MANUAL ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - (COOPNASEJU) Cooperativa Nacional de Servicios Múltiples de Servidores Judiciales, Inc.
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Cooperativa Nacional de Servicios Múltiples
de Servidores Judiciales, Inc.
(COOPNASEJU)
MANUAL
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SANTO DOMINGO
MAYO, 2014MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Contenido
Contenido ............................................................................................................................ 2
1. ASPECTOS GENERALES .................................................................................... 4
1.1 La Cooperativa ................................................................................................. 4
1.2 Marco Legal ...................................................................................................... 4
1.3 Otras Disposiciones Legales ....................................................................... 4
1.4 Modificación y Aprobación del Manual ................................................... 5
1.4.1 Proceso de Modificación y Aprobación del Manual ...................... 5
1.4.2 Control de Modificación y Aprobación del Manual ...................... 5
1.4.3 Distribución, Guarda y Custodia del Manual ............................... 6
2. OBJETIVOS DEL MANUAL ................................................................................ 7
2.1 Objetivos del Manual..................................................................................... 7
3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .................................................................. 8
3.1 Desarrollo de la Estructura de la Cooperativa ..................................... 8
3.2 Preparación de Descripción de Puestos .................................................. 8
3.3 Organigrama .................................................................................................... 8
3.4 Líneas de Autoridad....................................................................................... 9
3.5 Grado de Supervisión.................................................................................. 10
4. ORGANIGRAMA GENERAL .............................................................................. 11
5. ORGANISMOS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL ................................ 12
5.1 Asamblea General de Delegados ............................................................. 12
5.2 Consejo de Administración ....................................................................... 13
5.3 Comité de Vigilancia .................................................................................... 15
5.4 Comité de Crédito ......................................................................................... 16
5.5 Comisión de Educación .............................................................................. 16
5.6 Comité de Disciplina ................................................................................... 17
5.7 Distrito Cooperativo ..................................................................................... 17
5.8 Comité Ejecutivo ........................................................................................... 18
5.9 Auditoría Externa ......................................................................................... 18
5.10 Asesoría Externa ........................................................................................... 19
5.11 Auditoría Interna ........................................................................................... 21
6. ORGANIGRAMA Y DESCRIPCIÓN DE LOS PUESTOS ........................... 26
6.1 Gerencia General .......................................................................................... 26
6.1.1 Secretaria ................................................................................................. 30
6.1.2 Mercadeo y Asistencia Social ............................................................ 33
6.1.3 Legal .......................................................................................................... 34
6.2 Departamento de Operaciones ................................................................. 39
6.2.1 Auxiliar de Operaciones ...................................................................... 43
6.2.2 Atención a Socio .................................................................................... 47
6.2.3 Captación ................................................................................................. 50
6.2.4 Crédito ...................................................................................................... 54
6.3 Departamento Financiero .......................................................................... 57
6.3.1 Contabilidad ........................................................................................... 62
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6.3.2 Auxiliar de Contabilidad ..................................................................... 66
6.3.3 Caja ............................................................................................................ 69
6.4 Departamento Administrativo .................................................................. 73
6.4.1 Servicios Generales .............................................................................. 76
6.4.2 Archivo ...................................................................................................... 79
6.4.3 Chofer........................................................................................................ 82
6.4.4 Mensajero ................................................................................................ 84
6.4.5 Conserje ................................................................................................... 86
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1. ASPECTOS GENERALES
1.1 La Cooperativa
La Cooperativa de Servicios Múltiples de Servidores Judiciales, Inc.
(COOPNASEJU) fue incorporada en el año 2005 mediante el Decreto No. 574-05
del Poder Ejecutivo, e inicio sus operaciones en el año 2006, nace con la
finalidad de fomentar el ahorro entre sus asociados y conceder facilidades de
financiamiento. También, ofrecer apoyo de orientación y capacitación social y
económico, es una cooperativa cerrada, sus empleados y el personal del Poder
Judicial son los permitidos como socios de la misma.
La dirección con la visión de que la Cooperativa se desarrolle con el objeto de
ampliar sus actividades internas de manera uniforme, estandarizada y eficiente,
en esta nueva etapa está iniciando el proceso de institucionalización con el
diseño del manual de organización y funciones que tiene como propósito
describir la estructura de funciones y departamentos de la Cooperativas, así
como las tareas especificas y la autoridad asignadas a cada directivo y personal
de la Sociedad.
La Cooperativa legalmente regida por las disposiciones de la Ley No. 127 sobre
Asociaciones Cooperativas, publicada en la gaceta oficial No. 8826 del 26 de
enero del 1964 y su Reglamento No. 623-86 sobre el funcionamiento de las
cooperativa s organizadas en la República Dominicana.
Sus operaciones son supervisadas y controladas por el Instituto de Desarrollo y
Crédito Cooperativa (IDECOOP), creado en base a la Ley 31 del 25 de octubre
del año 1963, según Gaceta No. 8803, del 6 de Noviembre del 1963 y tiene
como función promover, educar, tecnificar y fiscalizar el Movimiento
Cooperativo a nivel nacional.
1.2 Marco Legal
a. Ley no. 127/64 sobre Sociedades Cooperativas y su Reglamento.
b. Ley no. 31/63 que crea el Instituto de Desarrollo y Crédito Cooperativo
c. Decreto no. 1498/71 autoriza a todas las Cooperativas públicas y privadas
para hacer los descuentos por nómina a favor de las cooperativas que así lo
soliciten.
