premios a la Calidad en la Formación para el Empleo de las Administraciones Públicas
adaptándose así a las necesidades del usuario20.
El trabajo de la organización en el wiki ha conllevado, además, un fortalecimiento de la colaboración
entre unidades, ha mejorado los flujos de trabajo, ha evitado la pérdida de tiempo buscando en
directorios locales documentos específicos y sus diferentes versiones y actualizaciones, ha enriquecido
el contenido de los documentos ya que ha hecho posible incorporar en los mismos elementos de diseño
de texto y multimedia, ha permitido un seguimiento de todos los cambios realizados en los documentos i
las actividades realizadas por cada trabajador a través del canal RSS, etc.
Actualmente, documentos en los que colaboran un gran número de unidades de la Escuela, tanto de la
sede central como de las delegaciones territoriales, como la edición anual del catálogo de cursos EAPC,
la elaboración de los distintos planes de formación, guías de diferente tipología, artículos, informes,
documentación diversa y otros muchos proyectos se llevan a cabo a través del EAPC wiki.
3. Resultados de la implantación del EAPC wiki. Evaluación y ROI
Los beneficios que ha comportado la implantación de este instrumento han sido evidentes desde el
primer momento. En primer lugar, económicamente ha permitido la autoedición de los materiales (y su
inmediata actualización cuando lo han requerido) sin depender de empresas externas y ha hecho posible
poder mantener la oferta formativa en un contexto de reducción presupuestaria. Además, ha dotado de
calidad y de cohesión en el formato a la documentación producida.
Cabe destacar que la utilización del wiki ha supuesto el fomento de nuevos instrumentos y
procedimientos de trabajo característicos de la sociedad del conocimiento y que a lo largo del 2010, y
sobre todo del 2011, la extensión del uso del wiki dentro de la Escuela y el hecho de que las diferentes
unidades lo hayan integrado en sus rutinas –tanto a nivel interno como para trabajar entre unidades– ha
contribuido al aumento de la cultura digital dentro de la organización.
Actualmente, todos los grupos de formadores de las 12 funciones en que se agrupan los cursos (función
20
El último informe de The horizon report (http://www.nmc.org/publications) que analiza anualmente tendencias
tecnológicas en formación marca en el 2011 como tendencias futuras en menos de un año los contenidos digitales
en abierto y los dispositivos móviles –la EAPC se ha avanzado, pues, a la tendencia marcada– y para los próximos
dos o tres años la realidad aumentada y el aprendizaje basado en juegos. [Consulta: 16.10.11]
9Primera edición de los Premios a la Calidad en la Formación para el Empleo de las Administraciones Públicas
organizativa, jurídica, económica, de comunicación, etc.) trabajan en el wiki, tanto en la elaboración de
los materiales de cursos presenciales, como en los contenidos virtuales o en cualquier otro proyecto
docente, con el consiguiente ahorro de desplazamientos. Así mismo, el 2011 se ha completado la
integración del wiki en la Escuela con resultados visibles por lo que respecta a la eficiencia del trabajo y
a la creación de nuevas sinergias en la organización. Desde el 2010, la EAPC se ha convertido en la
editora sus propios materiales eliminando así las inversiones que por este concepto se pagaban
anteriormente a externos. Y los resultados de todo ello han sido visibles a corto plazo. A la hora de
mesurar el ROI –retorno de la inversión–, la utilidad obtenida en relación a la inversión realizada –que
ahora, en épocas de crisis todavía cobra mayor importancia–, podemos afirmar que los beneficios
obtenidos y los que se obtendrán en el futuro superan ampliamente la inversión realizada con la puesta
en marcha del proyecto, ya que ahora el proyecto comporta únicamente gastos de alojamiento y
mantenimiento.
4. Posibilidad de extensión del proyecto
No cabe duda que el proyecto se adapta a las necesidades de cualquier organización dedicada a la
formación y comprometida con la gestión del cambio tecnológico y el camino hacia la web 2.0. Se trata,
como ha quedado demostrado, de un producto competitivo que, tras la experiencia de la EAPC, ha sido
también adoptado por unidades de formación de otras organizaciones.
En este sentido, y enlazando con el párrafo con el cual iniciábamos esta memoria, la EAPC ha ejercido
su papel de organismo de referencia de las administraciones catalanas en formación: ha actuado como
centro de conocimiento y orientación y ha asesorado a aquellos organismos públicos que lo han
solicitado –por ejemplo la unidad de formación del Gobierno Balear–, ha puesto a disposición de
aquellas administraciones catalanas que lo han necesitado el EAPC Wiki para que crearan sus materiales
–por ejemplo los ayuntamientos de Sant Cugat o de Manlleu– y ha colaborado con las instituciones que
lo han requerido en la implantación de un wiki propio para la edición de materiales –por ejemplo el
Ayuntamiento de Barcelona.
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