Royal Dutch Shell concibe un entorno de trabajo mejorado con comunicaciones unificadas
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Microsoft Office System
Caso práctico de solución de cliente
Royal Dutch Shell concibe un entorno de trabajo
mejorado con comunicaciones unificadas
Información general “Nuestro objetivo principal al desplegar Office
País o región: Países Bajos
Sector: Petróleo y gas
Communications Server es dar mayor flexibilidad
a los empleados y agregar valor a lo que hacen
Perfil del cliente
Royal Dutch Shell es un grupo global de
a través de un mejor entorno de trabajo”.
empresas de energía y petroquímicas que Johan Krebbers, arquitecto de TI del grupo, Royal Dutch Shell
opera en más de 110 países y territorios.
Situación empresarial
Shell tenía varios sistemas e interfaces de Royal Dutch Shell depende actualmente de varios proveedores
usuario para las comunicaciones. Debido para las comunicaciones y los servicios de colaboración. El hecho
a la complejidad, los empleados dependían
a menudo de llamadas telefónicas o de que estas funciones no estén integradas puede suponer un freno
reuniones cara a cara que implicaban para la eficacia de los equipos globales de la empresa. Con objeto
costosos viajes de negocios cuando otros
modos de comunicaciones se habrían de mejorar el entorno de trabajo, Shell ha elegido Microsoft® Office
adaptado mejor a sus necesidades. Communications Server 2007 para proporcionar una única
Solución interfaz de usuario para todas las comunicaciones en tiempo real.
Shell desplegó una solución de Actualmente, Shell tiene 150.000 usuarios que aprovechan las
comunicaciones unificadas basada en
Microsoft® Office Communications Server ventajas de la mensajería instantánea y la presencia, y más de
2007. Esta solución proporciona una 8.000 usuarios para las funciones de voz. Shell está probando
única interfaz de usuario para todos los
requisitos de comunicación en tiempo real. la solución Office Communications Server 2007 R2 y, cuando esté
completamente desplegada, proporcionará una plataforma integrada
Ventajas
Aumento de la productividad
de voz, vídeo, mensajería instantánea y conferencia web para
Ambiente de trabajo más flexible todos los usuarios de Shell. Shell podrá consolidar aproximadamente
Comunicaciones globales aceleradas
Colaboración mejorada con terceros
200 sistemas PBX y varios servicios de audioconferencia
Costos reducidos y videoconferencia en una única solución rentable.Situación empresarial Shell necesita herramientas de comunicación y
Royal Dutch Shell es un grupo global de colaboración confiables y seguras tanto para su
empresas de energía y petroquímicas con propio personal como para los socios externos.
sede en los Países Bajos. Se trata de una El correo electrónico es el método tradicional
de las corporaciones energéticas del sector pero, a menudo, las comunicaciones en tiempo
privado más grande del mundo, que tuvo real tales como la conferencia, la mensajería
unos ingresos anuales de 356.000 millones instantánea (MI) o el teléfono son más eficaces.
de dólares en 2007. Shell cree que el La compañía ya está utilizando las soluciones
petróleo y el gas formarán parte de las de comunicaciones unificadas de Microsoft®
necesidades energéticas globales para para el correo electrónico, la mensajería
el desarrollo económico durante muchas instantánea y la presencia, aunque depende
décadas. La empresa tiene como objetivo de otras tecnologías para voz y conferencias.
extraer y suministrar esos recursos de forma
ambiental y socialmente responsable. Voz
Para la telefonía y las comunicaciones
Shell también produce alquitrán y materias de voz, Shell utiliza una infraestructura
y productos químicos refinados, transporta tradicional de centralita privaba (PBX). Hasta
gas natural, comercia con gas y electricidad, hace poco tiempo, la compañía recomendaba
y desarrolla fuentes de energía renovables. proveedores de PBX a sus subsidiarias
Tiene la red al por menor más grande del mundiales y, como las decisiones locales
mundo, con 46.000 estaciones de servicio se basaban en la disponibilidad y el costo
Shell en más de 90 países, utilizadas por de equipo, el resultado era que al final había
millones de clientes cada día. centenares de sistemas PBX distintos de
varios proveedores. “Puede que tengamos
Retos globales 100 o 200 sistemas PBX en todo el mundo,
Las soluciones innovadoras de comunicación porque hay muchas oficinas y cada una tiene
y colaboración son fundamentales para los su propio entorno”, explica Johan Krebbers.
