Tutorial Consola de Administración - Escuelas Arriba

Tutorial Consola de Administración

Añadir cuentas de usuarios masivas

El tutorial tiene por finalidad mostrar los pasos para añadir, crear y modificar usuarios de
manera masiva.

   1. Abre el navegador de Google Chrome e ingresa a tu cuenta de Gmail.
           ● Primera opción: al iniciar sesión en tu cuenta Gmail, abre una nueva pestaña
               en el cual vamos a escribir la siguiente dirección: admin.google.com
               si se cuentan con los permisos de administrador o administrador limitado se va
               a tener acceso a la consola.

● Segunda opción: para ingresar a la Consola, dirígete al lado superior derecho
   en el botón de Aplicaciones de Google. Deslízate hacia abajo con la barra de
   desplazamiento y haz clic en la opción Administrador. Esta opción solo es
   visible para quien tenga permisos de administrador o administrador limitado.

2. Una vez dentro, selecciona “Usuarios”

3. Luego, haz clic en la opción “Subir usuarios en Bloque”.

4. Se abrirá una ventana emergente en la cual podrás subir hasta 150,000 usuarios. Podrás
   descargar la plantilla haciendo clic en Descargar la plantilla. Cuando descargues la
   plantilla, se recomienda guardarla en tu Drive. Ábrela con hojas de cálculo de Google,
   dirígete al menú de archivo y guárdalo como archivo de hojas de cálculo de Google. No
   incluyas tildes en el nombre del archivo.

5. Una vez que descargaste el archivo plantilla .CSV, debes realizar las siguientes
   modificaciones:
       ● Seleccionar toda la hoja, posicionarse entre la columna A y B y hacer doble clic
           para que se ajuste el ancho de las columnas y muestre toda la información.
       ● Agrega un estimado de filas para que se agreguen, proyectando las que puedas
           requerir

6. En otro archivo debes tener lista la información de los usuarios a dar de alta.
   Se recomienda tener el archivo en su Drive y abrirlo con hojas de cálculo de
   Google.

Preparar archivo de datos de usuarios

  1. Podrás trabajar tu archivo de usuarios, en el cual se pueden llegar a presentar
     2 formas en la que se tenga la información:

         ● Si la base de datos donde se cuenta con la información de los usuarios, se tienen
             los campos de Nombre y Apellidos se encuentran juntos en una misma celda, se
             recomienda realizar lo siguiente:

         ● Primera forma: los datos están en una columna: Seleccionar los datos, copiar y
             pegarlos solo en valores en filas más abajo, con ello es evitar llevarse datos de
             fórmulas, al terminar el pegado se selecciona la opción del menú que muestra al
             final, se debe de seleccionar la opción “Dividir texto en columnas” y después
             “por espacio”, de ahí se debe de validar que la información sea correcta por
             nombres, apellidos.

● Segunda forma: los datos están divididos por nombres y apellidos: Selecciona
   primero solo los Nombres, copia y pega en filas más abajo, al realizar el pegado
   muestra varias opciones, para este caso se utilizará “Dividir texto en columnas”
   se da clic o presionar y después la opción por espacio, solo se va a utilizar el
   primer nombre y se borran los datos del segundo nombre. De igual manera se
   realizará con los Apellidos el mismo proceso. con ello ya se cuentan los 3 datos
   que se requieren que son: nombre, apellido paterno, apellido materno.

● Una vez realizado el proceso, se deben revisar los datos para crear las cuentas de correo
   tomando en cuenta que no se permiten los acentos y la letra ñ. Para crear un correo
   electrónico, se debe de realizar el siguiente proceso:
       ○ Seleccionar las 3 columnas de los datos, ir al menú Editar y hacer clic en la
           opción Buscar y reemplazar. Se abrirá una ventana emergente en la cual podrás
           buscar una vocal con acento y reemplazarla por la misma, pero sin acento. Lo
           mismo con la letra ñ. Búscala y reemplázala por la letra n. Para terminar, haz
           clic en Finalizado.