1.3 Otras Disposiciones Legales
a. Ley No. 87-01 Sistema Dominicano de Seguridad Social
b. Ley 11-92 Código Tributario
c. Ley 16-92 Código de Trabajo
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1.4 Modificación y Aprobación del Manual
El Manual de Organización y Funciones debe ser revisado y actualizado por lo
menos una vez al año, de acuerdo al desarrollo de la Cooperativa y del
IDECOOP. Dichas modificaciones serán aprobadas por el Consejo de
Administración.
1.4.1 Proceso de Modificación y Aprobación del Manual
a. El Manual sólo podrá ser modificado por la Gerencia General, con la previa
autorización del Consejo de Administración.
b. Las modificaciones serán propuestas por la Gerencia General y/o Consejo
de Administración en dos momentos básicos.
i. Cuando sea identificada la necesidad.
ii. Cuando sea sugerida por el Consejo de Administración y/o la
Gerencia General.
c. La propuesta será presentada en un documento en el que se expongan los
motivos y necesidades del cambio, incluyendo claramente las razones de la
modificación.
d. La propuesta de modificación, la presentará la Gerencia General al Consejo
de Administración para su conocimiento y aprobación.
e. En caso de ser aprobada, su aplicación será al siguiente día hábil a la
resolución tomada al respecto por el Consejo de Administración.
f. La Gerencia General será la responsable de emitir el nuevo documento y
enviará a los responsables de operar con el Manual, la modificación
correspondiente, vía comunicación por escrito mencionando a que parte del
Manual sustituye o complementa, las modificaciones realizadas.
1.4.2 Control de Modificación y Aprobación del Manual
La Gerencia General llevará un control donde anotará las modificaciones
considerando los siguientes puntos:
a. Fecha de solicitud de modificación.
b. Nombre de la persona que solicitó la modificación.
c. Breve comentario que motivo la modificación.
d. Fecha en que se solicitó la modificación para su aprobación al Consejo de
Administración.
e. Fecha en la que el Consejo aprobó la modificación.
f. Fecha en la que entró en vigencia la modificación.
g. Mención de la parte del manual que sustituye y/o complementa.
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1.4.3 Distribución, Guarda y Custodia del Manual
1. El contenido de este Manual es confidencial y es de uso exclusivo de
COOPNASEJU y no podrá ser fotocopiado en ningún tipo de medio
impreso, electrónico, visual o audible sin el permiso escrito del Consejo de
Administración.
2. La custodia y guarda del Manual será responsabilidad de cada persona
que lo utilice en el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades, y
persona al que se le asigne, y estará bajo su cuidado y responsabilidad
para ser usado en los momentos en que sea requerido.
3. La Gerencia General como responsable de la custodia del Manual utilizará
su criterio para dar a conocer el contenido tanto a personal interno como
externo.
4. Se entregará un ejemplar y sus modificaciones a:
a. Miembros del Consejo de Administración
b. Miembros del Consejo de Vigilancia
c. Miembros del Comité de Crédito
d. Miembros de la Comisión de Educación
e. Miembros del Comité de Disciplina
f. Gerencia General
g. Persona que lo utilizará para el desarrollo de sus actividades
h. Las autoridades que lo requieran.
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2. OBJETIVOS DEL MANUAL
El Manual de Organización y Funciones es un documento institucional cuyo
propósito es, describir la estructura departamental y funciones de
COOPNASEJU, así como las tareas específicas y la autoridad asignada a cada
miembro de la Cooperativa.
2.1 Objetivos del Manual
a. Presentar una visión de conjunto de la Cooperativa.
b. Dar un orden sistemático de las funciones que se desempeñan en
COOPNASEJU.
c. Precisar las funciones encomendadas a cada puesto de trabajo, para
establecer responsabilidades, evitar duplicidad de funciones y detectar
omisiones.
d. Mostrar la coordinación que existe entre los diferentes cargos que integran
la Cooperativa.
e. Coadyuvar a la ejecución correcta de los deberes y responsabilidades
encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
f. Facilitar el reclutamiento y selección de personal y orientar al personal de
nuevo ingreso para facilitar su incorporación a las distintas unidades
administrativas.
g. Evitar la repetición de instrucciones para economizar tiempo y esfuerzo en el
desarrollo del trabajo.
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3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
3.1 Desarrollo de la Estructura de la Cooperativa
En base a la información obtenida en el proceso de entrevistas, análisis del
Estatuto Social y la Ley que la regula, se procedió a desarrollar la estructura
organizacional, la cual identifica las líneas de autoridad y responsabilidad de
cada unidad de trabajo.
La estructura de organización concebida contempla a nivel administrativo y
operativo una Gerencia General, con tres (3) departamentos, uno financiero,
uno administrativo y otro de operaciones. También, una unidad de mercadeo y
asistencia social. Este nivel ejecutivo permitirá una delimitación de funciones
por áreas, imprescindibles para la funcionalidad de la Cooperativa, así como
para viabilizar su desarrollo futuro.
3.2 Preparación de Descripción de Puestos
Las descripciones de los puestos de trabajos preparados, indican las funciones
fundamentales de cada posición, así como los canales de comunicación
pertinentes a cada puesto según se establece en los organigramas
departamentales. Las descripciones de puestos desarrolladas son el producto
del análisis de la información obtenida a través del proceso de entrevistas con
los ocupantes de las diferentes posiciones y con el análisis y sugerencias de
funcionarios.
