OFICIOS DE REMISIÓN E INFORME - Oficio de Remisión al Ministro - MOPT
←
→
Transcripción del contenido de la página
Si su navegador no muestra la página correctamente, lea el contenido de la página a continuación
OFICIOS DE REMISIÓN E INFORME Oficio de Remisión al Ministro
Oficio de Remisión al Titular Subordinado
MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES
AUDITORÍA GENERAL
INFORME DE CONTROL INTERNO
No. DAG-I-02-2021
“VERIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO PAGO DE
PRESTACIONES Y CÁLCULO DE VACACIONES DE LA
DIRECCIÓN DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE
RECURSOS HUMANOS”
Abril, 2021Contenido
RESUMEN EJECUTIVO ........................................................................................... 12
1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................... 13
1.1. Origen del estudio ....................................................................................... 13
1.2. Antecedentes .............................................................................................. 13
1.3. Objetivo general del estudio ....................................................................... 13
1.4. Alcance del estudio ...................................................................................... 5
1.5. Declaración de Cumplimiento de Normas ............................................... 14
1.6. Comunicación de los resultados ................................................................ 14
1.7. Valoración del Riesgo ................................................................................... 6
2. RESULTADOS ....................................................................................................... 8
2.1. Objetivo Específico No.1: Determinar si el Departamento de Gestión de
Servicios del Personal cumple con el marco normativo, relativo al
procedimiento de Pago de prestaciones y cálculo de vacaciones.............. 8
2.2. Objetivo Específico No. 2: Verificar si el Departamento de Gestión de
Servicios del Personal, aplica controles al procedimiento de Pago de
prestaciones y cálculo de vacaciones, de acuerdo con las normas de
control interno, así como, determinar los posibles riesgos asociados .......... 15
2.3. Objetivo Específico No. 3: Determinar los recursos con los que cuenta el
Departamento de Gestión de Servicios de Personal para el desarrollo del
procedimiento evaluado ................................................................................... 25
2.4. Objetivo Específico No. 4: Verificar el cumplimiento de metas en el Plan
Operativo Institucional (POI) y la ejecución del presupuesto, para el periodo
de estudio ............................................................................................................ 26
2.5. Objetivo Específico No. 5: Verificar la existencia del componente
tecnológico en la Administración, y, determinar el cumplimiento normativo
.............................................................................................................................. 29
2.6. Objetivo Específico No. 6: Determinar el cumplimiento de
recomendaciones emitidas en informes anteriores........................................ 32
3. CONCLUSIONES ............................................................................................... 32
4. RECOMENDACIONES ...................................................................................... 37
xiMINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
RESUMEN EJECUTIVO
Este estudio se realiza en cumplimiento de lo establecido en el artículo
N°22 incisos a) y b) de la Ley General de Control Interno y tiene como
objetivo general: “Verificar la aplicación y cumplimiento de las
actividades del Procedimiento de Pago de prestaciones y cálculo de
vacaciones, realizados por el Departamento de Gestión de Servicios
de Personal”.
Del análisis de la Gestión en la Dirección de Gestión Institucional de
Recursos Humanos en el procedimiento evaluado, se identificaron
deficiencias como las siguientes:
➢ Se realizan actividades que no están consideradas dentro del
procedimiento establecido y no se ha procedido con su
actualización.
➢ No se utilizan los formularios establecidos en el procedimiento
evaluado, ni ningún sustituto.
➢ En los expedientes de Recursos Humanos, no se encuentra la
documentación completa que se indica en el procedimiento.
➢ Los procedimientos cuentan con plazos internos establecidos
para llevar a cabo cada acción; sin embargo, no fue posible
determinar su cumplimiento debido a que los expedientes no
están completos.
➢ El recurso humano disponible no se dedica exclusivamente al
desarrollo de este procedimiento, lo que ha causado que los
trámites no se efectúen oportunamente.
➢ En el Plan Operativo Institucional (POI), no se programaron metas
referentes al procedimiento evaluado, durante los años 2018,
2019 y 2020.
➢ Los mecanismos de seguridad y/o control de la información son
deficientes.
Por lo anterior, se emiten recomendaciones que se enfocan en
mejorar la gestión del procedimiento de Pago de prestaciones y
cálculo de vacaciones, realizado por el Departamento de Gestión de
Servicios de Personal.
Página 12 de 55MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES
AUDITORIA GENERAL
INFORME DE CONTROL INTERNO No. DAG-I-02-2021
“VERIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO PAGO DE PRESTACIONES Y
CÁLCULO DE VACACIONES DE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN
INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOS”
1. INTRODUCCIÓN
1.1. Origen del estudio
Este estudio se realiza en cumplimiento del Plan de Trabajo 2021, punto
No. 25.
1.2. Antecedentes
Esta Auditoría General durante los últimos tres años no ha efectuado
informes de control interno relacionados con el procedimiento “Pago
de prestaciones y cálculo de vacaciones” que desarrolla el
Departamento de Gestión de Servicios del Personal.
1.3. Objetivo general del estudio
1.3.1. Verificar la aplicación y cumplimiento de las actividades del
Procedimiento de Pago de prestaciones y cálculo de
vacaciones.
1.3.2. Objetivos específicos
1.3.2.1. Determinar si el Departamento de Gestión de Servicios del
Personal cumple con el marco normativo, relativo al procedimiento
de Pago de prestaciones y cálculo de vacaciones.
1.3.2.2. Verificar si el Departamento de Gestión de Servicios del
Personal, aplica controles al procedimiento de Pago de
Página 13 de 55MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
prestaciones y cálculo de vacaciones, de acuerdo con las normas
de control interno, así como, determinar los posibles riesgos
asociados.
1.3.2.3. Determinar los recursos con los que cuenta el
Departamento de Gestión de Servicios de Personal para el
desarrollo del procedimiento evaluado.
1.3.2.4. Verificar el cumplimiento de metas en el Plan Operativo
Institucional (POI) y la ejecución del presupuesto, para el periodo
de estudio.