       ● Los datos de nombre y apellidos deben ir en minúsculas. Para convertir a
           minúsculas se recomienda utilizar la fórmula =MINUSC y aplicarla a toda la
           planilla

● Para evitar que se repita un usuario, se recomienda tomar las dos primeras letras
   del apellido materno. Para ello, se sugiere usar la fórmula =IZQUIERDA (celda
   apellidomaterno,2). Con ello podrás crear una cuenta de usuario única.

● Para finalizar, crea la cuenta de correo usando la siguiente estructura:
   nombre.apellidopaterno.2inicialesdelpellidomaterno@dominiodelaescu   ela.x.
   Para realizar   este paso   se   sugiere usar   la formula
   =CONCATENAR.

> Consejos
Se recomienda, para no tener que escribir cada uno de los correos y con ello ahorrar
tiempo, tener todos los Nombres y Apellidos en cada columna que corresponde. Para ello
recomendamos utilizar la fórmula de CONCATENAR, que nos ayuda a juntar datos
como lo indiquemos, le sugerimos copie y pegue dentro de la primera celda de la
columna email, la siguiente fórmula:

             =CONCATENAR(A2;".";B2;"@";"dominiodesuescuela.xx")

Reemplazando donde dice:dominiodesuescuela.xx por su propio subdominio

Luego presionar Enter, y hacer doble clic sobre el vértice inferior derecho de la celda.
Con esta acción, podrá colocar todas las celdas restantes de la columna email con los
datos de los usuarios automáticamente.

Archivo Plantilla users.CSV

        1. Abre el archivo de plantilla .CSV. Se recomienda abrir las columnas de manera
            completa para poder ver toda la información y con ello completar el
            archivo.

        2. Completa los datos de la siguiente manera:
        ● First Name (Nombre con acento y                  seleccionar   formato y quitar
            formato).Pegar solo valores.
        ● Last    Name (Apellido con acento y seleccionar                formato y quitar
            formato).Pegar solo valores
        ●   Email Address (Required) y se pegará solo valores.
        ● Password         inicial   (Temporal2020),     se    recomienda    realizar   por
            estudiantes, en profesores y/o administrativos colocar otra el usuario la podrá
            cambiar.
        ● Org Unit Path (Unidad Organizativa: se debe escribir exactamente igual como
            fue creada): En este campo debe escribir, por ejemplo:

                       ■     /(nombre unidad organizativa raíz).
                       ■     /Maestros

■   /Estudiantes/Educación Media
                ■   /Estudiantes/Educación Básica.

        ○ Employed ID (Se puede colocar el número de matrícula del
            alumno o algún dato de empleado de los profesore).
        ○ Change Password at Next Sing-In, primero se selecciona la
            columna, menú Formato, Número, Texto sin formato.
                ■ TRUE para que cuando ingrese el usuario por primera vez le
                    pida el cambio de contraseña.
                ■ FALSE no va a solicitar el cambio de contraseña cuando
                    ingresen por primera vez.

3.   Una vez que se ha colocado toda la información, dirígete a Menú >
     Archivo > Descargar y selecciona la opción Valores separados por comas.
     Con ello tendrás el archivo listo para subirlo y crear cuentas de manera masiva.

Subir archivo users.csv

  1. Ingresa a la consola de administrador y haz clic en la opción de usuarios. Sigue los
     pasos descritos a continuación:

2. Selecciona la opción Subir usuarios de forma masiva.
           ○    Adjuntar el archivo CSV.
           ○   Una vez seleccionado el archivo, haz clic en Abrir.
           ○    Por último, haz clic en el botón Subir.

3. Del lado superior derecho podrás observar el avance.

4. Para reparar cualquier error debes:
       ○   Hacer cambios de unidad organizativa.
       ○   Mandar cuentas a status de suspendidas

○   Hacer que se respete el password anterior, se colocan ****
                 ○   Se corrige el error y se sube el archivo nuevamente.
                 ○ Se finaliza el proceso y se habrán subido los usuarios
                     completamente.

      5. Cuando termines el proceso de manera correcta, verás el mensaje de que se ha
      completado la carga

> Consejos

 Como referencia compartimos el video que sirve como guía de cómo añadir usuarios de
 forma masiva en G-Suite.
 Video de Referencia añadir usuarios de forma masiva en G-Suite