104.000 empleados de la empresa, que “Otro problema es que los sistemas sólo
trabajan en más de 110 países y territorios, ofrecen telefonía y no admiten un entorno
en ubicaciones tan diversas como sitios de integrado. No hay una integración con el
exploración en origen, refinerías en destino y resto de los sistemas de los usuarios”.
mercados de valores. Los grandes proyectos
dependen del trabajo en equipo de personas Conferencias
que están en los Países Bajos, Estados Para otras formas de comunicación en Shell
Unidos, Siberia y Nigeria. En los últimos años también se utilizan varios sistemas e interfaces
hemos visto como la empresa se ha centrado únicas. Hay cerca de 40.000 usuarios de Shell
cada vez más en la colaboración y asociación registrados para realizar audioconferencias
con organizaciones de terceros, lo que mediante un proveedor de conferencias
ha ampliado la comunidad de usuarios a alojado. Para las videoconferencias, la
150.000 personas. Según Johan Krebbers, compañía depende de varios proveedores y
arquitecto de TI del grupo, Royal Dutch Shell, cuenta con muchas salas de videoconferencia
“El ochenta por ciento de nuestros equipos en ubicaciones de todo el mundo. Sin embargo,
son globales y están formados por personas a muchos empleados les parece que preparar
en lugares de todo el mundo. Debemos una videoconferencia requiere demasiado
ofrecer funcionalidades de colaboración de tiempo y son muchos los que prefieren los
primer nivel para que nuestra gente pueda servicios de audioconferencias. Tener varios
trabajar a un nivel global”. proveedores de videoconferencia ha creadoislas de comunicación; como explica Johan también desempeñan un papel fundamental
Krebbers: “Tenemos estas funciones, pero en la búsqueda de fuentes de energía
no se ven ni se administran como un entorno alternativas, donde la pericia y el
integrado. La gente tiene una herramienta conocimiento residen en pequeñas empresas
para las audioconferencias, otra para las y nuevos actores del sector energético.
videoconferencias y otra más para los datos;
se trata de herramientas aisladas en lugar Solución
de una sola herramienta”. En 2008, Shell terminó el despliegue de
Microsoft® Office Communicator 2007
Tantas tecnologías contribuyen entre sus 150.000 usuarios, lo que incluye
inevitablemente a aumentar los costos proveedores y socios. Todos estos usuarios
totales de la empresa. Con los recientes pueden aprovechar las funcionalidades
avances en tecnología VoIP (Voice over de MI, presencia y conferencia web que
Internet Protocol), no tiene sentido que Shell proporciona Microsoft Office Communications
funcione con dos sistemas independientes Server 2007; las conferencias web están
para las comunicaciones de voz y la disponibles para un subgrupo de usuarios.
informática. “Nuestra idea es proporcionar
un entorno simplificado en el que haya una Shell ha elegido desplegar Office
única interfaz de usuario para voz, vídeo, Communications Server 2007 y Office
mensajería instantánea y el resto de Communicator porque se integran en el
funcionalidades de comunicación en tiempo entorno de trabajo existente de la empresa,
real”, dice Johan Krebbers. que incluye el software de colaboración y
mensajería por correo electrónico Microsoft
Johan Krebbers resalta que la política de Exchange Server 2007 y Microsoft Office
comunicaciones de la compañía se centra en SharePoint® Server. Office Communications
algo más que meramente los costos. “Uno Server 2007 es una de las piedras angulares
de nuestros más grandes retos es poder de las soluciones de comunicaciones
tener acceso a expertos únicos, incluidos unificadas de Microsoft y proporciona
consultores de terceros y sociedades mensajería instantánea, presencia
conjuntas, a cualquier hora y allí donde se y comunicaciones de voz, así como
encuentren. El objetivo principal respecto a audioconferencias, videoconferencias
las comunicaciones unificadas es ofrecer un y conferencias web. “Vimos la simplicidad
mejor entorno de trabajo a nuestro personal”. de tener la interfaz de usuario integrada
con el resto de las actividades de escritorio,
Johan Krebbers explica que las como Exchange Server y SharePoint Server”,
comunicaciones unificadas significan mucho explica David Griffiths, consultor senior de
más que una mayor colaboración entre los infraestructura de Royal Dutch Shell. “Todo
empleados de la empresa. Para que sean el entorno de escritorio queda integrado”.
