PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO PINAR - 2020 JOSUE ORTIZ MORENO
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República de Colombia
Departamento de Cundinamarca
Municipio de Nimaima
NIT: 800.094.713-8
DESPACHO ALCALDE
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
PINAR
2020
JOSUE ORTIZ MORENO
Alcalde Municipal
Nimaima
2020 – 2023
Enero de 2020
PALACIO MUNICIPAL: CL 3 CON CRA 3. CENTRO - TELEFAX: 091-8433075 - CEL 3138878931
Email: alcaldia@nimaima-cundinamarca.gov.co
CODIGO POSTAL: Código Postal No.253630República de Colombia
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DESPACHO ALCALDE
PRESENTACION
La Alcaldía Municipal de Nimaima Cundinamarca, en cumplimiento de sus funciones públicas, a
partir de su rol estratégico, realiza actividades de planeación, revisión y mejoramiento continuo,
buscando lograr la eficiencia y eficacia, además de cumplir con los objetivos y metas fijadas en
la planeación Estratégica, lo cual se ve reflejado tanto en el Plan Estratégico y el Plan de Acción
Anual.
Por lo tanto, la función archivística no puede ser la excepción, por lo que la Alcaldía Municipal
debe contar con un instrumento archivístico, que le permita identificar y hacer seguimiento a
los planes, programas y proyectos, en articulación y asociación con los planes mencionados.
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INTRODUCCION
El Plan Institucional de Archivos del Municipio de Nimaima, Se formulará con la participación
activa del responsable del archivo central del municipio, el profesional del área de TIC y el apoyo
de la líder del proceso de Gestión de la información. Contando con instrumentos como el Plan
de Desarrollo, el sistema de gestión integrado, identificando necesidades y puntos críticos a
mejorar.
El PINAR de Nimaima, es un instrumento archivístico de planeación para la labor archivística,
que determina elementos importantes para la Planeación Estratégica y Anual del Proceso de
gestión documental y da cumplimiento a las directrices del Archivo General de la Nación y a la
normatividad vigente frente a la administración de los documentos.
El PINAR, se desarrolla para contribuir a mejorar la eficiencia administrativa, la transparencia, el
servicio al ciudadano, consolidar y modernizar la gestión de archivos de la entidad. Facilitar a la
Administración Municipal, planear y hacer seguimiento, articulando los planes estratégicos con
la función archivística, de acuerdo a las oportunidades de mejora, necesidades, debilidades,
riesgos y oportunidades existentes en la entidad, así como los identificados en la construcción
de este instrumento de gestión.
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NORMATIVIDAD
1. Ley 594 de 2000 - Ley general de archivos
2. Decreto 1080 DE 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector Cultura”. Capítulo V, V II y IX ARTÍCULO 2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos para la
gestión documental. ·
3. La Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencias y del derecho de acceso a la información
pública, articulo 16.
4. Ley 1437 de 2011: Capítulo IV “autorizan la utilización de medios electrónicos en el proceso
administrativo en particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el
archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos
electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de
datos”. ·
5. Ley 1564 de 2012: “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y s · e
dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de las
comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y trámites de los procesos judiciales,
así como en la formación y archivo de los expedientes” (Artículo 103). ·
6. Decreto 2482 de 2012: “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la
integración de la planeación y la gestión”
7. Decreto 2609 de 2012: “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,
parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en
materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado" (Artículo 8). ·
8. Decreto 2609 de 2012 – Reglamentación de la Ley No.594 de 2000
9. ISO 15489:2001 – Gestión de documentos
10. ISAGDG – Norma internacional general de descripción archivística
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CONTEXTO ESTRATÉGICO
Misión:
El Municipio de Nimaima, es un pilar del desarrollo turístico, ambiental, agropecuario y cultural,
donde prima la participación comunitaria y propicia las mejores condiciones a sus habitantes,
sobre la base de una economía sostenible y competitiva, con alto compromiso social y humano.
Visión:
Para el 2036 el Municipio de Nimaima alcanzará los máximos índices de calidad de vida y
desarrollo humano para su población; basando su productividad en el turismo y la
agroindustria; la sana convivencia de sus habitantes garantizará un alto sentido de pertenencia
y respeto por el uso adecuado de los recursos. El desarrollo integral del talento humano, la
modernización administrativa y la creación de una cultura democrática y de respeto por el
medio ambiente, serán los pilares de una administración municipal ágil, moderna y eficaz.
Objetivos Institucionales
Objetivo general:
Avanzar en el mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes, conservar el patrimonio
natural, principalmente el agua y la diversidad biológica y propender por la creación de las
condiciones tecnológicas, empresariales y productivas que aumenten la competitividad de los
productos y servicios generados en el municipio.