3.3 Organigrama
El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa
interna de la Cooperativa, define visualmente el agrupamiento de funciones y
posiciones, el área de control de cada función y las relaciones básicas de
autoridad; como consecuencia, es preciso que se maneje como una
herramienta dinámica actualizada y de acuerdo a la configuración del
momento.
El organigrama debe ser conocido por los directivos, funcionarios y demás
empleados hasta el nivel más bajo de la Cooperativa, de modo que todos
conozcan cuales son las líneas de autoridad y sus deberes y responsabilidades.
Las líneas del organigrama ilustran en forma gráfica las relaciones de autoridad
y dependencia de cada uno de los puestos de trabajo. Estas líneas deberán ser
respetadas.
Las líneas de relaciones de trabajo entre las diferentes unidades operativas no
se muestran gráficamente en los organigramas, ya que éstas siempre deben
existir y de hecho atraviesan las líneas de autoridad para que el trabajo pueda
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ser realizado de una manera más ágil, eficiente, y productivo para el logro de
los objetivos de la Cooperativa.
No debe existir ningún obstáculo, que no permita a un superior trabajar
directamente con personal de otras unidades operativas cuando sea necesario.
Sin embargo, cuando esto suceda deberá mantenerse informado a los
superiores cuya línea de autoridad vaya a ser cruzada, acerca de aquellos
asuntos por los cuales se puede hacer responsable al superior, aquellos
asuntos que puedan causar problemas entre las unidades de organización y los
que involucren desviaciones a las políticas establecidas en la Cooperativa.
3.4 Líneas de Autoridad
El establecimiento y seguimiento de las líneas de autoridad, es determinante
para el funcionamiento orgánico de la Cooperativa. Cada empleado debe tener
un solo superior inmediato a nivel jerárquico a quien acudir para orientación y
para referir asuntos que requieren decisiones a niveles más altos.
Las líneas de autoridad deberán seguirse en forma estricta, para garantizar
decisiones compatibles con las metas y políticas trazadas por el nivel directivo
de la Cooperativa.
El seguir las líneas de autoridad en forma estricta, no persigue entorpecer el
flujo de información. La comunicación entre las distintas unidades operativas y
administrativas es indispensable para el buen funcionamiento de la Cooperativa
como un sistema.
La rigidez de las líneas de autoridad debe ser contemplada sólo para el proceso
de toma de decisiones y la fijación de responsabilidades.
Como regla general, el empleado deberá referir a su superior inmediato aquellas
situaciones para las cuales no está autorizado a decidir; al hacerle el
planteamiento de la situación, el empleado deberá presentarle posibles
soluciones al problema.
En los casos en que el empleado no esté de acuerdo con la decisión tomada por
su superior inmediato, este puede plantear el asunto a niveles superiores,
previa notificación de que va a ejercer este derecho a su superior inmediato.
Estas medidas no sólo estimularán la creatividad y el desarrollo del personal,
sino que proveerán un marco de autoridad que permitirá coordinar y supervisar
adecuadamente las distintas unidades operativas, sin despertar sospechas ni
intrigas.
Estas medidas ayudarán también, a establecer y propagar de una manera
uniforme, las políticas y guías que deberán ser seguidas en el funcionamiento
de la Cooperativa.
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3.5 Grado de Supervisión
Cualquier nivel ejecutivo o de supervisión de la Cooperativa, podrá actuar con
el grado adecuado de efectividad si a éstos se les asignan un número limitado
de subordinados. Este número de personal a ser supervisados y dirigidos
dependen de varios factores, tales como:
a. Los conocimientos y destrezas del personal
b. El grado de delegación de autoridad
c. La claridad de los planes, políticas y procedimientos
d. La efectividad en la comunicación
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4. ORGANIGRAMA GENERAL
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5. ORGANISMOS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL1
La dirección, administración y control de la Cooperativa está a cargo de:
a. Asamblea General de Delegados;
b. Consejo de Administración;
c. Consejo de Vigilancia;
d. Comité de Crédito;
e. Comité de Educación
f. Comité de Disciplina; y
g. Distrito Cooperativo
h. Comité Ejecutivo
5.1 Asamblea General de Delegados
La Asamblea General de Delegados es el organismo superior y sus acuerdos
obligan a todos los asociados presentes y ausentes, siempre que los mismos se
hubieren tomado de conformidad con el Estatuto Social y la Ley 127/64 sobre
Asociaciones Cooperativas.
Será nulo todo acuerdo tomado en Asamblea que, contraviniendo las sanas
prácticas financieras o las condiciones prevalecientes en el mercado, que tenga
como propósito provocar un deterioro en la condición financiera de la
Cooperativa. Igualmente, será nulo todo acuerdo tomado en Asamblea que
contravenga los Estatutos Sociales, el marco legal que regula la Cooperativa y
las disposiciones secundarias aplicables.
El régimen de asamblea es el siguiente:
a. Serán ordinarias o extraordinarias
La Asamblea General Ordinaria de Delegados se reunirá una vez al año, dentro
de los primeros tres (3) meses siguientes al cierre del ejercicio social de la
Cooperativa, y estará integrada por los delegados escogidos por los socios que
estuviesen calificados, a la fecha del cierre.
Dentro de las facultades que le confieren los Estatutos Sociales, la Ley 127/64
y su Reglamento, están:
a. Designar y remover con motivos justificados, a los miembros del Consejo
de Administración, Consejo de Vigilancia, Comité de Crédito, Comité de
Disciplina y Comité de Educación.