realmente un éxito, deben admitir un número
creciente de asociaciones con consultorías, Shell también está avanzando en el
expertos y socios del sector energético. despliegue de las funcionalidades de audio
y vídeo de Office Communications Server
Esto es especialmente importante, ya que como parte del objetivo de tener una interfaz
la búsqueda de petróleo y gas dirige las de usuario para todas las comunicaciones
actividades y la exploración en origen a en tiempo real. A finales de 2008, Shell tenía
ubicaciones cada vez más remotas, en donde 8.000 personas que usaban comunicaciones
la empresa debe apoyarse en la pericia local de audio punto a punto y 1.500 que usaban
y otros especialistas. Las asociacionesvideoconferencia de escritorio. Además, intuitiva e integrada (consola de asistente),
8.000 personas utilizaron el softphone de que facilita el manejo y encaminamiento rápido
Office Communicator como teléfono principal. y preciso de las llamadas a los profesionales
“Las 8.000 personas que actualmente tienen de primera línea de negocio. Con los grupos
funcionalidad de voz son ejecutivos senior que de respuesta, las llamadas entrantes se
viajan por todo el mundo. El año que viene colocan en cola y se encaminan a los agentes
comenzaremos a desplegar la funcionalidad especificados según reglas de encaminamiento
de voz para todos los usuarios”, explica Johan predefinidas. Actualmente se utilizan consolas
Krebbers. “Daremos a los empleados un de asistente y grupos de respuesta en muchos
nuevo número de teléfono local basado en emplazamientos de Shell, por lo que estas
Office Communications Server y comenzarán funcionalidades permitirán implantar la solución
a utilizarlo para las comunicaciones de voz en un mayor número de oficinas. “Éstas son
diarias. Una vez que se haya probado con funciones de voz y si vamos a sustituir las
buenos resultados, comenzaremos a eliminar PBX a largo plazo, necesitamos conservar las
los teléfonos PBX existentes”. funciones actualmente disponibles en ellas”,
explica David Griffiths. “Creo que ésta es la
Shell desplegará las funcionalidades de voz de auténtica ventaja de Office Communications
Office Communications Server en las oficinas Server R2: que agrega nuevas funciones
utilizando un servicio superpuesto para poder al producto actual”.
proporcionar los números locales. “Las primeras
ubicaciones serán nuevos emplazamientos de Shell también implantará las funciones
Shell, emplazamientos en donde necesitemos de audio punto a punto para otros 85.000
capacidad adicional o lugares en donde sea usuarios en el primer semestre de 2009.
necesario sustituir la PBX”, comenta Johan Tras el despliegue de Office Communications
Krebbers. La empresa utilizará también el Server 2007 R2, los empleados de Shell
enlace SIP (Session Initiation Protocol) para podrán utilizar las audioconferencias
reducir al mínimo el esfuerzo de implantación. alojadas en el servidor, en lugar de depender
El enlace SIP permite a las organizaciones de puentes de audioconferencia de terceros.
transferir el tráfico telefónico de sus redes de Al utilizar Office Communications Server para
empresa a un proveedor de servicios en red las audioconferencias, los usuarios podrán
a través de una conexión IP. Los proveedores programar fácilmente conferencias mediante
de enlaces SIP proporcionan rangos DID (Direct- el cliente de mensajería y colaboración de
Inward Dial) para distintos países, por lo que Microsoft Office Outlook®.