Objetivos Específicos
Establecer e implementar la política de gestión documental para dar los principales
lineamientos del Proceso de Gestión Documental de la Entidad
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Formular los instrumentos archivísticos que soporte el programa de gestión
documental de la Alcaldía Municipal
Realizar los planes correspondientes para dar cumplimento a la normatividad
establecida por el Archivo general de la Nación.
Crear e implementar el programa de gestión documental, articulando sus ocho (8)
procesos, para garantizar la buena ejecución de la función archivística de la entidad.
Principios Fundamentales:
Participación: La Administración Municipal reconocerá los aportes y sugerencias de la
comunidad (gremios, organizaciones no gubernamentales, Juntas de Acción Comunal,
organizaciones sociales, empresarios y ciudadanía), que realicen, a través de instancias de
participación previstas en la institucionalidad Municipal y en los eventos que se programen para
tal fin.
Equidad: Las acciones de la Administración Municipal estarán orientadas por el reconocimiento
de las diferencias en el acceso y disfrute de las oportunidades. Por lo tanto, buscará que se
puedan satisfacer sus necesidades básicas y participar de los beneficios del progreso,
priorizando a la población más vulnerable del municipio. (Primera infancia, infancia, la
adolescencia, la juventud y el adulto mayor).
Honestidad: La Administración Municipal actuará con rectitud en el manejo de los recursos
públicos, ayudándonos en los mecanismos de rendición de cuentas, veeduría y control
ciudadano, con el objeto de garantizar una mejor inversión de los recursos.
Coherencia: Las acciones de La Administración Municipal correspondan al compromiso
adquirido con la ciudadanía a través del programa de Gobierno
Respeto: Por las leyes y la autoridad, frente a los derechos individuales y colectivos, a las
opiniones y la libertad de pensamiento dentro de los parámetros legales, para garantizar el
bienestar colectivo.
Sostenibilidad: La Administración Municipal adelantará sus acciones teniendo en cuenta el
impacto que se genere en el ambiente; promoverá alianzas estratégicas con el sector privado y
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la sociedad en general, para generar riqueza, empleo o ingresos, sin poner en riesgo las
condiciones ambientales para las generaciones futuras.
Eficiencia: El desarrollo de las políticas del plan y el cumplimiento de los planes de acción se
ejecutarán bajo la optimización de los recursos financieros, humanos y técnicos, teniendo en
cuenta la relación costo – beneficio.
METODOLOGÍA UTILIZADA
Evaluación de la situación actual
A partir de este punto se hace la recolección de la información actual, un análisis concienzudo
de las condiciones del archivo y las herramientas dispuestas para su conservación, clasificación
y recuperación de los documentos. En esta etapa se evalúan los aspectos administrativos,
técnicos, tecnológicos y archivísticos para definir cuales se están viendo afectados.
a. Identificación de los aspectos críticos
Se analizarán los aspectos administrativos, para identificar cuáles de ellos afectan la labor
archivística, asociándolas a los riesgos a los que pueda ser expuesta
b. Priorización de aspectos críticos
En esta etapa se determina de manera objetiva el nivel de impacto de los aspectos críticos
frente a los ejes articuladores que representan la labor archivística. Los ejes articuladores
están basados en la Ley 594 de 2000:
- Administración de archivos (Infraestructura, presupuesto, normatividad y política; procesos
y procedimientos, personal)
- Acceso a la información (Transparencia, participación y servicio al ciudadano, organización
documental)
- Preservación de la información (Conservación y almacenamiento de la información)
- Aspectos tecnológicos y de seguridad (Seguridad de la información,
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- Fortalecimiento y articulación (Armonización de la gestión documental con otros modelos
de gestión)
Formulación de la visión estratégica
“La Visión estratégica del Plan Institucional de Archivo es la intención manifiesta de la
entidad de mejorar su función archivística”. Esta visión se basará en el análisis de los
aspectos críticos y ejes articulares, y el compromiso de mejorar dichas falencias.
Formulación de los objetivos
Para medir la visión estratégica del Plan Institucional de Archivo, se definirán los
objetivos, los cuales permitirán dar una solución a la problemática actual de la función
archivística.
Formulación de los planes y proyectos
Los planes y proyectos deberán responder a cada uno de los objetivos planteados
anteriormente. Estos estarán definidos de acuerdo con la metodología de la entidad, la
cual estará basada en el Manual para la Formulación del Plan Institucional de Archivos
PINAR.
Construcción del mapa de ruta
Mediante esta herramienta se pretende identificar todos los planes y programas para
definir el orden en las cuales se debe llevar a cabo.
Seguimiento control y mejora
A partir de esta etapa se determinan las estrategias, para el monitoreo en un periodo
de tiempo a los planes, programas y proyectos que están relacionados con el Plan
Institucional de Archivos. Esta herramienta debe ser actualizada periódicamente por
parte del área de archivo o control interno.