1.3.2.5. Verificar la existencia del componente tecnológico1 en la
Administración, y, determinar el cumplimiento normativo.
1.3.2.6. Determinar el cumplimiento de recomendaciones emitidas
en informes anteriores.
1.4. Alcance del estudio
El estudio se enmarcó en el período comprendido desde el 01 de
enero 2018 al 31 de diciembre 2020 y se valoró el procedimiento, Pago
de prestaciones y cálculo de vacaciones.
1.5. Declaración de Cumplimiento de Normas
El informe se realizó de conformidad con las Normas para el Ejercicio
de la Auditoría Interna en el Sector Público, en su apartado No. 1.3.3.
1.6. Comunicación de los resultados
De conformidad con lo que indica el punto No. 205 de las Normas
Generales de Auditoría para el Sector Público, se remite el borrador
del informe en formato digital, con oficio DAG-2021-0609-2021 del 23
de marzo del presente año para su lectura; las observaciones sobre el
borrador pueden ser comunicadas a esta Auditoría de forma oral o
escrita durante la comunicación, la cual se convoca para el sexto día
1 Sistema de información, base de datos, software especializado, controles informáticos
implementados, entre otros.
Página 14 de 55MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
a partir de la recepción del presente oficio, a las diez horas, ya sea de
forma virtual a través de la herramienta “Microsoft Teams” o de forma
presencial en la sala de reuniones de la Auditoría General, segunda
planta contiguo al AIC, guardando las medidas sanitarias establecidas
por las instancias competentes.
Las observaciones de igual manera, pueden remitirse de forma escrita
dentro del mismo plazo, en cuyo caso se prescindirá de la
comunicación virtual o presencial.
A la fecha de vencimiento del plazo, no se recibió ninguna
observación, sin embargo, al día siguiente, el 09 de abril de 2021, se
recibió el Oficio No. DVA-DGIRH-DGSP-2021-446, suscrito por el Jefe del
Departamento de Gestión de Servicios del Personal, sin que se
evidencie ninguna instrucción, visto bueno o copia dirigida al titular
Subordinado a quienes se le dirigieron las recomendaciones, sea, el
Director de Gestión Institucional de Recursos Humanos, lo cual se
indicó a través del Oficio No. DAG- 2021-0699 del 13 de abril de 2021.
El mismo 13 de abril de 2021, la citada Dirección ratificó las
observaciones remitidas por el Jefe del Departamento de Gestión de
Servicios del Personal, las cuales se analizan a continuación.
En relación con la deficiencia 2.1.1, se reiteran las respuestas brindadas
al Marco Normativo ya analizado en el borrador, contenidas en el
Oficio No. DVA-DGIRH-DGSP-2021-62 del 19 de enero de 2021, por lo
que no generan cambios para el informe final, a excepción de lo
indicado para el punto 8, sobre la falta de actualización del
procedimiento ante los cambios establecidos por los órganos
competentes que avalan el pago de los montos.
Para el resto de las deficiencias halladas y sus respectivas
conclusiones, la Administración Activa indica que ya tenía
conocimiento de las mismas y que ya las contempla para futuras
actualizaciones del procedimiento, así como también, que en el año
2021 (fuera del alcance del estudio) ha realizado cambios para
mejorar el Ambiente de Control, sin embargo, lo indicado no se
documenta y no modifica las deficiencias evidenciadas dentro del
alcance del estudio, por lo que no genera cambios para el informe
final.
Página 15 de 55MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
A lo largo de la respuesta, la Administración señala que la ausencia de
documentos en los expedientes se debe al tiempo que dura su
incorporación a los mismos, a que se remiten a la Dirección Financiera
y a que varios se mantienen en registros digitales separados
mantenidos por esa Dirección y por la Dirección de Asesoría Jurídica,
por lo que insta a esta Auditoría a volver a revisar los expedientes físicos
(a los cuales supuestamente ya se incorporaron las piezas faltantes) y
a solicitar la documentación a las direcciones señaladas.
La respuesta descrita supra no resulta de recibo, ya que la debida
gestión documental del procedimiento analizado y la exigencia de
confiabilidad y oportunidad de la información, forman parte de los
deberes de los Titulares Subordinados, conforme a los artículos 15 y 16
de la Ley General de Control Interno No. 8292 y norma 4.4.1. de las
Normas de control interno para el Sector Público No. R-CO-9-2009
respectivamente.
Se indica además que en los 8 expedientes en los que no se encontró
la certificación de afiliación o no a ASEMOPT, se debe a que los
trámites aún se encuentran pendientes, lo cual tampoco resulta de
recibo, ya que, de conformidad con el procedimiento, la primera
actividad que debe realizar el Depto. De Gestión de Servicios del
Personal, es procurar el citado documento, el cual constituye la base
para las actividades consecuentes.
En relación con las recomendaciones del informe, la Administración
manifiesta expresamente su conformidad con la Recomendación No.
4.5 e indica que realizará gestiones para cumplir con las No. 4.1., 4.4,
4.6 y 4.8, lo cual se verificará durante la Etapa de Seguimiento del
Informe.
Por su parte, para la Recomendación No. 4.2. se reiteran las
observaciones sobre la gestión documental, las cuales se analizaron
supra y no resultan de recibo conforme a la Ley No. 8292 y Normas No.
R-CO-9-2009, por lo que se mantiene lo recomendado. Para la
recomendación No. 4.3, se indica que se establecerán plazos internos
una vez que se actualice el procedimiento, sin embargo, lo
recomendado consiste en identificar dónde y a qué se deben los
atrasos y acumulación de casos, e implementar las medidas
correctivas necesarias, información que debe conocerse para solicitar
una actualización y que no consta que se haya realizado, por lo que
se mantiene lo recomendado.
Página 16 de 55MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
Sobre la recomendación No. 4.7, la Administración indica que el
Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIRH) fue elaborado por la
Unidad de Informática de la Dirección General de Recursos Humanos.
Dado que el Departamento de Gestión de Servicios de Personal indicó
a esta Auditoría que coordina con esa unidad para implementar el
módulo de prestaciones legales en el referido sistema (desarrollado en
la Deficiencia No. 2.5.1), se modifica la recomendación para que se
instruya a ambas instancias, realizar las gestiones que correspondan.