mediante esta conexión, Shell puede prestar
servicio a varios países con diferentes Shell también planea implantar funcionalidad
rangos DID. de vídeo. Las funcionalidades de vídeo
mejoradas de Office Communications Server
En muchas oficinas, Shell se está preparando 2007 R2, como la compatibilidad con el vídeo
para implantar las comunicaciones de voz de alta definición irán desplazando a los
basadas en Office Communications Server servicios existentes. Shell espera que aumente
2007 R2, disponible desde febrero de 2009. el número de videoconferencias punto a punto
Esta solución proporciona funcionalidades directamente desde los escritorios de los
adicionales de voz importantes para los usuarios mediante Office Communications
usuarios finales de estas oficinas, como grupos Server y que aumente también el uso del
de respuesta y Office Communicator Attendant. dispositivo de colaboración y conferencia
Office Communicator Attendant es una Microsoft RoundTable™ en las salas de
aplicación de administración de llamadas conferencias. Ambas cosas permitirán reducirel número de las salas de videoconferencia Las comunicaciones eficaces y
dedicadas y costosas que necesita la compañía. optimizadas aumentan la productividad
Actualmente, Shell tiene 600 salas de este tipo Gracias al cliente de Office Communicator
y prevé reducir esta cifra drásticamente. Shell 2007, los empleados de Shell podrán tener
también utilizará Office Communications Server acceso a todas las herramientas de
para que los usuarios tengan una vivencia de comunicaciones desde el teléfono de
conferencias más uniforme. “La idea es que escritorio o inteligente. Las conversaciones
cualquier sala de reuniones sirva también para de voz y MI, y las audioconferencias,
videoconferencias y esto se podría conseguir videoconferencias y conferencias web se
con los dispositivos RoundTable. El usuario realizan mediante una interfaz familiar
puede decidir si realiza una llamada de audio e intuitiva. “Nuestro objetivo principal al
o de vídeo”. desplegar Office Communications Server
es dar mayor flexibilidad a los empleados
Para facilitar las comunicaciones con y agregar valor a lo que hacen a través de
socios y proveedores, Shell desplegará las un mejor entorno de trabajo”, dice Krebbers.
funcionalidades de federación de Office
Communications Server. Con la federación, Además, los empleados de Shell podrán
las personas de otras organizaciones con cambiar fácilmente de un canal de
soluciones de MI que no son de Microsoft comunicaciones a otro. Si es necesario
pueden unirse a conversaciones de MI y utilizar tratar de forma más detallada el tema
las funciones de reconocimiento de presencia de una conversación de MI, por ejemplo,
de Office Communications Server 2007. el usuario puede iniciar una llamada de voz
simplemente haciendo clic en el icono de
Ventajas la persona con la que desea hablar.
El despliegue de Microsoft Office
Communications Server 2007 y Office Office Communications Server 2007 también
Communicator 2007 ofrece al personal crea un entorno de trabajo más eficaz porque
de Shell y a terceros una interfaz fácil de los números de teléfono y el correo de voz
utilizar, con un sistema unificado de eficaces de los empleados no están limitados a un
herramientas de comunicaciones que dispositivo telefónico específico. Ahora, los
incluyen MI, VoIP y audioconferencias, empleados sólo tienen que hacer clic en el
videoconferencias y conferencias web. icono de la persona con la que desean entrar
Los empleados pueden trabajar de forma en contacto y Office Communications
más flexible y comunicarse eficazmente Server 2007 dirige la llamada allí donde
en los desplazamientos y desde lugares esa persona ha iniciado una sesión. “Los
remotos. Shell espera reducir los gastos de empleados valoran positivamente poder
explotación y el tiempo y los costos asociados utilizar Office Communications Server para
a los desplazamientos mediante una realizar llamadas de teléfono, tanto si están
infraestructura de VoIP, mensajería en casa como de viaje”, dice Johan Krebbers.
y colaboración centralizada y basada en
la tecnología de Microsoft. También espera El acceso remoto promueve una cultura
reducir costos mediante la retirada gradual de lugar de trabajo flexible
de sus sistemas PBX y la migración total “El reto de la exploración es que tenemos
a la telefonía VoIP. personas en todo el mundo buscando
petróleo y gas”, dice Johan Krebbers, “así
que necesitamos proporcionarles medios
de trabajo eficaces y flexibles”.Mediante Office Communications Server la colaboración y los servidores de
2007, Shell ofrecerá todas las ventajas de administración en tres centros de datos.
las comunicaciones unificadas a la mayoría Shell espera retirar más de 200 centralitas
de los empleados, desde el personal que PBX durante los próximos años.
trabaja en ubicaciones remotas hasta el que
lo hace en sedes y oficinas regionales. Los La infraestructura simplificada también
empleados que viajen con equipos portátiles afecta a los teléfonos. Cuando Shell cambie
también podrán utilizar la gama completa de de teléfonos de escritorio a softphones, la
funciones de voz, MI y presencia, siempre empresa se ahorrará el costo de los teléfonos
que tengan una conexión a Internet a través y los costos de administración asociados.
