Front-Office Gestión eficaz de la operativa diaria de una AA.VV. minorista emisora - Front-Office
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Front-Office
Front-Office
Gestión eficaz de la
operativa diaria de una
AA.VV. minorista emisora
Beroni Informática Pág. 1
Front-Office
Carta del Director General................................................................................................ 3
Con FRONT-OFFICE podrás: .............................................................................................. 5
¿Qué es FRONT-OFFICE? .................................................................................................. 5
¿Cuáles son las principales características de FRONT-OFFICE? ....................................... 5
¿Quiénes pueden utilizar FRONT-OFFICE? ....................................................................... 6
Menú de Reservas/Facturas ............................................................................................. 6
Menú de Grupos ............................................................................................................. 26
Menú de Caja .................................................................................................................. 29
Menú de Informes .......................................................................................................... 32
Trabajo ........................................................................................................................ 32
Reservas facturadas ................................................................................................ 32
Reservas .................................................................................................................. 32
Reservas por forfaits ............................................................................................... 33
Detalle de consumos de servicios .......................................................................... 33
Departamentales (ctes. con crédito) .......................................................................... 35
Facturas abonadas .................................................................................................. 35
Histórico compras por productos ........................................................................... 36
Histórico compras por departamento .................................................................... 36
Estadísticos ................................................................................................................. 37
Análisis de compras por productos ........................................................................ 37
Resumen de ventas ................................................................................................ 37
Menú de Utilidades ........................................................................................................ 37
¿Qué es la INTERFACE? ................................................................................................... 38
¿Cuáles son las principales características de la INTERFACE? ........................................ 40
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Front-Office
Carta del Director General.
Gracias por dedicar un minuto de tu tiempo para
revisar este dossier. Con Beroni encontrarás el software
que tu agencia necesita para ser más competitiva y
acceder a una tecnología que hasta ahora desconocías,
y que puede suponer un cambio radical en tu
organización y un incremento importante de tus
márgenes.
Beroni Informática es una empresa de servicios
tecnológicos, dedicada desde su creación en 1987,
única y exclusivamente al desarrollo de software y
servicios complementarios para el sector turístico, en concreto agencias de viajes
emisoras, tour-operadores, agencias receptivas y organizadores profesionales de
congresos (OPC).
Gracias a nuestra dedicación exclusiva desde hace más de 25 años, os ofrecemos toda
una gama de productos pensados para la utilización en tu agencia de viajes, sea cual
sea tu especialización. Nuestro objetivo es ayudarte a elevar tecnológicamente tu
agencia de viajes cubriendo todas tus necesidades presentes y futuras, consiguiendo la
automatización de los procesos operativos, minimizando errores y gastos vinculados, y
sobre todo consiguiendo rentabilizar al máximo tu negocio.
En épocas difíciles sólo las agencias mejor preparadas saldrán reforzadas, y es en ese
ámbito dónde Beroni te puede ayudar.
Te propongo una nueva y mejor manera de trabajar que te permitirá incrementar los
beneficios con los mismos costes de personal.
Para ello, sólo hay un secreto y es el de tener las mejores herramientas de software
que tu agencia pueda disponer, ya que no todos los programas hacen lo mismo.
Beroni Informática te ofrece:
La línea de productos BERONI: programas de gestión para agencias emisoras y
programas de gestión y motores de venta on-line totalmente integrados con el
back-office, para agencias mayoristas/receptivas y OPC.
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Front-Office
La línea de productos WASABI-S: plataforma de venta on-line mediante
buscadores integrados con los proveedores vía webservice (XML), comparador
de servicios para la agencia de viajes, herramienta de autoreserva para el
business travel, estadísticas de consumo, control de calidad, etc.
Ha llegado la hora de tomar una decisión estratégica importantísima para tu agencia,
como es decidir la tecnología que vas a utilizar en los próximos años… y que os llevará
al éxito.
La decisión de continuar con tu solución actual o de atreverte a realizar un cambio y
estar preparado para el futuro es tuya.
Recibe un cordial y atento saludo.
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Front-Office
Con FRONT-OFFICE podrás:
Tener la mejor herramienta de trabajo para tus colaboradores.