1
Estatutos Sociales
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b. Responsabilizar a los miembros de los consejos y de los comités a efecto
de requerir la aplicación de las sanciones en que incurran, o imponer las
que sean de su competencia.
c. Aprobar la distribución de los excedentes, incluyendo la fijación de los
intereses sobre los certificados de aportaciones.
d. Conocer y aprobar el presupuesto anual sometido por el Consejo de
Administración.
e. Conocer y aprobar los informes anuales presentados por los órganos de
dirección central.
f. Aprobar la separación de asociados en los casos de apelación de los
asuntos previstos en el párrafo del artículo 7 de los estatutos.
g. Aplicación de sanciones disciplinarias a los asociados, según el
reglamento.
h. Nombramiento y remoción con motivo justificado de los miembros del
Consejo de Administración, del Consejo de Vigilancia, del Comité de
Crédito y comisiones de los comités especiales.
Son atribuciones de las asambleas extraordinarias:
a. Modificación de los estatutos.
b. Disolución de la Sociedad.
c. Fusión de la Cooperativa con otras sociedades de igual finalidad.
d. Afiliación y desafiliación de una federación.
e. Emisión de bonos o contratación de préstamos para la cooperativa en
exceso del 50% del capital pagado.
5.2 Consejo de Administración
El Consejo de Administración es el órgano ejecutivo de la Asamblea General de
Delegado, y tendrá la representación de la sociedad, y podrá elegir entre los
socios o personas no asociadas a uno o más Gerentes con las facultades y
poderes que les asigne para realizar los fines de la Cooperativa.
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Dentro de las atribuciones estatutarias, están:
a. Recomendar a la Asamblea General de Delegados la distribución de los
excedentes y pagos de los intereses sobre los certificados de aportaciones y
ahorros.
b. Presentar a la Asamblea General de Delegados, las memorias del año
finalizado, así como los estados financieros.
c. Reglamentar las inversiones en valores de la Cooperativa.
d. Designar el (los) banco(s) en que se depositarán los valores de la
Cooperativa.
e. Fijar junto con del Comité de Crédito, las normas para los préstamos:
montos, plazos, interés, y naturaleza de las garantías.
f. Elegir los comités de educación, préstamos en mora y otros.
g. Crear y suprimir plazas en la nómina y escala de sueldos para los
empleados.
h. Decidir sobre admisión, exclusión o renuncia de los socios y sobre el
traspaso y/o devolución de certificados de aportaciones.
i. Contratar servicios técnicos y económicos con organismos nacionales e
internacionales para el logro de los fines y propósitos de la Cooperativa.
j. Delegar poderes especiales a la Gerencia General.
k. Velar para que se lleve un sistema de contabilidad ordenado y que se
mantenga al día.
l. Preparar plan de trabajo y presupuesto anual.
m. Determinar el monto o naturaleza de las fianzas que deben prestar los
funcionarios y empleados que custodien o manejen fondos.
n. En general, asumir las funciones de reglamentación de los servicios de la
Cooperativa y ejercer todas aquellas que le correspondan como órgano
ejecutivo de los negocios que estén adscritos a otros organismos.
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5.3 Comité de Vigilancia
El Consejo de Vigilancia ejercerá la supervisión de todas las actividades de la
sociedad y tendrá derecho de veto, con el objeto de que el Consejo de
Administración reconsidere las resoluciones vetadas. El derecho de veto debe
ejercerse ante el Presidente del Consejo de Administración, dentro de las 48
horas de haber recibido el de Vigilancia la notificación de los acuerdos de aquél,
la cual debe ser transmitida por el Secretario del Consejo de Administración al
Presidente del Consejo de Vigilancia dentro de las 48 horas de aprobada. El
Consejo de Administración podrá ejecutar su decisión bajo su responsabilidad,
pero la siguiente Asamblea General de Delegados estudiará el conflicto y
resolverá en definitiva.
Además de los deberes que puedan asignarle los estatutos de la Cooperativa, el
Consejo de Vigilancia cumplirá con los siguientes:
a. Examinar trimestralmente los libros, documentos, balances y verificar el
estado de caja de la sociedad.
b. Presentar a la Asamblea General un informe de las actividades ejercidas
durante el período en que él haya actuado.
c. Denunciar los errores o violaciones que se hayan cometido, sugiriendo las
medidas que tiendan a impedir esas circunstancias.
d. Convocar extraordinariamente la Asamblea General de Delegados, cuando a
su juicio se justifique esa medida.
En la supervisión de las operaciones de la Cooperativa debe realizar las
siguientes actividades:
a. Revisar el cumplimiento a las disposiciones legales, a los Estatutos Sociales
y a las normativas internas.
b. Realizar arqueos a los diferentes fondos de caja de la Cooperativa.
c. Evaluar las operaciones de la cartera de crédito.
d. Revisar las conciliaciones bancarias.
e. Analizar los estados financieros.
f. Supervisar los procesos contables.
g. Revisar los cheques emitidos.
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h. Revisar las compras de Propiedades, Muebles y Equipos.
i. Analizar los contratos realizados sobre servicios.
j. Evaluar el presupuesto y los planes de trabajo.
k. Revisar los intereses ganados y los pagados.
5.4 Comité de Crédito
El Comité de Crédito será solidariamente responsable con el Consejo de
Administración y con el Consejo de Vigilancia, de la buena marcha de la
sociedad. Participa junto con el Consejo de Administración, en el diseño y
formulación de las políticas de crédito.