1.7. Valoración del Riesgo
Las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público,
específicamente la Norma No. 305 establece que el auditor debe
determinar los riesgos asociados a los eventos del proceso que se
estudia; lo cual se efectuó con la matriz de riesgos que la Auditoría
General desarrolló al efecto, la cual hace una medición de diferentes
componentes del riesgo a nivel del procedimiento objeto de este
estudio, de cuya valoración y ponderación se determinó un riesgo
alto.
Página 17 de 55MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
La siguiente matriz hace una valoración de factores de riesgo generales que podrían afectar las funciones
del Departamento evaluado. El riesgo se mide por diferentes componentes que se detallan en la figura
que se observa a continuación, los cuales indican un nivel de riesgo ALTO y cuya valoración se desarrolla
en el objetivo No. 2 de este informe, específicamente, en la deficiencia 2.2.4, Valoración del Riesgo.
Matriz de Valoración de Riesgo
Auditoría General - MOPT
Factores de Riesgo
Recursos asignados al El proceso aporta
proceso objeto de Porcentaje de valor a la
Resultados del Proceso
auditoría dentro del recomendaciones Denuncias recibidas Ausencia de Riesgos reales Administración
SEVRI y ASCI Componente tecnológico ¿Proceso vinculado controlado
alcance del estudio cumplidas en en los últimos tres normativa dentro del identificados por la (sirve para la toma
Institucional dentro dentro del alcance del con objetivos adecuadamente
Procedimiento (presupuesto asignado,
del alcance del
relación con las años y resultados
estudio de auditoría
alcance del estudio Auditoría dentro del
institucionales? por la
de decisiones Total de
ejecutado, no ejecutado emitidas en los de su atención de auditoría alcance gerenciales, o es Riesgo
estudio de auditoría Administración.
y cumplimiento de metas últimos tres años una carga
del POI) administrativa)
Condiciones del Riesgo
Bajo Medio Alto Bajo Medio Alto Bajo Medio Alto Bajo Medio Alto Bajo Medio Alto Bajo Medio Alto Bajo Medio Alto Bajo Medio Alto Bajo Medio Alto Bajo Medio Alto
Verificación del
Procedimiento Pago de
prestaciones y cálculo de
3 3 1 1 3 2 3 3 3 3 25
vacaciones de la Dirección
de Gestión Institucional de
Recursos Humanos
Página 18 de 55MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
2. RESULTADOS
2.1. Objetivo Específico No.1: Determinar si el Departamento de Gestión de Servicios del Personal cumple con
el marco normativo, relativo al procedimiento de Pago de prestaciones y cálculo de vacaciones.
En el siguiente cuadro, se presenta la evaluación del nivel de cumplimiento de la normativa relacionada
con las actividades a realizar en el proceso auditado.
DEFICIENCIA No.2.1.1
Incumplimiento y desactualización del procedimiento de Pago de prestaciones y cálculo
de vacaciones, realizado por el Departamento de Gestión de Servicios del Personal
Cuadro No. 1
Normativa relacionada con las actividades del proceso auditado
Resultado de lo encontrado en la
Condición verificada en la revisión visita o en la documentación
Procedimiento: Pago de Prestaciones y
Nº de documentación, formularios, aportada por parte de la
cálculo de Vacaciones
libros y expedientes Administración (documentación,
formularios, libros y expedientes)
De los documentos analizados, se
verifica que las actividades no se
El beneficiario se presenta ante DGSP desarrollan conforme lo establecido,
Interesado: En el caso de defunción de un con la consignación de prestaciones debido a que los interesados se
funcionario, el interesado se presenta a la Dirección legales, tramitada ante el Juzgado presentan en otra Dependencia a la
1 indicada en el procedimiento.
de Asesoría Jurídica del MOPT, a realizar el reclamo correspondiente.
administrativo. Para lo anterior, se evidencian los
siguientes documentos:
• DVA-DGIRH-DGSP-2021-62
• Respuesta Anexo Matriz
En el caso por pago de prestaciones y/o En el caso de cese de interinidad y De los documentos analizados, se
2
vacaciones por renuncia pura y simple, cese de renuncia pura y simple no se deben verifica que las actividades se
Página 19 de 55MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
interinidad, pensión por Ley Marco, pensión por la presentar a Servicios del Personal, desarrollan parcialmente, conforme lo
Caja Costarricense de Seguro Social o despido. La porque con la acción de cese o establecido.
persona interesada, debe presentarse al renuncia, se procede a realizar los
Departamento de Gestión de Servicios del Personal. cálculos de prestaciones y vacaciones Para lo anterior, se evidencian los
siguientes documentos:
En el caso de pensión, sea Ley Marco o
por la CCSS, deben presentarse con la Oficios:
analista del DGSP, para entregar la
• DVA-DGIRH-DGSP-2021-62
documentación solicitada para el
trámite; una vez presentados y
• Respuesta Anexo Matriz
aprobados los documentos se procede
con el cálculo de las prestaciones
legales.
El Funcionario Encargado del Departamento de De los documentos analizados, se
Gestión de Servicios de Personal: Recibe la solicitud verifica que las actividades se
y procede a buscar la información requerida en el desarrollan parcialmente conforme lo
expediente del personal del ex funcionario. Solicita establecido.
mediante correo electrónico a ASEMOPT La analista encargada del cálculo de En los expedientes analizados, no se
certificado en el cual se constata la afiliación del prestaciones, recibe los documentos de identifica la documentación completa,
funcionario cuando el ex funcionario fuese miembro renuncia pura y simple, renuncia por por lo que es imposible medir el tiempo,
3 de dicha organización. pensión, cese de funciones, cede de para verificar si se cumple con el
interinidad, solicita por correo establecido. (Ver Anexo No.1)
Nota: Tiene máximo hasta dos días hábiles para electrónico a ASEMOPT la certificación
desarrollar la presente actividad, a partir de recibida la de afiliado Para lo anterior, se evidencian los
solicitud en el Departamento de Gestión de Servicios del siguientes documentos:
Personal. • DVA-DGIRH-DGSP-2021-62
• Cédula de Verificación de
Expedientes.