Unificar criterios de trabajo de todo el personal de ventas.
Mejorar tu imagen frente al cliente.
Disponer de toda la información comercial al día.
Reducir los costes de papeleo y documentación de la agencia.
¿Qué es FRONT-OFFICE?
Es la aplicación para los puntos de venta de las Agencias Minoristas de carácter Emisor,
a fin de realizar las tareas que les son propias, con un importante ahorro de tiempo,
una impecable presentación e imagen cara al consumidor final, y un estricto control de
sus actividades por parte de la Dirección General de la Empresa.
Gestiona todos los procesos de ventas (introducción manual y automática),
seguimiento a potenciales clientes (IC’s), control post-venta y contactos masivos con
los clientes de una AA.VV. emisora.
¿Cuáles son las principales características de FRONT-OFFICE?
Control de Clientes (particulares, grupos y empresas) y proveedores.
Exportación de ficheros a Excel, Texto Html, Rtf y XML, y Dbase.
Gestión de los expedientes, reservas y segmentación de la base de datos de
clientes.
Generación automática de facturas, facturas pro forma, facturas rectificativas,
recibos, bonos, solicitudes de prepago, contratos de viajes.
Edición y modificación de documentos emitidos.
Emisión de documentos con papel personalizado.
Gestión de caja diaria con arqueo automático, y control de movimientos, tanto
de caja como financieros. Conciliación TPV.
Traspaso automático y directo entre los datos de programa de ventas al de
administración y viceversa.
Generación de estadísticas.
Gestión automática del IVA, régimen general y régimen especial de las Agencias
de Viajes, del IGIC y del ISI.
Gestión del histórico de expedientes, recibos, bonos y facturas conforme a la
D.A. Cuarta del R.D. 1496/2003.
Extracto de servicios.
Acceso automático a las web’s de los proveedores. Intranet diseñada y
personalizada por la agencia (previa introducción de los password).
Captura automática de las reservas on-line de los proveedores, al expediente
del cliente.
Gestor de informes: Pendiente de cobro, informes de compras, producción de
clientes, régimen de ventas, etc.
Gestor de documentación: permite asociar cualquier tipo de documento a una
reserva para un perfecto y absoluto control.
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Front-Office
Control de descuentos a clientes.
Oficina sin papeles: Generación de toda la documentación, facturas, depósitos,
bonos…, en formato PDF, para su posterior envío automático por e-mail.
Archivo virtual.
Envíos masivos de mailings y SMS.
Seguimiento clientes potenciales (IC’s).
¿Quiénes pueden utilizar FRONT-OFFICE?
Todo el personal de ventas y comercial de la agencia de viajes.
Aunque también desde administración se utilizarán cada día más determinadas
opciones del FRONT-OFFICE.
Incluso Dirección pedirá una pantalla para realizar consultas o ciertas
operaciones.
Es de fácil utilización, ya que se basa en plasmar en la pantalla del ordenador la
operativa cotidiana comercial de la agencia.
Todas las opciones de FRONT-OFFICE van asistidas por mensajes de ayuda al
usuario.
Incorpora pantallas desplegables de consulta y apoyo.
No requiere conocimientos especiales de informática por parte del usuario.
Se necesita una mínima formación, de pocas horas de duración, por parte de
nuestro Departamento de Formación y Atención a Clientes.
Menú de Reservas/Facturas
Por esta opción se introducirán los datos del cliente, viaje, tipo de servicios requeridos,
depósitos de garantía, etc. Viene a suplir la captura de datos que se realiza cuando el
cliente explica lo que quiere, además de valorar los servicios y dejar la reserva
preparada para ser facturada cuando venga el cliente a recoger la documentación, o
debamos enviársela.
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Front-Office
Identificación del empleado en todas las operaciones.
Localización de las reservas y los clientes por múltiples criterios de búsqueda
(por nombre o código del cliente, por fecha del viaje, por nombre de viajeros,
por número de reserva, por empleado, etc.).
Personalizar los datos de cada servicio reservado o vendido.
La introducción de datos se realiza sólo una vez.
Captura automática de los datos de los clientes repetitivos.