de la cual puedan conectar con uno de los
centros de datos globales. El uso del enlace SIP de Office Communications
Server 2007 R2 en los centros de datos
El reconocimiento de presencia acelera proporciona un ahorro de costos significativo.
las comunicaciones globales “Si no utilizamos el enlace SIP, tendremos que
Puesto que los empleados de Shell trabajan instalar puertas de enlace y servidores de
en zonas horarias y ubicaciones distintas, mediación en cada emplazamiento de Shell,
es esencial que puedan comunicarse con lo que será muy costoso y difícil de administrar”,
sus colegas de forma eficaz. Ahora, los explica Griffiths. “Otra ventaja del enlace SIP es
empleados pueden saber si alguien está en su simplicidad. Podemos tener conexiones con
línea, fuera de la oficina u ocupado gracias el proveedor del enlace SIP en nuestros centros
al icono de presencia junto a los nombres de datos, por lo que todo el tráfico telefónico
de persona en Office Communicator 2007. saliente pasa a través de los enlaces SIP en
Esta función permite que los empleados esos puntos. En lugar de tener gastos de
determinen la mejor manera de ponerse llamadas en cada país, ahora tenemos gastos
en contacto con un compañero de trabajo. de llamadas en tres o cuatro emplazamientos
de todo el mundo. Podemos agregar números
Johan Krebbers explica que “con Office y conseguir mejores condiciones”.
Communicator 2007, un empleado en Nigeria
sabrá inmediatamente si un compañero de Shell también verá ahorros en costos por la
trabajo en Siberia o en los Países Bajos está consolidación de las audioconferencias y
disponible y cuál es la mejor manera de ponerse videoconferencias en Office Communications
en contacto con esa persona. Es un entorno Server. Shell mantiene actualmente más de 600
único y transparente para el usuario. La gente ha salas de videoconferencias y espera que este
respondido positivamente a esta funcionalidad número disminuya a medida que se desplieguen
avanzada. El reconocimiento de presencia de las funcionalidades de vídeo de Office
Office Communications Server 2007 es una de Communications Server. La compañía espera
las funciones más usadas”, añade. reducir sustancialmente los gastos de su servicio
de audioconferencias alojado, a medida que los
La infraestructura centralizada usuarios dejen de utilizar audioconferencias
reduce costos y comiencen a usar los puentes alojados
Un sistema centralizado de VoIP para Shell, en Office Communications Server.
basado en las soluciones de comunicaciones Johan Krebbers resume, “Es cierto que
unificadas de Microsoft, reducirá el costo y la hemos conseguido un ahorro en costos, pero
complejidad de administrar varias PBX en las lo más importante es la mayor flexibilidad
oficinas de todo el mundo. Con este sistema para nuestra comunidad de usuarios, gracias
se centralizará todo el control de llamadas, a un entorno de trabajo mejorado”.Información adicional Microsoft Office system
Para obtener más información sobre Microsoft Office system es el entorno elegido
los productos y servicios de Microsoft, en el sector empresarial para trabajar con
póngase en contacto con Microsoft Sales la información, ya que ofrece los programas,
Information Center en el teléfono los servidores y los servicios que ayudan
(800) 426-9400. Si está en Canadá, a conseguir el éxito transformando
póngase en contacto con Microsoft Canada la información en un arma eficaz.
Information Centre a través del teléfono
(800) 568-2495. Los clientes con Para obtener más información sobre
discapacidades auditivas pueden utilizar Microsoft Office system, visite:
los servicios de teléfono de texto en el www.microsoft.com/office
(800) 892-5234 para Estados Unidos
o en el (905) 568-9641 para Canadá.
Fuera de Estados Unidos y Canadá,
póngase en contacto con la subsidiaria
local de Microsoft. Para obtener
información a través de Internet, visite:
www.microsoft.com
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www.shell.com
Software y servicios Hardware
Microsoft Office Los dispositivos con calificación UC
− Microsoft Office Communications de Microsoft proporcionan una vivencia
Server 2007 de UC y una economía optimas: audio
− Microsoft Office Communications de banda ancha, instalación plug-and-play
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− Microsoft Office Communicator 2007 Office Communicator 2007.
− Microsoft Office SharePoint − Teléfono USB Polycom CX200
Server 2007 − Auricular USB Jabra GN2000 NC
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Fecha de publicación del documento: enero de 2009También puede leer