El Funcionario Encargado del Departamento de De la muestra analizada, se verifica que
Gestión de Servicios de Personal: recibe la El analista encargado recibe la las actividades se desarrollan
información por parte de funcionarios de ASEMOPT. documentación por parte de ASEMOPT parcialmente conforme lo establecido.
Procede a elaborar certificado de la siguiente y elabora la certificación, según los De la revisión de los expedientes, se
información: requerimientos establecidos. identifica, que algunos no poseen la
4
• Fecha de ingreso. documentación completa, por lo que
• Fecha de cese. Luego remite dicha certificación, al es imposible medir el tiempo, para
• Salario promedio diario. encargado de proceso de control de verificar si se cumple con el establecido.
• Saldo de vacaciones. calidad para su verificación.
• Código Presupuestal.
Página 20 de 55MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
• Motivo del cese de funciones. Para los expedientes que poseen la
• Afiliación a la ASEMOPT. documentación, el tiempo de 5 días
Posteriormente, lo remite al funcionario de Revisión hábiles no se cumple. (Ver Anexo No.1)
de documentos para la labor de verificación
correspondiente a fin de detectar eventuales Para lo anterior, se evidencian los
errores u omisiones. siguientes documentos:
Nota: Tiene máximo hasta cinco días hábiles para • DVA-DGIRH-DGSP-2021-62
desarrollar la presente actividad, a partir de recibida la • Cédula de Verificación de
solicitud en el Departamento de Gestión de Servicios del Expedientes.
Personal.
Funcionario Revisión de documentos: Recibe De la muestra analizada, se verifica que
certificado y procede a analizar la información con El encargado de revisión de proceso de las actividades se desarrollan
el propósito de verificar la misma y detectar control de calidad, recibe la parcialmente, conforme lo establecido.
eventuales errores u omisiones. En el caso de documentación por correo electrónico El formulario que se indica en el
encontrar algún inconveniente lo remite al (por parte del analista encargado del procedimiento establecido no se utiliza
funcionario Encargado de elaborar la certificación cálculo de prestaciones legales) con el actualmente.
de marras. Caso contrario llena el formulario “PI- fin de verificar los datos incluidos en la Además, en los expedientes analizados,
1096 Remisión de documento para aprobación de certificación. no se identifica la documentación
5 la jefatura” y lo remite a la jefatura de Gestión de completa, por lo que no es posible
Servicios del Personal o de quién éste delegue para De encontrarse errores los notifica por la verificar el cumplimiento de plazos. (Ver
la firma. misma vía, para los respectivos ajustes. Anexo No.1)
Para lo anterior, se evidencian los
Nota: Tiene máximo hasta dos días hábiles para Si no hay errores, de igual manera lo siguientes documentos:
desarrollar la presente actividad, a partir de recibida la notifica, con el propósito de que la
solicitud en el Departamento de Gestión de Servicios del documentación sea enviada a la • DVA-DGIRH-DGSP-2021-62
Personal. Dirección Jurídica. • Cédula de Verificación de
Expedientes.
Jefatura / sub jefatura / funcionario delegado del La Jefatura del Departamento recibe la De la muestra analizada, se verifica que
Departamento de Gestión de Servicios de Personal: certificación de cálculo de prestaciones las actividades se desarrollan
Recibe el certificado y el formulario “PI-1096 legales, revisada por del encargado de parcialmente, conforme lo establecido.
Remisión de documento para aprobación de la proceso de control de calidad para la El formulario que se indica en el
jefatura”. Procede a firmar el citado certificado y lo firma respectiva; procede a firmar y procedimiento establecido no se utiliza
6
remite al funcionario Encargado para que gestione devuelve al analista encargado para el actualmente y la documentación
el envío a la Asesoría Jurídica. envío a la Dirección Jurídica. completa del trámite no se identifica.
Para lo anterior, se evidencian los
Nota: Tiene máximo hasta dos días hábiles para Para estos efectos no se utiliza el siguientes documentos:
desarrollar la presente actividad, a partir de recibida la formulario aludido.
Página 21 de 55MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
solicitud en el Departamento de Gestión de Servicios del • DVA-DGIRH-DGSP-2021-62
Personal. • Cédula de Verificación de
Expedientes.
Funcionario Encargado: Una vez firmado la De la muestra analizada, se verifica que
certificación, procede a remitirlo a la Asesoría las actividades se desarrollan
Jurídica del MOPT para continuar con el trámite parcialmente conforme lo establecido.
anexando todos los antecedentes.
Como se ha indicado anteriormente, no
El analista encargado coordina con la
Nota: Tiene máximo hasta dos días hábiles para se identifica la documentación
secretaria del Departamento para
desarrollar la presente actividad, a partir de recibida la completa.
7 enviar la certificación de prestaciones
solicitud en el Departamento de Gestión de Servicios del legales, con los respectivos Para lo anterior, se evidencian los
Personal.
antecedentes a la Dirección Jurídica. siguientes documentos:
• DVA-DGIRH-DGSP-2021-62
• Cédula de Verificación de
Expedientes.