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DIAGNÓSTICO INTEGRAL
Evaluación de la situación actual
ASPECTOS CRITICOS RIESGOS
Infraestructura insuficiente y Daños físicos y químicos a la documentación. ÿ
deficiente, para la conservación de los Perdida de documentos. ÿ Dificultad para recuperar
documentos la información
. Insuficiente personal capacitado y Actividades y procesos inconclusos. ÿ No se aplican
designado para el área de archivo que adecuadamente los procesos y procedimientos
permita dar continuidad en las labores establecidos en la norma
archivísticas.
. Insuficientes recursos para desarrollar No se pueda dar cumplimiento a las directrices del
y aplicar las labores archivísticas. AGN.
Tablas de valoración sin el debido aval Perdida de información. ÿ Dificultad para la
por parte del Consejo Departamental recuperación de la información y atención de
de Archivo, para la organización del consultas.
fondo documental acumulado
5. Falta de articulación entre la gestión Perdida de información por la falta de desarticulación
documental física y electrónica de la gestión documental y los sistemas de
información de la entidad. ÿ Dificultad para la
recuperación de la información y atención de
consultas. ÿ Duplicidad de información
Deficiente software para la Gestión de Perdida de información.
Documentos de Archivo. (Concepto ÿ Dificultad para la recuperación de la información y
aportado por la Profesional del área de atención de consultas. ÿ Trazabilidad de la
TIC información. ÿ Duplicidad de información.
Fondos documentales de vigencias Perdida de información por el deterioro de la
anteriores y actuales sin organizar, no documentación debido a la constante manipulación.
existe el archivo histórico de la entidad ÿ Dificultad para la recuperación de la información
para atender los requerimientos solicitados por los
usuarios.
. Falta implementar un Sistema Perdida de la información contenida en documentos
Integrado de Conservación. afectados por daños físicos como rasgaduras,
perforaciones, etc. Y biológicos, como hongos a causa
de la humedad, oxidación por presencia de ganchos,
etc.
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PRIORIZACION DE ASPECTOS CRITICOS
Preservación Aspectos
No Administración Acceso a la de la Tecnológicos y Fortalecimiento
. Aspectos Críticos de Archivos información Información de seguridad y articulación Total
Las instalaciones destinadas para el
almacenamiento del arco no cumplen con las
condiciones ambientales descritas en la
1 normatividad vigente 7 7 8 5 6 33
El mobiliario no presenta las condiciones
adecuadas para almacenar las cajas de archivo,
5 7 8 4 5 29
adicional no es suficiente para fondo documental
2 acumulado
3 Creación de los instrumentos archivísticos 8 6 8 4 4 30
4 Plan de Capacitaciones para funcionarios 8 7 8 4 6 33
5 Aplicación de la Tablas de Retención Documental 7 6 7 4 4 28
El fondo Documental Acumulado no cuenta con un
6 cuadro de inventario documental 7 6 6 4 3 26
Lineamientos para la gestión electrónica de
7 Archivos. 8 8 8 8 6 38
No se cuenta con un programa de gestión
documental que integre los 8 procesos
8 archivísticos 8 8 8 8 8 40
No se cuenta con los planes, programas y
procedimientos ajustados a las tablas de retención
9 y a los lineamientos legales 8 7 6 5 7 33
PLANES Y PROYECTOS:
Dentro de los planes y proyectos que se requieren para el presente Plan Institucional de
archivos, se crearán y documentarán los siguientes:
1. Aplicación de la actualización de las tablas de retención documental
2. Plan de elaboración de tablas de valoración documental
3. Plan de capacitación anual
4. Plan de organización del fondo documental acumulado
5. Plan para la Elaboración del Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos
Electrónicos
6. Plan para la Elaboración del Banco Terminológico de tipos, series y sub-series documentales
7. Programa de gestión documental
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8. Sistema Integrado de conservación de archivos
9. Plan de Conservación Digital
10. Programa de conservación preventiva
SEGUIMIENTO Y CONTROL
El seguimiento y monitoreo a la ejecución de los planes y proyectos planificados para cada
vigencia estará a cargo del profesional de la Oficina de Control Interno de Gestión, y del Comité
Interno de Archivo quien se encarga de proyectar y aprobar todo lo relacionado con los temas
relacionados con la gestión documental de la Alcaldía de Nimaima - Cundinamarca.
PLANES Y PROYECTOS INDICADOR META MEDICION
Proyecto para la No. de Instrumentos Archivísticos AGN X 100 No. 100% Anual
elaboración de los de Instrumentos elaborados
instrumentos archivísticos
Organización de Archivos No. de Archivos de Gestión X 100 No. de Archivos 100% Anual
de Gestión Organizados
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