Bloc de notas del empleado en cada pantalla.
Diferenciación de los distintos departamentos comerciales de cada oficina, con
estadísticas posteriores de producción y rendimiento (la diferenciación se
realizará mediante series).
Actualización automática de las ventas en el fichero de clientes.
Posibilidad de introducir en la misma reserva operaciones del Régimen Especial
(Proveedores), del General (Comitentes), o Forfaits propios (excursiones
radiales, circuitos, dominicales, esquí, etc.).
Posibilidad de llevar un control de los consumos de cada billete/bono,
introducido desde cada una de las opciones de Proveedores, Comitentes o
Forfaits, para poder enviar cada cierto tiempo una relación de los detalles de
consumos realizados por los clientes (por cada servicio) y siempre de reservas
ya facturadas. Esto es muy útil, para Agencias de Viajes con clientes con un
nivel alto de facturación:
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Front-Office Duplicidad automática de bonos. Beroni Informática Pág. 8
Front-Office
Posibilidad de abonar una factura con sólo pulsar una tecla.
Cálculo automático y control de las letras finales de los NIF’s.
Captura y creación automáticas de los códigos postales.
Control de la duplicidad de facturación del mismo bono y/o billete.
Asignación automática de la oficina que liquidará el billetaje (B.S.P., RENFE,
TRASMEDITERRÁNEA, etc.).
Asignación a cada servicio, de cada reserva, del “Producto” (Viaje combinado,
Billetaje, Producto propio, Paquete de Mayorista, etc.)
Asignación a cada servicio, de cada reserva, del “Destino” (Baleares, Cuba,
Europa, Costa Azul, etc.).
Asignación a cada servicio, de cada reserva, de la fecha del servicio.
Asignación a cada servicio de cada reserva del nombre del viajero.
Posibilidad de cambios en la numeración de bonos y billetes sin necesidad de
darlos de baja.
Consulta por pantalla del histórico de facturas ya emitidas.
Posibilidad de volver a imprimir una factura emitida con anterioridad.
Visualización, y asignación optativa, de los porcentajes de comisión de los
diferentes productos de cada proveedor.
Posibilidad de que los descuentos realizados en operaciones del Régimen
General figuren en la misma factura o en documento aparte (Notas de gastos
comerciales).
Duplicidad automática de reservas.
Relleno automático, total o parcial, de las descripciones más frecuentemente
utilizadas en:
- las facturas
- los depósitos de reserva (o “entregas a cuenta”)
- los bonos de la agencia.
Impresión, si se desea, del Depósito - Pedido de Reserva.
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Front-Office
Posibilidad de hacer publicidad a su cliente de cualquier oferta de la agencia en
el documento de depósito de reserva.
Asignación automática de los depósitos de reserva a sus correspondientes
reservas.
Impresión, si fuera necesario, del Contrato de Viaje Combinado, con los
apartados recomendados por las Patronales del Sector.
Beroni Informática Pág. 10Front-Office
Asignación automática de los diferentes códigos de IVA, sin intervención del
vendedor.
Contabilización interna y automática de todas las operaciones, sin que el
vendedor visualice ni teclee cuenta contable alguna.
Ayuda por pantalla interactiva, siguiendo la vigente legislación a efectos de los
Contratos en los Viajes Combinados, para decidir si una factura se realizará con
desglose de servicios o a precio global.
Posibilidad de imprimir las facturas:
- sin desglose (original para el cliente):
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- sin desglose (copia para admón. Central):
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- con desglose de servicios, pero sin desglose de IVA (original para el cliente):
Beroni Informática Pág. 14Front-Office
- con desglose de servicios, pero sin desglose de IVA (original para admón.):
Beroni Informática Pág. 15Front-Office - con desglose del IVA por cada servicio, y siguiendo las indicaciones de Hacienda en la deducibilidad de los IVA’s incluidos en las operaciones del Régimen Especial (copia para el cliente): Beroni Informática Pág. 16
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- la misma factura (copia para admón. Central):
Beroni Informática Pág. 17Front-Office
- con desglose del IVA por cada servicio (formato corporate) (copia para el
clientes):
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- con desglose del IVA por cada servicio (formato corporate) (copia para
administración):
Beroni Informática Pág. 19Front-Office
Permite la emisión automática de los documentos de la agencia, para entregar
al cliente:
- depósito de reserva o “a cuenta”.