Funcionario Encargado: Recibe de parte de la La coordinadora del proceso de De la muestra analizada, se verifica que
Asesoría Jurídica, correo electrónico con copia de remuneraciones recibe mediante las actividades se desarrollan
la Resolución Administrativa debidamente firmada correo electrónico, la resolución de parcialmente conforme lo establecido,
digitalmente por los Jerarcas del Poder Ejecutivo prestaciones legales firmada debido a que, el trámite referido no va
correspondientes, y el formulario “PI-1008 Cálculo digitalmente y la traslada al encargado a Leyes y Decretos, el mismo es avalado
de Prestaciones Legales”. Con base en la de realizar el trámite de pago. por el Viceministerio; además, el
información, procede a revisar si la información está formulario “PI-1008 Cálculo de
completa y legible, de ser este el caso, se comunica La persona encargada de realizar el Prestaciones Legales” no se utiliza.
con el ex servidor involucrado, para que se trámite de pago, procede a revisar la
apersone en la Dirección de Gestión Institucional de resolución emitida por la Dirección El DGSP indica que las remisiones a
8 Recursos Humanos para la firma de los documentos Jurídica, de estar correcta coordina con distintas instancias obedecen a que las
respectivos previo a la emisión de la orden para el el funcionario interesado para la firma instancias competentes han variado a
pago. de los documentos correspondientes. través de acuerdos y decretos, al
De encontrar alguna inconsistencia la funcionario encargado de avalar el
En el caso de recibir oficio de parte de la Asesoría hace saber al abogado de la Dirección trámite, aspecto que no se refleja en el
Jurídica informando los motivos por los cuales el Jurídica mediante correo electrónico u procedimiento, el cual se encuentra
trámite fue devuelto por parte del Departamento oficio. desactualizado.
de Leyes y Decretos, vuelve a analizar el caso
respectivo, subsana las deficiencias y procede a En caso de que el trámite sea devuelto, Como se ha indicado anteriormente, no
realizar desde la Actividad 3 del presente el analista encargado procede a se identifica la documentación
procedimiento, para lo cual, prepara y remite realizar las correcciones o aclaraciones completa, por lo que es imposible medir
Página 22 de 55MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
nuevo a la Asesoría Jurídica. Este certificado nuevo que correspondan y remite el tiempo, para verificar si se cumple
debe tener un código de identificación y fecha nuevamente el trámite a la Dirección con el establecido.
única, no se debe utilizar el código y fecha que el Jurídica, asignándole un nuevo código Para lo anterior, se evidencian los
primer certificado. o numeración a un nuevo estudio. siguientes documentos:
Nota: Tiene máximo hasta cinco días hábiles para • DVA-DGIRH-DGSP-2021-62
desarrollar la presente actividad.
• Cédula de Verificación de
Expedientes.
• DVA-DGIRH-DGSP-2021-446
Funcionario Encargado: Una vez firmados los Una vez firmados los documentos por el De la muestra analizada, se verifica que
documentos por el interesado (formulario “PI-1009 interesado Factura de Gobierno” y la las actividades se desarrollan
Factura de Gobierno” y la “Declaración Jurada: “Declaración Jurada: Auxilio de parcialmente conforme lo establecido,
Auxilio de Cesantía”, según sea el caso,) procede a Cesantía”, según sea el caso,) procede debido a que, las boletas como la
preparar el Certificado de tiempo laborado, a preparar el Certificado de tiempo factura de Gobierno y la Boleta para
indicando las fechas para los cuales laboró en el laborado, indicando las fechas para los Pago de Bienes y Servicios con Cargo a
MOPT. De igual forma, llena el formulario “PI-641 cuales laboró en el MOPT, el cual firma Reserva de Recursos u Orden de
Boleta para Pago de Bienes y Servicios con Cargo a el Director de Recursos Humanos. Compra, debido a que, en la
Reserva de Recursos u Orden de Compra” (o su documentación revisada, dichos
versión digital denominado SINAEE261, generado De igual manera, llena la Boleta para formularios no corresponden a la
por el sistema SINAEP) indicando claramente: Pago de Bienes y Servicios con Cargo a numeración establecida en el
factura comercial, razón social (nombre del Reserva de Recursos u Orden de procedimiento.
funcionario a pagar), cédula, cuenta cliente, Compra” (indicando claramente:
Banco, concepto, monto a pagar, título, programa, factura comercial, razón social (nombre Además, en los expedientes analizados,
9 de la funcionaria a pagar), cédula,
subprograma, subpartida, fuente de financiamiento no se identifica la documentación, para
y la reserva de recursos. cuenta cliente, Banco, concepto, verificar si se cumple con el establecido.
Una vez firmados por el jerarca de DGIRH, procede monto a pagar, título, programa, (Ver Anexo No.1)
a digitalizarlos y remitirlos por correo electrónico al subprograma, subpartida, fuente de Para lo anterior, se evidencian los
Ejecutor de Programa Presupuestario financiamiento y la reserva de recursos. siguientes documentos:
correspondiente y a la jefatura del Departamento Una vez firmados por el jerarca de
de Ejecución Presupuestaria, con copia al DGIRH, procede a digitalizarlos y • DVA-DGIRH-DGSP-2021-62
funcionario Encargado del trámite en Ejecución remitirlos (en físico y por correo • Cédula de Verificación de
Presupuestaria. Adjuntando copia de: electrónico) al Ejecutor de Programa Expedientes.
• Resolución Administrativa, firmado digitalmente Presupuestario correspondiente.
por los jerarcas del Poder Ejecutivo.
• La Declaración Jurada: Auxilio de Cesantía”. Se adjunta copia de:
• Copia del formulario “PI-641 Boleta para Pago de • Copia de la Resolución Administrativa,
Bienes y Servicios con Cargo a Reserva de Recursos firmado digitalmente por los jerarcas del
Página 23 de 55MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
u Orden de Compra” (o su versión digital Poder Ejecutivo (por correo
denominado SINAEE261, generado por el sistema electrónico).
SINAEP). • Original de la declaración Jurada:
• Copia del Certificado de tiempo laborado, Auxilio de Cesantía” (física).
cuando corresponda. • Original de la Boleta para Pago de
Una vez remitido el correo, procede a elaborar Bienes y Servicios con Cargo a Reserva
oficio y lo remite al Ejecutor de Programa de Recursos u Orden de Compra”
Presupuestario correspondiente en el cual le solicita (versión digital denominado SINAEE261,
su aprobación previa al pago respectivo. En el oficio generado por el sistema SINAEP) (física).
se adjunta copia de los documentos citados • Original de la Factura de Gobierno.
anteriormente y enviados por correo electrónico. • Original del Certificado de tiempo
laborado.