Será el árbitro de todas las solicitudes de préstamos y créditos de los socios,
con excepción de aquellos casos de consejeros o miembros del mismo Comité
que solicitan préstamos en exceso a sus aportaciones de capital. En estos
casos, las solicitudes deberán ser aprobadas por una mayoría simple del
Consejo de Administración, con el Consejo de Vigilancia y con el Comité de
Crédito en reunión conjunta y el acuerdo figurará en el libro de actas del
primero.
Atribuciones.- Son atribuciones del Comité de Crédito
a) Proponer a la Gerencia General las metodologías y condiciones para el
otorgamiento de créditos, en especial las relacionadas con los topes para
aprobación, la documentación y requisitos exigidos para el estudio de los
mismos, la cobranza de los créditos vencidos, y los montos máximos que
deben concederse a deudores individuales.
b) Analizar el riesgo y la calidad de los créditos otorgados conforme a dichas
metodologías y el impacto de su diseño en esta calidad, para a partir de ello,
proponer los cambios necesarios.
c) Analizar junto con la Gerencia General y las áreas involucradas en proceso
crediticio, la efectividad de los procesos implementados y adecuado
cumplimiento por el personal que debe llevarlos a cabo.
5.5 Comisión de Educación
Es la responsable de coordinar, planificar, organizar y controlar todas las
actividades relacionadas con la educación de los socios, directivos y empleados
de la Cooperativa.
Entre sus funciones están:
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a. Organizar y coordinar con el Instituto de Desarrollo y Crédito Cooperativo
(IDECOOP) y otras instituciones programas de capacitación cooperativa.
b. Promover otras actividades educativas de interés tanto para los socios como
para la comunidad donde la Cooperativa se encuentra establecida.
c. Elaborar y desarrollar un plan de trabajo.
d. Presentar un informe anual al Consejo de Administración dando cuenta de
las labores realizadas y la forma en que se utilizaron los fondos.
5.6 Comité de Disciplina
Dentro de las atribuciones del Comité de Disciplina, están:
a. Pedir la suspensión, al Consejo de Administración o la expulsión a la
Asamblea General de Delegados según el caso, del ejercicio de sus derechos
a los asociados, por causa de demora en el cumplimiento de sus
obligaciones y de infracción a los Estatutos, a la ley sobre Asociaciones
Cooperativas o a su reglamento y por otras causas, de conformidad con el
párrafo del artículo 7 de los estatutos.
b. Proponer a la Asamblea General de Delegados, la separación o expulsión de
un miembro del Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia y Comité
de Crédito que haya cometido una violación de tal gravedad que conlleve
una sanción, de conformidad con los reglamentos.
c. Conocer de cualquier otra atribución que le asignen los reglamentos y el
Estatuto.
5.7 Distrito Cooperativo
Los distritos cooperativos estarán bajo el control de la Asamblea Distrital de
Socios y el Consejo Distrital
La Asamblea Distrital de Socios es la máxima autoridad de la Cooperativa a
nivel distrital. Entre sus atribuciones están:
a. Conocer los informes de las actividades realizadas por los órganos de
dirección distritales.
b. Elegir los delegados que lo harán de representar en la Asamblea General
de Delegados ordinaria o extraordinaria.
c. Elegir entre los socios con integrantes del Consejo Distrital.
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d. Conocer los asuntos y jurisdicciones locales. Dichos asuntos deberán ser
incluidos en la agenda de la asamblea distrital y deberá darse a conocer
a los socios con diez (10) días de anticipación a la celebración de la
asamblea.
El Consejo Distrital es el órgano de dirección distrital y tienen entre sus
atribuciones, las siguientes:
a. Dirigir todas las actividades administrativas, educativas y socio
culturales del mismo y cumplirá y hará cumplir las disposiciones de los
Estatutos Sociales, del Consejo de Administración Central.
b. Nombrar todas las comisiones que estime conveniente, en las cuales
delegará funciones; dichas comisiones deberán rendir informe
correspondiente de todas sus actividades a dicho consejo.
5.8 Comité Ejecutivo
El Comité Ejecutivo es nombrado por el Consejo de Administración, delegará
funciones específicas y establecerá sus normas de funcionamiento, además de
un reglamento interno para el mismo.
El Comité Ejecutivo dará cuenta de todas sus gestiones y actuaciones
Ejecutivas en cada reunión del Consejo de Administración poniendo a
disposición de éste copias de las actas de toda reunión que celebre.
5.9 Auditoría Externa
Objetivo: Examinar y evaluar los documentos, operaciones, registros y Estados
Financieros de la Cooperativa, para determinar si estos reflejan razonablemente
su situación financiera y los resultados de sus operaciones. La evaluación debe
realizarse de acuerdo con normas de auditorías generalmente aceptadas para el
tipo de Cooperativa y expresar una opinión sobre la situación financiera a una
fecha determinada y sobre los resultados operativos y flujo de efectivo por un
período específico que normal será de un año.
Funciones a Desarrollar:
a. Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar el plan de
trabajo a desarrollar en la Cooperativa.
b. Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad
de los procesos, funciones y sistemas utilizados en la Cooperativa.
c. Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información.
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d. Los hallazgos y evidencias incorporarlos a los papeles de trabajo.
e. Investigar y analizar en forma selectiva las operaciones de:
Procedimientos y sistemas
Controles internos de las operaciones
Sistema de contabilidad
Evaluación de informes de auditoría interna
Evaluación de los controles y procedimientos de contabilidad gerencial
f. Diseñar y preparar los reportes de avance e informes finales de auditoría.
g. Emitir informe de sugerencias y recomendaciones al Consejo de
Administración.
h. Asistir a las asambleas anuales correspondientes que marca la Ley 127.
i. Asesorar permanentemente a la organización en aspectos administrativos y
operativos.