- factura o albarán de venta.
- bono de la agencia, con valoración opcional incorporada.
- nota de gastos comerciales (opcional).
Tratamiento de divisa en la facturación y emisión de bonos.
Fichero con los datos de las tarjetas de crédito de los clientes.
Visualización de un mensaje de aviso cuando, al realizar una reserva o una
factura, se esté superando el crédito máximo o límite de riesgo previamente
asignado a un cliente con crédito, sea empresa o persona física.
Consulta del pendiente de cobro a clientes, seleccionando:
- sólo facturas, sólo recibos, o ambos.
- sólo facturas con fecha de vencimiento vencida o todas.
- facturas cobradas parcialmente.
- por fecha de factura o de servicios.
Posibilidad de introducir el cobro de cualquier operación pendiente a partir de
la consulta global.
Beroni Informática Pág. 20Front-Office
Permite imprimir un recibo por el pago, total o parcial, realizado al efectuar la
reserva:
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Completo cumplimiento de la Ley de protección de datos personales y de la Ley
del servicio de la sociedad de la información y el comercio electrónico (LSSICE).
Nuevo documento “RECIBÍ DOCUMENTACIÓN”. Es un comprobante para la
Agencia que el cliente firmará, indicando que recibe toda la información y
documentación necesaria para el viaje que ha contratado, así como
autorizando a la Agencia a remitirle información de sus actividades y ofertas,
vía correo postal, correo electrónico o sMs.
Garantiza también la protección de los datos de los clientes, y la política de
privacidad.
Sin salir de Front-Office poder acceder a la pantalla de reservas de los
principales proveedores, sin necesidad de saber ni teclear la clave de acceso.
Ya no hace falta tener que cambiar las claves de acceso a las pantallas de
reservas de sus proveedores nunca más.
Beroni Informática Pág. 22Front-Office
Copiar con CTRL+C y CTRL+V los datos de las pantallas de reservas de los
proveedores, y por tanto, generación automática de los datos del servicio de
dicho proveedor.
Ello implica que los datos capturados automáticamente corresponderán
exactamente a los mismos que el proveedor nos enviará en su fichero de
facturación, evitando los errores humanos al teclear los datos.
Beroni Informática Pág. 23Front-Office
Posibilidad de realizar peticiones de pre-pagos a Administración vía e-mail.
Posibilidad de medir el grado de satisfacción de los clientes, gracias a encuestas
diseñadas por la Agencia.
Posibilidad de generar un seguro de anulación en la reservas, perfectamente
gestionado.
Gran ahorro de dinero en la “Oficina sin Papeles”. Cualquier documento
emitido desde el programa de Front-Office, será guardado en formato PDF,
para poder enviarlo por e-mail o guardar un histórico de dichos documentos.
Posibilidad de enviar por e-mail los documentos emitidos desde Front-Office
(facturas, depósitos de garantía, bonos…) al cliente, proveedor o
administración.
Beroni Informática Pág. 24Front-Office
Posibilidad de enviar masivamente e-mails a los clientes de la Agencia que lo
permitan.
Posibilidad de enviar masivamente SMS’s a los clientes de la Agencia que lo
permitan.
Posibilidad de imprimir etiquetas para realizar posteriores envíos postales a los
clientes de la Agencia que lo permitan.
Posibilidad de llevar un control post-venta de nuestros clientes, a través de un
seguimiento telefónico o una carta.
Beroni Informática Pág. 25Front-Office Menú de Grupos Módulo completo para creación y venta de grupos propios o forfaits (excursiones radiales, circuitos, dominicales, esquí, etc.), con cupos y asignación de plazas, tanto de transporte como de alojamiento. Beroni Informática Pág. 26
Front-Office
Los medios de transporte, con sus plazas, así como los lugares de alojamiento,
con sus habitaciones o apartamentos, se pueden definir para cada caso, o
utilizar los prefijados.