Notas: 1. En el caso de muerte del ex funcionario, el • Copia de la Certificación de Cuenta
Departamento de Gestión de Servicios del Personal remite Cliente del funcionario.
los citados formularios según se indica en esta actividad,
pero sin la firma correspondiente al fallecido. 2. Tiene Una vez remitido el correo electrónico,
máximo hasta tres días hábiles para desarrollar la presente procede a elaborar oficio y lo envía al
actividad. Ejecutor de Programa correspondiente,
en el cual le solicita su aprobación
previa al pago respectivo. En el oficio se
adjunta copia de los documentos
citados anteriormente.
Funcionario Encargado: Recibe oficio del Ejecutor De la muestra analizada, se verifica que
de Programa Presupuestario, registra el mismo en el las actividades se desarrollan
expediente del trámite. Prepara oficio y lo remite al parcialmente conforme lo establecido.
Departamento de Ejecución Presupuestaria El encargado recibe el oficio del En los expedientes analizados, no se
informando para que éste proceda con el pago. Ejecutor de Programa Presupuestario, identifica la documentación completa.
Anexa en el oficio toda la documentación aprobado y prepara un nuevo oficio y lo Para lo anterior, se evidencian los
relacionada con el trámite. remite al Departamento de Ejecución siguientes documentos:
10 Presupuestaria informando para que • DVA-DGIRH-DGSP-2020-2345.
Nota: Tiene máximo hasta dos días hábiles para éste proceda con el pago. • DVA-DGIRH-DGSP-2020-2463.
desarrollar el oficio en el que solicita que se efectúe el • DVA-DGIRH-DGSP-2020-2487.
pago. No se verifica el informe trimestral de • Cédula de Verificación de
labores. Expedientes.
Confecciona, trimestralmente, un informe de
labores realizadas y lo remite a su Superior
Inmediato.
Fuente: Sistema de Información Organizacional (SIOR).
Página 24 de 55MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
CRITERIO
Se presentan incumplimientos en la siguiente normativa:
Ley General de Control Interno:
Artículo 15: Actividades de Control.
Artículo 16: Sistemas de Información.
Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE): Capitulo IV, Normas sobre actividades
de control:
4.4 Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información.
4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional.
4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las Operaciones.
Página 25 de 55MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
2.2. Objetivo Específico No. 2: Verificar si el Departamento de Gestión
de Servicios del Personal, aplica controles al procedimiento de Pago
de prestaciones y cálculo de vacaciones, de acuerdo con las normas
de control interno, así como, determinar los posibles riesgos asociados.
DEFICIENCIA No.2.2.1.
Documentación incompleta en los expedientes de
Recursos Humanos
CONDICIÓN:
Se revisaron 50 expedientes, como muestra de 406 exfuncionarios a los
que se les ha realizado el cálculo de prestaciones y vacaciones por
motivo de pensión, durante los años 2019 y 2020, (Ver Anexo No.1) de
dichos expedientes se identifica lo siguiente:
Cuadro No. 1
Deficiencias en los expedientes analizados
Cantidad de
Observaciones
expedientes
• No mantienen la certificación de la Asociación de que son
afiliados o no.
• No mantienen la Certificación de la Dirección de Gestión de
Servicios de Personal, donde se señala:
8 ➢ Fecha de ingreso.
➢ Fecha de cese.
➢ Salario promedio diario.
➢ Saldo de vacaciones.
➢ Código Presupuestal.
➢ Motivo del cese de funciones.
• No mantienen la resolución Administrativa debidamente
firmada digitalmente por los Jerarcas del Poder Ejecutivo.
• No mantienen el Formulario “PI-1008 Cálculo de Prestaciones
Legales.
• No mantienen el Formulario “PI-1009 Factura de Gobierno
50 firmado por el funcionario.
• No mantienen la Declaración Jurada: Auxilio de Cesantía
firmado por el funcionario.
• No mantienen el formulario PI-641 Boleta para Pago de Bienes y
Servicios con Cargo a Reserva o su versión digital denominado
SINAEE261.
Fuente: Verificación de expedientes de Recursos Humanos
Página 26 de 55MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
Lo anterior incumple con lo dispuesto en el procedimiento
establecido, donde se indica que los funcionarios encargados del
Departamento de Gestión de Servicios de Personal, deben anexar
toda la documentación relacionada con el trámite en el expediente
del mismo.
CRITERIO
Se presentan incumplimientos en la siguiente normativa:
Ley General de Control Interno:
Artículo 15: Actividades de Control.
Artículo 16: Sistemas de Información.
Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE):
Capitulo IV, Normas sobre actividades de control:
4.4 Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información.
4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional.
4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las Operaciones.
CAUSA
➢ Ausencia de control por parte de las Jefaturas, que permita
identificar y administrar los riesgos que conllevan al
incumplimiento del procedimiento de Pago de prestaciones y
cálculo de vacaciones, que se encuentra establecido.
DEFICIENCIA No.2.2.2.
Incumplimiento en el uso de formularios oficializados para el
procedimiento de pago por prestaciones y cálculo de vacaciones
CONDICIÓN:
El procedimiento de Pago de prestaciones y cálculo de vacaciones,
dentro de sus actividades para el cumplimiento del mismo, señala la
utilización de los siguientes formularios:
✓ PI-1096 Remisión de documento para aprobación de la jefatura.
✓ PI-1008 Cálculo de Prestaciones Legales.
Página 27 de 55MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
Durante la revisión y análisis de la muestra de expedientes, se
evidenció que el 100% de la muestra no contaba con dichos
formularios, ni se aportó evidencia de la utilización de otros formularios
en sustitución.
El procedimiento establece que el formulario PI-1096 Remisión de
documento para aprobación de la jefatura, se debe utilizar cuando se
le remite información a la jefatura y ésta la revisa e indica las acciones
a realizar con base lo aprobado o denegado, pero dicho formulario
actualmente no se utiliza.
El Formulario PI-1008 Cálculo de Prestaciones Legales, lo debería
realizar el funcionario encargado de la Asesoría Jurídica para remitirle
el monto del cálculo al Departamento de Gestión de Servicios de
Personal, sin embargo, actualmente no se utiliza dicho formulario. Para
el cálculo de los montos se está utilizando un formato que no es oficial.