5.10 Asesoría Externa
Será designado por el Consejo de Administración con la asistencia de la
Gerencia General, las personas designadas deberán tener conocimiento y
experiencia en materia financiera, crediticia y del marco legal, el Consejo de
Administración le asignará las facultades para desarrollar sus funciones.
OBJETIVO
a. Apoyar a los órganos de dirección para establecer políticas generales que
evalúen y aporten al mejoramiento continuo de las operaciones de la
Cooperativa.
b. Incentivar y motivar a los distintos actores del proceso administrativo.
c. Dar orientación y colaborar en la detección de las necesidades y en la
definición de estrategias de operación de la Cooperativa.
d. Asistir a la Gerencia General en el desarrollo de sus funciones.
FACULTADES
1. Asesorar a los órganos de gobierno de la Cooperativa para fijar los
lineamientos de operación que conduzcan a un buen desempeño de la
Cooperativa en su conjunto.
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2. Apoyar en proyectos o programas que impulsen el desarrollo y la
capitalización de la organización.
3. Colaborar en la búsqueda de fuentes de financiamiento que permita a la
Cooperativa cumplir con su objetivo estratégico.
4. Colaborar y asesorar en la gestión administrativa de COOPNASEJU.
5. Asesorar y contribuir en el mejoramiento de las normativas internas.
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5.11 Auditoría Interna
ORGANIGRAMA
Asamblea General
de Delegados
Consejo
de Vigilancia
Auditoría Interna
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Título del Puesto : Auditoría Interna
Área : Consejo de Vigilancia
Informa A : Consejo de Vigilancia
Propósito General de Puesto
Esta posición depende del Consejo de Vigilancia. Bajo supervisión general, es
responsable de efectuar los trabajos de revisión, verificación y comprobación de
los registros contables y de las operaciones realizadas por la Cooperativa,
además velar por el cumplimiento de las políticas trazadas por el Consejo de
Administración y por la legislación cooperativa. También debe brindar soporte a
los Auditores Externos y a los técnicos del IDECOOP.
Tiene libre acceso a todos los libros, archivos, informes, ejecutivos y/o
empleados de la Cooperativa para revisar cualquier asunto pertinente a la
realización de la auditoría interna y cualquier otra investigación especial que se
le solicite.
Este funcionario debe ser una persona altamente respetuosa y discreta, tanto a
lo interno como lo externo, pues maneja información privilegiada dentro de la
Cooperativa.
Relaciones
Internas: Dirección General, Gerencia General, departamentos y
personal en general.
Externas: Auditores externos, técnicos del IDECOOP y otras
instituciones relacionadas.
Deberes y Responsabilidades
1. Implementar y actualizar el Manual de Auditoría de acuerdo a los
lineamentos, políticas y normas establecidas por el Consejo de
Administración.
2. Elaborar el plan anual de auditoría conjuntamente con el Consejo de
Vigilancia, por actividades a desarrollar en cada área que incluirá como
mínimo, áreas sujetas a revisión, cronograma y personal a cargo de la
Cooperativa.
3. Evaluar y participar en la calificación de activos de riesgo.
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4. Velar por el cumplimiento de las resoluciones del Consejo de Administración
y la Asamblea General de Delegados y por las disposiciones del IDECOOP.
5. Verificar el control sobre los activos de la Cooperativa y sugerir medidas de
control que puedan asegurar la conservación y la utilización efectiva de los
mismos.
6. Vigilar el adecuado funcionamiento de los sistemas de control interno,
mediante la validación de la aplicación estricta de la normatividad
establecida y la gestión de riesgo y la implantación de las recomendaciones
contenidas en los informes de auditoría externa y en las observaciones de
los técnicos del IDECOOP.
7. Evaluar todos los procedimientos operacionales establecidos para verificar
su cumplimiento y detectar debilidades en el control interno, debiendo
recomendar las medidas necesarias para corregir las violaciones a los
procedimientos establecidos.
8. Verificar la información contable proporcionada por los sistemas de
información vigentes, a fin de comprobar su veracidad y confiabilidad.
9. Mantener libre acceso a todos los archivos, informes, funcionarios y/o
personal de la Cooperativa para revisar cualquier asunto pertinente a la
realización de la auditoría interna.
10. Asistir en la revisión de los sistemas y procedimientos operacionales de la
Cooperativa.
11. Preparar informes mensuales sobre los estados financieros de la Cooperativa
y cualquier análisis a requerimiento.
12. Revisar y verificar el adecuado manejo de las diferentes cuentas bancarias, a
fin de certificar los bancos y personal autorizado, así como los movimientos
y gastos autorizados.
13. Verificar que se cumplan las políticas establecidas para el otorgamiento de
crédito, vigilando que se apliquen las normas y reglamentos estrictamente,
revisando físicamente los expedientes de los socios, a fin de ratificar que
estos estén debidamente autorizados y en las condiciones establecidas en la
fecha del otorgamiento y que contengan la documentación necesaria para
garantizar la recuperación de los recursos prestados, en el plazo establecido
contractualmente.
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14. Verificar que los recursos otorgados se están recuperando de acuerdo al
plazo otorgado, la tasa de interés y el mecanismo de información sobre la
cobranza a las clientas.