Tanto el asiento como la habitación se pueden asignar para cada reserva, o
realizar una asignación automática por el programa:
En todo momento se dispone del total de plazas, ocupadas, disponibles, y las
reservas pendientes de confirmar.
Así como también los distintos tipos de habitaciones o apartamentos, y
disponibilidad de los mismos.
Dispone de opciones específicas para los grupos de esquí.
Permite visualizar por pantalla, o imprimir, diferentes informes:
Beroni Informática Pág. 27Front-Office
- planning general de todos los grupos o circuitos.
- rooming-list.
- lista de viajeros por cada medio de transporte (autocar, avión, etc.).
- relación de clientes que viajarán por su cuenta.
- lista de viajeros a recoger en cada posible punto de recogida.
- clientes con pendiente de pago en cada grupo.
Y todos estos informes clasificados por:
- nombre del cliente.
- número de reserva.
- grupo + lugar de alojamiento.
- grupo + medio de transporte.
Beroni Informática Pág. 28Front-Office
Menú de Caja
La operativa general de la caja en cada oficina puede ser de diversos tipos, en
función de las necesidades de cada estructura:
- una única caja para toda la oficina.
- una caja para cada departamento de la oficina (mostrador, empresas, grupos,
etc.).
- una caja para cada uno de los vendedores.
Todas las operaciones realizadas durante el día que afecten a la caja, quedan
incorporados automáticamente a la misma, incluidos los gastos varios o
generales de la oficina (sellos, mensajería, material de oficina, etc.), y los
diferentes ingresos a los bancos.
En cualquier momento se puede consultar el saldo de caja.
Beroni Informática Pág. 29Front-Office
Permite realizar un cierre de caja independiente por cada código, sin necesidad
de que el resto de vendedores dejen de trabajar en el programa durante esta
operación.
Posibilidad de retroactivar el cierre de caja por problemas ajenos ocurridos
durante la operación de cierre (corte del fluido eléctrico, por ejemplo).
El diario de caja del día, con todas las operaciones realizadas, se puede
visualizar por pantalla, y enviar a imprimir.
Posibilidad de recuperar y listar cualquier caja ya cerrada, con la anterioridad
que el usuario desee, mediante el histórico de cajas.
Beroni Informática Pág. 30Front-Office
Permite realizar un punteo por pantalla de todas las operaciones del día
reflejadas en la caja, con acumulación automática de saldos durante el mismo.
Opción de arqueo de caja, con generación automática interna del apunte
correspondiente de “Diferencias arqueo caja”:
Beroni Informática Pág. 31Front-Office
Menú de Informes
Trabajo
Incorpora informes de:
Reservas facturadas
Este listado lo imprimiremos para revisar las facturas efectuadas antes de cerrar la caja
de Front-Office, y traspasar los datos a la Administración de la Agencia (traspasar al
programa Retailer de Beroni Informática).
Reservas
Desde esta opción podremos imprimir un listado de todas aquellas reservas de Front-
Office que estén pendientes de facturar.
Beroni Informática Pág. 32Front-Office Reservas por forfaits Desde este listado imprimiremos todas aquellas reservas pendientes o facturadas que correspondan a algún código de Forfait, es decir que pertenezcan a excursiones radiales, circuitos, dominicales, esquí, etc., cualquier producto propio de la Agencia. Detalle de consumos de servicios Desde este listado Ud. podrá llevar un control de los consumos de cada billete/bono, para poder enviar cada cierto tiempo una relación de los detalles de consumos realizados por los clientes (por cada servicio) y siempre de reservas ya facturadas. Esto es muy útil, para Agencias de Viajes con clientes con un nivel alto de facturación. 1º Listado: Por servicios: Beroni Informática Pág. 33
Front-Office 2º Listado: Por destinos: Beroni Informática Pág. 34
Front-Office
3º Listado: Sólo tarifas:
Departamentales (ctes. con crédito)
Incorpora informes de:
Facturas abonadas
Desde esta opción listaremos informes de la facturación de los clientes con crédito de
la Agencia de Viajes.