CRITERIO
Se presentan incumplimientos en la siguiente normativa:
Ley General de Control Interno:
Artículo 15: Actividades de Control.
Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE):
Capitulo IV, Normas sobre actividades de control:
4.4 Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información.
4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional.
4.4.2 Formularios uniformes.
CAUSA
➢ No se realizan las medidas pertinentes para asegurar que se
establezcan y se mantengan actualizados los instrumentos que
se utilizan en el procedimiento.
Página 28 de 55MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
DEFICIENCIA No. 2.2.3
Incongruencia entre los trámites efectuados por el Departamento de
Gestión de Servicios de Personal, con los pagados por Ejecución
Presupuestaria
CONDICIÓN
Se identificó en la base de datos brindada por el Departamento de
Gestión de Servicios de Personal, el total de los funcionarios que
durante el 2019 y 2020 solicitaron el cálculo prestaciones y de
vacaciones, la cual se comparó con la base de datos suministrada por
el área de Ejecución presupuestaria, donde se identifica la partida
presupuestaria 6.03.01 “Prestaciones Legales”, determinándose
diferencias entre lo tramitado con lo pagado, como se muestra en el
siguiente cuadro:
Base de datos
Ejecución Presupuestaria
del DGSP
Año
Cantidad de Cantidad de Total, pagado en el
funcionarios funcionarios año
2019 164 156 ¢652.774.478,45
2020 219 113 ¢780.380.990,91
TOTAL 383 269 ¢1.433.155.469,36
Fuente: Bases de datos, suministradas por la Administración
El 100% de los pagos son trámites de prestaciones legales de
funcionarios que se acogieron al beneficio de pensión. De acuerdo
con lo anterior se evidencia una diferencia significativa entre lo
tramitado con lo pagado, especialmente en el año 2020 (106 casos).
De acuerdo con análisis efectuado a las actividades del
procedimiento evaluado, se deriva que la diferencia corresponde a
casos que se encuentran en trámite de gestión de cobro y aún no se
ha concluido con el pago, debido a que los encargados del trámite,
también son responsables de las inclusiones de planilla (salarios,
tiempo extraordinario, etc.) lo cual deben de cumplir en un tiempo
determinado, provocando que las solicitudes por prestaciones y pago
de vacaciones se acumulen, a pesar de que los procedimientos
oficializados establecen plazos internos para la atención de cada
actividad que debe respetar el funcionario responsable de la
atención.
Página 29 de 55MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
CRITERIO
De la verificación realizada se determinan incumplimientos según lo
establecido en la siguiente normativa:
Ley General de Control Interno, Ley No. 8292:
Artículo N°8.- Concepto de sistema de control interno.
Artículo N°12.- Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el
sistema de control interno.
Artículo N°15.- Actividades de control.
Artículo N°17.- Seguimiento del sistema de control interno.
Normas de Control Interno para el Sector Público, (NO-2-2009-
CODFOE): específicamente en las normas:
4.1 Actividades de control.
4.3 Protección y conservación del patrimonio.
4.4 Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información
4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones
4.5.1 Supervisión constante
CAUSA
➢ Atención de otras actividades por parte de los funcionarios que
desarrollan el procedimiento generando acumulación de
trámites de prestaciones.
➢ No se tienen definidas actividades de control para verificar los
tiempos establecidos, y determinar si se extralimitan y las causas
de esto, por lo tanto, no se pueden establecer medidas
correctivas o de alerta.
Página 30 de 55MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
DEFICIENCIA No. 2.2.4.
Deficiencias en el Sistema de Control Interno del procedimiento
evaluado
CONDICIÓN
Como parte de los procedimientos de auditoría se procedió a realizar
una valoración de aspectos generales y básicos de cada uno de los
componentes de Control Interno, con la finalidad de hacer un análisis
integral, cuyos resultados se exponen a continuación:
AMBIENTE DE CONTROL
• Los procedimientos cuentan con plazos internos establecidos
para llevar a cabo cada acción; sin embargo, debido a las
deficiencias de contenido de los expedientes no se logró
determinar su cumplimiento, pero se determinó acumulación de
trámites por atención de otras actividades por parte de los
encargados. Los expedientes verificados se pueden observar en
el Anexo No.1 de este informe.
• El procedimiento que se ejecuta actualmente, no se realiza de
acuerdo con el que se encuentra vigente en el SIOR.
VALORACIÓN DEL RIESGO
El riesgo determinado por esta Auditoría General para el estudio de:
“Pago de prestaciones y cálculo de vacaciones de la Dirección de
Gestión Institucional de Recursos Humanos” se basó en el análisis de
los siguientes componentes, cuyos resultados se muestran en la matriz
inserta en el apartado 1.7 Valoración de Riesgo de este informe:
1. Recursos asignados al proceso objeto de auditoría dentro del
alcance del estudio: El Departamento de Gestión de Servicios de
Personal cuenta con un analista y un encargado de pago para
realizar el procedimiento. El presupuesto se asigna a nivel de
Dirección, por lo cual no se puede determinar el porcentaje
asignado para el procedimiento evaluado, conjuntamente no
se definen metas en el POI, para medir los recursos
correspondientes al procedimiento.
Página 31 de 55MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
2. Resultados del SEVRI y ASCI Institucional dentro del alcance del
estudio de auditoría: En relación con el SEVRI, se identificaron los
riesgos para el año 2018, de acuerdo con la información del
Proceso de Gestión de Control Interno, sin embargo, para el 2019
y 2020 no se realizó. En cuanto al ASCI, se realizó los cuestionarios
para los años 2018, 2019 y 2020.
3. Porcentaje de recomendaciones cumplidas en relación con las
emitidas en los últimos tres años. Esta Auditoría General durante
los últimos tres años no ha efectuado informes de control interno
relacionados con el procedimiento “Pago de prestaciones y
cálculo de vacaciones” que desarrolla el Departamento de
Gestión de Servicios del Personal.