15. Confirmar que la cartera vencida está contabilizada de acuerdo a las
políticas establecidas. Verificando que se estén creando las reservas de
acuerdo a lo establecido en la Ley 127/64 o de acuerdo al riesgo presentado
por la cartera y a la antigüedad de los saldos.
16. Verificar que los créditos reestructurados se realizaron de acuerdo a las
políticas establecidas y que se contabilizaron correctamente.
17. Certificar que las adquisiciones de bienes y servicios se realicen de acuerdo
a las políticas establecidas, que éstas tengan las características
establecidas, que el precio esté relacionado con el del mercado y que la
calidad sea óptima.
18. Verificar que los sistemas de información de crédito, operen correctamente y
con seguridad a fin de asegurar que se cuente con los respaldos necesarios
en lo que a información se refiere y que los responsables de manejar datos
electrónicos, estén debidamente registrados y tengan absoluta
confidencialidad en lo que se refiere a claves de acceso a los diferentes
sistemas.
19. Hacer arqueos sorpresivos al efectivo en existencia en caja y en los
diferentes fondos reponibles.
20. Elaborar los informes y discutirlos con los responsables de las áreas; en
cada una de la revisiones realizadas, conteniendo la información obtenida
así como el nombre y la firma de los funcionarios y empleados involucrados
en el área auditada
21. Certificar que se sigan las políticas y procedimientos establecidos para la
selección, contratación y capacitación del personal contratado, con el fin de
asegurar que se cumplan los perfiles establecidos para cada puesto y se esté
seguro que cuenta con los recursos humanos que se requiere para cada
puesto de trabajo.
22. Verificar que la información generada, esté correcta y puntualmente
elaborada por cada una de las áreas y que estas utilicen los medios
establecidos de acuerdo a la normatividad y a los tiempos establecidos.
23. Verificar que el sistema de información esté funcionando debidamente y que
los usuarios utilizan los medios necesarios para cumplir con sus labores de
manera oportuna y puntual.
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24. Examinar el grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos y políticas,
así como, las metas de corto, mediano y largo plazo, establecidas por el
Consejo de Administración. Para estos fines, las directrices deben ser
claramente establecidas, con la existencia de un sistema de información
confiable e indicadores, que permitan conocer oportunamente las
desviaciones y tomar oportunamente las decisiones requeridas.
25. Evaluar en forma permanente, el funcionamiento del sistema de control
interno para el logro de los objetivos en las siguientes categorías:
i. Efectividad y eficiencia en las operaciones
ii. Control de riesgos financieros, operativos y administrativos
iii. Confiabilidad en las informaciones financieras
iv. Cumplimiento de las disposiciones legales y normativas internas
26. Evaluar el control del sistema de software para los usuarios, así como las
asignaciones de claves.
27. Ejecutar otras actividades relacionadas con su cargo o a requerimiento de
su superior inmediato, el Consejo de Vigilancia.
Perfil del Puesto
a. Grado a nivel universitario en contabilidad y auditoría.
b. Conocimientos precisos de la organización, sistemas y procedimientos.
c. Experiencia mínima de tres (3) años en labores similares.
d. Habilidad para expresar ideas claras en forma verbal y escrita.
e. Conocimientos del marco legal del sistema cooperativo.
f. Conocimientos de las normas y reglamentos que rigen la Cooperativa.
Medidas de Desempeño
a. Revisiones al proceso de crédito.
b. Revisiones a los expedientes de créditos.
c. Evaluación de cartera.
d. Fortalecimiento controles internos.
e. Evaluaciones de la aplicación de los manuales de normas, políticas y
procedimientos.
f. Evaluación operativa de todas las operaciones realizadas por la Cooperativa
g. Informes periódicos sobre los trabajos realizados.
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6. ORGANIGRAMA Y DESCRIPCIÓN DE LOS PUESTOS
6.1 Gerencia General
ORGANIGRAMA
Asamblea General
de Delegados
Consejo
de Administración
Gerencia General
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Título del Puesto : Gerencia General
Área : Gerencia General
Informa A : Consejo de Administración
Supervisa A : Departamento de Operaciones
Departamento Financiero
Departamento Administrativo
Mercadeo y Bienestar Social
Secretaria
Propósito General del Puesto
El responsable de la Gerencia General, es designado por el Consejo de
Administración, quien asignará las facultades y le otorgará poderes de los que
estará investido para el ejercicio de sus funciones. Es la responsable de la
administración y control del desarrollo de las operaciones, las actividades y del
sistema de control interno. Es el representante legal de la Sociedad.
Relaciones
Internas Mantiene relaciones con los órganos de administración y
control, los comités, los distritos cooperativos, oficinas del
Poder Judicial y con los departamentos.
Externas Sostiene relaciones con asesorías externa, auditoría
externa, instituciones públicas y privadas, y con
cooperativas en materia de negocios, con órganos de
integración y con el IDECOOP.
Deberes y Responsabilidades
Además de las facultades otorgadas por el Estatuto Social, tiene las siguientes:
1. Asistir, con voz pero sin voto, a las sesiones del Consejo de Administración y
con voz y voto a los Comités de la Cooperativa.
2. Ejecutar las políticas establecidas por el Consejo de Administración,
actuando en todo momento con apego a los Estatutos y a la normatividad
aplicable a la Cooperativa.
3. Preparar y proponer el plan de trabajo y el presupuesto anual al Consejo de
Administración; ejecutarlos debidamente una vez aprobados por este.