Beroni Informática Pág. 35Front-Office Histórico compras por productos Histórico compras por departamento Beroni Informática Pág. 36
Front-Office
Estadísticos
Incorpora informes de:
Análisis de compras por productos
Resumen de ventas
Menú de Utilidades
Opción incorporada de Copias de Seguridad, con intervención del usuario,
cuando se desee realizar.
Máximos controles de seguridad para la realización de los envíos y recepción de
datos, hacia y desde Administración central, evitando errores. Si la oficina y la
administración se encuentran en la misma red de ordenadores, no es necesario
realizar ningún tipo de traspasos entre programas. Si se encuentran en
diferentes redes, o físicamente separadas, será necesario realizar los traspasos
entre programas vía e-mail:
Beroni Informática Pág. 37Front-Office
Puede incorporar la opción de acceso directo al programa EARTHDATA ONLINE,
que le permite entregar una información turística general, y personalizada para
cada cliente, sobre multitud de países, ciudades y zonas turísticas nacionales e
internacionales, que seguro sus clientes agradecerán como una deferencia
hacia ellos.
Dispone de enlace automatizado con el programa RETAILER, de gestión
administrativa general y contable.
Lea la información sobre el programa RETAILER, pues es el paquete administrativo
al que vuelca FRONT-OFFICE toda la información.
¿Qué es la INTERFACE?
La función de la Interface es procesar automáticamente los
AIR’S/MIR’S/RVR’S enviados por Savia-Amadeus, Galileo, Worldspan o RENFE y
transferirlos a una reserva para ser facturados con todos los datos generados en la
emisión.
Beroni Informática Pág. 38Front-Office La Interface está habilitada dentro del programa FRONT-OFFICE, y sólo es operativa para aquellas agencias que disponen de Savia- Amadeus con impresora y que tienen dicho CRS instalado en la propia red de ordenadores de la oficina y compartido, o que dispongan de Galileo, WorldSpan o RENFE. La función de la Interface es procesar automáticamente los AIR’s/MIR’s/RVR’s enviados por Savia-Amadeus, Galileo, Worldspan o RENFE y transferirlos a una reserva para ser facturados con todos los datos generados en la emisión. Un AIR/MIR/RVR es la información completa de un billete emitido por impresora, que genera Savia-Amadeus, Galileo, Worldspan o RENFE, y es enviado a los segundos de estar impreso, hacia los ordenadores centrales de la oficina que lo ha emitido, con lo que ésta, puede recuperarlo y transferirlo a su facturación. Este registro que se envía contiene todos los datos (compañía, número de billete, importes comisionables o no, % de comisión, tasas, destino, etc.) y sin posibilidades de error, o sea el billete que se ha emitido es transferido a la facturación sin posibilidad de equivocarnos en la introducción de los datos. Beroni Informática Pág. 39
Front-Office
¿Cuáles son las principales características de la INTERFACE?
Se hace la reserva, o se emite el billete a través del Sistema Savia- Amadeus,
Galileo, Worldspan o RENFE.
Los datos se transmiten al FRONT-OFFICE de Beroni.
Se crea automáticamente el expediente en el FRONT-OFFICE de Beroni,
conteniendo todos los datos de la reserva y del cliente.
Si se desea, se imprime el billete o el itinerario.
Si se desea, se imprime el albarán o factura.
Finalmente, se dispone de los datos actualizados en los ficheros de clientes,
producción, BSP, contabilidad, IVA, es decir, todos los datos pasan
automáticamente a Retailer (programa de Administración de Beroni).
Dentro de una misma reserva, si hemos emitido los billetes con una sola
máscara (una sola forma de pago) y por tanto con un único orden de TTP
(transacción que se utiliza para dar orden a la máquina, para hacer un billete),
saltarán a Front-Office (a esta pantalla) todos juntos e identificados con el
nombre del primer viajero, que será el P1 tal y como está en la reserva de
Savia-Amadeus.
Si dentro de una misma reserva hemos efectuado la emisión de billetes con
más de una máscara (por tener diferentes tarifas o formas de pago, u otra
razón), saltarán a Front-Office (a esta pantalla) como 2 reservas diferentes,
ordenado por el día de salida y por el primer apellido de los viajeros.
Beroni Informática Pág. 40También puede leer