4. Denuncias recibidas en los últimos tres años y resultados de su
atención: En relación con el procedimiento evaluado, no se han
recibido denuncias al respecto, dentro del alcance del mismo.
5. Componente tecnológico dentro del alcance del estudio de
auditoría: el recurso tecnológico que se utiliza en el desarrollo del
procedimiento, se trabaja a través de los sistemas de
vacaciones, de Recursos Humanos e Integra. Los cálculos para
los pagos se realizan en hojas de Excel, las cuales no cuentan
con mecanismos de seguridad que permita conocer el tratamiento
que han tenido los datos desde el momento de su inclusión,
modificaciones, cambios o supresiones, afectando la confiabilidad de
la información.
6. Ausencia de normativa dentro del alcance del estudio de
auditoría: Existe normativa que avala el procedimiento como,
por ejemplo: Código de Trabajo y sus reformas, Ley N.º 2 y el
Decreto Ejecutivo N.º 36235, Reglamento Autónomo de Servicios
del Ministerio de Obras Públicas y Transportes y sus reformas, sin
embargo, el procedimiento que se creó con la finalidad de
ejecutarse de acuerdo a la normativa establecida se encuentra
desactualizado, lo que afecta la veracidad y oportunidad de
este.
Página 32 de 55MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
7. Riesgos reales identificados por la Auditoría dentro del alcance:
➢ Riesgo operativo, la desactualización del procedimiento,
pudiera inducir a los encargados de efectuarlo de forma
incorrecta.
➢ La documentación no se encuentra completa en los
expedientes, lo que genera incertidumbre al momento de
realizar revisiones para determinar la procedencia de los
pagos realizados, así como el cumplimiento de los plazos
establecidos.
➢ Al manipularse la información de forma manual en las hojas
de Excel, se podría producir ausencia de datos, cálculos
mal procesados, que crean sumas pagadas demás o el
reclamo por parte de los funcionarios interesados. Por
pagos inferiores.
➢ Falta de supervisión y de revisión periódica de los riesgos
que se podrían generar.
8. Proceso vinculado con objetivos institucionales: El procedimiento
no se vincula con los planes institucionales, de acuerdo con el
oficio DVA-DGIRH-DGSP-2021-241 del 23 de febrero de 2021, el
Departamento de Gestión de Servicios de Personal señala que
el procedimiento evaluado no fue considerado para evaluarlo
en el Plan Operativo Institucional. Tampoco se consideró dentro
de las Valoraciones de Riesgo a nivel Institucional durante los
años 2019 y 2020.
9. Proceso controlado adecuadamente por la Administración: El
procedimiento no indica la supervisión que se debe ejercer por
parte de la Dirección, Jefaturas o Coordinadores. Además, los
controles son deficientes, se evidencian incumplimientos de
plazos, de documentación y el procedimiento establecido se
encuentra desactualizado, tal y como se especifica en el
objetivo No.2 de este informe.
10. El proceso aporta valor a la Administración (sirve para la
toma de decisiones gerenciales, o es una carga administrativa):
El procedimiento es indispensable para el cumplimiento
normativo que regula el pago de prestaciones y cálculo de
vacaciones, por lo que la mala ejecución del mismo originaría
Página 33 de 55MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
errores en los cálculos financieros, que conllevarían a pagos
anormales, afectando al interesado y a la Institución.
Aunado a lo anterior, el Director de la Unidad de Planificación
Institucional, con oficio PI-2021-13 señala que de acuerdo con los
registros del Proceso de Gestión de Control Interno para el periodo
2018 los riesgos identificados, corresponden a los siguientes:
Procedimiento Evento Consecuencia
Podría ser que el servidor
se encuentre en la
El cálculo de
Asociación de
prestaciones legales sea
empleados y no sea
incorrecto
comunicado al
Pago de prestaciones y
Departamento.
cálculo de vacaciones
Podría ser que el servidor
se le pague de forma
Devolución del trámite
incorrecta lo
por cálculos erróneos.
correspondiente a
vacaciones.
Fuente: Oficio PI-2021-13
De acuerdo con el mismo oficio, no se identificó riesgos para los años
2019 y 2020.
ACTIVIDADES DE CONTROL
• Los expedientes como se ha indicado en informes anteriores
realizados a la Dirección de Gestión Institucional, no se
encuentran foliados.
• La documentación referente al procedimiento evaluado se
mantiene dividida, como se indica en la deficiencia 2.2.1 una
parte se archiva en el expediente personal y los otros
documentos se archivan como evidencia del pago realizado en
el área de Remuneraciones.
• Los formularios que se indican en los procedimientos
establecidos no se utilizan actualmente.
Página 34 de 55MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL No. DAG-I-02-2021
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
• Se utilizan los sistemas Integra y SIRH (Sistema de Recursos
Humanos) para generar los reportes, relacionados con los
funcionarios solicitantes.
• A dichos sistemas tienen acceso los analistas encargados de
realizar cada procedimiento del Departamento de Gestión de
Servicios de Personal, quienes generan los reportes y los
mantienen en la computadora de cada uno.
• Los respaldos de datos se realizan en un disco externo propiedad
del MOPT, de acuerdo a la disposición de la Dirección de
Informática.
• En el apartado 2.5. de este informe, se desarrolla el análisis del
componente tecnológico utilizado por la Administración en la
ejecución del procedimiento objeto de estudio.
SEGUIMIENTO DEL SCI
• La Autoevaluación del Sistema de Control Interno (ASCI), se
realiza a nivel general para todo el Departamento de Gestión de
Servicios de Personal, donde para los períodos 2017, 2018 y 2019
si se realizó. Se verificó el resultado que se obtuvo de 96,8 para el
2018, un 91,7 para el 2019 y un 99 para el año 2020.
• Las debilidades determinadas en la evaluación del
cumplimiento del procedimiento y actividades denotan que no
se da un adecuado seguimiento del sistema de control interno
relacionado con los mismos, debido a que se evidencia que se
encuentran desactualizados, así como las herramientas que se
utilizan.
Página 35 de 55También puede leer