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4. Proponer al Consejo de Administración, los manuales operativos,
administrativos y de control interno necesarios para el buen funcionamiento
de la Cooperativa y el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
5. Preparar un informe mensual al Consejo de Administración sobre la
ejecución presupuestaria y de la situación financiera de la Cooperativa.
6. Presentar al Consejo de Administración, para su aprobación, los estados
financieros mensuales de la Cooperativa.
7. Tener la representación legal de la Cooperativa y en otros actos que
determine el Consejo de Administración.
8. Supervisar continuamente los indicadores económicos y financieros que
pudieran afectar la posición financiera de la Cooperativa, así como
supervisar de forma continua las condiciones de financiamiento a corto y
largo plazo para el control de la disponibilidad.
9. Administrar las actividades diarias de la Cooperativa, asegurándose que los
deberes y responsabilidades de los diferentes puestos de trabajo estén
funcionando eficientemente y de acuerdo a los objetivos establecidos.
10. Investigar los métodos y enfoques necesarios para reducir los gastos
operativos consistentes con el mantenimiento de la calidad de los servicios
brindado a los socios (as).
11. Mantener informado al Consejo de Administración en todo lo concerniente a
la cartera de crédito y servicios, sus inversiones, la contabilidad e informes
financieros, presupuesto y procesamiento de datos, entre otros.
12. Ejecutar los acuerdos y demás disposiciones del Consejo de Administración
13. Realizar otras actividades de acuerdo a su posición o a requerimiento del
Consejo de Administración.
Perfil del Puesto
a. Nivel académico universitario preferiblemente en las ramas de
administración, contabilidad o economía.
b. Experiencia de más de tres (3) años en actividades similares.
c. Buenas relaciones inter-personales.
d. Capacidad para establecer canales adecuados de comunicación y buena
expresión oral y escrita.
e. Personalidad ejecutiva, don de mando y capacidad de promover, el
desarrollo del la Cooperativa y mantener la imagen de la misma.
f. Experiencia en la administración de recursos humanos y financieros.
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Medidas de Desempeño
a. Presentación mensual de los estados financieros e indicadores de gestión.
b. Preparación y ejecución del presupuesto y plan operativo anual.
c. Desarrollo del plan estratégico.
d. Actualización de los manuales operativos y administrativos.
e. Definición y diseño de los lineamientos de control interno para el manejo
prudente de la Cooperativa.
f. Presentación de informes periódicos sobre la situación de la cartera de
crédito.
g. Administrar eficientemente los activos y pasivos de la Cooperativa.
h. Administración recursos humanos.
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6.1.1 Secretaria
ORGANIGRAMA
Asamblea General
de Delegados
Consejo
de Administración
Gerencia
General
Secretaria
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Título del Puesto : Secretaria
Área : Gerencia General
Informa A : Gerente General
Propósito General Del Puesto
Bajo supervisión periódica desarrolla actividades de la Gerencia General y en
coordinación con esta, de los órganos de administración y control de la
Cooperativa.
Relaciones
Internas Mantiene relaciones con los directivos y el personal de la
Cooperativa.
Externas Mantiene relaciones de coordinación con los organismos,
fiscales, de control y supervisión gubernamental
Deberes y Responsabilidades
1. Asistir a la Gerencia General y a los directos de los organismos de
administración y control para cumplir con sus responsabilidades y el plan
de trabajo diseñado.
2. Organizar y llevar el control de las actividades a desarrollar por la Gerencia
General y los órganos de dirección.
3. Contribuir en la elaboración, desarrollo y evaluación de los programas y
proyectos a ponerse en ejecución a nivel de los distritos cooperativos.
4. Recibir y enviar comunicaciones. Hacer y recibir llamadas para la Gerencia
General y los directivos.
5. Coordinar, organizar y ejecutar con los dirigentes distritales a nivel nacional,
los planes, programas y proyectos aprobados por el Consejo de
Administración.
6. Mantener organizado el archivo de toda la documentación utilizada por la
Gerencia General y los organismos de dirección.
7. Convocar a los miembros de los diferentes organismos de dirección, a las
diferentes actividades planificadas y/o invitados por otras instituciones.
9. Coordinar y supervisar la logística para el desarrollo de las actividades de la
Gerencia General y los organismos de dirección.
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10. Preparar toda la documentación hacer utilizada por la Gerencia General y
los directivos en sus diferentes actividades laborales.
11. Llevar y mantener actualizada la agenda de la Gerencia General y los
órganos de dirección.
12. Mantener la coordinación con los diferentes encargados de los
departamentos para el desarrollo efectivo de las actividades de la Gerencia
General con los mismos.
13. Darle seguimiento a las convocatorias de la Gerencia General y los órganos
de dirección para la celebración de cualquier tipo de actividad programada
por estos.
14. Coordinar las actividades de la Gerencia General y los órganos de dirección,
con la dirección y/o personal del Poder Judicial.
15. Llevar el control de las convocatorias y actividades desarrolladas en las
asambleas distritales.
16. Realizar otras actividades relacionadas con su posición y/o a requerimiento
de la Gerencia General.
Perfil del Puesto
a. Experiencia en labores secretariales.
b. Buenas relaciones humanas.
c. Conocimiento de las actividades que desarrolla las Cooperativa.
d. Habilidad para expresarse oralmente.
Medidas de Desempeño
a. Informaciones oportunas.
b. Calidad en el trabajo realizado.
c. Organización actividades, documentación relacionadas con los trabajos.
d. Comunicación eficiente con los directivos.
e. Puntualidad en las actividades programadas y desarrolladas.
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